Importation et liaison de documents MS Word

Tout comme les fichiers PDF, vous pouvez importer et lier des documents Microsoft Word dans RoboHelp. Vous pouvez créer de nouveaux fichiers d'aide en important des documents Word ou importer des documents Word dans des fichiers d'aide existants. Avant d'importer des documents Word, il est important qu'ils soient optimisés pour la sortie en ligne. Vous avez la possibilité d'importer ou de lier des documents Word. Il est important de choisir celui qui correspond à vos besoins.

L'importation vous permet d'intégrer le document Word dans le fichier d'aide et de personnaliser les noms de fichiers à partir du gestionnaire de projet. La liaison vous permet de mettre à jour dynamiquement le document source, y compris la ToC, l'index et le glossaire.

Vous pouvez également régénérer les sujets supprimés et conserver les modifications des sujets générés. Cependant, vous ne pouvez pas modifier les noms de fichiers et les titres des rubriques à partir du Gestionnaire de projets.

Optimiser les documents Word pour la sortie en ligne

Pour optimiser les documents Word pour la sortie en ligne, nous devons considérer les points suivants.

  • Heading hierarchies- Appliquez des en-têtes hiérarchiques avant la conversion pour obtenir une pagination automatique. Par exemple, vous pouvez appliquer le style Titre 1 dans votre document Word, mapper ce style à un style RoboHelp similaire et définir la pagination pour créer une rubrique HTML pour chaque style Titre 1.

  • Inline styles and style overrides - Vous pouvez convertir les styles en ligne en styles CSS dans RoboHelp.

  • Header and footer information- RoboHelp peut convertir les en-têtes et les pieds de page. Pour garantir la cohérence entre vos rubriques, vous pouvez définir une page maître contenant les informations d'en-tête et de pied de page requises.

  • Chapter versus topic- Dans l'aide en ligne, l'unité organisationnelle est la rubrique et les utilisateurs voient les rubriques une par une. Fournissez des informations complètes sans ajouter de redondance en regroupant les rubriques connexes.

  • ToCs - Vous pouvez également importer la table des matières Word dans la table des matières RoboHelp en définissant la hiérarchie des rubriques et en la représentant dans la table des matières RoboHelp.

  • Context sensitivity- Vous pouvez attribuer des marqueurs d'aide contextuels dans les documents Word à l'aide d'entrées de note de bas de page personnalisées. RoboHelp lit ces entrées de note de bas de page et attribue les ID de mappage aux sujets générés.

Importation d'un document Word dans RoboHelp

Contrairement aux fichiers PDF, qui ne nécessitent pas l'installation d'Acrobat ou d'Acrobat Reader, vous devez avoir installé Microsoft Word pour pouvoir importer des documents Word dans RoboHelp.

Pour importer un document Word, dans le module Démarrage, accédez à l'onglet Importer et sélectionnez l'icône représentant les documents Word (* .docx, * .doc) et sélectionnez le document Word que vous souhaitez importer. Entrez les détails du projet et cliquez sur Terminer.

Lier un document Word à un projet RoboHelp

Pour lier un document Word à un projet RoboHelp, nous devons suivre les étapes ci-dessous.

Step 1 - Dans le module Gestionnaire de projets, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Fichiers de projet et sélectionnez Document Word dans le Linksous-menu. Sélectionnez un ou plusieurs documents Word et cliquez sur Ouvrir.

Step 2 - Cliquez avec le bouton droit sur le document Word lié dans le dossier Fichiers du projet et cliquez sur Propriétés.

Step 3 - Dans la boîte de dialogue Paramètres du document Word, spécifiez les paramètres de la ToC, de l'index et du glossaire.

Step 4 - Pour générer une ToC à partir du document Word, cliquez sur le Convert Table of Contents et choisissez d'ajouter à une ToC existante ou de créer une nouvelle ToC associée.

Step 5 - Pour générer un index à partir du document Word, cliquez sur le Convert Index et choisissez soit d'ajouter à un index existant, soit de créer un nouvel index associé.

Step 6 - Pour générer un glossaire à partir du document Word, cliquez sur le Convert Glossary et choisissez soit d'ajouter à un glossaire existant, soit de créer un nouveau glossaire associé.