Communication efficace - Obstacles

La communication, comme nous l'avons appris, est la bouée de sauvetage d'une organisation. Une légère perturbation dans le bon déroulement de la communication, vers le bas et vers le haut, horizontal et vertical, etc., peut coûter cher à l'organisation.

Une communication efficace est de la plus haute importance dans une organisation commerciale afin de fournir les informations souhaitées à temps et avec précision pour développer la compréhension et de bonnes relations interpersonnelles et interministérielles. En conséquence, les efforts visant à atteindre les objectifs organisationnels peuvent être faits de manière collective, efficace et efficiente.

Quels sont les obstacles?

Les barrières désignent les obstacles ou les obstacles qui empêchent le mouvement, la circulation et l'accès aux informations à l'intérieur ou à l'extérieur d'une organisation.

Dans le lexique de la communication, les barrières font référence à des éléments spécifiques qui peuvent fausser ou empêcher la communication au sein d'une organisation. Cela affecte l'échange efficace d'idées, de pensées et d'informations.

En un mot, tout ce qui entrave le processus de communication à n'importe quel niveau est un obstacle à une communication efficace.

Les obstacles peuvent être créés à tout moment du processus de communication.

  • Ils peuvent être causés par l'expéditeur.

  • Ils peuvent être trouvés dans les supports de transmission des messages.

  • Ils peuvent survenir lors de la réception du message.

  • Il peut y avoir des problèmes dans la compréhension du message par le destinataire, etc.

Parlons brièvement des sources de ces barrières.

Obstacles causés par l'expéditeur

Le succès de la communication d'un contenu particulier dépend essentiellement de l'expéditeur, car c'est lui qui travaille sur les brouillons et finalise le message à envoyer. Il / elle est à l'origine de la communication.

L'expéditeur doit être extrêmement actif lors de la rédaction ou de l'exécution de la communication pour éviter de laisser des barrières dans le processus.

Les barrières générées par l'expéditeur sont les suivantes -

  • Manque de connaissances ou idées insuffisantes sur le récepteur.

  • Attitude négative ou manque d'intérêt pour le message; ne veut pas le communiquer.

  • Négativité envers le récepteur.

  • Choix inapproprié du canal ou du support de communication par l'expéditeur lors de la transmission du message.

  • Mauvaises compétences en communication de l'expéditeur, comme l'utilisation de mots incorrects et à haute voix; erreurs grammaticales, verbosité et utilisation indésirable d'idiomes, de phrases, de jargons ou d'argots, etc.

  • Incapacité de décider du moment approprié pour communiquer le message.

  • Indécision pour choisir le contenu du message à communiquer; cela tue l'efficacité de la communication.

  • Les préjugés, c'est-à-dire le fait de commencer toute communication avec un parti pris ou une attitude de savoir-tout peut s'avérer très préjudiciable à la croissance du processus de communication.

  • Manque de préoccupation pour la rétroaction du récepteur; cela contrecarre l'intention de la communication.

Obstacles à la transmission des messages

Les barrières liées à la transmission des messages sont les suivantes -

  • Les choses qui entravent la transmission fluide du message sont appelées des barrières dans la transmission du message.

La transmission des messages est perturbée à cause des barrières suivantes -

Physical Barriers

Distortion- Il se produit lorsque la signification du message est perdue lors du codage et du décodage du message. Les distrations physiques sont également présentes, telles que la mauvaise foudre, la position assise inconfortable, la pièce insalubre affecte également la communication en réunion

Noise- Il se trouve dans l'environnement de communication et interrompt le processus de communication. L'utilisation de haut-parleurs interfère avec la communication

Overflow of Information - Cela agit comme une barrière lorsque le récepteur n'a pas la capacité de recevoir toutes les informations et peut manquer certains points importants ou mal interpréter la signification de l'ensemble du message

Barriers from Message

Le message ou l'objet de la communication est le facteur clé du succès d'une communication efficace.

Le langage utilisé, les formulations, la précision et le timing comptent beaucoup pour le succès de la communication.

Par exemple, si le message contient de nombreux jargons et argots lors de la communication avec quelqu'un qui n'a jamais entendu une telle expression, il ne sera pas compris par le destinataire.

Le manque de temps pour rédiger le message écrit est susceptible d'avoir un effet néfaste sur le contenu du message.Par exemple, si un superviseur demande un rapport immédiatement sans donner au rédacteur du rapport suffisamment de temps pour recueillir les informations requises, il en résulte un conflit. message.

Channel Barriers

Le choix d'un canal de communication approprié et viable est de la plus haute importance pour la communication.

Si l'expéditeur choisit un canal de communication inapproprié, la communication peut cesser.

Le canal peut être des mots parlés, des mots imprimés, des médias électroniques ou même des indices non verbaux tels que des signes, des gestes, un langage corporel, une expression faciale, etc. dans le langage de la communication moderne, le canal de mots se réfère principalement à la communication de masse comme les journaux, la radio , télévision, téléphone, ordinateur, Internet, applications.

Des instructions détaillées par téléphone, par exemple, peuvent fonctionner pour les deux communicateurs. Les instructions doivent être mises en noir et blanc et être envoyées par courrier, publiées dans les journaux, etc.

Long communication chain

La communication est susceptible d'être affectée lorsque le message communiqué passe par un long canal de communication.

Plus la chaîne de communication est longue, plus l'erreur est grande. Si un message est transmis via trop de destinataires, le message est souvent déformé.

Cependant, un réseau de communication efficace avec un canal de communication solide et mis à jour, ces obstacles peuvent être éliminés.

Problèmes de réception

Voyons maintenant les différents problèmes rencontrés lors de la réception d'un message dans le processus de communication. Les problèmes sont les suivants -

  • L'envoi d'un message est terminé lorsque le destinataire à l'autre extrémité le reçoit, le comprend et envoie ensuite le retour souhaité à l'expéditeur.

  • S'il y a des problèmes lors de la réception du message, tout le but de l'envoi du message est vaincu.

  • Le message est le moyen pour l'expéditeur de partager ses sentiments, ses pensées et ses idées. C'est la manière dont les images mentales de l'expéditeur sont transmises au récepteur.

  • Le message peut être immédiatement clair et compris, ou trouble et trompeur, en se basant sur la façon dont tous les éléments du processus de communication ont été pris en compte et pris en compte.

  • La signification du message est ce que le destinataire lui attribue. Si l'expéditeur a à l'esprit une image et une perception du message différentes de celles du destinataire concernant le message envoyé, l'intention du message est déformée.

  • En fait, l'un des défis majeurs de la communication est de s'assurer que la signification voulue par l'expéditeur est la même que celle que le destinataire attribue au message lors de sa réception.

Facteurs créant des problèmes de réception

  • Mauvais canal de communication par lequel le message est reçu.

  • Problèmes techniques liés aux supports de communication.

  • Ne pas utiliser certains outils courants pour l'analyse des problèmes de communication.

  • Manque de compétences linguistiques et sémantiques de la part du destinataire.

Problèmes de compréhension du récepteur

Le destinataire dans la chaîne de communication est aussi important que l'expéditeur. La compréhension par le destinataire du message comme souhaité par l'expéditeur est l'objectif fondamental de l'envoi du message.

Cependant, les problèmes surviennent parfois dans la compréhension du message par le destinataire. L'incapacité de comprendre de la part du destinataire conduit au développement de préjugés dans l'esprit de l'expéditeur. Cela se produit à cause des facteurs suivants.

Faire face aux obstacles à une communication efficace

Les obstacles à la communication gâchent non seulement l'intention du message, mais affectent également à long terme le bon fonctionnement et la croissance de l'organisation. On dit à juste titre que la communication est la bouée de sauvetage d'une organisation commerciale indépendamment de la taille et de la portée de cette dernière.

Faire face aux obstacles dans la communication doit être la priorité absolue afin qu'il y ait une communication continue et imperturbable à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.

Dans nos sections suivantes, nous verrons comment faire face aux différents obstacles à la communication.

  • Comment faire face aux obstacles dans la communication non verbale et verbale.

  • Comment surmonter les obstacles dans la communication écrite.

Comment faire face aux obstacles dans la communication non verbale?

Faire face aux obstacles dans la communication non verbale n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Dans le cas où ses compétences non verbales sont faibles, il / elle peut envoyer un message erroné ou négatif à l'autre.

Voici les solutions pour surmonter les obstacles dans la communication non verbale -

  • La communication non verbale est tenue pour acquise dans les conversations en face à face, mais la communication est plus que parler et écouter. Ce sont ces éléments de communication non verbaux qui peuvent fournir une grande quantité d'informations et peuvent être un moyen d'apprentissage important.

  • Établir un contact visuel direct avec la ou les personnes de l'autre côté; cela augmente non seulement votre niveau de confiance, mais fournit également aux autres le confort nécessaire pour communiquer avec vous en retour.

  • Avoir une expression faciale comme un visage souriant; il crée un environnement aimable et agréable entre vous et l'auditeur (s).

  • Il est important de se rappeler que nous communiquons avec notre corps ainsi qu'avec notre voix. EssayerNOT TO s'engager dans des gestes qui distraient un public, tels que -

    • Se tordre les mains (à cause de la nervosité)

    • Gardez vos mains dans vos poches

    • Stimulation nerveuse

    • Ne bouge pas du tout

    • S'appuyant sur un podium pour toute la présentation

    • Gestes constants avec un stylo et / ou un crayon

    • L'habitude de mélanger vos papiers ou de cliquer sur un stylo

    • Garder les bras croisés (peut indiquer une attitude défensive)

    • Rires inappropriés (peut montrer de l'anxiété)

Comment faire face aux obstacles dans la communication verbale?

Nous allons maintenant apprendre à gérer les barrières dans la communication verbale.

Obstacles à une écoute efficace

Les barrières menacent le succès d'une communication efficace. Ils rendent la communication inaccessible, inintelligible, tuant ainsi la perspective de son efficacité.

Combien de fois votre esprit a-t-il erré quand quelqu'un vous disait quelque chose? Cela se produit généralement lorsque le sujet de discussion ne vous intéresse pas. Parfois, la conversation peut être trop longue et fastidieuse.

Parfois, le sujet de discussion peut être intéressant mais l'orateur est incapable d'attirer votre attention, ou vous pouvez être incapable de comprendre en raison d'un manque de connaissance du sujet ou du vocabulaire ou de la langue de l'orateur.

Il doit y avoir de la motivation et de l'intérêt dans une conversation pour pouvoir écouter efficacement. Cependant, même s'il y a de la motivation et de l'intérêt, il peut y avoir des obstacles qui affectent notre capacité à bien écouter.

Nous discuterons des obstacles à une écoute efficace dans nos sections suivantes.

Barrières linguistiques / sémantiques

C'est l'un des obstacles les plus courants à l'écoute. Les apprenants d'une langue font normalement face à ce genre d'obstacles.

Vocabulaire inconnu

Les mots utilisés par l'orateur peuvent ne pas vous être familiers. L'orateur peut utiliser des mots et des jargons difficiles. En conséquence, vous ne pouvez pas comprendre ce que dit l'orateur.

Éléments du discours connecté

Le haut-parleur est trop rapide. Il y a très peu de pauses et le rythme qui ne vous sont peut-être pas familiers. Vous ne parvenez pas à reconnaître les mots familiers à cause des contractions, des réductions, des liens. Par exemple, l'orateur dit: «Je crie» et vous entendez «glace».

Incapable de prédire, deviner et interpréter le sens à partir du contexte

Une personne qui prête attention à la structure sonore reconnaîtra qu'un «Idrankitfirst» prononcé rapidement pourrait signifier «Je l'ai bu en premier» ou «Je le classerais en premier». Vous devriez être capable de reconnaître si c'est «je l'ai bu en premier» ou «je le classerais en premier» d'après le contexte. Parfois, l'orateur implique quelque chose mais ne l'exprime pas ouvertement. «Ce serait tout, merci» est une façon polie et indirecte de dire à quelqu'un que vous n'avez plus besoin de ses services au lieu du plus direct «Vous pouvez partir maintenant». Vous devinez la signification du contexte même si le locuteur n'exprime pas ouvertement ce qu'il ou elle veut.

Obtenez des mots mais perdez des idées

Vous perdez la trace si vous vous concentrez sur chaque mot prononcé par l'orateur, surtout si vous devez le faire pendant une longue période. En conséquence, vous pouvez comprendre la signification de presque tous les mots, mais ne comprenez pas l'essentiel. Vous ne faites pas la distinction entre les informations importantes et les informations sans importance.

Obstacles socioculturels

Les barrières socioculturelles entravent également une écoute efficace.

Contexte culturel différent

L'accent et la prononciation des mots de l'orateur ne vous sont pas familiers en raison de la différence de culture entre vous et l'orateur.

Sujet inconnu

Le sujet peut ne pas vous être familier parce que vous n'êtes pas familier avec une culture particulière ou que vous n'êtes pas au courant du mode de vie d'une société particulière.

Obstacles psychologiques

Dans cette section, nous aborderons les différents obstacles psychologiques à une écoute efficace

Formuler des opinions et tirer des conclusions avant d'écouter

Ce n'est pas une mauvaise idée de connaître le but de votre écoute. Mais vous pouvez vous forger une opinion sur l'orateur avant même qu'il ou elle ne parle.

Vous pouvez émettre des hypothèses sur le sujet à aborder et tirer des conclusions avant même que l'orateur ne parle. Cela peut bloquer votre esprit et, par conséquent, vous ne pourrez pas écouter.

Manque d'intérêt pour le sujet

Vous ne pouvez pas écouter si vous ne vous intéressez pas au sujet de l'orateur.

Incapacité à faire attention

La rêverie et un esprit errant peuvent vous empêcher d'écouter.

Préjudice

Vous pouvez refuser d'écouter quelque chose qui va à l'encontre de vos idées et croyances. Vous n'entendez que ce que vous voulez entendre.

Barrières physiques

Les barrières physiques entravent également une écoute efficace. Voyons quelles sont ces barrières physiques.

Environnement bruyant

L'environnement peut être trop bruyant, ce qui peut affecter l'écoute.

Distance physique

Vous êtes peut-être trop loin du haut-parleur ou trop près du haut-parleur pour pouvoir entendre clairement.

Comment faire face aux obstacles dans la communication écrite

Une communication écrite inefficace peut renverser tout ce qui est juste prévu dans le contenu du message. Cela peut empêcher un candidat de décrocher l'emploi de ses rêves, une promotion, peut annuler un accord et peut nuire à l'image d'une organisation.

Les obstacles à la communication écrite déforment entièrement le contenu du message envoyé et entraînent une rupture de la communication.

Il est donc essentiel de surmonter l'obstacle dans la communication écrite afin de garantir une communication efficace.

Voici les moyens nécessaires pour surmonter ces obstacles.

Les bonnes personnes

  • Les personnes qui maîtrisent la langue parlée et écrite devraient avoir la priorité absolue au moment du recrutement dans toute organisation.

  • Une formation appropriée pour améliorer les compétences de communication efficaces des nouveaux arrivants ainsi que des employés existants devrait être assurée régulièrement.

  • Les personnes qui rédigent le contenu de la communication doivent bien connaître la langue parlée et écrite.

Bonne langue

  • La simplicité, la lucidité et l'exactitude doivent être soulignées dans toute communication écrite organisationnelle.

Bonne présentation

  • Faites votre présentation ou rédigez presque sans erreur.

  • Évitez de bourrer le message d'erreurs idiotes comme «lâche» au lieu de «perdre»; «là» à la place de «leur»; «trop» à la place de «à», etc. Toujours éditer et vérifier l'orthographe du contenu avant sa finalisation.

Bon contenu

  • Concentrez-vous sur ce que le message a vraiment l'intention de communiquer; évitez de discuter avec le sujet de la correspondance.

  • Le contenu doit être précis, court et significatif.

Séquence droite

  • Le message écrit doit être écrit dans l'ordre indiquant le sens approprié et l'ordre de la matière qui y est présenté.

Canal droit

  • Compte tenu du contenu et du moment du message, le communicateur doit choisir le canal le plus approprié pour transmettre le message.

  • Si elles sont confidentielles ou contiennent des informations sensibles, elles doivent être envoyées via un support qui offre une plus grande sécurité, par exemple un courrier électronique crypté.

Bonne rétroaction

  • Une rétroaction inappropriée ou erronée va à l'encontre de l'objectif du message envoyé. Cela entraîne une rupture de communication.

  • Par conséquent, le message doit être rédigé de la manière souhaitée et envoyé par le canal approprié de manière à garantir un retour rapide du destinataire.

Communication efficace - Éléments d'une mauvaise communication

Le manque de communication efficace à travers et au-delà d'une organisation commerciale est qualifié de mauvaise communication. Elle afflige la libre circulation des idées, la productivité des employés, la coopération du personnel, l'innovation et, en fin de compte, perturbe l'efficacité globale des ressources humaines de l'organisation.

De mauvais éléments de communication se retrouvent dans tous les types de communication. Nous avons appris ces barrières dans nos chapitres précédents.

Raisons d'une mauvaise communication

L'organigramme ci-dessous montre les différentes raisons d'une mauvaise communication -

En outre, le manque d'engagement de la main-d'œuvre, le personnel inexpérimenté, le sentiment de peur et d'insatisfaction, l'incompétence inconsciente des employés et des gestionnaires peuvent également entraîner une mauvaise communication.

Conséquences d'une mauvaise communication

Une mauvaise communication peut avoir un effet désastreux sur la main-d'œuvre ainsi que sur la productivité et l'efficacité globales de l'organisation.

Voici quelques-unes des conséquences d'une mauvaise communication dans les organisations professionnelles.

  • L'incapacité du destinataire à comprendre le message conduit à la confusion et à l'incompréhension.

  • Une mauvaise communication affecte la concentration de l'auditeur dans une communication orale qui va à l'encontre du sens du message.

  • Une mauvaise communication entraîne une ambiguïté qui déforme le contenu du message ou des paroles prononcées.

  • Une mauvaise communication entraîne une ambiguïté qui déforme le contenu du message ou des paroles prononcées.

  • Cela conduit à une action incomplète car le contenu du message envoyé ou prononcé n'est pas saisi par les destinataires.

  • Une mauvaise communication entre l'entreprise et les clients affecte les ventes et entrave finalement la croissance de l'entreprise.

  • Une mauvaise communication entre la direction et l'employé peut entraîner une démotivation et affecter la productivité globale. Les employés ne veulent plus travailler avec les gestionnaires qui communiquent mal.

  • Une mauvaise communication entre la direction et l'employé peut entraîner une démotivation et affecter la productivité globale. Les employés ne veulent plus travailler avec les gestionnaires qui sont de mauvais communicateurs.

  • La perte d'heures de travail selon les instructions fournies et les messages envoyés sont hors de la portée des destinataires ou des employés.

  • Une mauvaise communication conduit souvent à la frustration parmi les employés d'une organisation.

  • Les gens peuvent se sentir exclus si la communication n'est pas ouverte et efficace.

  • Une mauvaise communication peut conduire à de nombreux types de conflits qui tue la perspective de croissance organisationnelle et de prospérité.

Sommaire

  • La communication, comme nous l'avons appris, est la bouée de sauvetage d'une organisation. Une légère perturbation dans le bon déroulement de la communication, vers le bas et vers le haut, horizontal et vertical, etc., peut coûter cher à l'organisation.

  • Les barrières désignent les obstacles ou les obstacles qui empêchent le mouvement, la circulation et l'accès aux informations à l'intérieur ou à l'extérieur d'une organisation.

  • Il existe différentes sources d'obstacles -

    • Obstacles causés par l'expéditeur

    • Obstacles à la transmission des messages

    • Problèmes de réception

  • Les obstacles à une écoute efficace sont:

    • Barrières linguistiques / sémantiques

    • Obstacles socioculturels

    • Obstacles psychologiques

    • Barrières physiques

  • Façons de surmonter les obstacles dans la communication écrite -

    • Les bonnes personnes

    • Bonne langue

    • Bonne présentation

    • Bon contenu

    • Bonne séquence

    • Canal droit

    • Bonne rétroaction

  • Le manque de communication efficace à travers et au-delà d'une organisation commerciale est qualifié de mauvaise communication.

  • Une mauvaise communication peut avoir un effet désastreux sur la main-d'œuvre ainsi que sur la productivité et l'efficacité globales de l'organisation.