MS Project - Rapports d'état

Après avoir créé un plan de projet et des lignes de base, le projet commence. À ce stade, le chef de projet se concentrerait sur la collecte, le suivi, l'analyse des performances du projet et la mise à jour de l'état du projet en communiquant avec les parties prenantes.

Lorsqu'il y a une différence entre ce qui est prévu et la performance réelle du projet, on parle de Variance. La variance est principalement mesurée en termes de temps et de coût.

Slippage des tâches

Il existe plusieurs façons d'afficher la tâche avec variance.

Méthode 1: vue graphique par suivi de Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

En comparant les barres de Gantt actuellement planifiées avec les barres de Gantt de base, vous pouvez voir quelles tâches ont démarré plus tard que prévu ou ont pris plus de temps à se terminer.

Méthode 2: Vue graphique par détail Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Méthode 3: Table de variance

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Méthode 4: filtres

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 filtrera la liste des tâches pour n'afficher que les tâches filtrées dans ce processus. Donc, si vous sélectionnez Slipping Task, vous n'afficherez que les tâches incomplètes. Toute tâche déjà terminée n'apparaîtra pas.

Coûts des tâches

Pour examiner les coûts dans le cycle de vie d'un projet, vous devez être conscient de ces termes et de leur signification dans MS Project 2013 -

  • Baseline costs - Tous les coûts planifiés enregistrés dans le plan de base.

  • Actual costs - Les coûts engagés pour des tâches, des ressources ou des affectations.

  • Remaining costs - Différence entre les coûts de base / actuels et les coûts réels.

  • Current costs- Lorsque les plans sont modifiés en raison de l'attribution ou de la suppression de ressources, ou de l'ajout ou de la soustraction de tâches, MS Project 2013 recalculera tous les coûts. Cela apparaîtra sous les champs intitulés Coût ou Coût total. Si vous avez commencé à suivre le coût réel, il inclura le coût réel + le coût restant (tâche non terminée) par tâche.

  • Variance - Différence entre le coût de référence et le coût total (coût actuel ou planifié).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Vous pourrez voir toutes les informations pertinentes. Vous pouvez également utiliser des filtres pour voir les tâches qui ont dépassé le budget.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Coût des ressources

Pour certaines organisations, les coûts des ressources sont les coûts primaires, et parfois le seul coût, ils doivent donc être surveillés de près.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Nous pouvons trier la colonne Coût pour voir quelles ressources sont les plus et les moins coûteuses.

Cliquez sur la flèche de filtre automatique dans l'en-tête de la colonne Coût, lorsque le menu déroulant apparaît, cliquez sur Trier du plus grand au plus petit.

Vous pouvez utiliser la fonction de filtre automatique pour chacune des colonnes.En triant la colonne Variance, vous pourrez voir le modèle de variance.

Rapport de projet

Project 2013 est livré avec un ensemble de rapports et de tableaux de bord prédéfinis. Vous trouverez tous ces éléments dans l'onglet Rapport. Vous pouvez également créer et personnaliser des rapports graphiques pour votre projet.

Rapports du tableau de bord

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Rapports de ressources

Click Report → View Reports group → Resources.

Rapports de coûts

Click Report → View Reports group → Costs.

Rapports d'étape

Click Report → View Reports group → In Progress.

Rapports personnalisés

Click Report → View Reports group → New Report.

Il existe quatre options.

  • Blank- Crée une toile vierge. Utilisez l'onglet Outils de rapport - Conception pour ajouter des graphiques, des tableaux, du texte et des images.

  • Chart- Crée un graphique comparant le travail réel, le travail restant et le travail par défaut. Utilisez le volet Liste des champs pour sélectionner différents champs à comparer. L'apparence du graphique peut être modifiée en cliquant sur les onglets Outils de graphique, Conception et Mise en page.

  • Table- Crée une table. Utilisez le volet Liste des champs pour choisir les champs à afficher dans le tableau (Nom, Début, Fin et% achevé apparaissent par défaut). La zone de niveau hiérarchique vous permet de sélectionner le nombre de niveaux dans la structure du projet que le tableau doit afficher. L'apparence du tableau peut être modifiée en cliquant sur les onglets Outils de tableau, Conception et Mise en page.

  • Comparison- Crée deux graphiques côte à côte. Les graphiques auront les mêmes données au début. Vous pouvez cliquer sur l'un des graphiques et sélectionner les données souhaitées dans le volet Liste des champs pour commencer à les différencier.