Excel Power Pivot - Chargement de données

Dans ce chapitre, nous allons apprendre à charger des données dans Power Pivot.

Vous pouvez charger des données dans Power Pivot de deux manières:

  • Chargez des données dans Excel et ajoutez-les au modèle de données

  • Chargez directement les données dans PowerPivot, en remplissant le modèle de données, qui est la base de données PowerPivot.

Si vous voulez les données pour Power Pivot, faites-le de la deuxième façon, sans même qu'Excel le sache. En effet, vous ne chargerez les données qu'une seule fois, au format hautement compressé. Pour comprendre l'ampleur de la différence, supposons que vous chargez des données dans Excel en les ajoutant d'abord au modèle de données, la taille du fichier est de 10 Mo.

Si vous chargez des données dans PowerPivot, et donc dans le modèle de données en ignorant l'étape supplémentaire d'Excel, la taille de votre fichier peut être inférieure à 1 Mo seulement.

Sources de données prises en charge par Power Pivot

Vous pouvez importer des données dans le modèle de données Power Pivot à partir de diverses sources de données ou établir des connexions et / ou utiliser les connexions existantes. Power Pivot prend en charge les sources de données suivantes -

  • Base de données relationnelle SQL Server

  • Base de données Microsoft Access

  • Services d'analyse SQL Server

  • SQL Server Reporting Services (SQL 2008 R2)

  • Flux de données ATOM

  • Fichiers texte

  • Microsoft SQL Azure

  • Oracle

  • Teradata

  • Sybase

  • Informix

  • IBM DB2

  • Liaison d'objets et intégration de base de données / connectivité de base de données ouverte

  • (OLEDB / ODBC) sources

  • Fichier Microsoft Excel

  • Fichier texte

Chargement des données directement dans PowerPivot

Pour charger des données directement dans Power Pivot, procédez comme suit:

  • Ouvrez un nouveau classeur.

  • Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.

  • Cliquez sur Gérer dans le groupe Modèle de données.

La fenêtre PowerPivot s'ouvre. Vous avez maintenant deux fenêtres: la fenêtre du classeur Excel et la fenêtre PowerPivot pour Excel qui est connectée à votre classeur.

  • Clique le Home dans la fenêtre PowerPivot.

  • Cliquez sur From Database dans le groupe Obtenir des données externes.

  • Sélectionner From Access.

L'assistant d'importation de table apparaît.

  • Accédez au fichier de base de données Access.

  • Fournissez un nom de connexion convivial.

  • Si la base de données est protégée par mot de passe, renseignez également ces informations.

Clique le Next→ bouton. L'assistant d'importation de table affiche les options permettant de choisir le mode d'importation des données.

Cliquez sur Sélectionner dans une liste de tables et de vues pour choisir les données à importer.

Clique le Next→ bouton. L'Assistant d'importation de table affiche les tables et les vues de la base de données Access que vous avez sélectionnée.

Cochez la case Médailles.

Comme vous pouvez le constater, vous pouvez sélectionner les tables en cochant les cases, prévisualiser et filtrer les tables avant de les ajouter au tableau croisé dynamique et / ou sélectionner les tables associées.

Clique le Preview & Filter bouton.

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez sélectionner des colonnes spécifiques en cochant les cases dans les étiquettes de colonne, filtrer les colonnes en cliquant sur la flèche déroulante dans l'étiquette de colonne pour sélectionner les valeurs à inclure.

  • Cliquez sur OK.

  • Clique le Select Related Tables bouton.

  • Power Pivot vérifie quelles autres tables sont liées à la table Médailles sélectionnée, s'il existe une relation.

Vous pouvez voir que Power Pivot a constaté que la table Disciplines est liée à la table Médailles et l'a sélectionnée. Cliquez sur Terminer.

L'assistant d'importation de table s'affiche - Importinget affiche l'état de l'importation. Cela prendra quelques minutes et vous pourrez arrêter l'importation en cliquant sur le boutonStop Import bouton.

Une fois les données importées, l'assistant d'importation de table affiche - Successet affiche les résultats de l'importation comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Cliquez sur Fermer.

Power Pivot affiche les deux tables importées dans deux onglets.

Vous pouvez faire défiler les enregistrements (lignes du tableau) en utilisant le Record flèches sous les onglets.

Assistant d'importation de table

Dans la section précédente, vous avez appris à importer des données depuis Access via l'assistant d'importation de table.

Notez que les options de l'assistant d'importation de table changent en fonction de la source de données sélectionnée pour se connecter. Vous voudrez peut-être savoir quelles sources de données vous pouvez choisir.

Cliquez sur From Other Sources dans la fenêtre Power Pivot.

L'assistant d'importation de table - Connect to a Data Sourceapparaît. Vous pouvez soit créer une connexion à une source de données, soit en utiliser une qui existe déjà.

Vous pouvez faire défiler la liste des connexions dans l'Assistant Importation de table pour connaître les connexions de données compatibles avec Power Pivot.

  • Faites défiler les fichiers texte.

  • Sélectionner Excel File.

  • Clique le Next→ bouton. L'assistant d'importation de table affiche - Se connecter à un fichier Microsoft Excel.

  • Accédez au fichier Excel dans la zone Chemin du fichier Excel.

  • Cochez la case - Use first row as column headers.

  • Clique le Next→ bouton. L'assistant d'importation de table affiche -Select Tables and Views.

  • Cochez la case Product Catalog$. Clique leFinish bouton.

Vous verrez ce qui suit Successmessage. Cliquez sur Fermer.

Vous avez importé une table et vous avez également créé une connexion au fichier Excel qui contient plusieurs autres tables.

Ouverture de connexions existantes

Une fois que vous avez établi une connexion à une source de données, vous pouvez l'ouvrir plus tard.

Cliquez sur Connexions existantes dans la fenêtre PowerPivot.

La boîte de dialogue Connexions existantes s'affiche. Sélectionnez Excel Sales Data dans la liste.

Cliquez sur le bouton Ouvrir. L'assistant d'importation de table apparaît et affiche les tables et les vues.

Sélectionnez les tables que vous souhaitez importer et cliquez sur Finish.

Les cinq tables sélectionnées seront importées. Cliquez surClose.

Vous pouvez voir que les cinq tables sont ajoutées au Power Pivot, chacune dans un nouvel onglet.

Création de tables liées

Les tables liées sont un lien en direct entre la table dans Excel et la table dans le modèle de données. Les mises à jour de la table dans Excel mettent automatiquement à jour les données de la table de données dans le modèle.

Vous pouvez lier le tableau Excel à Power Pivot en quelques étapes comme suit -

  • Créez un tableau Excel avec les données.

  • Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.

  • Cliquez sur Add to Data Model dans le groupe Tables.

Le tableau Excel est lié au tableau de données correspondant dans PowerPivot.

Vous pouvez voir que les outils de tableau avec l'onglet - Table liée sont ajoutés à la fenêtre Power Pivot. Si vous cliquez surGo to Excel Table, vous basculerez vers la feuille de calcul Excel. Si vous cliquez surManage, vous reviendrez à la table liée dans la fenêtre Power Pivot.

Vous pouvez mettre à jour la table liée automatiquement ou manuellement.

Notez que vous ne pouvez lier un tableau Excel que s'il est présent dans le classeur avec Power Pivot. Si vous avez des tableaux Excel dans un classeur distinct, vous devez les charger comme expliqué dans la section suivante.

Chargement à partir de fichiers Excel

Si vous souhaitez charger les données à partir de classeurs Excel, gardez à l'esprit ce qui suit:

  • Power Pivot considère l'autre classeur Excel comme une base de données et seules les feuilles de calcul sont importées.

  • Power Pivot charge chaque feuille de calcul sous forme de tableau.

  • Power Pivot ne peut pas reconnaître les tables individuelles. Par conséquent, Power Pivot ne peut pas reconnaître s'il existe plusieurs tables sur une feuille de calcul.

  • Power Pivot ne peut pas reconnaître les informations supplémentaires autres que le tableau d'une feuille de calcul.

Par conséquent, conservez chaque tableau dans une feuille de calcul distincte.

Une fois que vos données dans le classeur sont prêtes, vous pouvez importer les données comme suit -

  • Cliquez sur From Other Sources dans le groupe Obtenir des données externes dans la fenêtre Power Pivot.

  • Procédez comme indiqué dans la section - Assistant d'importation de table.

Voici les différences entre les tableaux Excel liés et les tableaux Excel importés -

  • Les tables liées doivent se trouver dans le même classeur Excel dans lequel la base de données Power Pivot est stockée. Si les données existent déjà dans d'autres classeurs Excel, il est inutile d'utiliser cette fonctionnalité.

  • La fonction d'importation Excel vous permet de charger des données à partir de différents classeurs Excel.

  • Le chargement de données à partir d'un classeur Excel ne crée pas de lien entre les deux fichiers. Power Pivot crée uniquement une copie des données lors de l'importation.

  • Lorsque le fichier Excel d'origine est mis à jour, les données dans Power Pivot ne sont pas actualisées. Vous devez définir le mode de mise à jour sur automatique ou mettre à jour les données manuellement, dans l'onglet Table liée de la fenêtre Power Pivot.

Chargement à partir de fichiers texte

L'un des styles de représentation de données les plus courants est le format connu sous le nom de valeurs séparées par des virgules (csv). Chaque ligne / enregistrement de données est représenté par une ligne de texte, dans laquelle les colonnes / champs sont séparés par des virgules. De nombreuses bases de données offrent la possibilité d'enregistrer dans un fichier au format csv.

Si vous souhaitez charger un fichier csv dans Power Pivot, vous devez utiliser l'option Fichier texte. Supposons que vous ayez le fichier texte suivant au format csv -

  • Cliquez sur l'onglet PowerPivot.

  • Cliquez sur l'onglet Accueil dans la fenêtre PowerPivot.

  • Cliquez sur From Other Sourcesdans le groupe Obtenir des données externes. L'assistant d'importation de table apparaît.

  • Faites défiler jusqu'à Fichiers texte.

  • Cliquez sur Fichier texte.

  • Clique le Next→ bouton. L'assistant d'importation de table apparaît avec l'écran - Se connecter à un fichier plat.

  • Accédez au fichier texte dans la zone Chemin du fichier. Les fichiers csv ont généralement la première ligne représentant les en-têtes de colonne.

  • Cochez la case Utiliser la première ligne comme en-tête de colonne, si la première ligne a des en-têtes.

  • Dans la zone Séparateur de colonnes, la valeur par défaut est Virgule (,), mais dans le cas où votre fichier texte a un autre opérateur tel que Tabulation, Point-virgule, Espace, Deux-points ou Barre verticale, choisissez cet opérateur.

Comme vous pouvez le constater, il existe un aperçu de votre table de données. Cliquez sur Terminer.

Power Pivot crée la table de données dans le modèle de données.

Chargement à partir du presse-papiers

Supposons que vous ayez des données dans une application qui ne sont pas reconnues par Power Pivot en tant que source de données. Pour charger ces données dans Power Pivot, vous avez deux options -

  • Copiez les données dans un fichier Excel et utilisez le fichier Excel comme source de données pour Power Pivot.

  • Copiez les données afin qu'elles soient dans le Presse-papiers et collez-les dans Power Pivot.

Vous avez déjà appris la première option dans une section précédente. Et cela est préférable à la deuxième option, comme vous le trouverez à la fin de cette section. Cependant, vous devez savoir comment copier des données du Presse-papiers dans Power Pivot.

Supposons que vous ayez des données dans un document Word comme suit -

Word n'est pas une source de données pour Power Pivot. Par conséquent, procédez comme suit -

  • Sélectionnez le tableau dans le document Word.

  • Copiez-le et collez-le dans la fenêtre PowerPivot.

le Paste Preview la boîte de dialogue apparaît.

  • Donnez le nom comme Word-Employee table.

  • Cochez la case Use first row as column headers et cliquez sur OK.

Les données copiées dans le presse-papiers seront collées dans une nouvelle table de données dans Power Pivot, avec l'onglet - Word-Employee table.

Supposons que vous souhaitiez remplacer cette table par un nouveau contenu.

  • Copiez le tableau à partir de Word.

  • Cliquez sur Coller remplacer.

La boîte de dialogue Coller l'aperçu s'affiche. Vérifiez le contenu que vous utilisez pour le remplacement.

Cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le constater, le contenu de la table de données dans Power Pivot est remplacé par le contenu du presse-papiers.

Supposons que vous souhaitiez ajouter deux nouvelles lignes de données à une table de données. Dans le tableau du document Word, vous avez les deux lignes de nouvelles.

  • Sélectionnez les deux nouvelles lignes.

  • Cliquez sur Copier.

  • Cliquez sur Paste Appenddans la fenêtre Power Pivot. La boîte de dialogue Coller l'aperçu s'affiche.

  • Vérifiez le contenu que vous utilisez pour l'ajouter.

Cliquez sur OK pour continuer.

Comme vous pouvez le constater, le contenu de la table de données dans Power Pivot est ajouté au contenu du Presse-papiers.

Au début de cette section, nous avons dit qu'il était préférable de copier des données dans un fichier Excel et d'utiliser une table liée que de copier à partir du presse-papiers.

Ceci pour les raisons suivantes -

  • Si vous utilisez une table liée, vous connaissez la source des données. En revanche, vous ne saurez pas la source des données ultérieurement ou si elles sont utilisées par une autre personne.

  • Vous avez des informations de suivi dans le fichier Word, par exemple quand les données sont remplacées et quand les données sont ajoutées. Cependant, il n'existe aucun moyen de copier ces informations dans Power Pivot. Si vous copiez d'abord les données dans un fichier Excel, vous pouvez conserver ces informations pour une utilisation ultérieure.

  • Lors de la copie à partir du presse-papiers, si vous souhaitez ajouter des commentaires, vous ne pouvez pas le faire. Si vous copiez d'abord dans un fichier Excel, vous pouvez insérer des commentaires dans votre tableau Excel qui seront liés à Power Pivot.

  • Il n'existe aucun moyen d'actualiser les données copiées à partir du presse-papiers. Si les données proviennent d'une table liée, vous pouvez toujours vous assurer que les données sont mises à jour.

Actualisation des données dans Power Pivot

Vous pouvez actualiser les données importées à partir des sources de données externes à tout moment.

Si vous souhaitez actualiser une seule table de données dans Power Pivot, procédez comme suit:

  • Cliquez sur l'onglet du tableau de données.

  • Cliquez sur Actualiser.

  • Sélectionnez Actualiser dans la liste déroulante.

Si vous souhaitez actualiser toutes les tables de données dans Power Pivot, procédez comme suit:

  • Cliquez sur le bouton Actualiser.

  • Sélectionnez Tout actualiser dans la liste déroulante.