Tableaux de bord Excel - Créer un tableau de bord

Dans les chapitres précédents, vous avez découvert diverses fonctionnalités d'Excel qui vous sont utiles pour configurer votre tableau de bord. Dans ce chapitre, vous apprendrez à créer un tableau de bord, c'est-à-dire les étapes nécessaires pour mettre le tableau de bord en place. Vous apprendrez également à connaître les choses à faire et à ne pas faire concernant les tableaux de bord.

Comme tout tableau de bord est basé sur l'intention spécifique de ce qui intéresse le plus le public, les composants du tableau de bord et la disposition du tableau de bord varient d'un cas à l'autre.

Préparation initiale

La première étape de la création d'un tableau de bord est la préparation initiale. Prenez le temps de comprendre ce qui suit -

  • Why do you need the dashboard?- Ce tableau de bord est-il destiné à une tâche spécifique, comme montrer l'état d'un projet, ou doit-il atteindre un objectif plus large, comme mesurer les performances de l'entreprise? Comprendre pourquoi vous créez le tableau de bord vous guidera dans la conception.

  • What purpose the dashboard will serve?- Votre tableau de bord ne doit mettre en évidence que les données qui ajoutent de la valeur. Vous devez comprendre les données requises. Tout ce qui est en dehors de cela est inutile.

  • What is the source of data?- Vous devez comprendre d'où proviennent les données. Il peut s'agir simplement d'une feuille de calcul Excel ou via des connexions de données à votre classeur Excel à partir de diverses sources de données dynamiques.

  • Who is the audience for the dashboard?- Est-ce pour un manager, un cadre, une partie prenante, un fournisseur externe ou un grand public? Comprenez leurs exigences et leurs préférences, telles que le temps dont ils disposent pour consulter le tableau de bord, le niveau de détail auquel ils s'attendent et la manière dont ils souhaitent digérer les informations. Par exemple, lors du choix d'un type de graphique, connaître le public vous aide à décider si vous devez montrer les relations entre les valeurs ou si vous devez établir une comparaison spécifique.

  • Does the dashboard need to be static or dynamic?- Le tableau de bord peut-il être mis à jour périodiquement, par exemple, chaque semaine ou chaque mois, ou doit-il être mis à jour pour rationaliser en permanence les modifications de données qui se produisent au niveau du backend? Ce choix changera la façon dont vous construisez le tableau de bord.

  • Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Le tableau de bord peut-il avoir un accès en lecture seule ou devez-vous fournir des commandes / fonctionnalités interactives qui permettent à certaines personnes d'explorer les données selon les besoins? Ce choix changera également la façon dont vous construisez le tableau de bord.

Une fois que vous avez des réponses à ces questions, décidez des fonctionnalités d'Excel dont vous avez besoin et dont vous n'avez pas besoin. En effet, votre objectif et votre expertise sont de produire un tableau de bord efficace et adapté à votre objectif.

Ensuite, identifiez les composants du tableau de bord. Il peut s'agir de texte, de tableaux, de graphiques, de contrôles interactifs, etc. Décidez de la disposition du tableau de bord avec ces composants.

Maquette de votre tableau de bord Excel sur une diapositive PowerPoint. Dessinez des cases pour chaque composant pour avoir une idée de la disposition et ajoutez des croquis rapides des composants que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également le faire sur une feuille de papier. Obtenez l'approbation de cette maquette de la direction et / ou du public clé avant de commencer à travailler sur le tableau de bord réel. Cela vous fera gagner du temps lors des retouches. Cependant, il est fort possible que vous deviez modifier certaines modifications du tableau de bord lorsque le tableau de bord entre en service et que vous recevez des commentaires. Mais la maquette de tableau de bord approuvée est un très bon début pour votre travail.

Organiser la source de données pour le tableau de bord Excel

Avant de créer le tableau de bord dans Excel, vous devez organiser la source de données. Dans Excel, cela est possible de différentes manières -

  • Si les données ne sont qu'un tableau Excel, établissez un lien vers votre classeur à partir du classeur où les données seront mises à jour.

  • Si les données proviennent de plusieurs tableaux Excel ou si elles proviennent de différentes sources de données, il est judicieux de créer le modèle de données dans votre classeur.

Vous pouvez importer périodiquement les données dans le classeur ou établir des connexions de données afin d'actualiser les données au moment de leur mise à jour, selon que le tableau de bord doit être statique ou dynamique.

Configurer le classeur du tableau de bord Excel

Une fois que vous avez organisé les données, vous devez structurer votre classeur. Insérez deux à trois feuilles de calcul dans le classeur - une feuille de calcul pour votre tableau de bord et une ou deux feuilles de calcul pour les données (données ou tableau croisé dynamique / graphiques croisés dynamiques ou rapports Power View, que vous pouvez masquer). Cela vous aidera à organiser et à maintenir votre classeur Excel.

Préparer les données pour le tableau de bord Excel

En fonction des choix que vous avez, c'est-à-dire des réponses que vous avez aux questions de l'étape de préparation initiale, préparez les données pour le tableau de bord Excel. Les données peuvent être l'une des suivantes -

  • Résultats de l'analyse des données
  • Résultats de l'exploration des données
  • Données issues de calculs sur les données d'entrée
  • Récapitulation des données à partir de tableaux croisés dynamiques ou de tableaux PowerPivot

Sélectionnez les composants du tableau de bord

Vous avez découvert les différentes fonctionnalités d'Excel que vous pouvez utiliser dans un tableau de bord. En fonction de vos besoins en matière de tableau de bord, sélectionnez l'une des fonctionnalités Excel suivantes pour les composants du tableau de bord.

  • Tables
  • Sparklines
  • Mise en forme conditionnelle.
  • Charts
  • Slicers
  • Contrôles interactifs
  • PivotTables
  • PivotCharts
  • Tableaux PowerPivot
  • Graphiques PowerPivot
  • Rapports Power View
  • KPIs

La sélection des composants du tableau de bord vous aidera à vous aligner sur votre disposition de maquette de tableau de bord approuvée.

Identifiez les composants statiques et dynamiques et les composants qui doivent être regroupés pour les segments, le cas échéant.

Identifier les parties du tableau de bord pour la mise en évidence

Identifiez les parties du tableau de bord qui nécessitent une attention immédiate, comme le% achevé ou l'état actuel. Vous pouvez utiliser une police plus grande et une police et une couleur de police frappantes pour ceux-ci.

Décidez de la quantité de couleur que vous souhaitez incorporer dans votre tableau de bord. Cette décision peut être basée sur l'audience du tableau de bord. Si le tableau de bord est destiné aux cadres et / ou aux managers, choisissez des couleurs ayant un impact sur la visualisation des résultats affichés. Vous pouvez ajouter une couleur d'arrière-plan de tableau de bord pour faire ressortir les composants du tableau de bord. Vous pouvez utiliser le même code couleur pour des graphiques similaires ou des résultats associés. Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle.

Une sélection rigoureuse des parties du tableau de bord à mettre en évidence le rend efficace.

Construire le tableau de bord

Il s'agit de l'étape cruciale et finale de la création de votre tableau de bord Excel. Cette étape consiste à assembler les composants de votre tableau de bord que vous pouvez effectuer de manière efficace et efficiente à l'aide de la caméra Excel. Vous apprendrez à utiliser la caméra Excel dans la section suivante.

Une fois les composants du tableau de bord assemblés, donnez-lui une touche finale -

  • Donnez un titre au tableau de bord.
  • Incorporez un horodatage.
  • Incluez les informations de copyright, si nécessaire.

Dans les prochains chapitres, vous apprendrez comment utiliser ces étapes pour créer un tableau de bord basé sur quelques exemples. Il n'y a pas de règle ou de disposition universelle pour un tableau de bord en dehors de quelques points communs. Tout dépend de vos besoins. Et votre objectif est de produire un tableau de bord efficace.

Utilisation de la caméra Excel

La caméra Excel vous aide à capturer des instantanés à partir de vos feuilles de calcul et à les placer dans une feuille de calcul différente. Par exemple, vous pouvez capturer un tableau avec une mise en forme conditionnelle sur une feuille de calcul et le placer sur votre tableau de bord. Chaque fois que les données sont mises à jour, le tableau de bord est actualisé pour afficher les données modifiées.

Vous pouvez inclure la caméra Excel dans votre barre d'accès rapide comme suit -

  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la petite flèche de la barre d'outils d'accès rapide.
  • Cliquez sur Plus de commandes dans la liste Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide.

La boîte de dialogue Options Excel s'affiche.

  • Cliquez sur la barre d'outils d'accès rapide.
  • Sélectionnez Toutes les commandes sous Choisir les commandes dans.
  • Cliquez sur Caméra dans la liste des commandes.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter ». L'appareil photo apparaît dans la liste de droite.

  • Cliquez sur le bouton OK. L'icône de l'appareil photo apparaît dans la barre d'outils d'accès rapide de votre classeur.

Vous pouvez utiliser l'appareil photo Excel comme suit -

  • Sélectionnez la plage de cellules à capturer.

  • Cliquez sur la caméra dans la barre d'outils d'accès rapide.

La plage de cellules apparaît avec une bordure en pointillés.

  • Cliquez sur la feuille de calcul où vous souhaitez placer la région capturée. Cela peut être votre feuille de tableau de bord.

  • Cliquez à l'endroit où vous souhaitez le placer.

La région capturée apparaît à ce stade.

Chaque fois que vous apportez des modifications aux données d'origine, les modifications seront reflétées dans le tableau de bord.

Date et heure sur le tableau de bord Excel

Vous pouvez incorporer une date ou un horodatage sur votre tableau de bord pour afficher la date de la dernière mise à jour des données. Vous pouvez le faire en utilisant les fonctions Excel AUJOURD'HUI () et MAINTENANT ().

Pour incorporer un horodatage, entrez = AUJOURD'HUI () dans la cellule où vous souhaitez placer le cachet date sur votre feuille de calcul de données.

Cela affichera la date actuelle chaque fois que le classeur est mis à jour.

  • Assurez-vous que la cellule dans laquelle vous avez entré la fonction AUJOURD'HUI () est formatée au format de date que vous souhaitez afficher.

  • Capturez l'écran avec la caméra et placez-le sur le tableau de bord.

La date sur le tableau de bord reflète la date de la dernière mise à jour du classeur.

Vous pouvez intégrer une date et un horodatage sur votre tableau de bord de la même manière avec la fonction NOW ().

  • Entrez = MAINTENANT () dans la cellule où vous souhaitez placer l'horodatage de la date et de l'heure sur votre feuille de calcul de données.

  • Assurez-vous que vous avez le bon format pour la date et l'heure.
  • Capturez l'écran avec la caméra et placez-le sur le tableau de bord.

L'horodatage sera incorporé au tableau de bord et reflétera la date et l'heure de la dernière mise à jour du classeur.

Tester, échantillonner et améliorer le tableau de bord

Vous devez tester votre tableau de bord pour vous assurer qu'il affiche les données avec précision.

  • Testez-le dans différents scénarios possibles.
  • Testez les mises à jour précises (statiques ou dynamiques comme c'est le cas).
  • Testez les commandes interactives, le cas échéant.
  • Testez l'apparence et la sensation.

Vous devrez peut-être faire quelques essais pour vous assurer que votre tableau de bord est comme vous le souhaitez.

L'étape suivante consiste à faire évaluer le tableau de bord par un échantillon d'audience, en particulier ceux qui ont approuvé votre tableau de bord de maquette. Comme ils utiliseront le tableau de bord, ils auront sans aucun doute leur avis sur son utilisation et son efficacité. Ces commentaires vous aident à vous assurer que votre tableau de bord est efficace. N'hésitez pas à demander des commentaires.

Une fois que vous avez reçu les commentaires, améliorez-les avec les modifications requises, le cas échéant. Votre tableau de bord Excel est prêt à être utilisé.

Partagez le tableau de bord

Vous devez mettre le tableau de bord Excel à la disposition du public visé. Vous pouvez le faire de plusieurs manières.

  • Envoyez le classeur de tableau de bord Excel par courrier électronique (vous devez masquer les feuilles de calcul autres que la feuille de calcul du tableau de bord. Vous pouvez également protéger le classeur.).

  • Enregistrez le classeur de tableau de bord Excel sur un lecteur réseau partagé.

  • Partagez le tableau de bord en ligne.

Si le tableau de bord Excel est statique, vous pouvez l'envoyer par courrier, mais s'il est dynamique ou possède des contrôles interactifs, il doit avoir une connexion aux données du backend et doit donc être partagé en ligne.

Vous pouvez partager un tableau de bord Excel en ligne avec l'une des options suivantes -

  • Microsoft OneDrive.

    • Avec votre compte Windows Live, vous aurez accès à OneDrive où vous pourrez publier et partager des documents.

  • Nouveau Microsoft Office Online.

  • Microsoft SharePoint.

Vous pouvez également enregistrer le fichier du classeur Excel en tant que fichier Acrobat Reader (.pdf) et le publier sur le Web. Mais, encore une fois, cette option ne concerne que les tableaux de bord statiques.

Conseils pour des tableaux de bord Excel efficaces

Pour rendre un tableau de bord Excel efficace, vous devez faire certaines choses et en éviter certaines. Voici quelques conseils pour des tableaux de bord Excel efficaces:

  • Rester simple.

    • Un tableau de bord simple et facile à comprendre est bien plus efficace qu'un tableau de bord jazzy. N'oubliez pas que ce sont les données qui doivent être mises en évidence.

    • Selon Glenna Shaw, vous devez trouver un équilibre entre rendre votre tableau de bord suffisamment attrayant pour retenir l'intérêt de votre public, mais pas trop stylisé pour masquer les informations affichées.

    • Mieux vaut éviter les effets 3D, les dégradés, les formes supplémentaires et les gadgets inutiles.

    • Si vous pouvez obtenir un affichage emphatique avec une mise en forme conditionnelle ou des graphiques sparkline, préférez utiliser des tableaux aux graphiques.

  • Utilisez la mise en forme conditionnelle Excel.

    • Utilisez la mise en forme conditionnelle Excel qui fournit plusieurs options pour mettre à jour automatiquement en fonction des valeurs de votre tableau.

  • Sélectionnez les types de graphiques appropriés.

    • N'oubliez pas qu'il n'y a pas de règle générale pour l'utilisation d'un type de graphique. Parfois, les types de graphiques conventionnels comme les histogrammes, les graphiques à barres, les graphiques en anneau, etc. transmettent le message avec emphase plus que les graphiques sophistiqués qui voient le jour.

    • Vous pouvez utiliser la commande Excel Recommander les graphiques pour évaluer initialement les types de graphiques appropriés.

    • Comme vous pouvez changer le type de graphique avec une seule commande Excel - Modifier le type de graphique, vous pouvez jouer pour visualiser l'affichage et choisir le graphique approprié.

  • Utilisez des commandes interactives.

    • Utilisez des commandes interactives telles que des barres de défilement, des boutons d'option (radio) et des cases à cocher qui aident l'utilisateur à visualiser facilement et efficacement les différents aspects des données.

  • Utilisez le modèle de données Excel pour le Big Data.

    • Si vous disposez de grands ensembles de données provenant de diverses sources de données, il est préférable d'utiliser le modèle de données Excel qui peut gérer des milliers de lignes de données avec l'optimisation de la mémoire et peut regrouper des tables de données avec des relations.

  • Choisissez les couleurs appropriées.

    • Soyez prudent dans le choix des couleurs. Utilisez les couleurs judicieusement pour fournir un impact suffisant, mais ne remplacez pas leur objectif. De plus, si le public est susceptible d'inclure des daltoniens, évitez d'utiliser les couleurs rouge et verte. Dans de tels cas, bien que les symboles de feux de signalisation semblent efficaces pour les données affichées, ils ne sont pas adaptés au tableau de bord. Utilisez plutôt une échelle de gris.

  • Utilisez des slicers.

    • Les segments sont plus efficaces que les listes déroulantes car ils ont un impact visuel.

    • Vous pouvez regrouper des graphiques, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques croisés dynamiques pour utiliser un segment commun.

  • Regroupez les composants du tableau de bord Excel.

    • Vous pouvez ajouter un intérêt visuel à votre tableau de bord en insérant une forme, telle qu'un rectangle, et en plaçant les composants de votre tableau de bord qui peuvent être regroupés au-dessus de cette forme. Par exemple, si vous utilisez un segment commun, vous pouvez regrouper tous les composants du tableau de bord qui partagent le segment.

  • Utilisez les hiérarchies de données Excel.

    • Si vos données ont des hiérarchies de données innées, définissez-les dans le modèle de données et utilisez-les pour explorer et explorer de manière interactive les données.

  • Évitez la mise en page du tableau de bord encombrée.

    • N'oubliez pas que l'affichage de plus d'informations que ce qui est nécessaire submergera le public et battra l'attention sur le but réel.

    • N'incluez aucune donnée ou graphique dans votre tableau de bord, si vous pouvez vous en débarrasser.

    • Il s'agit d'un point de contrôle important lors du test de votre tableau de bord. Évaluez chaque composant du tableau de bord si cela est nécessaire et suffisant.

    • Les composants du tableau de bord et la mise en page doivent prendre en charge l'objectif unique de votre tableau de bord.