Mise en œuvre et maintenance du système

La mise en œuvre est un processus visant à garantir que le système d'information est opérationnel. Cela implique -

• Construire un nouveau système à partir de zéro
• Construire un nouveau système à partir de l'existant.

La mise en œuvre permet aux utilisateurs de prendre en charge son fonctionnement pour l'utilisation et l'évaluation. Il s'agit de former les utilisateurs à gérer le système et à planifier une conversion en douceur.

Entraînement

Le personnel du système doit savoir en détail quels seront leurs rôles, comment ils peuvent utiliser le système et ce que le système fera ou ne fera pas. Le succès ou l'échec de systèmes bien conçus et techniquement élégants peut dépendre de la façon dont ils sont exploités et utilisés.

Opérateurs de systèmes de formation

Les opérateurs de systèmes doivent être correctement formés pour pouvoir gérer toutes les opérations possibles, à la fois courantes et extraordinaires. Les opérateurs doivent être formés aux dysfonctionnements courants qui peuvent survenir, à la façon de les reconnaître et aux mesures à prendre lorsqu'ils surviennent.

La formation consiste à créer des listes de dépannage pour identifier les problèmes potentiels et les solutions pour eux, ainsi que les noms et numéros de téléphone des personnes à contacter en cas de problèmes inattendus ou inhabituels.

La formation implique également la familiarisation avec les procédures d'exécution, ce qui implique de travailler sur la séquence des activités nécessaires pour utiliser un nouveau système.

La formation de l'utilisateur

• La formation des utilisateurs finaux est une partie importante du développement du système d'information informatisé, qui doit être fournie aux employés pour leur permettre de résoudre eux-mêmes les problèmes.

• La formation des utilisateurs implique comment faire fonctionner l'équipement, dépanner le problème du système, déterminer si un problème survenu est causé par l'équipement ou le logiciel.

• La plupart des formations des utilisateurs concernent le fonctionnement du système lui-même. Les formations doivent être conçues pour aider l'utilisateur à se mobiliser rapidement pour l'organisation.

Directives de formation

• Établir des objectifs mesurables
• Utiliser des méthodes de formation appropriées
• Sélection de sites de formation adaptés
• Utiliser du matériel de formation compréhensible

Méthodes d'entraînement

Instructeur a conduit la formation

Il implique à la fois les formateurs et les stagiaires, qui doivent se rencontrer en même temps, mais pas nécessairement au même endroit. La session de formation peut être individuelle ou collaborative. Il est de deux types -

Virtual Classroom

Dans cette formation, les formateurs doivent rencontrer les stagiaires en même temps, mais ne sont pas obligés d'être au même endroit. Les principaux outils utilisés ici sont: la visioconférence, les outils de chat de relais Internet basés sur du texte, ou les packages de réalité virtuelle, etc.

Normal Classroom

Les formateurs doivent rencontrer les stagiaires au même moment et au même endroit. Les principaux outils utilisés ici sont le tableau noir, les rétroprojecteurs, les projecteurs LCD, etc.

Formation auto-rythmée

Il implique à la fois des formateurs et des stagiaires, qui n'ont pas besoin de se rencontrer au même endroit ou au même moment. Les stagiaires acquièrent eux-mêmes les compétences en accédant aux cours à leur convenance. Il est de deux types -

Multimedia Training

Dans cette formation, les cours sont présentés au format multimédia et stockés sur CD-ROM. Cela minimise le coût de développement d'un cours de formation interne sans l'aide de programmeurs externes.

Web-based Training

Dans cette formation, les cours sont souvent présentés dans un format hyper média et développés pour prendre en charge Internet et intranet. Il fournit une formation juste à temps aux utilisateurs finaux et permet à l'organisation d'adapter les besoins de formation.

Conversion

C'est un processus de migration de l'ancien système vers le nouveau. Il fournit une approche compréhensible et structurée pour améliorer la communication entre la direction et l'équipe de projet.

Plan de conversion

Il contient une description de toutes les activités qui doivent avoir lieu lors de la mise en œuvre du nouveau système et de sa mise en service. Il anticipe les problèmes éventuels et les solutions pour y faire face.

Il comprend les activités suivantes -

• Nommez tous les fichiers pour les conversions.
• Identifier les besoins en données pour développer de nouveaux fichiers pendant la conversion.
• Liste de tous les nouveaux documents et procédures nécessaires.
• Identifier les contrôles à utiliser dans chaque activité.
• Identifier la responsabilité de la personne pour chaque activité.
• Vérification des calendriers de conversion.

Méthodes de conversion

Les quatre méthodes de conversion sont -

• Conversion parallèle
• Conversion de basculement direct
• Approche pilote
• Méthode progressive

Méthode	La description	Avantages	Désavantages
Conversion parallèle	Les anciens et les nouveaux systèmes sont utilisés simultanément.	Fournit une solution de secours lorsque le nouveau système échoue. Offre la plus grande sécurité et finalement le test du nouveau système.	Provoque des dépassements de coûts. Le nouveau système peut ne pas être juste.
Conversion de basculement direct	Un nouveau système est mis en œuvre et l'ancien système est complètement remplacé.	Oblige les utilisateurs à faire fonctionner le nouveau système Bénéfice immédiat de nouvelles méthodes et de nouveaux contrôles.	Pas de repli si des problèmes surviennent avec le nouveau système Nécessite une planification minutieuse
Approche pilote	Prend en charge une approche par étapes qui implémente progressivement le système chez tous les utilisateurs	Permet la formation et l'installation sans utilisation inutile des ressources. Évitez les grandes imprévus de la gestion des risques.	Une phase à long terme pose le problème de savoir si la conversion se passe bien ou non.
Méthode progressive	Version de travail du système implémentée dans une partie de l'organisation basée sur les retours d'expérience, elle est installée dans toute l'organisation seule ou étape par étape.	Fournit de l'expérience et des tests en ligne avant la mise en œuvre Lorsqu'il est préféré, un nouveau système implique une nouvelle technologie ou des changements drastiques de performances.	Donne l'impression que l'ancien système est erroné et qu'il n'est pas fiable.

Conversion de fichiers

C'est un processus de conversion d'un format de fichier en un autre. Par exemple, un fichier au format WordPerfect peut être converti en Microsoft Word.

Pour une conversion réussie, un plan de conversion est nécessaire, qui comprend:

• Connaissance du système cible et compréhension du système actuel
• Teamwork
• Méthodes automatisées, tests et opérations parallèles
• Assistance continue pour corriger les problèmes
• Mise à jour des systèmes / documentation utilisateur, etc.

De nombreuses applications courantes prennent en charge l'ouverture et l'enregistrement dans d'autres formats de fichiers du même type. Par exemple, Microsoft Word peut ouvrir et enregistrer des fichiers dans de nombreux autres formats de traitement de texte.

Revue d'évaluation post-mise en œuvre (PIER)

Le PIER est un outil ou une approche standard pour évaluer le résultat du projet et déterminer si le projet produit les avantages attendus pour les processus, produits ou services. Il permet à l'utilisateur de vérifier que le projet ou le système a atteint le résultat souhaité dans les délais et les coûts prévus.

PIER s'assure que le projet a atteint ses objectifs en évaluant les processus de développement et de gestion du projet.

Objectifs de PIER

Les objectifs d'un PIER sont les suivants -

• Déterminer le succès d'un projet par rapport aux coûts, avantages et délais prévus.

• Identifier les opportunités pour ajouter de la valeur ajoutée au projet.

• Déterminer les forces et les faiblesses du projet pour référence future et action appropriée.

• Faire des recommandations sur l'avenir du projet en affinant les techniques d'estimation des coûts.

Les membres du personnel suivants devraient être inclus dans le processus d'examen -

• Équipe et direction du projet
• Personnel des utilisateurs
• Personnel de gestion stratégique
• Utilisateurs externes

Maintenance / amélioration du système

L'entretien signifie restaurer quelque chose dans ses conditions d'origine. L'amélioration signifie l'ajout, la modification du code pour prendre en charge les changements dans la spécification utilisateur. La maintenance du système conforme le système à ses exigences d'origine et l'amélioration ajoute à la capacité du système en incorporant de nouvelles exigences.

Ainsi, la maintenance modifie le système existant, l'amélioration ajoute des fonctionnalités au système existant et le développement remplace le système existant. C'est une partie importante du développement du système qui comprend les activités qui corrigent les erreurs de conception et de mise en œuvre du système, mettent à jour les documents et testent les données.

Types de maintenance

La maintenance du système peut être classée en trois types -

• Corrective Maintenance - Permet à l'utilisateur d'effectuer la réparation et la correction des problèmes restants.

• Adaptive Maintenance - Permet à l'utilisateur de remplacer les fonctions des programmes.

• Perfective Maintenance - Permet à l'utilisateur de modifier ou d'améliorer les programmes en fonction des exigences des utilisateurs et des besoins changeants.