Entités et enregistrements
Maintenant que nous avons une vue d'ensemble fonctionnelle de tous les modules CRM, apprenons et comprenons les entités et les formulaires dans CRM.
Qu'est-ce qu'une entité?
Une entité est utilisée pour modéliser et gérer les données d'entreprise dans CRM. Les contacts, les requêtes, les comptes, les pistes, les opportunités, les activités, etc. sont toutes des entités qui détiennent des enregistrements de données. Conceptuellement, une entité CRM équivaut à une table de base de données. Par exemple, l'entité Contacts contiendrait des enregistrements de contact, l'entité de cas contiendrait des enregistrements de cas, etc.
Vous pouvez avoir à la fois: des entités prêtes à l'emploi (fournies par défaut avec le CRM) et des entités personnalisées (que vous pouvez créer avec la personnalisation). Par exemple, supposons que vous gériez les données des livres que vos clients ont lus. Pour cela, vous stockerez les données client à l'aide de l'entité Contacts prête à l'emploi, mais où stockeriez-vous les données des livres? Vous ne disposez d'aucune entité capable de stocker des données pour des livres. Dans de tels scénarios, vous allez créer une nouvelle entité personnalisée nommée Livres et la lier à l'entité Contacts existante.
Pour ce tutoriel, prenons un exemple de stockage des employeurs et des employés dans CRM. Prenant cet exemple en considération, prêt à l'emploi, CRM fournitContactentité dans laquelle vous pouvez idéalement stocker tous vos employés. Il fournit également unAccountentité dans laquelle vous pouvez stocker tous vos employeurs. Mais dans un souci d'apprentissage des entités, nous allons créer une nouvelle entité personnalisée appeléeEmployer (et ne pas utiliser l'entité de compte existante).
Créer une nouvelle entité
Step 1 - Cliquez sur le bouton du ruban supérieur suivi de Settingsoption. Cliquez surCustomizations option de la section Personnalisation (reportez-vous à la capture d'écran suivante).
Step 2 - Cliquez maintenant sur l'option Personnaliser le système.
Cela ouvrira la fenêtre Solution par défaut. Vous en apprendrez plus sur les solutions CRM dans les chapitres suivants, mais pour l'instant, vous utiliserez la solution CRM par défaut.
Step 3 - Développez l'option Entités dans le panneau de gauche.
Step 4 - Cliquez maintenant sur Nouveau → Entité.
Step 5- Dans le formulaire d'entité, entrez le nom d'affichage en tant qu'employeur et le nom pluriel en tant qu'employeurs. Dans la section «Domaines qui affichent cette entité», cochez Ventes, service et marketing. Cochez ces options pour afficher l'entité nouvellement créée dans les onglets Ventes, Service et Marketing de CRM.
Step 6- Cliquez sur l'icône Enregistrer et fermer. Cela créera une nouvelle entité dans la base de données CRM dans les coulisses.
Step 7 - Dans la fenêtre parente de la solution par défaut, vous verrez l'entité Employeur nouvellement créée.
Step 8- Cliquez sur l'option Publier toutes les personnalisations dans la barre de ruban supérieure. Cela publiera (aka commit) tous les changements que nous avons faits jusqu'à présent. Vous pouvez fermer cette fenêtre en cliquant sur Enregistrer et fermer.
Créer des enregistrements
Le CRM consiste à gérer des données précieuses dans votre système. Dans cette section, nous allons apprendre à créer, ouvrir, lire et supprimer des enregistrements dans CRM. Nous allons continuer avec l'entité employeur que nous avons créée dans le dernier chapitre.
Step 1 - Accédez à la grille d'enregistrements d'entité Employeur via Afficher les zones de travail → Ventes → Extensions → Employeurs.
Step 2 - Cliquez sur l'icône Nouveau.
Cela ouvrira le formulaire de nouvel employeur par défaut. Vous pouvez voir qu'il n'y a qu'un seul champ modifiable Nom dans ce formulaire par défaut. Entrez Employeur 1 dans le champ Nom. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Step 3 - Dans le Active Employers vue, vous pouvez voir la fiche employeur nouvellement créée.
Accéder aux enregistrements
Pour accéder aux enregistrements déjà créés dans CRM, accédez à cette page d'entité. Dans notre cas, accédez à Afficher les zones de travail → Ventes → Extensions → Employeurs. Vous verrez la liste des enregistrements présents dans la grille. Cliquez sur n'importe quel enregistrement d'employeur pour y accéder.
Mise à jour des enregistrements
Une fois que vous avez ouvert un enregistrement, vous pouvez simplement modifier les détails du formulaire. Par défaut, CRM 2015 est livré avec une option d'enregistrement automatique qui enregistre toutes les modifications apportées au formulaire 30 secondes après la modification. Vous pouvez également cliquer sur Ctrl + S.
Si vous souhaitez désactiver la fonction d'enregistrement automatique, accédez à Paramètres → Administration → Paramètres système → Activer l'enregistrement automatique pour tous les formulaires et sélectionnez Non.
Supprimer des enregistrements
Step 1 - Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le Delete bouton.
Step 2 - Confirmez la suppression des enregistrements en cliquant sur Delete.
Conclusion
Comme le montre l'exemple ci-dessus, le formulaire Employeur par défaut ne comportait qu'un seul champ. Cependant, dans des scénarios réels, vous aurez de nombreux champs personnalisés sur un formulaire. Par exemple, si vous regardez un exemple d'enregistrement de contact (qui est une entité CRM prête à l'emploi), il contiendra de nombreux champs pour stocker des informations de contact telles que le nom complet, l'e-mail, le téléphone, l'adresse, les cas, etc.
Dans les chapitres suivants, vous apprendrez comment modifier ce formulaire par défaut et y ajouter différents types de champs.