Signification et définition
La communication telle que nous l'avons lue dans ce tutoriel est une condition sine qua non dans une organisation commerciale. Cependant, une communication inintelligible et intriquée ne parvient pas à atteindre le résultat souhaité et affecte l'environnement de travail dans une organisation.
Dans le lexique d'un profane, la communication est comprise comme étant des discussions et des discussions quotidiennes avec lesquelles nous nous engageons tous. Bien que le sens plus large de la communication couvre toutes les interactions humaines, dans le langage de la gestion, la communication ne consiste pas simplement à parler, bavarder ou bavarder d'une manière absurde. La communication n'est pas aussi simple qu'il y paraît. C'est un processus systématique avec un objectif qu'un élément de communication vise à atteindre. Il peut être défini comme un processus de traduction de tout processus de pensée en énoncés simples et significatifs via un canal approprié.
La communication doit être efficace et efficiente pour un fonctionnement meilleur et harmonieux d'une organisation.
Une communication efficace est définie comme une communication entre deux ou plusieurs personnes dans laquelle le message visé est -
correctement encodé
livré par le canal approprié
received
correctement décodé et compris par le (s) destinataire (s)
En d'autres termes, on dit que la communication est efficace lorsque toutes les parties (expéditeur et destinataire) de la communication attribuent des significations similaires au message et écoutent attentivement ce qui a été dit et font en sorte que l'expéditeur se sente entendu et compris.
Dans une organisation commerciale, la communication est dite efficace lorsque les informations ou les données partagées entre les employés contribuent efficacement au succès commercial de l'organisation.
Selon RW Griffin, "Une communication efficace est le processus d'envoi d'un message de telle manière que le message reçu soit aussi proche que possible du sens du message voulu".
L'American Management Association (AMA) a défini une communication efficace sur la base des dix points suivants -
Une idée claire des sujets et du destinataire de la communication.
Détermination du but.
Comprendre l'environnement de la communication.
Planification de la communication avec les autres.
Considérez le contenu du message.
Faire prendre conscience au récepteur de la valeur de la communication.
Il doit y avoir une rétroaction du récepteur.
Pour définir correctement si les messages de communication ont une importance à court ou à long terme.
Toutes les actions doivent être adaptées à la communication.
Bonne écoute.
Une communication efficace est définie comme la capacité de transmettre des informations à autrui de manière efficace et efficiente. Les chefs d'entreprise dotés de bonnes compétences en communication verbale, non verbale et écrite aident à faciliter le partage d'informations entre les personnes au sein d'une entreprise à son avantage commercial.
Importance d'une communication efficace
Dans cette section, nous comprendrons l'importance d'une communication efficace -
Construire et favoriser une relation durable et productive
Une communication efficace devrait être au cœur des entreprises car il devient très difficile de construire correctement et de favoriser une relation productive sans elle.
Donner de l'espace aux innovations
Une communication efficace facilite les innovations dans une organisation commerciale en permettant aux employés et à la direction de proposer des idées innovantes qui pourraient contribuer davantage au développement global de l'organisation.
Aidez à bâtir une équipe efficace
Un environnement de travail enrichi d'une communication efficace ou ouverte aide à bâtir une équipe cohérente et efficace. Une communication efficace stimule toujours le moral des employés. Il apporte le zèle des employés à travailler pour atteindre les objectifs communs de l'organisation. Une communication interne régulière peut également conduire à une meilleure éthique de travail si le personnel se souvient des réalisations et sent qu'il travaille vers un objectif commun.
Gestion efficace
Lorsqu'il existe une communication ouverte et sans tracas entre la direction et les employés, cela conduit à une augmentation constante du rythme de progression de l'organisation. Une communication efficace permet donc une gestion efficace. Les gestionnaires apprennent à connaître l'attitude et les griefs des employés et ces derniers apprennent à connaître les attitudes des gestionnaires à leur égard ainsi que les politiques de l'organisation.
Contribue à la croissance globale de l'Organisation
Une communication efficace crée des relations interpersonnelles, interministérielles et direction-employés souhaitées, qui sont à leur tour des conditions préalables essentielles pour réaliser la vision de l'organisation. En d'autres termes, une communication efficace contribue à la croissance globale de l'entreprise.
Au niveau professionnel, il est essentiel de savoir comment traiter adéquatement avec ses pairs, prendre de bonnes décisions même dans des situations stressantes. C'est l'une des raisons pour lesquelles les compétences de communication efficaces sont de plus en plus appréciées.
Une communication efficace dans l'organisation permet aux employés d'approfondir leur lien avec les autres et d'améliorer le travail d'équipe, la prise de décision et la capacité de résolution de problèmes.
Caractéristiques d'une communication efficace
Les caractéristiques ou principes d'une communication efficace sont essentiels pour assurer une communication productive. Les principales caractéristiques sont les suivantes -
Complétude du message
La communication doit être complète afin de ne pas dérouter le destinataire. Une meilleure communication contribue à une meilleure prise de décision par ces derniers. Il développe et améliore la réputation d'une organisation.
Clarté et intégrité du message
Le message à transmettre ou à envoyer doit être clair et intègre pour une meilleure compréhension. La clarté des pensées et des idées améliore la signification du message. Le caractère véritable du message doit être basé sur l'honnêteté et l'exactitude.
Concision du message
Le message visé doit être exempt de verbosité et doit être rédigé de manière à être intelligible à première vue. Un message court et intelligible envoyé au destinataire est toujours attrayant et compréhensible. Cela économise du temps et de l'argent tel qu'il est compris en première instance.
Prise en compte du cadre physique et du destinataire
Afin de rendre la communication plus efficace, le cadre physique général, c'est-à-dire les moyens de communication et l'environnement de travail, doit être pris en compte. Le contenu du message doit tenir compte de l'attitude, des connaissances et de la position du destinataire.
Clarté du message
Le message doit avoir la clarté des pensées et des idées afin d'être clairement compris. Un message clair utilise des mots et des symboles exacts, appropriés et concrets.
Courtoisie à maintenir
Le message de l'expéditeur doit être rédigé ou préparé de manière à être poli, réfléchi et enthousiaste. Il doit montrer le respect de l'expéditeur pour le destinataire et être positif et concentré sur le destinataire.
Exactitude du message
La rédaction du message doit être faite de manière à ce que le message final ne contienne aucune erreur grammaticale ni répétition de phrases. Le message doit être exact, correct et opportun.
Communication d'entreprise efficace
Une entreprise prospère repose en grande partie sur une communication commerciale efficace. Des compétences de communication efficaces sont essentielles pour créer des interactions actives et efficaces entre les collègues, les clients, les patrons et les médias.
Il est de la plus haute importance pour tout le personnel dans toutes les phases de la vie professionnelle de toute organisation.
Bien que tous les employés d'une organisation se vantent d'avoir acquis les compétences d'une communication commerciale efficace, il est toujours nécessaire d'améliorer ces compétences.
Méthodes de communication commerciale efficace
Nous allons maintenant voir les différentes méthodes de communication d'entreprise efficace en bref -
Web-based communication - Pour une communication meilleure et améliorée, à tout moment et en tout lieu.
Video conferencing - Cela permet à des personnes situées à différents endroits de tenir des réunions interactives.
Reports - Ceci est important pour documenter les activités de tout département.
Presentations - Il s'agit d'une méthode de communication populaire dans tous les types d'organisations, impliquant généralement du matériel audiovisuel, comme des copies de rapports ou du matériel préparé dans Microsoft PowerPoint ou Adobe Flash.
Telephone meetings - Cela permet la parole sur de longues distances.
Forum boards - Cela permet aux gens de publier instantanément des informations à un emplacement centralisé.
Face-to-face meetings - La nature de ces réunions est personnelle et doit être suivie d'un suivi écrit.
Une communication d'entreprise efficace peut en outre être classée en -
Communication commerciale orale efficace
Communication commerciale écrite efficace
Communication commerciale orale efficace
Une communication d'entreprise efficace passe principalement par l'écoute et la parole. L'orateur et l'auditeur partagent la responsabilité de rendre le message clair et compris. En outre, le langage corporel, le ton de la voix, le choix des mots et des phrases, la clarification des messages et le style de communication jouent également un rôle et ont un impact sur l'efficacité des transactions et des interactions interpersonnelles.
Techniques de communication commerciale orale efficace
Dans cette section, nous aborderons les différentes techniques de communication commerciale orale efficace. Les techniques sont décrites ci-dessous -
Les orateurs doivent savoir comment articuler leur message de manière à permettre à l'auditeur de bien le comprendre et de le transmettre d'une manière cohérente avec le message lui-même.
Le discours ou les mots prononcés doivent être correctement formulés et concis.
Le discours doit être contextuel, car il est préférable que les problèmes graves soient prononcés sur un ton sérieux.
Connaître le ou les auditeurs et comment ils réagissent est essentiel pour concevoir le sujet du discours.
Pour une communication professionnelle efficace, un emplacement calme compte beaucoup. Si une partie est distraite par des distracteurs externes et internes comme le son, la communication ne donne pas le résultat souhaité.
L'implication de toutes les parties concernées est d'une importance vitale pour rendre la communication efficace. La participation signifie une attention et un dévouement complets à la discussion ou à l'analyse.
Une écoute efficace ou active est essentielle pour les participants à une communication. Il est pratiqué à la fois par l'orateur et l'auditeur dans une communication efficace.
Afin de devenir un meilleur auditeur, il est nécessaire d'éliminer toutes les distractions pendant les conversations.
L'écoute active implique un contact visuel, des hochements de tête, des gestes et de brefs commentaires pour montrer la compréhension. Sur la base de ces gestes et commentaires, la compréhension et la réaction de l'auditeur peuvent être évaluées. Dans le cas où l'auditeur semble confus, l'orateur doit réévaluer la formulation ou la livraison du message.
L'auditeur peut poser des questions, valider ce qui est dit et apporter sa contribution si nécessaire.
Lorsque vous parlez ou interagissez avec quelqu'un, n'écoutez pas simplement ce qu'il dit, soyez plutôt attentif et prenez des notes mentales.
Poser des questions pendant une discussion ou une conversation importante ajoute du poids à la communication. Cela aide également les participants à apprendre tout ce qu'ils doivent savoir. Cela montre qu'ils écoutent et confirment leur compréhension et donnent du respect.
Les questions sont des instruments puissants pour rendre la communication efficace. Il permet aux personnes concernées d'obtenir les retours d'information nécessaires.
Il existe généralement deux types de questions à poser au cours d'un processus de communication.
Close-ended questions, auxquelles on répond souvent par «oui» ou «non», sont essentiels lorsque les communicateurs veulent rassembler rapidement des informations de base ou veulent obtenir une réponse sans une explication longue ou longue.
Open-ended questions fournir une réponse plus large et plus complète.
La rétroaction est un élément crucial de la communication et est indispensable à toutes les parties concernées dans un processus de communication. Cela marque la fin d'un processus de communication. Le communicateur d'un côté doit transmettre ses informations de manière à ce que ses cibles puissent offrir des commentaires ou des critiques sur les informations données.
Au cours d'une conversation particulière, d'une discussion ou d'une réunion, les types de communication appropriés et pertinents et les supports doivent être mis en place. Il faut montrer que les éléments visuels présentent les informations d'une manière agréable et savoureuse.
Le renforcement d'une culture positive et solidaire développera une compréhension claire entre les employés. L'un des moyens les plus efficaces de communiquer la culture d'entreprise est de prendre l'aide du jeu de la culture.
Il est difficile d'avoir une communication ouverte si les deux côtés croisent les bras, serrent la mâchoire et refusent de se regarder dans les yeux. Les communications non verbales comme le geste, le ton de la voix, le contact visuel sont plus significatives que les mots prononcés. Si les messages non verbaux submergent la conversation, il vaudrait peut-être mieux attendre que les choses se règlent. Hochez la tête et maintenez une posture ouverte pour montrer que vous absorbez ce que l'autre personne dit.
Communication commerciale écrite efficace
Une communication commerciale écrite efficace fait partie intégrante du système de communication dans une organisation commerciale. Toutes les communications ne peuvent pas être orales. Il doit y avoir un certain nombre de moyens par lesquels une organisation peut communiquer sous forme écrite.
Les e-mails, brochures, rapports, lettres, publicités, discours, articles, présentations PowerPoint sont des exemples de communication écrite d'entreprise.
Bien qu'un pourcentage écrasant de communications écrites soit désormais produit en ligne, le besoin de bien écrire n'a pas diminué. Les organisations produisent des volumes toujours plus importants de communications écrites sous forme d'e-mails, de publications sur les réseaux sociaux, de guides, de brochures, de manuels, de rapports et de propositions.
Avantages de la communication commerciale écrite
Voici les avantages de la communication commerciale écrite -
Les communications commerciales écrites peuvent être éditées et révisées.
Ils fournissent un enregistrement permanent des messages et peuvent être utilisés comme précédents.
Permettre aux destinataires de consulter le message et de fournir des commentaires appropriés
Ils sont considérés comme plus efficaces pour les communications commerciales complexes qui incluent des faits et des chiffres
Ils améliorent l'efficacité inter-organisationnelle et valorisent l'image de l'organisation
Ils peuvent être conservés en tant que précédents sur papier.
Contre de la communication commerciale écrite
Voici les inconvénients de la communication commerciale écrite -
Retard dans l'obtention des commentaires contrairement à la communication en face à face; cela conduit à la frustration et à l'incertitude dans les situations commerciales où une réponse rapide est souhaitée.
La rédaction du message prend du temps
Techniques de communication écrite efficace
Types de communication
Dans cette section, nous aborderons les différents types de communication. Les différents types sont les suivants -
Communication verbale et non verbale
Communication formelle et informelle
Communication descendante et ascendante
La communication est essentielle pour que toute entreprise réussisse. Selon les circonstances et les besoins de l'entreprise, le type de communication varie.
La communication est généralement basée sur la nature et les caractéristiques du message et son contexte dans lequel il est envoyé. Le choix du canal de communication et le style de communication affectent la communication.
Communication verbale
La communication verbale fait référence à la forme de communication dans laquelle le message est transmis verbalement; lorsque la communication se fait soit de bouche à oreille, soit par écrit.
Composantes de la communication verbale
Voici les différentes composantes de la communication verbale -
Langage compréhensible
Le choix des mots
Inflection (modèle de stress dans le discours oral)
Tone
Le langage du corps
Comportement oculaire (oculosique)
Visuels (images, cartes, graphiques, graphiques, couleurs, signes, etc.)
Éléments auditifs (sons, mélodies, sifflets, etc.)
La communication non verbale
La communication non verbale se réfère aux communications effectuées par le biais de divers médiums muets ou tacites.
Communication formelle et informelle
Il existe deux canaux de communication dans une organisation: formel et informel.
Les communications formelles sont celles qui sont formelles ou «officielles». Celles-ci font partie du système de communication reconnu qui participe au fonctionnement de l'organisation.
Les communications informelles naissent des interactions sociales entre les personnes qui travaillent ensemble au sein d'une organisation. Celles-ci sont basées sur les conventions, les coutumes et la culture qui y prévalent.
Le tableau suivant montre la différence entre formal and informal communication.
| Bases | Communication formelle | Communication informelle |
|---|---|---|
| Definitions | Dans la communication formelle, l'échange d'informations est réalisé au moyen de canaux prédéfinis et formels de la structure organisationnelle le long des lignes d'autorité. | Dans la communication informelle, l'information se propage par des canaux informels, c'est-à-dire sous forme de vigne (communication informelle de personne à personne; potins). Il est construit autour des relations sociales des membres de l'organisation. Ne suit pas les lignes d'autorité. |
| Also Known as | Communication officielle | Grapevine la communication |
| Dependability | Plus et bien reconnu | Comparativement moins et ont tendance à être inexacts |
| Speed | La prise de temps; par conséquent, lent | plus rapide |
| Authenticity | Comme ce type de communication est principalement effectué dans des ordres écrits et des documents, la preuve et l'authenticité sont présentes. | Le manque de preuves documentaires les rend déformées et donc inexactes et peu fiables. |
| Advantages |
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| Disadvantages |
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Qu'est-ce que Grapevine?
Grapevine fait référence à une méthode de communication informelle dans une organisation. C'est une méthode de personne à personne pour diffuser des informations par conversion informelle ou potins. Il s'avère plus efficace que le formel.
Types de communication informelle
Dans cette section, nous aborderons les différents types de communication informelle.
Chaîne simple brin
Dans une chaîne simple brin, les informations sont transmises d'une personne à une autre, qui à son tour la transmet à une autre et le processus se poursuit.
Chaîne de cluster
Dans une chaîne de cluster, les informations sont transmises par une personne à ses proches, et ces derniers la transmettent à leurs amis fiables et la communication se poursuit.
Chaîne de probabilité
Dans une chaîne de probabilité, une personne transmet l'information à une personne choisie au hasard et la communication se poursuit.
Chaîne de potins
Dans une chaîne de potins, une personne transmet l'information à un groupe de personnes et les membres du groupe la transmettent à d'autres personnes et l'information se propage.
Communication descendante et ascendante
La communication se transmet dans différentes directions - vers le bas, vers le haut ou latéralement dans n'importe quelle organisation. Dans cette section, nous discuterons des directions de communication descendante et ascendante et des différences fondamentales qui existent entre elles.
Communication descendante
Lorsque la communication circule ou part des personnes des niveaux supérieurs vers ceux des niveaux inférieurs de la hiérarchie organisationnelle.
La communication descendante peut être à la fois orale et écrite.
Les moyens de communication orale descendante sont, par exemple, les instructions, les discours, les réunions, les entretiens téléphoniques, les haut-parleurs plus forts et aussi la vigne.
Les supports de communication écrits vers le bas sont, par exemple, des notes de service, des lettres, des courriels, des manuels, des brochures, des déclarations de politique, des procédures, des avis et l'affichage de nouvelles électroniques.
L'autorité supérieure ou le niveau supérieur de l'organisation prend l'initiative de lancer une telle communication.
La communication descendante circule de l'autorité supérieure vers les subordonnés jusqu'au niveau inférieur de la hiérarchie. Les réponses aux communications descendantes montent le long du même chemin.
La communication descendante est appelée système de communication de type instruction.
Il convient dans un environnement autoritaire existe dans une organisation.
Communication ascendante
La communication ascendante circule des subordonnés aux supérieurs et se poursuit dans la hiérarchie organisationnelle.
Elle est connue sous le nom de communication initiée par un subordonné, car le processus de communication ascendante commence avec le personnel au niveau inférieur de l'organisation.
Contrairement à la communication descendante, la communication ascendante est de nature non directive.
Il instaure une culture de travail participative dans l'organisation car dans le cadre de ce processus de communication, les employés se sentent libres de communiquer leurs doléances et leurs réserves à la hausse.
Il permet à la direction de haut niveau d'obtenir les commentaires des employés de niveau inférieur et d'améliorer ainsi le progrès et la prospérité de l'organisation.
Il génère une confiance mutuelle entre la direction et les employés et est de bon augure pour la croissance d'une relation interpersonnelle solide dans l'organisation menant au développement organisationnel global.
Avec ce processus de communication, les employés peuvent jouer un rôle déterminant dans l'élaboration de nouvelles politiques ou la modification de celles qui sont désuètes.
Outre la chaîne de commandement, les moyens typiques de communication ascendante sont les suggestions, les procédures d'appel et de réclamation, les systèmes de réclamation, les séances de conseil, la vigne, les réunions de groupe, etc.
La communication ascendante est également appelée gestion consultative.
Sommaire
La communication est une condition sine qua non dans une organisation commerciale.
Selon RW Griffin, "Une communication efficace est le processus d'envoi d'un message de telle manière que le message reçu soit aussi proche que possible du sens du message voulu".
Une entreprise prospère repose en grande partie sur une communication commerciale efficace.
Une communication d'entreprise efficace peut en outre être classée en -
Communication commerciale orale efficace
Communication commerciale écrite efficace
Une communication commerciale écrite efficace fait partie intégrante du système de communication dans une organisation commerciale.
Les différents types sont les suivants -
Communication verbale et non verbale
Communication formelle et informelle
Communication descendante et ascendante
Grapevine fait référence à une méthode de communication informelle dans une organisation.