SharePoint - Bibliothèques

Dans ce chapitre couvrira les bibliothèques. Les bibliothèques ne sont qu'un cas particulier d'une liste. Ils héritent de toutes les caractéristiques d'une liste. Par conséquent, toutes les caractéristiques que nous avons vues jusqu'à présent s'appliquent aux bibliothèques comme elles le font aux listes.

Différence entre liste et bibliothèque

Bien que les listes et les bibliothèques présentent des caractéristiques similaires, voici les différences:

  • La principale différence est que dans une bibliothèque, chaque ligne est associée à un document. Ce document peut être de toute nature. Par exemple, des documents Office, des images, des pages Web, des documents Word Perfect, etc. L'avantage d'utiliser des documents Office est qu'il existe une intégration avec les outils Office eux-mêmes.

  • L'autre différence est davantage une différence de terminologie que de fonctionnalité. Par exemple, les colonnes d'une bibliothèque désignent les métadonnées associées au document.

Créer une bibliothèque de documents

Dans cette section, nous verrons les bases de l'utilisation des bibliothèques de documents. Vous pouvez créer une bibliothèque de documents de la même manière que vous avez créé une liste. Suivez les étapes ci-dessous.

Step 1 - Accédez au contenu du site, puis cliquez sur «ajouter une application».

Step 2 - Cliquez Document Library. Donnez un nom à la bibliothèque et cliquez sur Créer.

Note - Ici, nous allons découvrir les options avancées.

Step 3 - Cliquez sur Options avancées et nommez la bibliothèque de documents, Course Documents.

Nous avons également la possibilité de définir une version ici, mais je suggère de ne pas définir de version car les mêmes options ne sont pas disponibles dans les paramètres de la bibliothèque. Cependant, si vous souhaitez activer le contrôle de version, faites-le dans les paramètres de la bibliothèque, pas ici. Enfin, nous avons la possibilité de dire quel type de document nous voulons être le modèle par défaut. Nous allons sélectionner Word et cliquer sur Créer.

Step 4- Maintenant, avant d'ajouter des documents, nous devons ajouter quelques colonnes ou champs. Accédez à l'option Bibliothèque sur le ruban et cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

Step 5- Ajoutez une nouvelle colonne et cette colonne sera le cours qui apparaîtra dans le champ de recherche dans la liste des cours. Cliquez sur OK.

Step 6- Ajoutons une colonne de plus. Nous nommerons cette colonne commeNumberet définissez le type sur nombre. Définissez les valeurs minimum et maximum, à savoir 0 et 100 respectivement, et cliquez sur OK.

Vous pouvez voir que le schéma est prêt.

Ajouter un document à la bibliothèque

Maintenant que nous avons le schéma prêt, nous pouvons ajouter des documents. Une façon d'ajouter un document consiste à le créer ici même dans SharePoint.

Step 1- Passons maintenant à l'onglet Fichiers dans le ruban. Cliquez sur Nouveau document.

Step 2 - Vous verrez que Word est ouvert et ici nous pouvons éditer le contenu du document.

Step 3 - Écrivez du texte dans la page de mots ouverte.

Le document est enregistré automatiquement, revenons maintenant sur le site et vous verrez que le document Word est créé.

Step 4- Pour modifier les valeurs des champs de métadonnées, cliquez sur les petites ellipses. Sélectionnez à nouveau les ellipses dans la boîte de dialogue Document.docx et sélectionnezRename parmi les options.

Step 5 - Saisissez les informations requises et cliquez sur Enregistrer.

Une autre façon d'ajouter un document à une bibliothèque de documents est de le télécharger.

Step 6 - Vous pouvez le télécharger en utilisant New Document ici.

Step 7 - Vous pouvez également accéder à l'onglet Fichiers du ruban et cliquer sur Télécharger le document.

Step 8- Vous verrez la boîte de dialogue suivante. Cliquez sur Choisir les fichiers.

Step 9- Sélectionnez un exemple de fichier. Cliquez sur Ouvrir.

Vous verrez que l'exemple de document est ajouté à la liste des bibliothèques.

Step 10- Si vous souhaitez télécharger plusieurs documents, vous pouvez les faire glisser et les déposer. Plusieurs documents seront téléchargés.

Une fois le téléchargement terminé, vous verrez ces documents dans la liste.

Step 11 - Une autre façon de définir les métadonnées est sous le Library onglet, cliquez sur Quick Edit option sur le ruban.

Step 12 - les métadonnées sont définies, cliquez sur Afficher sur le ruban pour revenir à la vue de liste standard.

Vous verrez les fichiers de document est la liste comme on le voit dans la capture d'écran suivante.