MS Project - Planification avancée

Il existe quatre types de dépendances de tâches.

  • Finish to Start (FS)- Terminez le premier étage avant de commencer à construire le deuxième étage. Plus utilisé.

  • Finish to Finish (FF) - Cuisson de tous les plats pour le dîner pour finir à l'heure.

  • Start to Start (SS)- Lors d'une enquête, nous cherchons des réponses à l'enquête, mais nous commencerons également à compiler les réponses. Il n'est pas nécessaire de terminer la collecte des réponses à l'enquête avant de commencer la tabulation.

  • Start to Finish (SF)- La préparation à l'examen prendra fin avec le début de l'examen. Le moins utilisé.

Ajuster la relation de lien de tâche

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Appliquer l'avance et le retard

Par défaut, lorsque vous liez des tâches, une relation «Terminer au début» leur est attribuée. Dans cette relation,

  • Lead - Le délai d'exécution entraîne le démarrage de la tâche successeur avant la fin de ses tâches prédécesseurs.

  • Lag - Le temps de latence entraîne le démarrage de la tâche successeur après la fin de la tâche prédécesseur.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Sous la colonne d'en-tête Retard, entrez le retard en termes d'heures, de jours, de semaines ou d'années. Vous pouvez également appliquer un décalage ou une avance en pourcentage. Si vous entrez 50% pour la tâche sélectionnée qui dure 6 jours, la tâche est retardée de 3 jours après la fin du prédécesseur.

Le décalage est entré en unités positives et l'avance en unités négatives (exemple, -3d ou -50%).

Appliquer des contraintes de tâche

Chaque tâche créée dans MS Project 2013 sera contrainte comme «dès que possible» par défaut lorsque la planification automatique est activée. As Soon As Possiblesignifie que la tâche démarre dès le démarrage du projet, s'il n'y a aucune dépendance qui la retarderait. Ainsi, aucune date de début ou de fin fixe n'est imposée par ce type de contrainte, mais bien sûr, les dépendances prédécesseur et successeur sont conservées.

Lorsque MS Project 2013 effectue des calculs pour vous faire gagner du temps dans un projet en retard, les paramètres de contrainte sont appliqués.

Il existe 8 contraintes de tâche.

Type de contrainte Nom de la contrainte La description
Souple Aussi tard que possible (ALAP) La tâche est planifiée le plus tard possible, la tâche se terminant avant la fin du projet et sans retarder les tâches suivantes. Contrainte par défaut lorsque vous planifiez à partir de la date de fin du projet. N'entrez pas de date de début ou de fin de tâche avec cette contrainte.
Dès que possible (ASAP) La tâche doit commencer le plus tôt possible. Contrainte par défaut lorsque vous planifiez à partir de la date de début du projet. N'entrez pas de date de début ou de fin avec cette contrainte.
Semi-flexible Commencer au plus tôt le (SNET) La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée ou après.
Terminer au plus tôt le (FNET) La tâche est planifiée pour se terminer à ou après une date spécifiée.
Commencer au plus tard le (SNLT) La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée ou avant.
Terminer au plus tard le (FNLT) La tâche est planifiée pour se terminer à une date spécifiée ou avant.
Inflexible Doit finir sur (MFO) La tâche est planifiée pour se terminer à une date spécifiée.
Doit démarrer le (MSO) La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée.
Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Entrez la date limite

Si vous utilisez des contraintes de tâches, vous limitez votre flexibilité de planification, où MS Project 2013 fixera une date de début ou de fin particulière de la tâche en fonction de la contrainte. Il est préférable d'utiliser une date limite qui n'a aucun effet sur la planification d'une tâche ou d'une tâche récapitulative. MS Project vous alertera avec un symbole d'exclamation rouge dans la colonne des indicateurs, si l'achèvement prévu de la tâche dépasse sa date limite.

Cliquez sur l'onglet Tâche → double-cliquez sur la tâche requise sous la colonne Nom de la tâche → La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre → onglet Avancé.

Entrez le coût fixe

Le coût fixe est associé à une tâche qui n'est liée à aucune ressource ou quantité de travail.

Cliquez sur l'onglet Affichage → groupe de données → Tables → Coût.

Saisissez le coût dans la colonne Coût fixe de la tâche qui vous intéresse. Dans l'exemple suivant, nous avons attribué un coût fixe de 500 USD à la tâche 7.

Entrez une tâche récurrente

Les réunions d'état, les rapports d'état, les dates d'inspection peuvent se reproduire avec une fréquence particulière. Dans MS Project 2013, vous pouvez spécifier des tâches récurrentes sans avoir à attribuer des tâches à chaque fois séparément. Vous pouvez également affecter des ressources à ces tâches.

Dans la vue Diagramme de Gantt → onglet Tâche → Insérer un groupe → liste déroulante pour Tâche → Tâche récurrente.

Entrez le nom de la tâche et choisissez Modèle de récurrence.

Vous pouvez également choisir une heure spécifique pour le démarrage de la tâche. Par défaut, Project planifie une tâche récurrente pour démarrer à l'heure de début par défaut du plan. Vous pouvez ajouter une valeur de temps dans la zone Démarrer pour la boîte de dialogue Informations sur les tâches récurrentes pour modifier cela. Dans la figure suivante, l'heure de début de 10h00 est entrée.

 

Afficher le chemin critique

Critical Pathest la succession des tâches connectées qui prendront le plus de temps à accomplir. Le mot «critique» ne signifie pas que les tâches sont complexes ou importantes ou doivent être étroitement surveillées, mais l'accent est mis sur le calendrier des termes qui affectera la date de fin du projet.

Donc, si vous souhaitez raccourcir la durée d'un projet, vous devez d'abord commencer par les activités / tâches sur le chemin critique. Le chemin critique peut être une seule séquence de tâches (un seul chemin critique) ou il peut y avoir plusieurs chemins critiques pour un seul projet. Bien que des modifications de calendrier soient apportées, il est également probable que le chemin critique changera de temps à autre.

Il faut toujours se concentrer d'abord sur le chemin critique, quand on veut appliquer un suivi rapide ou une panne pour raccourcir la durée du projet.

Slack ou Float sont essentiels pour comprendre le chemin critique. Il existe deux types de flotteurs -

  • Free Float - C'est la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée sans retarder une autre tâche.

  • Total Float - C'est la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée sans retarder l'achèvement du projet.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Toutes les barres de tâches du chemin critique, dans la vue Diagramme de Gantt sur la droite, deviendront rouges.

Vérifier les allocations de ressources

La relation entre la capacité d'une ressource et les affectations de tâches est appelée allocation.

Cela peut être défini par 3 états -

  • Under allocated - Un ingénieur qui travaille 40 heures par semaine, a du travail assigné pour seulement 20 heures.

  • Fully allocated - Un travailleur qualifié qui travaille 40 heures par semaine se voit attribuer 40 heures de travail cette semaine.

  • Over allocated - Un charpentier se voit attribuer 65 heures de travail, alors qu'il n'a qu'une semaine de travail de 40 heures.

Dans la vue Diagramme de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

La vue Diagramme de Gantt affiche des informations limitées sur les ressources, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Il résume s'il peut y avoir un problème par l'icône rouge sur alloué dans la colonne d'indicateur.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

La vue Utilisation des ressources affiche les ressources et toutes les tâches qui leur sont affectées sous le nom de la ressource. Le côté gauche de l'écran répertorie les ressources et les noms de tâches avec des colonnes d'informations totales pour la ressource ou l'affectation. Le côté droit montre une vue chronologique.

Vous pouvez également réduire le plan dans le tableau pour voir le travail total par ressource au fil du temps.

Cliquez sur l'en-tête de colonne Nom de la ressource.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Résoudre la surallocation des ressources

Il faudrait soit modifier la portée (réduire la quantité de travail), affecter plus de ressources ou accepter un calendrier plus long pour résoudre la surutilisation.

Ceci peut être réalisé en utilisant certaines des techniques suivantes -

Ajuster le calendrier

En modifiant son avance ou son retard lorsque la ressource a plus de tâches assignées que ce qui peut être accompli pendant une période donnée. Si vous ajoutez un délai inférieur ou égal à la quantité de marge de la tâche, vous n'affecterez pas la date de fin du projet.

Par défaut, lorsque vous liez des tâches, une relation «Terminer au début» leur est attribuée. Dans cette relation,

  • Lead - Le délai d'exécution entraîne le démarrage de la tâche successeur avant la fin de ses tâches prédécesseurs.

  • Lag - Le temps de latence entraîne le démarrage de la tâche successeur après la fin de la tâche prédécesseur.

Cliquez sur l'onglet Tâche → double-cliquez sur la tâche requise sous la colonne Nom de la tâche → La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre → onglet Prédécesseurs.

Sous la colonne d'en-tête Retard, entrez le retard en termes d'heures, de jours, de semaines ou d'années. Vous pouvez également appliquer un décalage ou une avance en pourcentage. Si vous entrez 50% pour la tâche sélectionnée qui dure 6 jours, la tâche est retardée de 3 jours après la fin du prédécesseur.

Le décalage est entré en unités positives et l'avance en unités négatives (exemple, -3d ou -50%).

Remplacer des ressources ou ajouter des ressources supplémentaires

Vous pouvez attribuer manuellement une autre ressource à la tâche.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Réduire le travail assigné

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Dans l'exemple suivant, Trish Patrick est suralloué, le nom de la ressource et le travail apparaissent en rouge.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la grille Time-phased dans la fenêtre de droite pour afficher le montant de la surutilisation en activant la surutilisation.

Vous pouvez maintenant réduire les heures attribuées. Dans l'exemple suivant, l'attribution de 8 heures est réduite à 4 heures d'affectation. Non seulement le travail de Trish Patrick est réduit, mais le travail total dans le plan a changé. Vous remarquerez également une nouvelle icône dans la colonne de l'indicateur pour vous informer que le travail d'affectation a été modifié.

Diminuer la durée de la tâche

Vous pouvez réduire la durée de la tâche (si aucun travail réel n'a été saisi) pour réduire la quantité de travail requise de la ressource, qui est affectée à la réalisation de la tâche. Si le travail réel a été enregistré, vous devez réduire manuellement le travail restant sur la tâche.

Supprimer la ressource surutilisée

Vous pouvez simplement supprimer une affectation de ressource d'une ressource surutilisée.

Niveau des ressources surutilisées

Si les ressources sont surutilisées, vous pouvez utiliser la fonction de nivellement des ressources dans MS Project 2013. Cela fonctionne soit en fractionnant les tâches, soit en ajoutant un délai aux tâches pour garantir que la ressource n'est pas surchargée. Le nivellement peut retarder les dates de fin des tâches individuelles et même la date de fin du projet. Project ne change pas qui est affecté à chaque tâche, travail total ou valeurs d'unité d'affectation.

Le premier projet retarde les tâches pour utiliser toute marge disponible. Une fois que la marge devient nulle, MS Project 2013 apporte des modifications en fonction des priorités, des relations de dépendance et des contraintes de tâche (comme une contrainte Terminer au plus tard).

Fixer les priorités

Il est toujours préférable de définir les priorités des tâches (c'est une mesure de l'importance / disponibilité d'une tâche pour le nivellement). Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 1000, en fonction de la quantité de contrôle que vous souhaitez dans le processus de nivellement. Un niveau de priorité de 1000 garantira que MS Project ne nivelle pas une tâche particulière. Par défaut, la priorité est fixée à 500 ou à un niveau de contrôle moyen. Les tâches qui ont une priorité inférieure sont retardées ou divisées avant celles qui ont une priorité plus élevée.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Vous pouvez maintenant ajouter la priorité à chaque tâche selon vos besoins.

Nivellement

Les étapes du processus de nivellement ne sont que quelques-unes, mais il est important de comprendre ce que fait chaque option. Les étapes sont les suivantes -

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Le projet effectue le nivellement et les indicateurs surutilisés sont supprimés (si le nivellement est effectué complètement, cela peut parfois ne pas se produire).

Dans la section suivante, nous examinerons les options de nivellement en détail -

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, essayez d'utiliser le manuel plus souvent. Cela garantira que MS Project 2013 effectue le processus de nivellement uniquement lorsque vous le lui demandez, et non dès qu'une ressource est surutilisée, même si vous ne le souhaitez pas (lorsque vous choisissez l'option Automatique). Par exemple, si une ressource est surutilisée, disons une demi-heure de plus par semaine, de 40 heures à 40,5 heures, vous ne voudriez pas que cela vous dérange en étant automatiquement nivelée.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, choisissez Base jour par jour pour l'option «Rechercher les surutilisations sur une». Cela ne nivellera pas les ressources, mais déterminera quand Project affiche les indicateurs de surutilisation à côté des noms de ressources.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, utilisez les valeurs de nivellement claires avant que la case à cocher de nivellement ne soit cochée. Cela garantira que Project supprime tous les retards de nivellement existants de toutes les tâches et affectations avant le nivellement. Et si vous avez précédemment nivelé le plan, puis ajouté d'autres affectations, vous souhaiterez peut-être que la case à cocher ne soit pas cochée pour vous assurer de ne pas perdre les résultats de nivellement précédents.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Plage de nivellement pour «…….», Vous pouvez choisir Niveler tout le projet. Ici, vous choisissez de niveler le plan entier ou uniquement les affectations comprises dans une plage de dates que vous spécifiez.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Résolution des surutilisations, dans la liste déroulante Ordre de nivellement, vous pouvez choisir Standard. Vous avez 3 options ici -

  • ID onlyL'option ne retarde les tâches qu'en fonction de leur numéro d'identification. Les numéros d'identification numériquement plus élevés (par exemple, 10) seront retardés avant les numéros d'identification numériquement inférieurs. Vous souhaiterez peut-être utiliser cette option lorsque votre plan n'a pas de relations de tâches ou de contraintes.

  • Standard option retarde les tâches en fonction des relations avec les prédécesseurs, des dates de début, des contraintes de tâche, de la marge, de la priorité et des ID.

  • Priority, standard option examine la valeur de priorité de la tâche avant les autres critères standard (la priorité de la tâche est un classement numérique compris entre 0 et 1000).

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Résolution des surutilisations, vous disposez de plusieurs options que vous pouvez sélectionner. Ceux-ci sont expliqués comme suit -

  • Level only within available slack.La sélection de cette case à cocher empêcherait Project de prolonger la date de fin du plan. MS Project n'utilisera que la marge de manœuvre disponible dans le calendrier existant, ce qui pourrait signifier que les surutilisations de ressources pourraient ne pas être entièrement résolues.

  • Leveling can adjust individual assignments.La sélection de cette case à cocher permet à Project d'ajouter un délai de nivellement (ou de fractionner le travail sur les affectations si le nivellement peut créer des fractionnements dans le travail restant est également sélectionné) indépendamment de toute autre ressource affectée à la même tâche. Cela peut entraîner le démarrage et la fin du travail des ressources sur une tâche à des moments différents.

  • Leveling can create splits in remaining work checkbox. Cela permet à Project de fractionner le travail sur une tâche (ou sur une affectation si le nivellement peut ajuster les affectations individuelles sur une tâche est également sélectionné) afin de résoudre la surutilisation.

  • Level manually scheduled tasks. Cette sélection permet à Project de niveler une tâche planifiée manuellement comme il le ferait pour une tâche planifiée automatiquement.

Vérifier le coût du plan

Les types de coûts dans le cycle de vie d'un projet comprennent:

  • Baseline costs - Tous les coûts planifiés enregistrés dans le plan de base.

  • Actual costs - Coûts engagés pour des tâches, des ressources ou des affectations.

  • Remaining costs - Différence entre les coûts de base / actuels et les coûts réels.

  • Current costs- Lorsque les plans sont modifiés en raison de l'attribution ou de la suppression de ressources, ou de l'ajout ou de la soustraction de tâches, MS Project 2013 recalculera tous les coûts. Cela apparaîtra sous les champs intitulés Coût ou Coût total. Si vous avez commencé à suivre le coût réel, il inclura le coût réel + le coût restant par tâche.

Méthode 1

Vous pouvez afficher les valeurs de coût du plan dans la boîte de dialogue Statistiques du projet.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Méthode 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.