Planification et exécution d'une réunion

Les réunions sont une caractéristique standard dans la vie des vendeurs. Les entreprises axées sur les ventes ont des réunions fréquentes par jour; certaines entreprises autorisent même leurs chefs d'équipe à convoquer des réunions toutes les deux heures pour continuer à motiver leurs coéquipiers.

La compétence la plus importante nécessaire pour planifier et diriger une réunion est que le responsable doit être mis à jour et informé. Il devrait avoir la capacité d'anticiper certaines situations et d'être prêt à y apporter des solutions.

Certaines autres étapes clés à suivre pour une réunion efficace sont:

  • Make your objectives clear - avant de convoquer une réunion, assurez-vous que vous comprenez quel est le but de la réunion et quel est le résultat que vous en attendez.

  • Mention the list of invited members- à l'avance, afin que les membres de l'équipe sachent quels points pourraient être soulevés et puissent se préparer en conséquence. Cela leur permet également de savoir s'ils vont partager certaines données avec les autres personnes présentes à la réunion.

  • Create a proper schedule of meeting- pour tout le monde, afin que chacun puisse faire une présence confirmée. Gardez la réunion dans les délais et essayez de la terminer dans le temps imparti. Assurez-vous que tout le monde dispose d'un temps égal pour exposer ses points, points de vue, opinions, commentaires, etc.

  • Decision should not be lop-sided- et la décision finale doit toujours être prise en accord avec tous les membres. Engagez une conversation appropriée avec les autres pour obtenir le résultat souhaité.

  • Creating a schedule of timing- aide à donner du temps aux gens pour présenter leurs points, et aussi pour le brainstorming après la proposition. Il est important de commencer et de conclure les réunions à temps, mais il est encore plus crucial d'entendre toutes les voix.

  • Restrict usage of phones and communicative devices- autant que possible dans la salle de réunion. Demandez aux coéquipiers de ne pas porter leur téléphone aux réunions et s'ils le font, gardez-les en mode silencieux.

Les directeurs des ventes suivent également une pratique courante de distribution d'une feuille commune dans la salle de réunion, afin que chacun sache quels points seront discutés lors de la réunion. Ces feuilles ou ordres du jour sont établis bien avant la convocation de la réunion. Cela permet de garder la discussion centrée sur différents points.