MS Access - Principes de base des rapports

Dans ce chapitre, nous couvrirons les bases des rapports et comment créer des rapports. Les rapports offrent un moyen d'afficher, de formater et de résumer les informations de votre base de données Microsoft Access. Par exemple, vous pouvez créer un rapport simple des numéros de téléphone pour tous vos contacts.

• Un rapport comprend des informations extraites de tables ou de requêtes, ainsi que des informations stockées avec la conception de rapport, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques.

• Les tables ou requêtes qui fournissent les données sous-jacentes sont également appelées source d'enregistrement du rapport.

• Si les champs que vous souhaitez inclure tous existent dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement.

• Si les champs sont contenus dans plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement.

Exemple

Nous allons maintenant prendre un exemple simple pour comprendre le processus de création d'un rapport très simple. Pour cela, nous devons aller dans l'onglet Créer.

Avant de cliquer sur le bouton Rapport pour créer un rapport de base, assurez-vous que la requête appropriée est sélectionnée. Dans ce cas,qryCurrentProjectsest sélectionné dans votre volet de navigation. Cliquez maintenant sur le bouton Rapport, qui générera un rapport basé sur cette requête.

Vous verrez que le rapport est ouvert en mode Mise en page. Cela fournit un moyen rapide d'ajuster la taille ou la largeur de l'un de vos champs que vous voyez sur le rapport. Ajustez maintenant les largeurs de colonne pour que tout rentre mieux.

Faites défiler vers le bas et ajustez le contrôle de page en bas.

C'était un moyen très rapide de créer un rapport très simple. Vous pouvez également apporter des modifications et ajustements mineurs à partir de la vue de conception du rapport.

• Tout comme les formulaires, un rapport est composé de différentes sections.
• Vous avez la section des détails, où se trouvent la plupart de vos données.
• Vous verrez également un en-tête de page et une section de pied de page; ceux-ci apparaissent en haut et en bas de chaque page de votre rapport.

Modifions maintenant le titre du rapport et donnons-lui un autre nom.

Cliquez sur l'icône Enregistrer pour enregistrer votre rapport.

Vous obtiendrez la boîte de dialogue ci-dessus.

Saisissez un nom pour votre rapport et cliquez sur OK. Si vous souhaitez voir à quoi ressemblera réellement ce rapport, dans Aperçu avant impression, vous pouvez revenir au bouton Afficher et cliquer sur Aperçu avant impression pour voir à quoi ressemblerait ce rapport une fois imprimé sur papier ou au format PDF.

À l'aide des outils situés dans le coin inférieur droit, vous pouvez effectuer un zoom avant ou un zoom arrière. Vous disposez également de certains boutons dans l'onglet Aperçu avant impression qui apparaissent automatiquement lorsque vous basculez vers Aperçu avant impression. Dans la section zoom, vous avez une vue pour une page, deux pages; ou si vous avez un rapport plus long, vous pouvez afficher quatre pages à la fois, huit pages ou douze pages. Vous pouvez également ajuster des choses simples telles que la taille du papier que vous utilisez pour imprimer, les marges de votre rapport, l'orientation, le nombre de colonnes, la mise en page, etc. Et c'est ainsi que vous pouvez créer un fichier très rapidement rapport simple à l'aide du bouton Rapport de l'onglet Créer.

Créer un rapport à l'aide de la conception de rapport

La conception de rapport est une autre méthode pour créer un rapport rapide dans Access. Pour cela, nous devons utiliser le bouton Vue de conception de rapport, qui ressemble au bouton Conception de formulaire. Cela créera un rapport vierge et l'ouvrira directement dans la vue de conception, vous permettant de modifier la source de contrôle et d'ajouter des champs directement dans la vue de conception du rapport.

Passons maintenant à l'onglet Créer et cliquez sur le bouton Conception du rapport.

Cela ouvrira un rapport vierge ou un rapport non lié, ce qui signifie que ce rapport n'est connecté à aucun autre objet de notre base de données.

Sous l'onglet Conception du groupe Outils, sélectionnez la feuille de propriétés. Cela ouvrira le volet Propriétés.

Sous l'onglet Données, attribuez une source d'enregistrement à ce rapport, pour le connecter à un objet de base de données comme dans la capture d'écran suivante.

Sélectionner qryLateProjects à partir du menu déroulant et maintenant, l'étape suivante consiste à parcourir et à ajouter des champs à ce rapport en cliquant sur le bouton Ajouter la liste des champs existants dans l'onglet Conception.

Sélectionnez les champs comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Faites glisser les champs vers votre rapport comme dans la capture d'écran ci-dessus. Allez dans l'onglet Réorganiser et dans le groupe Tableau, vous avez le choix entre plusieurs options.

Il existe une mise en page empilée et une mise en page tabulaire, qui est une mise en page très similaire à une feuille de calcul. Choisissons la mise en page tabulaire.

Vous pouvez voir qu'il déplace toutes les étiquettes vers la zone d'en-tête de page. Ces étiquettes n'apparaîtront qu'une seule fois en haut de chaque page et la requête de données se répétera pour chaque enregistrement de la section Détails. Maintenant, vous pouvez effectuer quelques ajustements pour élargir votre champ ProjectName.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, il y a beaucoup d'espace entre la section Détail et le pied de page.

Faites glisser le pied de page vers le haut pour réduire l'espace comme dans la capture d'écran suivante. Nous allons maintenant aller dans l'onglet Conception et cliquer sur le bouton Afficher et choisir Vue du rapport.

Vous pouvez maintenant voir que certains noms de projets ne sont pas complets; vous pouvez ajuster cela avec la vue de conception ou vous pouvez utiliser la vue de mise en page pour le faire.

C'est ainsi que nous créons un rapport simple à partir de la vue Conception.