Microsoft Flow - Introduction

Le monde d'aujourd'hui est plein de collaboration. Le plus souvent, les gens se retrouvent à travailler ensemble parallèlement à certaines politiques ou processus. Un travail de qualité nécessite une bonne prise en main ainsi que des transferts! C'est pourquoi de nombreuses organisations et gouvernements ont différentes étapes pour accomplir une opération ou une activité particulière.

Contexte des workflows

Si nous regardons la définition de Wikipedia du flux de travail

UNE workflow consiste en un modèle d'activité orchestré et reproductible, rendu possible par l'organisation systématique des ressources en processus qui transforment les matériaux, fournissent des services ou traitent les informations.

En termes simples, les flux de travail sont la façon dont les gens font leur travail, consistant en des étapes qui doivent être complétées de manière séquentielle. À l'exception de la première étape, chaque étape du flux de travail comporte une étape spécifique avant et après.

Parfois, il vaut mieux regarder un exemple que de s'immerger dans des concepts. Pour tomber sur cet article, vous devez avoir fait quelques étapes

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C'est ainsi que vous avez (en connaissance de cause ou sans le savoir) créé un flux de travail pour accéder à l'article. Prenons un autre exemple de demande de congé dans votre organisation.

• L'employé envoie une demande de congé.
• Le responsable de l'employé approuve la demande de congé et met à jour le service des ressources humaines.
• Le service RH met à jour les données de congés et informe le service financier.
• Après des instructions écrites du service des ressources humaines, le service des finances déduit le solde des congés et la paie du chèque de paie (le cas échéant).

De cette façon, les flux de travail sont tout autour de nous. Les progrès rapides de la technologie ont rendu extrêmement important la définition et le suivi de certains flux de travail pour un fonctionnement efficace de la fonction ou du service respectif.

Bien que l'on puisse affirmer que les flux de travail existaient depuis l'Antiquité, la portée de ce didacticiel est large dans le sens des différents flux de travail que nous utilisons pour accomplir nos activités quotidiennes à l'aide de logiciels. Plusieurs fois, vous vous retrouverez à jongler entre différents logiciels pour accomplir une tâche simple de payer les factures et de maintenir une feuille de dépenses pour cela.

Besoin d'automatiser les flux de travail

Selon une étude, des flux de travail inefficaces peuvent coûter jusqu'à 30% des revenus de votre entreprise.

Il est logique d'automatiser certains des processus.

La programmation d'un processus pour qu'il s'exécute seul élimine le besoin d'un opérateur humain, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps, de l'argent et de la frustration.

Prenons un exemple de demande de congé de la section précédente. Nous avons dit que l'employé demandera un congé au directeur. Il utilisera le logiciel de messagerie sur son ordinateur. Le gestionnaire, une fois approuvé, enverra la mise à jour des congés au service des ressources humaines. Il y aura un logiciel de gestion des ressources humaines (SGRH) pour mettre à jour les données de congé à la volée.

Le service financier, une fois qu'il aura reçu des mises à jour du service des ressources humaines, mettra à jour son logiciel de comptabilité afin que les données consolidées soient envoyées au logiciel bancaire s'il y a des retenues dans le chèque de paie mensuel.

Avec un flux de travail simple comme demande de congé, nous pouvons voir au moins 3 logiciels en image. Imaginez un nombre d'employés égal à 1 000. À quel point il sera difficile de gérer ce flux de travail au quotidien? Dans de tels cas, il est logique d'automatiser certains flux de travail qui seront de nature répétitive!

Dans une organisation, presque tous les services peuvent bénéficier de l'automatisation du flux de travail. Prenons quelques exemples.

Commercialisation

Certaines tâches répétitives telles que l'envoi d'e-mails, la publication de messages sur les réseaux sociaux peuvent être automatisées grâce à l'automatisation du flux de travail. L'ensemble de votre calendrier de médias sociaux peut être programmé à l'aide d'un logiciel d'automatisation.

Ressources humaines

En plus de l'exemple discuté ci-dessus, au lieu d'avoir à saisir manuellement les informations sur les nouveaux employés, les adresses, les détails fiscaux des employés peuvent être automatiquement transmis aux entrées respectives en utilisant des flux de travail d'automatisation des ressources humaines.

Considérez si vous travaillez tard à la maison en raison d'une réunion et que vous savez qu'à l'avance, en utilisant votre calendrier Microsoft Outlook, quelle sera son efficacité, si vos collègues apprendront par e-mail que vous partirez tôt pour prendre soin de vous de cela? Et cela aussi, sans que vous ne fassiez aucune activité manuelle d'envoi d'e-mails!

Possibilités avec Microsoft Flow

L'une des dernières éditions de Microsoft Business Suite, Microsoft Flow est un outil polyvalent qui peut être utilisé pour intégrer diverses applications et services basés sur le cloud. Dites adieu à ces tâches professionnelles répétitives et chronophages - sans avoir à être technicien ou développeur!

En utilisant Microsoft flow, on peut prendre les processus qui utilisent une ou plusieurs applications et créer des flux de travail automatisés. C'est un service en ligne qui vous permet de connecter diverses applications et services. Il existe des applications et services Microsoft ainsi que des services non Microsoft.

Si des données sont partagées entre des applications, au lieu de les saisir deux fois, vous pouvez les automatiser avec Microsoft Flow.

Considérez un scénario très réel où vous êtes une marque / célébrité sur Facebook ou Twitter. Imaginez qu'il y ait un message négatif qui devient viral. Vous pouvez très facilement répondre à ces publications négatives et gérer la perception sur les réseaux sociaux à l'aide d'un flux de modèles.

Si vous utilisez deux services différents tels que le calendrier Outlook et le calendrier Gmail, vous pouvez utiliser Microsoft Flow pour ajouter des événements de calendrier Outlook à votre calendrier Gmail.

De cette manière, Microsoft Flow améliore au maximum l'efficacité et la productivité.