MS Access - Formatage des rapports

Dans ce chapitre, nous allons apprendre à formater des rapports. Vous constaterez qu'il existe de nombreuses similitudes entre le formatage des rapports et le formatage des formulaires, mais il existe quelques outils et astuces spécifiques aux rapports. Examinons maintenant le concept de sections de rapport et de regroupement.

Pour cela, nous devons ouvrir un rapport que nous avons créé dans le dernier chapitre. Ici, nous allons voir comment certaines de ces informations sont affichées sur le rapport.

Ici, nous allons commencer par la section rapport et le regroupement.

Passons maintenant à la vue Conception de ce rapport.

Vous pouvez voir qu'il n'y a pas grand chose à regarder et ici seuls l'en-tête de page, la section des détails et le pied de page sont visibles. Vous pouvez ajouter très facilement quelques sections supplémentaires.

Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur ce rapport et vous verrez l'en-tête / pied de page et l'en-tête / pied de page du rapport. Ce rapport particulier n'a pas cet en-tête / pied de page de rapport visible. Sélectionnez cette option et revenons à la vue du rapport.

Vous pouvez voir que cela ajoute simplement une petite zone colorée tout en haut du rapport. Dans la vue Conception, développez cette zone en faisant passer la souris en haut de ce séparateur d'en-tête de page, en cliquant et en faisant glisser vers le bas. Cela ajoutera plus de zone à l'en-tête du rapport.

Dans la vue du rapport, vous verrez maintenant plus de zone tout en haut du rapport comme dans la capture d'écran suivante.

Les commandes En-tête et pied de page du rapport apparaissent en haut de la première page de ce rapport. Le pied de page du rapport contrôle ce que vous voyez à la toute dernière page au bas du rapport.

L'en-tête et le pied de page du rapport sont différents de votre en-tête et pied de page. Tout ce qui est placé dans l'en-tête de page apparaîtra en haut de chaque page. De même, tout ce qui est placé dans le pied de page se répète au bas de chaque page.

Vous pouvez maintenant ajouter des niveaux de regroupement supplémentaires et, pour ce faire, vous assurer que le tri de groupe et la surface totale sont activés.

Dans la section Regroupement et totaux de l'onglet Conception, cliquez sur le bouton Grouper et trier qui ouvrira la zone Grouper, Trier et Total en bas, comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Vous pouvez maintenant ajouter des groupes ou des regroupements supplémentaires sur n'importe quel contrôle que vous avez dans votre rapport. Cliquons maintenant sur Ajouter un groupe.

Dans la capture d'écran ci-dessus, vous pouvez voir la source de contrôle sous-jacente du rapport avec le nom du projet, le titre de la tâche, la date d'échéance et le pourcentage d'achèvement. Disons maintenant que nous voulons regrouper toutes nos tâches tardives par projet, alors sélectionnez Nom du projet dans la liste.

Vous verrez maintenant un niveau de regroupement supplémentaire ProjectName Headerau-dessus de votre section de détails. Au lieu que le nom du projet apparaisse à côté de chaque tâche individuelle en retard, nous pouvons maintenant déplacer ce contrôle jusqu'à cet en-tête de nom de projet. Vous pouvez le sélectionner, puis appuyer surCtrl + X sur votre clavier pour couper cela de cette section de détails et cliquez n'importe où dans l'arrière-plan de cet en-tête de nom de projet, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller ce contrôle dans cet en-tête de nom de projet.

Vous pouvez maintenant accéder à la vue du rapport et voir les ajustements effectués pour regrouper les éléments du rapport comme dans la capture d'écran suivante.

Chaque projet a son propre petit niveau sur sa propre ligne, puis sous cette zone, vous verrez toutes les tâches en retard pour le projet ci-dessus. Cela a changé maintenant, vous pouvez passer en revue et commencer à formater votre rapport en mode Mise en page.

Si vous souhaitez agrandir le nom du projet, faites glisser la ligne ci-dessous et modifiez la taille de la police à 20 dans l'onglet Format.

Vous pouvez augmenter la largeur du contrôle pour couvrir toute la largeur de la page.

Pour supprimer la bordure autour du contrôle, cliquez sur le contour de la forme dans l'onglet Format comme dans la capture d'écran suivante.

Sélectionnez le Transparent option.

Passons maintenant à la vue de conception comme dans la capture d'écran suivante.

Ajustez le titre de la tâche à gauche de votre page comme dans la capture d'écran suivante.

Apportons maintenant les données de la section En-tête de page au ProjectName section d'en-tête utilisation Ctrl+X et Ctrl+V.

Revenons maintenant à la vue du rapport. Vous verrez maintenant que les étiquettes apparaissent directement au-dessus des commandes qu'elles décrivent.

Si vous remarquez, vous verrez qu'il n'y a pas d'espace entre les tâches et le nom du projet suivant. Il devrait y avoir un espace supplémentaire entre les deux. Pour cela, il faut ajouterProjectName Footer.

Maintenant, allez dans la vue Conception.

Dans la zone Groupe, tri et total, cliquez sur le bouton Plus à côté du nom du projet.

Vous trouverez maintenant toutes les options pour regrouper et trier par nom de projet comme dans la capture d'écran suivante.

Ici, nous avons une propriété appelée Without a Footer Section. Changeons cette option en cliquant sur cette petite flèche à côté des motsWithout a Footer Section.

Changez-le en With a Footer Section.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, la section ProjectName Footer sous la section Details est ajoutée. Cela servira de pied de page pour ce groupe de noms de projet.

Revenons maintenant à la vue du rapport.

Pour supprimer l'ombrage ou l'apparence de l'arrière-plan pour les zones en alternance dans la section Détails et dans la zone Nom du projet, revenez en mode Création.

Modifions d'abord la section Détails en cliquant sur le séparateur de détails, puis ouvrons la feuille de propriétés.

Sous l'onglet Format, modifiez le Alternate Back Color à No Color comme dans la capture d'écran suivante.

De même, modifiez la couleur de fond alternative en Aucune couleur pour l'en-tête ProjectName et le pied de page ProjectName et accédez à la vue Rapport.

Vous pouvez maintenant voir à quoi ressemble le rapport. Pour voir comment vos données seront imprimées page par page, passons à l'aperçu avant impression.

Voici à quoi il ressemblera lorsque vous l'imprimerez.