Les compétences de base
La chose la plus importante à propos d'être un adjoint de direction est un engagement fort envers le poste. En d'autres termes, il doit y avoir un fort désir de réussir. En tant que candidat, la personne doit être disposée à améliorer constamment ses performances et à ajouter de nouvelles capacités.
Les exigences du poste ne cessent de changer avec l'avènement des nouvelles technologies et pratiques commerciales, de sorte que les adjoints de direction devraient être adaptive, flexible and inquisitive. Une grande partie du soutien fourni par un assistant exécutif est presque invisible car il / elle travaille sans aucune supervision, il n'y a donc pas de rapports de performance qu'un assistant doit soumettre.
Le seul critère de leur performance est la façon dont ils facilitent la vie de leurs patrons, certaines de leurs principales responsabilités sont indiquées ci-dessous -
Les tenir informés de tous les détails
Assurer leur présence dans tous les événements importants
Anticiper leurs besoins
Prioriser leur travail et leurs autres engagements
Gérer le flux de travail quotidien.
Outre les responsabilités susmentionnées, au total, il existe neuf compétences de base dans lesquelles chaque assistant exécutif doit être bon, qui sont énumérées ci-dessous:
Compétences adaptatives
Est flexible aux changements et s'ajuste en conséquence.
A une attitude positive envers le travail, quelle que soit la nature du travail.
Peut gérer et prioriser de nombreuses priorités conflictuelles de manière calme
Compétences organisationnelles
Sait comment utiliser au mieux le temps.
Sait répartir le temps selon les tâches à accomplir.
Sait utiliser l'espace de bureau et organiser la paperasse.
Compétences en gestion des tâches
Anticiper les besoins et y répondre.
Assurer la réalisation des projets cruciaux dans les délais impartis.
Équilibre de nombreuses priorités et conçoit un flux de travail approprié.
Être capable de prévoir les problèmes et de prendre des mesures préventives.
Compétences en communication
Écoute et travaille activement pour améliorer ces compétences.
Écrit des phrases bien arrondies dans un langage professionnel sans erreurs.
Parle avec confiance et envoie des messages clairs et faciles à comprendre.
Sait utiliser des compétences orales et écrites pour transmettre un message positif.
Compétences en service à la clientèle
Répond aux demandes de manière opportune et professionnelle.
Est au courant des derniers développements concernant l'activité du client.
Interagit de manière formelle et professionnelle avec les clients et collègues.
Compétences en concepts commerciaux
Connaît les principes commerciaux fondamentaux.
Connaît le comportement organisationnel et l'a démontré.
Comprend l'industrie globale et le fonctionnement de l'entreprise.
Compétences de joueur d'équipe
Aime être considéré comme un membre d'équipe compétent.
Donne de l'importance aux objectifs du groupe et participe en conséquence.
Est prêt à être un soutien de remplacement pour les autres personnes travaillant avec le gestionnaire.
Compétences informatiques / techniques
Affiche sa maîtrise de l’équipement de bureau standard.
Affiche une maîtrise de l'utilisation d'ordinateurs, de périphériques et d'accessoires.
Démontre des compétences avancées en s'adaptant rapidement aux nouvelles technologies.
Compétences de jugement
Démontre une bonne prise de décision et des capacités de jugement équitables.
Renvoie les problèmes à l'autorité appropriée si nécessaire.
Fonctionne efficacement indépendamment d'une supervision ou d'une direction constante.
Ces neuf compétences de base ne sont pas faciles à cultiver en quelques jours, il est donc clair maintenant que la liste des choses qu'un adjoint exécutif devrait faire est exhaustive. Le rôle d'un adjoint exécutif n'est jamais facile; il n'y a parfois pas de moment de repos. Dans ces cas, il est impératif que la personne conserve une attitude positive et une concentration inébranlable sur le travail. Ce travail est beaucoup plus important que la somme de ses parties.