Conception d'entrée / sortie et de formulaires

Conception d'entrée

Dans un système d'information, les entrées sont les données brutes qui sont traitées pour produire une sortie. Lors de la conception des entrées, les développeurs doivent prendre en compte les périphériques d'entrée tels que PC, MICR, OMR, etc.

Par conséquent, la qualité de l'entrée du système détermine la qualité de la sortie du système. Les formulaires de saisie et les écrans bien conçus ont les propriétés suivantes -

  • Il doit servir efficacement des objectifs spécifiques tels que le stockage, l'enregistrement et la récupération des informations.

  • Il garantit une finition correcte avec précision.

  • Il doit être facile à remplir et simple.

  • Il doit se concentrer sur l'attention, la cohérence et la simplicité de l'utilisateur.

  • Tous ces objectifs sont obtenus en utilisant la connaissance des principes de conception de base concernant -

    • Quelles sont les entrées nécessaires pour le système?

    • Comment les utilisateurs finaux réagissent aux différents éléments des formulaires et des écrans.

Objectifs pour la conception des entrées

Les objectifs de la conception des entrées sont:

  • Concevoir des procédures de saisie et de saisie de données

  • Pour réduire le volume d'entrée

  • Pour concevoir des documents source pour la capture de données ou concevoir d'autres méthodes de capture de données

  • Pour concevoir des enregistrements de données d'entrée, des écrans de saisie de données, des écrans d'interface utilisateur, etc.

  • Utiliser des contrôles de validation et développer des contrôles d'entrée efficaces.

Méthodes de saisie des données

Il est important de concevoir des méthodes de saisie de données appropriées pour éviter les erreurs lors de la saisie des données. Ces méthodes varient selon que les données sont saisies manuellement par les clients dans des formulaires puis saisies par les opérateurs de saisie de données, ou si les données sont saisies directement par les utilisateurs sur les PC.

Un système doit empêcher l'utilisateur de faire des erreurs en -

  • Conception de forme claire en laissant suffisamment d'espace pour écrire de manière lisible.
  • Instructions claires pour remplir le formulaire.
  • Conception de forme claire.
  • Réduire les coups de touche.
  • Retour d'erreur immédiat.

Certaines des méthodes de saisie de données les plus courantes sont:

  • Méthode d'entrée par lots (méthode d'entrée de données hors ligne)
  • Méthode de saisie des données en ligne
  • Formulaires lisibles par ordinateur
  • Entrée de données interactive

Contrôles d'intégrité d'entrée

Les contrôles d'intégrité des entrées comprennent un certain nombre de méthodes pour éliminer les erreurs d'entrée courantes des utilisateurs finaux. Ils comprennent également des vérifications de la valeur des champs individuels; tant pour le format que pour l'exhaustivité de toutes les entrées.

Les pistes d'audit pour la saisie de données et d'autres opérations du système sont créées à l'aide de journaux de transactions qui donnent un enregistrement de toutes les modifications introduites dans la base de données pour fournir la sécurité et les moyens de récupération en cas de panne.

Conception de sortie

La conception de la sortie est la tâche la plus importante de tout système. Lors de la conception de la sortie, les développeurs identifient le type de sortie nécessaire et prennent en compte les contrôles de sortie nécessaires et les présentations de rapport de prototype.

Objectifs de la conception des extrants

Les objectifs de la conception des entrées sont:

  • Développer une conception de sortie qui remplit l'objectif prévu et élimine la production de sortie indésirable.

  • Développer la conception de sortie qui répond aux exigences des utilisateurs finaux.

  • Pour fournir la quantité appropriée de sortie.

  • Pour former la sortie dans un format approprié et la diriger vers la bonne personne.

  • Rendre la sortie disponible à temps pour prendre de bonnes décisions.

Passons maintenant à différents types de sorties -

Sorties externes

Les fabricants créent et conçoivent des sorties externes pour les imprimantes. Les sorties externes permettent au système de laisser les actions de déclenchement de la part de leurs destinataires ou de confirmer les actions à leurs destinataires.

Certaines des sorties externes sont conçues comme des sorties de retournement, qui sont implémentées sous forme de formulaire et réintègrent le système en tant qu'entrée.

Sorties internes

Les sorties internes sont présentes à l'intérieur du système et utilisées par les utilisateurs finaux et les gestionnaires. Ils soutiennent la direction dans la prise de décision et le reporting.

Il existe trois types de rapports produits par les informations de gestion -

  • Detailed Reports - Ils contiennent des informations actuelles qui n'ont pratiquement pas de filtrage ou de restriction généré pour aider à la planification et au contrôle de la gestion.

  • Summary Reports - Ils contiennent des tendances et des problèmes potentiels qui sont classés et résumés qui sont générés pour les gestionnaires qui ne veulent pas de détails.

  • Exception Reports - Ils contiennent des exceptions, des données filtrées selon certaines conditions ou normes avant de les présenter au gestionnaire, à titre d'information.

Contrôles d'intégrité de sortie

Les contrôles d'intégrité de sortie comprennent des codes de routage pour identifier le système de réception et des messages de vérification pour confirmer la réception réussie des messages qui sont traités par le protocole réseau.

Les rapports imprimés ou au format écran doivent inclure une date / heure pour l'impression du rapport et les données. Les rapports multipages contiennent le titre ou la description du rapport et la pagination. Les formulaires pré-imprimés incluent généralement un numéro de version et une date d'entrée en vigueur.

Conception de formulaires

Les formulaires et les rapports sont le produit de la conception des entrées et des sorties et sont des documents commerciaux composés de données spécifiées. La principale différence est que les formulaires fournissent des champs pour la saisie de données, mais les rapports sont uniquement utilisés pour la lecture. Par exemple, bons de commande, demande d'emploi et de crédit, etc.

  • Lors de la conception du formulaire, les concepteurs doivent savoir -

    • qui les utilisera

    • où seraient-ils livrés

    • l'objet du formulaire ou du rapport

  • Lors de la conception des formulaires, les outils de conception automatisés améliorent la capacité du développeur à prototyper des formulaires et des rapports et à les présenter aux utilisateurs finaux pour évaluation.

Objectifs d'une bonne conception de formulaire

Une bonne conception de formulaire est nécessaire pour garantir ce qui suit -

  • Pour garder l'écran simple en donnant une séquence appropriée, des informations et des légendes claires.

  • Pour atteindre l'objectif visé en utilisant des formulaires appropriés.

  • Assurer le remplissage du formulaire avec précision.

  • Pour garder les formulaires attrayants en utilisant des icônes, une vidéo inverse ou des curseurs clignotants, etc.

  • Pour faciliter la navigation.

Types de formulaires

Flat Forms

  • Il s'agit d'un formulaire en un seul exemplaire préparé manuellement ou par une machine et imprimé sur papier. Pour des copies supplémentaires de l'original, des papiers carbone sont insérés entre les copies.

  • C'est une forme la plus simple et la plus économique à concevoir, imprimer et reproduire, qui utilise moins de volume.

Unit Set/Snap out Forms

  • Ce sont des papiers avec des charbons uniques imbriqués dans des ensembles d'unités pour une utilisation manuscrite ou à la machine.

  • Les carbones peuvent être bleus ou noirs, intensité moyenne de qualité standard. En règle générale, les carbones bleus sont les meilleurs pour les formes manuscrites tandis que les carbones noirs sont les meilleurs pour une utilisation en machine.

Continuous strip/Fanfold Forms

  • Ce sont de multiples formes unitaires réunies en une bande continue avec des perforations entre chaque paire de formes.

  • C'est une méthode moins coûteuse pour une utilisation en grand volume.

No Carbon Required (NCR) Paper

  • Ils utilisent des papiers autocopiants qui ont deux revêtements chimiques (capsules), l'un sur le visage et l'autre sur le dos d'une feuille de papier.

  • Lorsqu'une pression est appliquée, les deux capsules interagissent et créent une image.