Coaching adjoint exécutif - Guide rapide

À vrai dire, le travail d'assistant exécutif ne s'accompagne pas de l'argent et du glamour habituels, ce qui est une énorme incitation pour ceux qui veulent faire carrière en côtoyant les riches et les gens qui réussissent. Cependant, c'est exactement ainsi que ce type de profil d'emploi apparaît à un étranger.

Le travail d'un adjoint de direction est bien plus - il s'agit d'apporter un soutien précieux à une personne et à son organisation, ce qui rend le travail d'un adjoint de direction unique. Pour qu'un individu réussisse dans cette carrière, il faut une pratique à long terme des compétences uniques associées à ce profil. Ce travail n'est pas toujours facile et amusant comme cela peut paraître, mais l'expérience peut être enrichissante.

Les adjoints de direction doivent assurer la coordination avec plusieurs membres du personnel et superviser toutes les fonctions administratives cruciales dans le cadre de leur soutien quotidien à leur patron. Leur travail consiste à faire en sorte que leur gestionnaire utilise au mieux son temps, tandis que le travail et les responsabilités sont exécutés de manière efficace.

Ces adjoints de direction aident à créer de la valeur pour l'entreprise en soutenant leurs gestionnaires et en facilitant leur travail. Ils agissent comme les organisateurs de leurs patrons. Ils mémorisent les rendez-vous, se coordonnent avec les équipes et synchronisent les événements, afin que les tâches soient traitées de manière systématique.

Le travail d'assistant exécutif comporte de nombreux défis et de nombreuses opportunités de carrière. C'est un travail sain, en ce sens qu'il n'y a pas de «choix». Le bien vient avec le mauvais dans ce travail, et si certains le trouveront fascinant et stimulant, d'autres peuvent le comprendre à tort comme un travail ennuyeux et ennuyeux.

Il existe de nombreux cas d'assistants de direction aimant tellement leur travail qu'ils veulent rester assistants de direction jusqu'au jour de leur retraite. Ils voient le travail d'un adjoint exécutif comme une récompense qu'ils estiment avoir méritée pour l'excellence de leurs compétences en gestion des personnes.

Selon la façon dont vous abordez le travail, grandement aidé par votre expérience antérieure de travail administratif, vous trouverez beaucoup de points positifs sur ce travail qui peuvent faire évoluer la carrière de quelqu'un plus rapidement que toute autre plateforme possible. C'est le seul travail qui vous donne l'opportunité de travailler avec les propriétaires de l'entreprise, ce qui n'est pas mal pour quelqu'un qui veut avoir une forte croissance dans sa carrière, n'est-ce pas?

La chose la plus importante à propos d'être un adjoint de direction est un engagement fort envers le poste. En d'autres termes, il doit y avoir un fort désir de réussir. En tant que candidat, la personne doit être disposée à améliorer constamment ses performances et à ajouter de nouvelles capacités.

Les exigences du poste ne cessent de changer avec l'avènement des nouvelles technologies et pratiques commerciales, de sorte que les adjoints de direction devraient être adaptive, flexible and inquisitive. Une grande partie du soutien fourni par un assistant exécutif est presque invisible car il / elle travaille sans aucune supervision, il n'y a donc pas de rapports de performance qu'un assistant doit soumettre.

Le seul critère de leur performance est la façon dont ils facilitent la vie de leurs patrons, certaines de leurs principales responsabilités sont indiquées ci-dessous -

• Les tenir informés de tous les détails

• Assurer leur présence dans tous les événements importants

• Anticiper leurs besoins

• Prioriser leur travail et leurs autres engagements

• Gérer le flux de travail quotidien.

Outre les responsabilités susmentionnées, au total, il existe neuf compétences de base dans lesquelles chaque assistant exécutif doit être bon, qui sont énumérées ci-dessous:

Compétences adaptatives

• Est flexible aux changements et s'ajuste en conséquence.

• A une attitude positive envers le travail, quelle que soit la nature du travail.

• Peut gérer et prioriser de nombreuses priorités conflictuelles de manière calme

Compétences organisationnelles

• Sait comment utiliser au mieux le temps.

• Sait répartir le temps selon les tâches à accomplir.

• Sait utiliser l'espace de bureau et organiser la paperasse.

Compétences en gestion des tâches

• Anticiper les besoins et y répondre.

• Assurer la réalisation des projets cruciaux dans les délais impartis.

• Équilibre de nombreuses priorités et conçoit un flux de travail approprié.

• Être capable de prévoir les problèmes et de prendre des mesures préventives.

Compétences en communication

• Écoute et travaille activement pour améliorer ces compétences.

• Écrit des phrases bien arrondies dans un langage professionnel sans erreurs.

• Parle avec confiance et envoie des messages clairs et faciles à comprendre.

• Sait utiliser des compétences orales et écrites pour transmettre un message positif.

Compétences en service à la clientèle

• Répond aux demandes de manière opportune et professionnelle.

• Est au courant des derniers développements concernant l'activité du client.

• Interagit de manière formelle et professionnelle avec les clients et collègues.

Compétences en concepts commerciaux

• Connaît les principes commerciaux fondamentaux.

• Connaît le comportement organisationnel et l'a démontré.

• Comprend l'industrie globale et le fonctionnement de l'entreprise.

Compétences de joueur d'équipe

• Aime être considéré comme un membre d'équipe compétent.

• Donne de l'importance aux objectifs du groupe et participe en conséquence.

• Est prêt à être un soutien de remplacement pour les autres personnes travaillant avec le gestionnaire.

Compétences informatiques / techniques

• Affiche sa maîtrise de l’équipement de bureau standard.

• Affiche une maîtrise de l'utilisation d'ordinateurs, de périphériques et d'accessoires.

• Démontre des compétences avancées en s'adaptant rapidement aux nouvelles technologies.

Compétences de jugement

• Démontre une bonne prise de décision et des capacités de jugement équitables.

• Renvoie les problèmes à l'autorité appropriée si nécessaire.

• Fonctionne efficacement indépendamment d'une supervision ou d'une direction constante.

Ces neuf compétences de base ne sont pas faciles à cultiver en quelques jours, il est donc clair maintenant que la liste des choses qu'un adjoint exécutif devrait faire est exhaustive. Le rôle d'un adjoint exécutif n'est jamais facile; il n'y a parfois pas de moment de repos. Dans ces cas, il est impératif que la personne conserve une attitude positive et une concentration inébranlable sur le travail. Ce travail est beaucoup plus important que la somme de ses parties.

Il existe trois types d'assistants de direction, mais les différences entre ces trois types ne dépendent pas des responsabilités professionnelles, mais plutôt des aspirations professionnelles des assistants eux-mêmes. Au fur et à mesure que leur carrière grandit et évolue, ils se retrouvent à basculer entre ces trois classifications.

Le lecteur peut prendre un certain temps ici et essayer de deviner dans quelle catégorie il appartient. Il est libre de faire une supposition sauvage juste à partir de la façon dont ils interprètent les noms donnés à ces trois catégories suivantes -

• Climbers
• Lifers
• Partners

Grimpeurs

Les grimpeurs sont des assistants de direction qui considèrent le travail comme leur «tremplin» vers un succès plus élevé dans le monde des affaires. Ils utilisent leur position pour accroître le réseautage et gravir les échelons de l'entreprise, afin de pouvoir poursuivre leur carrière de cette façon.

Cette pensée est une méthode éprouvée pour apprendre du travail tout en en tirant des bénéfices. Les assistants connaissent les subtilités du travail, se font un nom et interagissent avec les principaux dirigeants de l'entreprise et de l'industrie. Ils ont également une occasion unique de présenter leurs idées aux personnes qui peuvent faire la différence.

Style

Les grimpeurs sont très motivés par leur carrière, ce sont donc des gens naturellement enthousiastes. Ils aiment que leurs idées soient entendues, ils sont donc des orateurs affirmatifs. Ils traitent le travail comme une plateforme pour consolider leur image, se bâtir une réputation et se faire remarquer. Ils ne sont pas très fidèles ni à leur travail ni à leurs employeurs.

Les grimpeurs sont plus concentrés et plus dévoués à leur propre carrière, ils accordent donc plus d'attention à leurs propres objectifs. Ils ne considèrent pas le travail d'assistant de direction comme un travail à long terme et le considèrent comme un escalier vers la croissance professionnelle.

Motivation

Comme ils sont motivés par leurs futurs objectifs de carrière, ils peuvent facilement aller au-delà de l'appel du devoir pour améliorer leurs chances de croissance de carrière. Les grimpeurs doivent envoyer un message clair à leur patron sur leurs ambitions, afin qu'il / elle puisse leur offrir des opportunités ou du moins comprendre quand ils changent de métier.

Cependant, le fait est que certains managers n'aiment pas l'idée de recruter un assistant, de le former, de le préparer, de lui fournir des détails sur l'entreprise et le réseau professionnel, pour le perdre à un autre poste, même au sein de la même entreprise. Par conséquent, il est toujours important de garder les attentes claires et transparentes.

Condamnés à perpétuité

Certains adjoints de direction aiment tellement leur travail qu'ils veulent rester assistants de direction jusqu'au jour de leur retraite. Ils ne craignent pas de changer de cheminement de carrière. Ils voient le travail d'un adjoint exécutif comme une récompense qu'ils estiment avoir méritée pour l'excellence de leurs compétences en gestion des personnes.

Les condamnés à perpétuité ne veulent pas changer de carrière ou d'entreprise. La raison derrière cela pourrait ne pas être explicitement uniquement la loyauté envers leurs clients et leur entreprise; ils ont peut-être perdu l'appétit pour une carrière différente car il est satisfait de sa position.

Style

Les condamnés à perpétuité considèrent leur position du point de vue d'un choix de carrière à long terme, car ils aiment suffisamment leur travail pour le conserver jusqu'à l'avenir, c'est pourquoi ils ont toujours hâte de bien performer. Cependant, comme ils recherchent une courbe de carrière progressive au lieu d'une croissance de carrière abrupte, ils sont moins motivés à dépasser les attentes.

Les condamnés à perpétuité aiment les environnements prévisibles et évitent les surprises. Ils ne sont pas particulièrement fidèles à leurs dirigeants, mais à leur propre travail. Si le gestionnaire avec lequel ils travaillent depuis des années démissionne, ils peuvent continuer à travailler avec le remplaçant.

Motivation

Les condamnés à perpétuité sont motivés par la stabilité qui accompagne leur travail. Ils ne sont pas intéressés à gravir les échelons de l'entreprise car ils aiment l'espace dans lequel se trouve leur vie actuelle et aimeraient y persister jusqu'à la fin de leur carrière. Ils aiment la cohérence parce qu'ils sont habitués à une charge de travail systématique qui s'accompagne d'un certain degré de certitude.

Ils évitent généralement d'assumer soudainement de nouvelles responsabilités, mais cela ne signifie pas qu'ils ne sont pas disposés à assumer de nouvelles responsabilités. Si les nouvelles responsabilités sont le résultat naturel mais graduel des tâches qu'ils accomplissent, alors ils les prendront.

Les partenaires

Les adjoints de direction qui se considèrent comme des partenaires de leurs gestionnaires ou patrons ont une approche mentale positive de leur travail et finissent par être les mieux placés pour grandir et faire progresser leurs compétences et leur carrière. Pour eux, le travail est comme la collaboration, où ils s'occupent de la coordination et l'exécutif dont ils relèvent s'occupe du processus.

Ce type d'assistants de direction peut travailler efficacement dans le bon environnement de travail, c'est-à-dire dans un lieu de travail où règne le respect mutuel et la reconnaissance du travail d'équipe et des efforts déployés par les assistants. Ces assistants considèrent le succès de leur manager comme le résultat d'un effort de collaboration.

Style

Les partenaires ont un style de communication fluide avec la direction qu'ils assistent. Ils traversent la hiérarchie et réfléchissent souvent et offrent des opinions. Les partenaires apprécient quand on leur donne des règles du jeu équitables et fonctionnent vraiment à leur apogée lorsque le manager les traite comme leur égal, plutôt que comme un subordonné.

Lorsque le travail ensemble, l'exécutif et l'assistant offrent beaucoup d'objectifs mutuels et poursuivent en équipe. Cela les rend très fidèles les uns envers les autres et souvent de tels assistants accompagnent leurs managers, ou le manager leur demande de bouger avec eux, lorsqu'ils changent d'entreprise.

Motivation

Les partenaires sont encouragés et motivés par le fait qu'ils apportent une contribution importante au travail effectué. Ils se sentent connectés aux objectifs de l'entreprise et ressentent une responsabilité personnelle dans leur rôle. Ils veulent apporter des contributions importantes en apportant un soutien exceptionnel.

Ils sont également motivés par la forte relation entre eux et le manager. Le fait que leur patron apprécie leurs efforts et leur contribution au travail correctement les incite à faire mieux. Ces assistants ont des salaires élevés car ils fonctionnent non seulement comme un subordonné, mais aussi comme le deuxième cerveau du patron.

Avant de passer au chapitre suivant, prenez le temps de réfléchir au type d'assistant exécutif que vous êtes et à celui que vous aimeriez être. Il n'y a pas de droits ni de torts ici. Tout type d'assistant est bon. Cependant, le type doit correspondre à votre tempérament, à votre attitude envers le travail et au type d'objectifs de vie que vous avez.

La plupart des adjoints de direction commencent leur carrière en tant qu'assistants administratifs, à partir desquels ils sont promus à des titres plus élevés au sein de l'entreprise. Cependant, cela ne signifie pas qu'un adjoint exécutif doit avoir des compétences particulières.

En fait, de nombreux employés possédant les bonnes compétences deviennent adjoints de direction, car l'expérience peut s'avérer utile pour de nombreux postes dans l'entreprise.

Travailler en tant qu'adjointe administrative n'est pas seulement l'un des moyens les plus enrichissants d'acquérir de l'expérience en affaires, mais aussi l'un des plus efficaces. En tant qu'adjoint administratif, vous pouvez acquérir des connaissances précieuses sur le fonctionnement des entreprises et sur les réseaux qui peuvent être utilisés pour faire avancer votre carrière.

En tant qu'adjoint administratif administratif, vous:

• Bâtissez une réputation de travailleur acharné, d'apprentissage rapide et d'interprète dévoué.

• Découvrez les procédures de bureau standard et les opérations commerciales.

• Connaître les personnes importantes dans les différents départements de l'entreprise.

• Acquérir une conscience globale et une idée de l'environnement commercial.

• Se familiariser avec le flux de travail au quotidien.

• Commencez à comprendre les cycles à long terme de l'entreprise.

Compétences essentielles d'un adjoint exécutif

En examinant la liste des neuf compétences de base qu'un assistant exécutif est censé posséder, on peut observer que ces compétences ne sont pas associées à un emploi spécifique, mais à presque tous les emplois liés à la gestion, en particulier ceux qui traitent avec le public - comme les ventes ou Service Clients. Les 9 compétences de base sont les suivantes -

• Adaptability
• Organization
• Compétences en communication
• Anticipation proactive des besoins
• Judgment
• Joueur d'équipe
• Service client
• Compétences informatiques / techniques
• Concepts commerciaux

C'est la raison pour laquelle il n'est pas facile d'obtenir le poste d'adjoint de direction sans expérience préalable de travail administratif. Pour mettre en avant tous vos meilleurs talents, vous pouvez vous concentrer sur la façon dont votre expérience est une indication de votre capacité claire à répondre aux exigences du poste.

Pour mieux comprendre ce concept, nous serons discussing two resumes -

• Une personne dont l'expérience de travail a été en constante progression avec des niveaux de responsabilité croissants en matière d'expérience et

• L'autre d'une personne qui a commencé à travailler dans un domaine complètement différent, mais qui a changé et adopté une solide voie de croissance de carrière.

Cette liste d'emplois non administratifs mentionnés ci-dessous est également considérée comme une bonne expérience pour devenir adjoint de direction -

• Serveurs dans les restaurants
• Associés aux ventes
• Receptionists
• Salon / Spa, Fitness Associates
• Teachers
• Représentants Service à la clientèle
• Assistants médicaux

Dans le prochain chapitre, nous examinerons des exemples de curriculum vitae pour un adjoint de direction.

Les candidats qui sont intéressés à faire carrière en tant qu'adjoint exécutif sans connaissance ni expérience préalable du travail administratif de bureau doivent se rendre compte qu'au début, le processus sera beaucoup plus difficile pour eux. Ils peuvent avoir à opter pour certains emplois non traditionnels au début, principalement parce que leur curriculum vitae peut ne pas refléter le contexte nécessaire. Cela conduit souvent à négliger les CV; parfois, même rejeté.

Ceux qui veulent devenir un assistant exécutif devraient essayer des voies alternatives de réseautage, comme les amis et les membres de la famille, pour construire un CV avec une expérience de travail considérable. Le CV doit refléter vos vraies compétences, au lieu de simplement ce que le poste veut que vous soyez. Essayez de mapper chacune des neuf compétences nécessaires à un emploi spécifique que vous avez mentionné dans votre CV.

Préparez-vous abondamment. Au cas où vous recevez l'appel, vous devriez avoir tous les détails nécessaires dans votre esprit pendant l'entretien. Soyez clair dans vos intentions et votre approche et n'essayez pas de vous fondre et de devenir un type. Restez fidèle à ce que vous êtes et présentez-vous comme un tout organique, qui est bien plus que la somme des éléments expliqués dans votre propre CV.

Comprendre les responsabilités

Pour comprendre ce qui rend le poste d'assistant exécutif efficace si distinct et si spécial, nous devons d'abord comprendre le fait que le titre du poste «adjoint exécutif» comporte ses propres défis sous la forme de scénarios uniques et difficiles qui se produisent fréquemment.

Reconnaître tous les challengers et scénarios uniques aidera les candidats à mieux comprendre les exigences du poste et sa responsabilité. Cela dit, le travail ne comporte pas que des défis. Il a sa part d'avantages uniques et rares qui ne viennent pas avec d'autres profils d'emploi; du moins pas si tôt dans cette carrière.

Dans la ligne directe de tir

Le travail de l'assistant exécutif est de communiquer en permanence directement avec le patron, même si les autres employés interagissent rarement avec leur patron. Cela fournit une exigence différente du travail car ils sont toujours dans la ligne de mire de leurs patrons.

Si les adjoints de direction se délectent du succès de leurs patrons, ils seront également confrontés à la frustration de leurs patrons. Les patrons attendent de leurs assistants qu'ils consacrent autant d'efforts et de temps qu'eux, ce qui laisse peu de temps pour la vie en dehors du travail.

Niveaux d'autorité confus

Même si un assistant exécutif agit au nom du gestionnaire, les gens oublient souvent qu'ils ne sont que le messager, pas le décideur. Cela rend les assistants tentés de faire directement des changements ou d'apporter des contributions de leur propre chef, même sans demander à la direction.

Parfois, ils commencent à répondre à des questions qui devraient idéalement être adressées au patron. L'adjoint exécutif peut partager ses contributions et suggestions avec le patron. Cependant, il doit garder à l'esprit le fait que la responsabilité s'arrête toujours avec le patron.

L'attente Know It All

Les adjoints de direction eux-mêmes admettent qu'une fois qu'ils ont travaillé avec un patron pendant une longue durée, ils sont tellement connectés qu'ils peuvent devancer les besoins du patron. Cela peut être possible en ce qui concerne le style de vie et les habitudes. Cependant, les patrons confondent souvent leurs assistants comme une personne «tout savoir».

Ils s'attendent à ce que leur assistant soit capable de lire dans ses pensées, ce qui le rend complaisant et moins communicatif. Il / elle doit comprendre que même les assistants les plus expérimentés ont parfois besoin d'une communication orale pour régler certaines décisions.

Distance des collègues

Les assistants sont souvent considérés comme faisant partie de l'équipe du manager, même si ce n'est pas forcément toujours le cas. Par conséquent, la perception générale est qu'ils ont accès à des informations privilégiées. Cela rend les collègues prudents dans leurs interactions avec les assistants, car ils ont le sentiment que chaque mot de leur part pourrait être rapporté au patron.

Les assistants doivent également savoir que tout ce qu'ils disent sera considéré comme les paroles du patron. Par conséquent, ils devraient éviter de participer à des commérages ou à la propagation de rumeurs, car tout ce qu'ils disent sera interprété à tort comme un «scoop interne».

Le rôle d'un intermédiaire

Le rôle le plus difficile que joue un adjoint de direction est celui d'intermédiaire. C'est un travail qui prend la plupart de leur temps. Ils sont comme des gardiens, qui donnent aux gens la permission sélective de rencontrer leur patron et empêchent le reste des étrangers de s'introduire dans l'espace personnel de leur patron et de perdre leur temps précieux.

Cela peut leur valoir les éloges de leur patron, mais ils tournent mal aux yeux de ceux qui ne rencontrent pas le patron. Les assistants deviennent souvent des remplaçants du patron dans de nombreux cas, soit en prenant des notes, soit en posant ses questions lors des réunions.

Outre les défis associés au poste d'adjoint de direction, il existe également de nombreux avantages et opportunités de carrière uniques qu'il est rare de trouver dans d'autres portefeuilles d'emplois.

Interaction individuelle avec le patron

Bien qu'être constamment en communication avec le patron comporte son lot de défis, mais c'est à la fois une bénédiction et une malédiction. Cependant, ce niveau de discussion directe et transparente permet de savoir exactement quelles questions sont présentes dans l'esprit des patrons, afin que l'assistant de direction puisse fournir un soutien et une assistance solides et durables.

Parallèlement à cela, l'assistant a l'occasion en or d'étudier comment une personne qui réussit pense, communique et influence les décisions. Très peu de postes permettent d'avoir une interaction directe et fréquente avec la source d'inspiration.

Possibilité de faire plusieurs tâches quotidiennement

Les assistants sont habitués à effectuer une grande variété de tâches allant des tâches quotidiennes à des tâches uniques comme assister à des réunions avec les clients et planifier des événements.

Si l'assistant aime faire ces tâches uniques, il en fera plus. Cependant, si l'assistant s'ennuie, il doit communiquer à son patron qu'il souhaite faire autre chose. Souvent, les patrons se conforment et fournissent de nouvelles tâches.

Créer une réputation dans l'organisation

Travailler directement avec le patron de l'organisation offre l'opportunité de rencontrer et de connaître les chefs de nombreux départements, ce qui contribue à son tour à bâtir une bonne présence et une bonne réputation.

Les adjoints de direction savent que chaque personne avec laquelle ils interagissent pourrait être leur employeur à l'avenir. Par conséquent, ils font de leur mieux pour être aussi cordiaux et professionnels que possible, afin qu'ils puissent forger une relation solide et durable avec les personnes avec lesquelles ils interagissent et travaillent régulièrement.

Lorsqu'un emploi exige autant de discrétion que le travail d'assistant exécutif l'exige, il y a toutes les chances que les gens commencent à faire des conjectures sur la nature réelle du travail. Beaucoup de gens pourraient penser que les assistants sont surestimés, tandis que d'autres pensent que ce sont eux qui dirigent l'émission par procuration.

Il est vrai que le travail comporte de nombreuses responsabilités non officielles, de sorte que les adjoints de direction comprennent qu'ils pourraient avoir à vivre avec quelques mythes autour de leur travail.

Certains des mythes les plus importants ont été mentionnés ci-dessous.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- Alors que les tâches les plus importantes d'un assistant exécutif sont de nature de secrétariat, leurs responsabilités professionnelles leur donnent souvent une autorité supplémentaire pour intervenir en tant qu'alter ego au nom de leurs patrons lors de réunions et de présentations. Ils sont considérés comme une extension naturelle de leurs patrons.

De nombreux cadres sont totalement dépendants de leurs assistants pour suivre leurs progrès, leur travail et leurs tâches. Ils comptent également sur leurs assistants pour de nouvelles idées, perspectives et pour réfléchir à d'autres idées. Dans ces cas, les assistants peuvent également influencer la prise de décision. Par conséquent, ils jouent un rôle essentiel dans le succès de l'exécutif et de l'organisation dont ils font partie.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- La relation qu'un adjoint de direction partage avec son patron est compliquée et unique. Les niveaux de dépendance qu'un patron développe vis-à-vis de son assistant pourraient faire passer la relation d'un accord «superviseur-subordonné» à un véritable partenariat.

En règle générale, la relation entre un assistant et un cadre implique le partage de détails importants qui sont de nature confidentielle. Par conséquent, cela implique un niveau élevé de confiance. L'assistant est explicitement impliqué dans la planification et doit être une personne d'une grande intégrité. En raison de cette loyauté que ces deux partagent, leurs objectifs sont souvent définis par le succès de chacun.

L'assistant fait face à certains des plus grands défis simplement parce qu'il gère le cadre le plus puissant de tout le département, peut-être l'organisation. Il y aura de nombreux processus parallèles les uns aux autres et l'assistant est censé garder une trace de tous ceux-ci et fournir une conclusion rapide pour tous.

La plupart des leaders sont intensément motivés par leurs objectifs et leur vision, ce qui les rend très expressifs avec leurs opinions. Cela conduit souvent au stress et à la colère. Les assistants sont parfois soumis à de telles explosions émotionnelles. Cependant, les adjoints de direction expérimentés savent que la gestion des conflits fait partie intégrante de tout travail et savent comment communiquer efficacement, même dans des conditions stressantes.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- Un adjoint de direction a le monde entier comme son huître à parler. Il / elle a le privilège d'avoir une ouverture sur tous les départements importants de l'organisation. Comme il est fort probable qu'il obtienne des opportunités de carrière dont peu de gens ne peuvent que rêver. Cela est possible grâce à leurs interactions régulières avec des personnes influentes de leur organisation.

Travailler en tant qu'adjoint exécutif est également une option de carrière très lucrative, contrairement à la perception du public. En outre, les adjoints de direction ont également droit à de nombreux bonus basés sur la performance. Sans parler des divers avantages, réductions, add-ons et incitations qu'ils reçoivent dans leur travail sous forme d'avantages de voyage, de miles aériens, d'avantages pour la santé, d'abonnements à un gymnase, etc.

Cela rend l'emploi de l'adjoint de direction financièrement sûr et un emploi enviable à bien des égards. Non seulement ils travaillent avec la crème «la crème» des organisations, mais ils prouvent leurs compétences et sont également largement récompensés pour leurs efforts sincères.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- Alors que certaines parties du travail d'un adjoint exécutif sont assez basiques et de nature administrative, la responsabilité globale du travail rivalise avec celle du patron lui-même. Bien que la désignation n'exige pas toujours un diplôme universitaire, elle peut être un atout précieux pour quelqu'un qui cherche un objectif de carrière ambitieux et influent.

De nombreux assistants de direction ne commencent pas leur carrière avec un diplôme. En l'absence de diplôme, ils optent pour des services supplémentaires tels que suivre des cours de premier cycle et obtenir des certifications importantes et pertinentes, de préférence en informatique ou en administration des affaires ou tout ce qui aide l'assistant à développer professionnellement ses compétences.

Ce poste nécessite une personne avec une approche pondérée et une personnalité agréable. La personne doit être un résolveur de problèmes, donc il / elle doit avoir les compétences analytiques d'un. Ces compétences viendront avec le temps et face à différents scénarios. Ces détails complexes ne peuvent pas être appris du jour au lendemain.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- L'assistant de direction est aussi ennuyeux que l'assistant veut le faire. En d'autres termes, il existe d'innombrables possibilités de carrière et de possibilités d'apprentissage à ce poste. Lorsque vous relevez directement du patron d'une organisation, les différentes responsabilités ne manquent pas et les meilleurs assistants travaillent dur pour apprendre tous les rôles, afin qu'ils représentent leurs patrons dans les réunions en toute confiance.

C'est à cause de cette nature extrêmement personnelle du travail que certaines personnes le trouvent extrêmement fascinant tandis que d'autres le trouvent trop difficile. Certains trouveront également cela ennuyeux et ennuyeux, cependant, on peut dire qu'ils n'ont jamais compris le travail en premier lieu.

La plupart d'entre eux se sentent récompensés et enrichis par leur expérience après avoir passé du temps à travailler en tant qu'adjoint exécutif. Cela dit, l'importance et la valeur de la désignation changent selon les besoins de l'entreprise et de l'organisation.

Dans ce chapitre, nous allons vous montrer deux exemples de curriculum vitae, un pour un adjoint exécutif de 1re année et un autre pour un adjoint exécutif de 2e année.

Exemple de CV pour un adjoint exécutif - 1re année

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

Résumé de qualifications

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Capable de travailler sous pression avec des contraintes de temps.

• Capacité à être un joueur d'équipe et à fournir un excellent service à la clientèle.

• Capacité à développer et à maintenir des relations productives à long terme.

• Maîtrise avancée d'Excel, Word, Power Point, Internet Research.

• Capacité à interagir avec les gens de manière courtoise et professionnelle.

Expérience professionnelle

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

• Responsable de la coordination de toutes les réunions clients.

• Développer un système de suivi pour vérifier les horaires opportuns et appropriés.

• Concevoir des agendas et des feuilles de calcul, etc.

• Gérer le flux de travail quotidien des associés et prioriser les tâches et les obligations.

• Effectuer des tâches administratives telles que la correspondance avec les clients et d'autres services.

• Effectuer des tâches de bureau comme répondre au téléphone, mettre à jour la base de données informatique, remplir des documents, etc.

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

• Traitement efficace des demandes et des demandes de service client.

• Tâches exécutées efficacement pour assurer le solde de trésorerie et le solde du tiroir.

• Fourni un service client supérieur toujours par des compétences en gestion du temps.

• Travailler avec des clients sur des transactions financières, telles que les dépôts, les retraits, etc.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

• Classer occasionnellement des documents.

• Garder l'espace de bureau bien rangé et organisé.

• Accueillir les clients et les visiteurs de manière professionnelle et agréable.

• Répondre aux questions et diriger les clients vers le membre de l'équipe approprié.

Éducation

• Diplôme associé, Jackson's Senior College.

• Certification de formation professionnelle d'un an, technologie des affaires.

• Maîtrise avancée MS Office, Excel, Internet Research.

Exemple de CV pour un adjoint exécutif - 2e année

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

Résumé de qualifications

Artiste très motivé avec douze ans d'expérience dans l'industrie du tourisme. Habile à créer et à établir des relations de travail productives à long terme avec les clients et le personnel. Excellentes compétences en matière de coordination, d'organisation et de gestion du temps, avec une expérience éprouvée dans la fourniture de résolutions composées dans des scénarios stressants et sensibles au temps.

Histoire professionnelle

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

• Aide à la planification et à la supervision d'un lot de 40 touristes.

• Maintenir d'excellentes relations avec la clientèle et des compétences interpersonnelles.

• Géré diverses responsabilités financières et administratives, notamment:

  • Programmation de différents circuits
  • Faire des lots et des factures
  • Jeux et spots touristiques
  • Vérification des reçus
  • Vérification de l'hébergement et de l'embarquement
  • Vérification des transactions en espèces

2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company

• Temps géré efficacement et service client rapide.

• Assurer une coordination efficace entre les membres du personnel et les clients.

• Exécution de tâches de supervision à l'avant de la maison telles que l'accueil et l'inventaire.

3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company

• Responsable de guider environ 10 visiteurs.

• Formation de nouveaux guides aux politiques, procédures et étiquette de l'entreprise.

• Promotion de différents packages d'entreprise et réponse aux demandes des clients.

4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company

• Démontré la plus haute qualité de service à la clientèle toujours.

• Coordonné avec les superviseurs pour accueillir les clients rapidement.

• Responsable de prendre les appels, de répondre aux requêtes, d'accueillir les clients.

Éducation et licences

• Diplômé, Bramhas Senior College - Administration des affaires.

• Maîtrise avancée - MS Word, Excel, 10 touches, recherche Internet.