Microsoft Visio - Utilisation de l'Assistant Organigramme

Bien que vous puissiez créer manuellement l'organigramme à l'aide de différentes formes dans le volet Formes, Visio fournit également un moyen automatisé d'importer des informations sur votre organisation à partir d'une source externe. Dans ce chapitre, nous examinerons l'importation de données à partir d'informations dans une feuille de calcul Excel.

Création d'informations dans une feuille de calcul Excel

Créez une feuille de calcul Excel ou utilisez une feuille existante contenant certaines des informations importantes dans la ligne d'en-tête qui sert à créer un organigramme. Les informations importantes incluent l'employé, le titre, le directeur et le service. Les champs Employé et Responsable sont obligatoires et les autres sont facultatifs.

De plus, vous pouvez également inclure un champ appelé Master_Shape, qui indique la forme exacte à utiliser pour un employé particulier. Notez que le nom, champ Master_Shape doit être utilisé tel quel pour Visio pour désigner une forme spécifique à l'employé.

Démarrage de l'assistant d'organigramme

Il existe deux façons de démarrer l'assistant Organigramme. La première méthode consiste à utiliser l'Assistant Organigramme de la section Modèles du menu Nouveau.

L'autre méthode consiste à utiliser la commande Importer dans la section Données d'organisation à partir de l'onglet Organigramme du ruban, si vous avez déjà créé un organigramme.

La deuxième méthode est recommandée si vous avez besoin que le formatage d'arrière-plan soit reporté sur toutes les pages de l'organigramme. La première méthode crée toutes les pages requises, mais vous devez formater individuellement chaque page, ce qui peut devenir fastidieux si votre organisation est grande.

Dans les deux cas, l'assistant Organigramme apparaît dans lequel vous pouvez spécifier les fonctionnalités de votre organigramme.

Utilisation de l'assistant d'organigramme

Le premier écran de l'assistant Organigramme offre la possibilité de sélectionner les informations existantes à partir d'un fichier ou de saisir manuellement les informations. Pour cet exemple, nous choisirons la première option. Cliquez sur Suivant pour passer à l'écran suivant de l'assistant.

Dans l'écran suivant, vous pouvez choisir la source dans laquelle les informations organisationnelles sont stockées. Il peut s'agir d'un emplacement sur un serveur Microsoft Exchange, d'un texte local, d'un fichier CSV ou Excel ou d'une source de données compatible ODBC. Sélectionnez la deuxième option et cliquez sur Suivant.

Maintenant, entrez l'emplacement ou le chemin du fichier Excel et cliquez sur Suivant.

Dans cet écran, dans la liste déroulante du champ Nom, sélectionnez le champ de la feuille de calcul Excel qui contient le nom de l'employé. Dans la liste déroulante du champ Rapports à, sélectionnez le champ dans la feuille de calcul Excel qui désigne le gestionnaire de rapports. Si le nom et les prénoms sont dans des champs différents, spécifiez le champ contenant le prénom de l'employé dans la liste déroulante Prénom.

Visio combinera les champs de nom et de prénom pour générer le nom complet de l'employé. Cliquer sur Suivant pour continuer.

La zone Colonnes du fichier de données répertorie tous les champs de données présents dans l'en-tête du fichier Excel. Vous pouvez sélectionner les champs à afficher dans la section Champs affichés en sélectionnant les champs requis, puis en cliquant sur Ajouter. Cliquez sur Suivant, une fois les champs souhaités ajoutés.

Dans l'écran suivant, vous pouvez choisir les champs sur lesquels les données de forme doivent être basées. Les champs de données de forme seront similaires aux champs sélectionnés à l'étape précédente, donc dans la plupart des cas, vous pouvez les laisser comme tels. Vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires si nécessaire.

Dans l'écran suivant, vous pouvez choisir d'inclure des photos des employés. Si vous avez étiqueté des images dans le même format que les noms des employés, vous pouvez pointer vers l'emplacement du dossier contenant les images de tous les employés. Ou vous pouvez simplement choisir de ne pas inclure de photos.

Dans cet écran, vous pouvez choisir la quantité d'informations d'organisation pouvant être affichées sur une page, s'il y a de nombreux employés répartis sur plusieurs pages. Vous pouvez également choisir d'autoriser Visio à diviser automatiquement l'organigramme entre les pages. Assurez-vous que les formes Hyperlien des employés sur les pages et Synchroniser les formes des employés sur les pages sont sélectionnées. Cliquez sur Terminer pour enfin créer l'organigramme.

Après avoir cliqué sur Terminer, Visio commencera à traiter les informations de la feuille de calcul Excel et créera l'organigramme en fonction des paramètres spécifiés dans l'assistant. Vous verrez un indicateur de progression indiquant l'état de la création.