SAP MM - Processus d'approvisionnement

Chaque organisation acquiert du matériel ou des services pour répondre à ses besoins commerciaux. Le processus d'achat de matériaux et d'obtention de services auprès de fournisseurs ou de revendeurs s'appelle l'approvisionnement. Les achats doivent être effectués de manière à ce que les matériaux soient commandés en quantité correcte, avec une valeur appropriée au bon moment. Il est subdivisé en parties suivantes -

  • Approvisionnement de base
  • Approvisionnement spécial

Approvisionnement de base

L'approvisionnement de base est un processus d'acquisition de biens ou de services dans la bonne quantité, au bon prix et au bon moment. Cependant, il est essentiel de maintenir un juste équilibre entre la quantité, le prix et le temps. Prenons l'exemple suivant -

  • Les organisations essaient de maintenir les niveaux d'inventaire au minimum, en raison des prix associés à des niveaux d'inventaire élevés; en même temps, il peut être préjudiciable d'arrêter la production en raison d'une pénurie de matières premières.

  • Obtenir le prix minimum pour un produit ou un service est souvent nécessaire, mais il est tout aussi important de maintenir un équilibre entre la disponibilité du produit, la qualité et les relations avec le fournisseur (vendeur).

Cycle de vie des achats

Les achats dans la plupart des organisations modernes suivent certaines étapes séquentielles qui sont décrites ci-dessous -

Exigence et collecte d'informations

Le processus d'approvisionnement commence par la collecte d'informations sur un produit et sa quantité. Ensuite, pour les produits et services requis, il faut rechercher des fournisseurs capables de satisfaire les exigences.

Contact Fournisseur

Après avoir rassemblé les exigences, on recherche les fournisseurs qui peuvent répondre à ces exigences. Sur cette base, des demandes de devis ou des demandes d'informations sont envoyées aux fournisseurs ou contactés directement.

Examen des antécédents

Une fois le fournisseur connu, la qualité du produit / service est vérifiée et toutes les nécessités de services telles que l'installation, la garantie et les paramètres de maintenance sont étudiées. Certains échantillons des produits peuvent être obtenus pour un examen de qualité.

Négociation

Certaines négociations avec les fournisseurs sont faites concernant le prix, la disponibilité et le calendrier de livraison des produits / services. Par la suite, un contrat est signé qui est un document juridique contraignant entre le fournisseur et le client. Un contrat comprendra toutes les informations nécessaires telles que le prix et la quantité de matériel, la date de livraison, etc.

L'exécution des commandes

Le matériel commandé est expédié, livré au client et le fournisseur est payé en conséquence. La formation et l'installation de produits ou de services peuvent également être incluses.

Consommation, entretien et élimination

Au fur et à mesure de la consommation des produits / services, la performance des produits ou services est évaluée et tout service de suivi, si nécessaire, est analysé.

Renouvellement de contrat

Une fois que les produits ou services sont consommés ou que le contrat expire et doit être renouvelé, ou que le produit ou service doit être commandé à nouveau, l'expérience avec les fournisseurs et les prestataires de services est revue. Si les produits ou services doivent être commandés à nouveau, l'entreprise décide de passer commande auprès du fournisseur précédent ou de penser à de nouveaux fournisseurs.

Activités d'approvisionnement de base

La figure suivante illustre le flux des activités d'approvisionnement de base -

Une brève introduction des activités d'achat est donnée ci-dessous -

N ° Sr. Activités d'approvisionnement et description
1

Determination of requirement

Il s'agit de la subdivision logique où il est déterminé quels matériaux ou services sont requis et quel fournisseur peut répondre aux exigences.
2

Creating Purchase Requisition

C'est la phase au cours de laquelle le service des achats est informé de l'exigence d'articles ou de services. Une réquisition est un document interne.
3

Creating Purchase Order

C'est la phase au cours de laquelle une commande est créée à partir de la demande et elle est approuvée et affectée à un fournisseur.
4

Goods receipt/ Invoice Received

C'est la phase au cours de laquelle le matériel est reçu par l'entreprise et son état et sa qualité sont inspectés. Dans cette phase, une facture est reçue du fournisseur (vendeur).
5

Invoice verification/ Vendor Payment

C'est la phase au cours de laquelle le fournisseur (vendeur) est payé par l'entreprise et le rapprochement de la facture et du bon de commande est effectué.

Type d'approvisionnement de base

Il existe deux types d'approvisionnement de base -

  • Achats pour le stock vs consommation

  • Approvisionnement externe vs interne

Achats pour le stock vs consommation

Les points suivants montrent la différence entre l'approvisionnement pour le stock et la consommation -

  • Procurement for Stock- Un article en stock est un article conservé en stock. Ces matériaux sont conservés en stock une fois reçus du fournisseur. Le stock de ce matériel continue d'augmenter ou de diminuer en fonction de la quantité reçue ou émise. Pour commander un article pour le stock, l'articlemust avoir un enregistrement principal dans le système.

  • Procurement for Direct Consumption- Lorsque le marché est destiné à une consommation directe, c'est-à-dire qu'il sera consommé dès sa réception, l'utilisateur doit spécifier le but de la consommation. Pour commander un article pour la consommation, l'articlemay avoir un enregistrement principal dans le système.

Approvisionnement externe vs interne

Les points suivants montrent la différence entre l'approvisionnement externe et l'approvisionnement interne -

  • External procurement- C'est le processus d'achat de biens ou de services auprès de fournisseurs externes. Il existe trois formes de base de passation de marchés externes généralement soutenues par la composante achats du système informatique.

    • One-time orders sont généralement utilisés pour du matériel et des services commandés de manière irrégulière.

    • Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Pour les matériaux qui sont commandés régulièrement et en grande quantité, nous pouvons négocier un accord avec le vendeur (vendeur) pour les prix ou les conditions et enregistrer ensuite dans un contrat. Dans un contrat, vous spécifiez également la date de validité.

    • Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Si un article est commandé quotidiennement et doit être livré selon un calendrier précis, vous établissez un programme de livraison.

  • Internal Procurement- Les grandes entreprises peuvent posséder plusieurs entreprises ou sociétés distinctes. L'approvisionnement interne est un processus consistant à obtenir du matériel et des services auprès d'une entreprise identique. Ainsi, chacune de ces sociétés maintient un système de comptabilité complet avec des états de solde, de profits et pertes séparés afin que lorsque des échanges se produisent entre eux, ils soient enregistrés.

Approvisionnement spécial

Les stocks spéciaux sont les stocks qui sont gérés différemment, car ces stocks n'appartiennent pas à l'entreprise. Des stocks spéciaux sont conservés à un endroit particulier. Les achats spéciaux et les types de stock spéciaux sont divisés dans les catégories suivantes -

Stocks en consignation

Les stocks en consignation sont ceux qui sont disponibles dans nos locaux de magasin, mais ils appartiennent toujours au vendeur (vendeur) du matériel. Si vous utilisez le matériel des stocks en consignation, vous devez payer au fournisseur.

Traitement par des tiers

Dans le traitement par un tiers, une entreprise transmet une commande client au fournisseur externe associé (vendeur) qui envoie les marchandises directement au client. La commande client n'est pas traitée par l'entreprise, mais par le vendeur (vendeur). Les articles tiers peuvent être saisis dans les demandes d'achat, les commandes d'achat et les commandes client.

Manipulation du pipeline

Dans la manutention des pipelines, l'entreprise n'a pas besoin de commander ou de stocker le matériel concerné. Il peut être obtenu au fur et à mesure des besoins via un pipeline (par exemple, pétrole ou eau), ou un autre type de câble (comme l'électricité). Le matériel consommé est réglé régulièrement avec le fournisseur (vendeur).

Stock de transport consigné

L'entreprise commande des marchandises à un fournisseur (vendeur). Les marchandises sont livrées avec des emballages de transport consignés (palettes, conteneurs) appartenant au vendeur (vendeur) et sont stockées dans les locaux du client jusqu'à leur retour à l'entreprise.

Sous-traitant

Le fournisseur (le sous-traitant) reçoit des composants du donneur d'ordre avec l'aide duquel il fabrique un produit. Le produit est commandé par votre entreprise via un bon de commande. Les composants nécessaires au vendeur (vendeur) pour fabriquer le produit commandé sont listés dans le bon de commande et fournis au sous-traitant.

Transfert de stock à l'aide d'un ordre de transfert de stock

Les marchandises sont achetées et fournies au sein d'une entreprise. Une usine commande les marchandises en interne à une autre division (usine de réception / usine de sortie). Les marchandises sont achetées avec un type spécial de commande d'achat - la commande de transfert. Vous pourrez demander et suivre le transfert de marchandises avec une commande de transfert.