Importer des données dans Excel
Vous devrez peut-être utiliser des données provenant de diverses sources pour l'analyse. Dans Excel, vous pouvez importer des données à partir de différentes sources de données. Certaines des sources de données sont les suivantes -
- Base de données Microsoft Access
- Page Web
- Fichier texte
- Table SQL Server
- Cube d'analyse SQL Server
- Fichier XML
Vous pouvez importer un nombre illimité de tables simultanément à partir d'une base de données.
Importation de données à partir de la base de données Microsoft Access
Nous apprendrons comment importer des données depuis la base de données MS Access. Suivez les étapes ci-dessous -
Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 3 - Cliquez From Accessdans le groupe Obtenir des données externes. leSelect Data Source la boîte de dialogue apparaît.
Step 4- Sélectionnez le fichier de base de données Access que vous souhaitez importer. Les fichiers de base de données Access auront l'extension .accdb.
La boîte de dialogue Sélectionner une table s'affiche et affiche les tables présentes dans la base de données Access. Vous pouvez soit importer toutes les tables de la base de données à la fois, soit importer uniquement les tables sélectionnées en fonction de vos besoins d'analyse de données.
Step 5 - Cochez la case Activer la sélection de plusieurs tables et sélectionnez toutes les tables.
Step 6- Cliquez sur OK. leImport Data la boîte de dialogue apparaît.
Comme vous le constatez, vous disposez des options suivantes pour afficher les données que vous importez dans votre classeur -
- Table
- Rapport de tableau croisé dynamique
- PivotChart
- Rapport Power View
Vous avez également une option - only create connection. En outre, le rapport de tableau croisé dynamique est sélectionné par défaut.
Excel vous donne également les options pour mettre les données dans votre classeur -
- Feuille de calcul existante
- Nouvelle feuille de calcul
Vous trouverez une autre case à cocher sélectionnée et désactivée - Add this data to the Data Model. Chaque fois que vous importez des tables de données dans votre classeur, elles sont automatiquement ajoutées au modèle de données de votre classeur. Vous en apprendrez plus sur le modèle de données dans les chapitres suivants.
Vous pouvez essayer chacune des options pour afficher les données que vous importez et vérifier comment les données apparaissent dans votre classeur -
Si vous sélectionnez Table, L'option de feuille de calcul existante est désactivée, New worksheetL'option est sélectionnée et Excel crée autant de feuilles de calcul que le nombre de tables que vous importez à partir de la base de données. Les tableaux Excel apparaissent dans ces feuilles de calcul.
Si vous sélectionnez PivotTable Report, Excel importe les tables dans le classeur et crée un tableau croisé dynamique vide pour analyser les données dans les tables importées. Vous avez la possibilité de créer le tableau croisé dynamique dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.
Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs de tableau croisé dynamique, ainsi que les champs de chaque table.
Si vous sélectionnez PivotChart, Excel importe les tables dans le classeur et crée un graphique croisé dynamique vide pour afficher les données dans les tables importées. Vous avez la possibilité de créer le graphique croisé dynamique dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.
Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs de graphique croisé dynamique, ainsi que les champs de chaque table.
Si vous sélectionnez Power View Report, Excel importe les tables dans le classeur et crée un rapport Power View dans une nouvelle feuille de calcul. Vous apprendrez à utiliser Power View Reports pour analyser les données dans les chapitres suivants.
Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs du rapport Power View, ainsi que les champs de chaque table.
Si vous sélectionnez l'option - Only Create Connection, une connexion de données sera établie entre la base de données et votre classeur. Aucun tableau ni rapport n'apparaît dans le classeur. Cependant, les tables importées sont ajoutées par défaut au modèle de données dans votre classeur.
Vous devez choisir l'une de ces options en fonction de votre intention d'importer des données pour l'analyse des données. Comme vous l'avez observé ci-dessus, quelle que soit l'option que vous avez choisie, les données sont importées et ajoutées au modèle de données dans votre classeur.
Importation de données à partir d'une page Web
Parfois, vous devrez peut-être utiliser les données actualisées sur un site Web. Vous pouvez importer des données d'une table sur un site Web dans Excel.
Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 3 - Cliquez From Web dans le Get External Datagroupe. leNew Web Query la boîte de dialogue apparaît.
Step 4 - Entrez l'URL du site Web à partir duquel vous souhaitez importer des données, dans la case à côté de Adresse et cliquez sur Aller.
Step 5- Les données sur le site Web apparaissent. Il y aura des icônes de flèche jaune à côté des données de table qui peuvent être importées.
Step 6- Cliquez sur les icônes jaunes pour sélectionner les données que vous souhaitez importer. Cela transforme les icônes jaunes en cases vertes avec une coche, comme illustré dans la capture d'écran suivante.
Step 7 - Cliquez sur le bouton Importer après avoir sélectionné ce que vous voulez.
le Import Data la boîte de dialogue apparaît.
Step 8 - Spécifiez où vous souhaitez placer les données et cliquez sur OK.
Step 9 - Organisez les données pour une analyse et / ou une présentation plus approfondie.
Copier-coller des données depuis le Web
Une autre façon d'obtenir des données à partir d'une page Web consiste à copier et coller les données requises.
Step 1 - Insérez une nouvelle feuille de calcul.
Step 2 - Copiez les données de la page Web et collez-les sur la feuille de calcul.
Step 3 - Créez un tableau avec les données collées.
Importation de données à partir d'un fichier texte
Si vous avez des données dans .txt ou .csv ou .prnfichiers, vous pouvez importer des données à partir de ces fichiers en les traitant comme des fichiers texte. Suivez les étapes ci-dessous -
Step 1 - Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Excel.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 3 - Cliquez From Textdans le groupe Obtenir des données externes. leImport Text File la boîte de dialogue apparaît.
Tu peux voir ça .prn, .txt and .csv les fichiers texte d'extension sont acceptés.
Step 4- Sélectionnez le fichier. Le nom de fichier sélectionné apparaît dans la zone Nom de fichier. Le bouton Ouvrir se transforme en bouton Importer.
Step 5 - Cliquez sur le bouton Importer. Text Import Wizard – Step 1 of 3 la boîte de dialogue apparaît.
Step 6 - Cliquez sur l'option Delimited pour choisir le type de fichier et cliquez sur Suivant.
le Text Import Wizard – Step 2 of 3 la boîte de dialogue apparaît.
Step 7 - Sous Délimiteurs, sélectionnez Other.
Step 8- Dans la zone à côté de Autre, saisissez | (C'est le délimiteur dans le fichier texte que vous importez).
Step 9 - Cliquez sur Suivant.
le Text Import Wizard – Step 3 of 3 la boîte de dialogue apparaît.
Step 10 - Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez définir le format des données de colonne pour chacune des colonnes.
Step 11- Après avoir terminé le formatage des données des colonnes, cliquez sur Terminer. leImport Data la boîte de dialogue apparaît.
Vous observerez ce qui suit -
Le tableau est sélectionné pour l'affichage et est grisé. La table est la seule option d'affichage dont vous disposez dans ce cas.
Vous pouvez placer les données dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.
Vous pouvez sélectionner ou non la case à cocher Ajouter ces données au modèle de données.
Cliquez sur OK après avoir fait les choix.
Les données apparaissent sur la feuille de calcul que vous avez spécifiée. Vous avez importé des données d'un fichier texte dans un classeur Excel.
Importation de données à partir d'un autre classeur
Vous devrez peut-être utiliser des données d'un autre classeur Excel pour votre analyse de données, mais quelqu'un d'autre peut gérer l'autre classeur.
Pour obtenir des données à jour à partir d'un autre classeur, établissez une connexion de données avec ce classeur.
Step 1 - Cliquez DATA > Connections dans le groupe Connexions sur le ruban.
le Workbook Connections la boîte de dialogue apparaît.
Step 2- Cliquez sur le bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Connexions du classeur. leExisting Connections la boîte de dialogue apparaît.
Step 3 - Cliquez Browse for More…bouton. leSelect Data Source la boîte de dialogue apparaît.
Step 4 - Cliquez sur le New Source button. leData Connection Wizard la boîte de dialogue apparaît.
Step 5 - Sélectionnez Other/Advanceddans la liste des sources de données et cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue Propriétés de liaison de données s'affiche.
Step 6 - Définissez les propriétés de la liaison de données comme suit -
Clique le Connection languette.
Cliquez sur Utiliser le nom de la source de données.
Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Excel Files dans la liste déroulante.
Cliquez sur OK.
le Select Workbook la boîte de dialogue apparaît.
Step 7- Accédez à l'emplacement où se trouve le classeur à importer. Cliquez sur OK.
le Data Connection Wizard La boîte de dialogue apparaît avec Sélectionner la base de données et la table.
Note- Dans ce cas, Excel traite chaque feuille de calcul importée comme un tableau. Le nom de la table sera le nom de la feuille de calcul. Donc, pour avoir des noms de table significatifs, nommez / renommez les feuilles de calcul comme il convient.
Step 8- Cliquez sur Suivant. leData Connection Wizard La boîte de dialogue apparaît avec Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer.
Step 9- Cliquez sur le bouton Terminer. leSelect Table la boîte de dialogue apparaît.
Comme vous le constatez, Nom est le nom de la feuille de calcul importé sous le type TABLE. Cliquez sur OK.
La connexion de données avec le classeur que vous avez choisi sera établie.
Importation de données à partir d'autres sources
Excel vous offre des options pour choisir diverses autres sources de données. Vous pouvez importer des données à partir de ces derniers en quelques étapes.
Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 3 - Cliquez From Other Sources dans le groupe Obtenir des données externes.
Une liste déroulante avec diverses sources de données apparaît.
Vous pouvez importer des données de l'une de ces sources de données dans Excel.
Importation de données à l'aide d'une connexion existante
Dans une section précédente, vous avez établi une connexion de données avec un classeur.
Maintenant, vous pouvez importer des données en utilisant cette connexion existante.
Step 1 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 2 - Cliquez Existing Connectionsdans le groupe Obtenir des données externes. La boîte de dialogue Connexions existantes s'affiche.
Step 3 - Sélectionnez la connexion à partir de laquelle vous souhaitez importer les données et cliquez sur Ouvrir.
Renommer les connexions de données
Cela sera utile si les connexions de données que vous avez dans votre classeur ont des noms significatifs pour faciliter la compréhension et la localisation.
Step 1 - Aller à DATA > Connectionssur le ruban. leWorkbook Connections la boîte de dialogue apparaît.
Step 2 - Sélectionnez la connexion que vous souhaitez renommer et cliquez sur Propriétés.
le Connection Propertiesla boîte de dialogue apparaît. Le nom actuel apparaît dans la zone Nom de la connexion -
Step 3- Modifiez le nom de la connexion et cliquez sur OK. La connexion de données portera le nouveau nom que vous avez donné.
Actualisation d'une connexion de données externe
Lorsque vous connectez votre classeur Excel à une source de données externe, comme vous l'avez vu dans les sections ci-dessus, vous souhaitez conserver les données de votre classeur à jour en reflétant les modifications apportées à la source de données externe de temps en temps.
Vous pouvez le faire en actualisant les connexions de données que vous avez établies avec ces sources de données. Chaque fois que vous actualisez la connexion de données, vous voyez les modifications de données les plus récentes de cette source de données, y compris tout ce qui est nouveau, modifié ou supprimé.
Vous pouvez actualiser uniquement les données sélectionnées ou toutes les connexions de données dans le classeur à la fois.
Step 1 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
Step 2 - Cliquez Refresh All dans le groupe Connexions.
Comme vous le voyez, il existe deux commandes dans la liste déroulante - Actualiser et Actualiser tout.
Si vous cliquez sur Refresh, les données sélectionnées dans votre classeur sont mises à jour.
Si vous cliquez sur Refresh All, toutes les connexions de données à votre classeur sont mises à jour.
Mise à jour de toutes les connexions de données dans le classeur
Vous pouvez avoir plusieurs connexions de données à votre classeur. Vous devez les mettre à jour de temps en temps pour que votre classeur ait accès aux données les plus récentes.
Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données sur le ruban.
Step 3 - Cliquez sur Tout rafraîchir dans le groupe Connexions.
Step 4- Sélectionnez Tout rafraîchir dans la liste déroulante. Toutes les connexions de données dans le classeur seront mises à jour.
Actualiser automatiquement les données lors de l'ouverture d'un classeur
Vous souhaiterez peut-être avoir accès aux données récentes des connexions de données à votre classeur chaque fois que votre classeur est ouvert.
Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données.
Step 3 - Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions.
La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.
Step 4- Cliquez sur le bouton Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés de la connexion s'affiche.
Step 5 - Cliquez sur l'onglet Utilisation.
Step 6 - Cochez l'option - Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier.
Vous avez également une autre option - Remove data from the external data range before saving the workbook. Vous pouvez utiliser cette option pour enregistrer le classeur avec la définition de requête mais sans les données externes.
Step 7- Cliquez sur OK. Chaque fois que vous ouvrez votre classeur, les données à jour seront chargées dans votre classeur.
Actualiser automatiquement les données à intervalles réguliers
Vous utilisez peut-être votre classeur en le gardant ouvert plus longtemps. Dans un tel cas, vous souhaiterez peut-être que les données soient régulièrement actualisées sans aucune intervention de votre part.
Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.
Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données sur le ruban.
Step 3 - Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions.
La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.
Step 4 - Cliquez sur le bouton Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la connexion s'affiche. Définissez les propriétés comme suit -
Clique le Usage languette.
Cochez l'option Refresh every.
Entrez 60 comme nombre de minutes entre chaque opération d'actualisation et cliquez sur OK.
Vos données seront automatiquement actualisées toutes les 60 minutes. (c'est-à-dire toutes les une heure).
Activation de l'actualisation en arrière-plan
Pour les ensembles de données très volumineux, envisagez d'exécuter une actualisation en arrière-plan. Cela vous rend le contrôle d'Excel au lieu de vous faire attendre plusieurs minutes ou plus pour que l'actualisation se termine. Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous exécutez une requête en arrière-plan. Cependant, pendant ce temps, vous ne pouvez pas exécuter de requête pour tout type de connexion qui récupère des données pour le modèle de données.
Cliquez dans n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.
Cliquez sur l'onglet Données.
Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions. La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.
Cliquez sur le bouton Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la connexion s'affiche. Cliquez sur l'onglet Utilisation. Les options de contrôle de rafraîchissement apparaissent.
- Cliquez sur Activer l'actualisation de l'arrière-plan.
- Cliquez sur OK. L'actualisation en arrière-plan est activée pour votre classeur.