Étiquette commerciale - Guide rapide

Peu importe où vous allez, les gens s'attendent à ce que vous vous comportiez d'une certaine manière dans la société. Il peut y avoir de légères variations de coutumes et de traditions que vous devez respecter. Cependant, la majorité de ces attentes seront communes. Par exemple, le sourire est un signal universellement reconnu d'une personne aimable. D'un autre côté, froncer les sourcils et être impoli lors de l'interaction est considéré comme impoli.

Dans «Business Etiquette», nous discuterons des étiquettes que le monde des affaires / entreprise attend de ses employés et de ce que vous devez faire pour répondre à leurs attentes. Cela aide à bâtir un bon réseau positif de gens d'affaires.

Nous discuterons également de l'étiquette commerciale en ce qui concerne les conventions établies en matière de commerce et les diverses attentes culturelles.

Dans certaines régions du monde, commencer la réunion par une discussion directe sur les affaires est considéré comme impoli, et il y a certains endroits où discuter des affaires tout en mangeant est considéré comme inapproprié. Grâce à la mondialisation, nous ne pouvons pas nous permettre d’ignorer les différentes cultures avec lesquelles nous vivons.

L'étiquette des affaires est un ensemble de sensibilités sociales, professionnelles et culturelles qu'une personne est censée posséder pour être considérée comme une personne d'affaires bien informée et dotée d'un bon sens des affaires. L'étiquette des affaires se concentre principalement sur la politesse dans vos interactions avec les gens et sur leur respect lorsque vous traitez avec eux, comme vous vous y attendez.

Cette politesse et ce respect ne se limitent pas aux réunions tenues en personne uniquement. En fait, ces niveaux de respect mutuel et la manière polie de s'adresser aux gens et de traiter avec eux s'étendent également aux courriels professionnels, aux conversations téléphoniques et aux lettres commerciales.

L'étiquette des affaires est un outil important pour combler les lacunes et développer un réseau rapide de gens d'affaires qui ont une impression positive de vos compétences interpersonnelles et de votre sensibilité culturelle.

Cependant, il convient de garder à l'esprit que l'étiquette commerciale varie d'un endroit à l'autre. Un ensemble d'étiquettes qui peut être tenu en haute estime dans un pays ne peut pas nécessairement être observé de près dans un autre pays, et en fait, peut être considéré comme étrange ou impoli à certains moments.

La plupart des gens confondent l'étiquette des affaires comme une simple étude des différences culturelles et des moyens par lesquels les barrières interculturelles peuvent être brisées. Cependant, la vérité est que les cultures multiples et leurs études ne sont qu'une partie de l'étiquette commerciale.

La culture d'entreprise a une culture distincte. Ce n'est peut-être pas nécessairement un lieu de travail interculturel, et pourtant, il existe de nombreuses règles non écrites et codes de pertinence qui existent et sont habilement suivis.

Ces normes sont pratiquées et respectées à la fois entre et au sein des entreprises. Par exemple, les employés apprécient leurs clients pour avoir choisi de s'habiller en tenue de soirée lors d'une réunion, même s'il n'y a pas de code vestimentaire strict.

Une chose intéressante à noter est que la compréhension d'une personne de l'étiquette commerciale peut également être influencée et parfois même limitée par de nombreux facteurs qui prévalent sur son lieu de travail.

Des éléments tels que l'énoncé de mission d'une entreprise, les gammes de produits, l'image, la perception, la valeur de la marque, la portée, les partenaires commerciaux, les investisseurs, les clients et les clients peuvent tous influencer l'idée et l'importance de l'étiquette dans l'esprit des employés de l'entreprise.

Nous créons une impression sur une personne en quelques secondes après sa rencontre. Ce sentiment de juger une personne sans rien savoir de lui est une qualité intrinsèque.

Cette capacité à se faire une impression d'une personne, rapidement, afin de pouvoir la classer dans la catégorie «ami», nous aide à nous préparer à la légitime défense. Il active le mécanisme de défense «combat ou fuite», que nous agissons en conséquence. En termes modernes, cette intuition a reçu le terme de «première impression».

Nous avons toujours tendance à respecter notre instinct et à écouter notre voix intérieure plus que toute explication rationnelle et cela forme une qualité fondamentale chez tous les êtres humains. C'est la raison pour laquelle les experts suggèrent que lorsque vous rencontrez quelqu'un pour la première fois, nous devrions nous efforcer d'obtenir le look parfait et de présenter l'image parfaite.

Connaître les étiquettes nous permettra non seulement de comprendre les sensibilités de l'autre, mais nous aidera également à présenter une impression d'un gentleman ou d'une femme. Cela vous aidera à faire de votre mieux pour que la discussion qui s'ensuit soit davantage axée sur les sujets commerciaux que sur vous.

Essayez de vous rappeler la première fois que vous avez rencontré quelqu'un lors d'une réunion d'affaires. Cela peut être un entretien d'embauche ou une chance d'interagir avec des personnes de l'industrie.

• What were the initial impressions you had when you met him?

• What were the thoughts going through your mind after the meeting?

• How would you describe him given an opportunity?

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Jouons à un jeu de devinettes! On vous donne deux photos de deux personnes différentes. Vous devez deviner les détails suivants à leur sujet, en fonction de la première impression qu'ils vous ont faite. Vous n'avez pas besoin d'être précis dans vos réponses et ne réfléchissez pas beaucoup avant de donner les réponses. L'idée est de capturer la façon dont vous interpréterez leurs regards.

Femme	Homme
Où ont-ils été élevés?
une ville b) Ville c) Village	une ville b) Ville c) Village
Quelle est leur nourriture préférée?
une pizza b) Les légumineuses c) Pita Naan	une pizza b) Les légumineuses c) Pita Naan
Quelle musique écoutent-ils?
a) Classique b) Pays c) Jazz	a) Classique b) Pays c) Jazz
Que feraient-ils pendant les loisirs?
une lecture b) Cuisson c) Jardinage	une lecture b) Cuisson c) Jardinage
Quelle serait leur voiture idéale?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
Quel serait leur travail idéal?
un chef b) Broderie c) Pratique du droit	un chef b) Broderie c) Pratique du droit

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Indépendamment des notions préconçues que vous auriez pu avoir sur les deux, je voudrais mentionner que Richard adore conduire sa voiture Ford à son bistrot tous les matins et aime passer du temps avec ses clients pendant qu'il les prépare des pizzas brûlantes et tartes.

Après avoir fermé le magasin dans la soirée, il est retourné à sa ferme en fredonnant «Je marche la ligne» de Johnny Cash tout le long du chemin. Pas de prix pour deviner son passe-temps.

Combien, pensez-vous être d'accord avec moi, si je vous disais que l'homme sur la photo ci-dessus est en fait Richard?

Vous vous attendiez à ça?

Avez-vous remarqué à quel point les regards sont importants lors de la création de la première impression? Une personne ne sait rien de vous et n'a aucune idée de vos qualités avant de vous rencontrer. La première chose qu'il remarque à votre sujet est votre apparence.

Le comportement organisationnel peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre, mais il est surprenant pour de nombreuses personnes que le comportement organisationnel puisse, et varie, sensiblement au sein d'une entreprise également. Les étiquettes varieront également d'une personne à l'autre en fonction de la personne avec laquelle vous interagissez.

Par exemple, le langage corporel, l'exactitude du discours, le bon choix de mots et la clarté de la présentation varient lorsque vous parlez à votre patron ou à votre superviseur par rapport à un collègue du même niveau que vous.

Vous vous sentirez encore plus détendu lorsque la personne est un ami proche. De même, vous pouvez facilement sauter quelques étapes dans le décorum lorsque votre ami vous invite chez vous. Si votre patron vous invite à dîner, vos étiquettes seront différentes.

Les Business Etiquettes n'abordent pas nécessairement les sensibilités vestimentaires, les compétences interpersonnelles et les bonnes capacités de prise de parole en public. Bien que ces qualités soient nécessaires, il existe également d'autres qualités qui sont tout aussi importantes.

Here is a list of such important qualities -

Ponctualité

Une personne à l'heure est une personne fiable. C'est une impression générale que les personnes ponctuelles parviennent à laisser dans l'esprit de nombreuses personnes. Quelqu'un qui apprécie la valeur de son temps n'appréciera pas d'attendre que les autres et d'autres l'attendent.

Préparation

Une personne doit toujours être bien informée et prête à fournir des informations détaillées sur tout sujet lié à son travail et à sa responsabilité à tout moment. Cela crée une impression d'être une personne débrouillarde.

Courtois

Vous devez être courtois envers toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez, au lieu de limiter la courtoisie à ceux qui, selon vous, le méritent. Lorsque vous travaillez dans une organisation qui compte de nombreuses personnes talentueuses et créatives, il y a toujours une chance que les idées se heurtent les unes aux autres. Dans ce cas, vous devez vous attaquer à la pensée opposée et non à la personne.

Représentation correcte des pensées

Il y a des moments où votre pensée serait très claire sur un sujet particulier, mais le choix de vos mots pourrait envoyer un signal mitigé aux auditeurs. Beaucoup de gens finissent par être mal cités et mal compris, en raison d'un manque de connexion avec les personnes qui vous écoutent. Vous devez préparer soigneusement votre présentation à l'avance et avoir une compréhension claire de chaque mot et des différentes façons dont il peut être interprété. Intervenez pour effacer les idées fausses que les gens pourraient avoir sur un point.

Participation

Entreprises, attendez beaucoup de vous. Ces attentes peuvent prendre la forme d'objectifs spécifiques que l'entreprise se fixe pour vous. Dans de telles circonstances, il est très facile de tourner le dos à une discussion qui ne vous concerne pas et de dire - «ce n'est pas mon problème». Cependant, ce problème pourrait bien être votre problème dans un proche avenir. Alors, essayez de participer au processus de résolution de problèmes.

Bien habillé

La façon dont vous regardez lorsque vous rencontrez quelqu'un pour la première fois contribue grandement à établir une perception de vous dans l'esprit de cette personne. Cela ne veut pas dire que vous devriez faire des folies sur les vêtements que vous êtes censés porter. Vos vêtements ne doivent pas trop attirer l'attention sur eux-mêmes. Habillez-vous de façon conservatrice mais professionnelle.

Le code vestimentaire des affaires est souvent une question de bon sens qui prévaut pour décider quoi porter sur le lieu de travail. Cependant, des cas de désastres vestimentaires continuent de se produire, en particulier pendant les étés, lorsque vous pourriez trouver un collègue habillé pour travailler avec une gueule de bois «journée à la plage».

La raison pour laquelle ces erreurs terrifiantes dans les codes vestimentaires se produisent est que de nombreuses entreprises, en particulier les start-ups et les petites et moyennes entreprises, ont assoupli les normes à presque aucune norme sur le code vestimentaire. Même s'il existe des règles de code vestimentaire, elles sont parfois vagues et ambiguës. Dans de telles situations, il est toujours conseillé de se tromper du côté de la tenue «trop formelle», plutôt que d'arriver habillé assez informellement pour soulever quelques sourcils.

A few common errors people make in business dressing are −

• Ill-Fitting Clothes- Les vêtements trop grands vous donnent un aspect gonflé et les vêtements trop moulants accentuent le corps de manière non formelle. Lors d'une réunion, vous ne voudriez pas que l'attention se déplace de vous et de votre présentation vers vos vêtements.

• Wearing Short Skirts/Sleeves- Les jupes et manches courtes attirent l'attention sur vos jambes et vos mains lorsque vous vous asseyez. Cela détourne l'attention des auditeurs et semble peu professionnel.

• Wearing Short Socks- Les chaussettes courtes ou les chaussettes tombantes exposent la peau et distraient l'attention en croisant les jambes ou en s'asseyant. Toujours aller pour les chaussettes qui couvrent 3/4 ^e la distance de la cheville au genou. Évitez de porter des chaussettes blanches car elles attirent immédiatement l'attention sur elles-mêmes.

• Low-Cut or Plunging Tops - Tout comme avec les jupes courtes, cela distrait un intervieweur et semble très déplacé dans un environnement professionnel qui nécessite un code vestimentaire conservateur.

• Improper Color Choices- Les couleurs, comme le vert, le jaune, le rouge, etc., ne conviennent pas aux cercles d'entreprise. Ils attirent non seulement l'attention sur eux-mêmes, mais semblent également non professionnels.

• Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Cela donne à la personne interrogée un aspect très informel et non sérieux. Il y a toujours un risque que les gens associent les slogans et les devises sur les t-shirts à vos points de vue personnels.

• Poorly-Maintained Shoes- Les chaussures sont une partie très importante de votre tenue professionnelle. Les chaussures, en quelque sorte, annoncent votre arrivée avant même d'interagir avec quelqu'un, donc naturellement, cela attire beaucoup d'attention. C'est pour cette raison que vos chaussures doivent toujours être propres et polies.

• Not Dressing Formally For Business Social Events- Même les dîners chez le patron sont des occasions d'affaires formelles. Alors, habillez-vous en conséquence. La règle générale concernant l'habillement professionnel informel est qu'il doit être traité comme un vêtement formel.

• Improper Grooming- Les ongles non coupés, l'haleine odorante et les cheveux négligés sont tous des carreaux rouges. Si vous faites partie de ceux qui transpirent abondamment, utilisez des déodorants anti-transpiration. Cependant, gardez à l'esprit que les réunions se dérouleront principalement dans des salles climatisées avec très peu de chances que l'air frais pénètre dans la salle. Alors, portez un parfum ou un déodorant au parfum doux.

En plus des conseils discutés ici, il y a quelques zones qui doivent être prises en compte avant d'entrer enfin dans les lieux et de frapper à cette porte. Laissez-nous en discuter -

Derniers conseils pour le toilettage

• Évitez les chaussures bruyantes et grinçantes car elles dérangeront et distraire tout le monde.

• Les poches latérales des pantalons ne doivent pas se gonfler avec les téléphones portables, les portefeuilles, etc., car cela donne un aspect volumineux à vos jambes.

• Tous les perçages corporels visibles, les tatouages ​​doivent être dissimulés, car les tatouages ​​sont depuis longtemps associés à un comportement rebelle.

• Ne fumez pas et ne mangez pas d'aliments odorants avant les entretiens. Utilisez des rafraîchisseurs d'haleine.

• Nettoyez correctement vos ongles et vos dents.

Lisez les phrases suivantes et indiquez si elles sont vraies ou fausses. Donnez aussi votre explication.

• Les couleurs vives et vives comme le rose et le vert sont encouragées de nos jours au bureau.

• Si une entreprise encourage ses employés à porter des chaussures décontractées et des bottes au bureau, vous pouvez également vous habiller pour un entretien avec eux.

• Certaines entreprises peuvent exercer un mandat de leurs employés n'ayant pas les poils du visage ou les cheveux longs.

• Les tatouages ​​et les piercings corporels peuvent être exposés lors des entretiens, car c'est une préférence personnelle.

• Votre premier travail est de répondre à vos attentes d'abord et ensuite à d'autres choses.

• Une garde-robe professionnelle doit être chère et pleine de vêtements de marque.

• Vous devez essayer d'attirer autant d'attention sur vous-même avec votre sens de l'habillage afin de pouvoir attirer l'attention de l'intervieweur et vous démarquer dans la foule.

• Vous pouvez vous détendre sur votre code vestimentaire et votre sens du toilettage une fois que vous êtes employé dans l'entreprise.

• S'habiller pour réussir signifie que vos vêtements sont plus chers que ceux des autres.

• La meilleure façon de s'habiller pour un entretien d'embauche est d'être en costume.

• Les chemises à carreaux et les cravates à rayures et à carreaux sont acceptées dans les entreprises.

• Vous pouvez avoir une tenue décontractée et informelle pour les entretiens si votre entreprise permet à ses employés de s'habiller avec désinvolture.

• En s'habillant pour le travail, les femmes peuvent être libérales avec leurs accessoires.

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Lorsque nous sommes invités à la fête d'anniversaire de notre patron chez lui, nous ne pouvons pas être habillés comme nous l'aurions fait si c'était la fête d'anniversaire de notre meilleur ami. Il doit y avoir un changement non seulement dans notre tenue vestimentaire, mais aussi dans la manière dont nous nous conduisons.

En d'autres termes, nous devons traiter un invité pour toute réunion sociale qui implique de rencontrer vos collègues de la même manière que vous traiteriez une journée au bureau, la seule différence étant que, ici, vous avez la liberté de discuter de la vie de famille et d'autres sujets. dont vous n'aurez généralement pas le temps de parler dans votre vie professionnelle.

Deux situations qui se présentent invoquent la nécessité de comprendre le besoin de savoir-vivre et de l'apprendre - une, si vous êtes l'hôte d'une réunion et la seconde, si vous êtes l'invité.

Lorsque vous êtes l'hôte

Choisissez un restaurant propice à la tenue de réunions importantes et offrant un bon service. Assurez-vous que vous avez effectué toutes les réservations et la disposition des sièges adéquates. Précisez le montant facturé et la disponibilité du menu souhaité avant la réunion proprement dite.

• Arrivez quinze minutes plus tôt le jour de la réunion et présentez-vous les uns aux autres si certains d'entre eux ne se sont pas présentés plus tôt. Offrez le siège avec la meilleure vue à votre invité le plus important.

• Lors de la commande de nourriture, essayez de recommander quel est le meilleur de tous les plats au menu si quelqu'un ne sait pas quoi choisir. Si c'est une approche trop directe, vous pouvez l'aider d'une manière différente en lui faisant savoir ce que vous commandez, afin qu'il comprenne l'indice.

• Toujours terminer la commande, avant de commencer à discuter affaires avec quelqu'un. Ou bien il y aura beaucoup de perturbations avec le serveur vous demandant à plusieurs reprises votre commande. De plus, les invités seront pris dans deux esprits quant à la commande ou à l'écoute de votre discussion d'affaires.

• Si la réunion a pour but de célébrer une réalisation ou de la dédier à quelqu'un, ou est une fête de félicitations organisée en l'honneur de quelqu'un, il est toujours agréable d'en parler et de porter un petit toast. Il est parfaitement normal de porter un toast assis. Il suffit de lever votre verre et lorsque les autres emboîtent le pas, vous pouvez dire quelque chose de précis et y mettre fin.

• Soyez attentif aux besoins de chacun autour de la table et gardez un œil sur leurs préférences, ce qui vous aidera à choisir le bon endroit pour vos prochaines réunions. Vous verrez peut-être que votre invité principal a le goût des fruits de mer, vous pouvez donc organiser votre prochaine réunion dans un endroit où les fruits de mer sont bons.

• Essayez toujours d'impliquer tout le monde dans une conversation et d'être le facilitateur en amenant les gens à participer à la discussion, en mettant également en jeu leurs points de vue et leur expérience. Cela aidera les gens à sortir de leurs inhibitions initiales de rencontrer quelqu'un pour la première fois et les encouragera à être eux-mêmes.

Quand vous êtes l'invité

Répondez toujours rapidement à une invitation. Votre réponse aidera l'hôte à organiser et à coordonner la réunion, alors essayez de répondre le plus tôt possible.

• Arrivez toujours avant l'heure et informez toujours avant l'heure si vous allez avoir plus de cinq minutes de retard. Profitez toujours de l'occasion pour demander à votre hôte de vous recommander ce que vous devriez commander pour briser la glace.

• Plusieurs fois, vous rencontrerez un hôte généreux qui vous demandera de commander ce que vous voulez. Bien que vous ayez laissé libre cours à votre choix de plats, soyez prévenant lors de la commande et ne saisissez pas cette occasion pour commander quelque chose d'extravagant. Vous êtes plus susceptible de perdre du terrain avec l'hôte de cette façon.

• Commandez toujours quelque chose dans la fourchette de budget moyen qui n'attirerait pas l'attention sur lui-même et serait facile à manger. Ne commandez pas de nourriture liquide et salissante car cela pourrait salir vos vêtements. Essayez de commander des aliments qui peuvent être facilement consommés avec des couverts, par opposition aux plats où vous devez utiliser les mains pour manger.

• La raison en est qu'il est possible que quelqu'un arrive en retard à la table, s'assoie à côté de vous et vous offre sa main pour vous saluer. Dans une situation comme celle-ci, il serait inesthétique de voir vos mains enduites de nourriture.

• Les repas d'affaires suivent presque le même modèle d'étiquette que les vêtements d'affaires en ce sens que vous n'êtes pas censé attirer l'attention sur vous-même en raison de votre choix de nourriture pendant le dîner, tout comme vous n'étiez pas censé attirer l'attention sur vous-même avec vos vêtements. une réunion.

• Rappelez-vous toujours qu'un dîner ou un déjeuner d'affaires est essentiellement une réunion professionnelle et formelle dans un restaurant, au lieu d'une salle. Ayez le même langage corporel que celui que vous auriez lorsque vous vous asseyiez pour une discussion professionnelle avec quelqu'un. Ayez un sourire sur votre visage mais soyez sur vos gardes.

• En règle générale, l'hôte est celui qui dirige la conversation de la petite conversation à la discussion d'affaires, alors attendez qu'il fasse allusion avant de discuter d'affaires. Lorsqu'on est invité chez quelqu'un, il est considéré comme inapproprié de se présenter les mains vides. On ne s'attend pas à ce que vous offriez quelque chose de cher - juste un pot, ou même des desserts serait génial.

S'il arrive un scénario où vous êtes arrivé à table et que vous voyez de nombreux visages inconnus, et que l'hôte n'est pas là pour vous présenter aux autres, prenez l'initiative et présentez-vous aux autres, au lieu de vous asseoir tranquillement dans un coin et de faire semblant d'autres n'existent pas.

L'écriture est similaire au démarrage d'un devoir. Vous devez être bien planifié, préparé, concentré, engagé et, surtout, passionné par ce que vous faites. Si vous mettez en œuvre tous les points mentionnés ci-dessous, les chances d'écrire un texte apprécié seront en votre faveur.

Tout d'abord, acceptons le fait que très peu de personnes, presque aucune, ne peuvent écrire un document comme elles le voulaient le mettre sur papier, dès la première tentative. Les idées et les souvenirs viennent souvent quand on s'y attend le moins, et ces nouvelles idées continuent de changer votre document à chaque entrée ultérieure. Une fois que vous avez mis vos idées sur papier, la prochaine étape serait de les présenter d'une manière simple, logique, connectée et claire. Cela nécessite une planification et une préparation, pour lesquelles vous pouvez suivre des étapes précises.

Langue appropriée	Utilisation de puces
Anglais simple (sans jargon)	Concision
Phrases simples	Amélioration constante
Contenu pertinent	Retour d'information

La recherche sur n'importe quel sujet est une étape très critique avant d'écrire. Vos sources doivent être fiables et largement acceptées. Avant d'identifier et de développer votre sujet, vous devez trouver le contexte et les informations générales sur votre sujet.

Cela peut être fait en se référant à des livres, des articles, des revues, des sources d'information et des magazines. De nos jours, les gens utilisent également des enregistrements vidéo et sonores. Les étapes suivantes vous aideront à -

• Notez les détails importants et pertinents.

• Évaluez chaque point par rapport au sujet et au but de votre document.

• Enregistrez les détails de la ressource et de la référence (c.-à-d. Auteur, titre et publication).

• Organisez le contenu dans un ordre logique sous les titres et sous-titres appropriés.

Connaître le pouls de l'auditoire avant d'écrire le document vous aidera beaucoup à décider du contenu et de l'approche. Si vous ne connaissez pas le public, vous pouvez écrire en gardant à l'esprit le groupe démographique, c'est-à-dire le groupe cible de votre rédaction, comme le font les auteurs d'articles en ligne ou les blogueurs. Avant de commencer à écrire, essayez de toujours comprendre quelle est votre raison d'écrire. Cela peut être n'importe lequel des éléments suivants -

Fournir des informations	Envoi de rapports
Appliquer la persuasion	Recommandations
Présenter votre opinion	Une action souhaitée
Proposer des idées	Atteindre un accomplissement

Par exemple, si votre intention est de vendre un produit ou d'amener quelqu'un à s'abonner à un service que vous fournissez ou faites la promotion d'une cause; posez-vous des questions comme - qui sont mes lecteurs potentiels? Quel est le contexte de mon lectorat cible potentiel? Où vivent-ils et quel âge ont-ils? Quels sont leurs intérêts et priorités? Ces questions définiront le but de votre écriture.

Une fois que vous avez identifié le public cible de votre rédaction, essayez d'anticiper les informations que votre lecteur pourrait juger nécessaires et incluez-les dans votre document au fur et à mesure que vous écrivez. Cela peut être fait en vous posant les «questions WH».

• Answer the WH questions- Répondre «Qui? Quoi? Pourquoi? Où? Quand? Qui? Comment?" vous donnera une longueur d'avance sur le contenu de l'écriture.

• Determine the Start and Finish- Après avoir rassemblé toutes les idées possibles que vous avez sur le sujet, vous pouvez les parcourir et en rejeter quelques-unes qui n'auront pas de sens dans cet article. Après cela, découvrez l'idée qui laissera le maximum d'impact sur la lecture et mettez-la au début de l'article. La fin devrait avoir l'idée qui résume toutes les idées d'une manière claire et nette.

• Get a Second-Person Opinion- faites toujours vérifier votre texte écrit par quelqu'un avant de le soumettre. Cela donne une perspective objective à la deuxième personne à l'examen et empêche vos émotions et votre indulgence de vous gêner. Ne faites pas cela si le contenu est confidentiel et ne doit pas être partagé.

• Discuss Suggestions and Include Improvements - Une fois que vos amis ont suggéré des changements, mettez en œuvre ceux que vous jugez pertinents.

Développer le flux

Beaucoup de gens ont des idées très intéressantes et parviennent même à les mettre sur papier. Malheureusement, leur lectorat ne dépasse pas une étape particulière. C'est parce que, bien que leur écriture soit bonne et que les pensées aient été correctement mentionnées, il se peut qu'il n'y ait pas eu une sélection appropriée de mots, ou peut-être un proverbe comme - «mordiller dans l'œuf» a été utilisé, que les lecteurs peuvent ne pas comprendre.

Laissez-nous discuter de 15 choses à retenir lors de la relecture et de la révision de votre écriture -

Clarté

• Votre écriture doit être comprise en première lecture. Évitez le jargon technique, les mots inconnus ou le langage formel.

Vs formel. Moderne

• Le paiement a été dûment noté et nous avons reçu votre chèque.
• Ci-joint vs s'il vous plaît trouver ci-joint

Évitez l'ambiguïté

• Les mots à double sens ou les phrases qui déroutent les lecteurs doivent être évités

• Après avoir mangé le poisson, Kiran a parlé à Karan. (Qui avait le poisson?)

Évitez les expressions familières

• En un mot vs en bref
• De nos jours par rapport à aujourd'hui, actuellement

Évitez d'utiliser plusieurs mots

• Avant l'événement vs avant
• À ce stade par rapport à maintenant

Évitez les répétitions inutiles

• Absolument essentiel
• Combinez ensemble

Inclure uniquement les informations pertinentes

• Omettez les informations de fond inutiles.
• Gardez les phrases courtes et simples - 17 mots ou moins.

Complétude

Vérifiez que toutes les informations dont le lecteur aura besoin sont incluses -

• Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment?

Exactitude

Vérifiez l'exactitude de la grammaire et de l'orthographe des noms de personnes et de lieux.

• Il l'a fait contre il l'a fait.
• Sa couleur s'est estompée par rapport à sa couleur s'est estompée.

Ne vous fiez pas à la vérification orthographique

• Taper «no / on», «then / than», «pretty / quiet», «lost / loose» ne montrera pas les erreurs.

Concrétude

Donnez des détails spécifiques.

• Votre plan d'investissement rapportera un intérêt élevé.
• Votre plan d'investissement rapportera 8% d'intérêt.

Convaincant

Utilisez un langage crédible. Évitez les exagérations et les superlatifs.

• Toujours vs habituellement
• Jamais vs rarement

Courtoisie

Affichez de bonnes manières dans votre écriture. Utilisez la voix passive lorsque vous communiquez de mauvaises nouvelles pour éviter les connotations négatives. Par exemple,

• Nous ne pouvons accepter les conditions générales décrites dans le contrat.
• Certaines discussions concernant les termes et conditions doivent être faites.

Écrivez en pensant au lecteur

• Sexiste - Président, homme d'affaires
• Condescendance - `` bien sûr '', `` évidemment ''

Utilisation des puces

• Communique votre message de manière simple et claire.
• Met en évidence les informations les plus importantes.

Le courrier électronique est largement utilisé comme une forme d'outil de communication commerciale peu coûteux mais très efficace. Les impressions des e-mails sont rarement prises et des copies électroniques sont utilisées car l'archivage et la récupération des e-mails sont faciles. La raison de sa popularité est la facilité d'accès, que tout le monde dans une organisation, du PDG au concierge, peut utiliser.

Les e-mails sont un moyen efficace de communiquer des informations d'une manière bien présentée, facile à lire et professionnellement appropriée. De nombreuses personnes citent le manque de temps comme une raison de transmettre des e-mails non conformes aux normes allant d'incompréhensibles à incomplets.

De nombreuses personnes confondent les e-mails avec la messagerie texte, ou du moins leur approche de la rédaction d'e-mails le suggère. Laissez-nous discuter de la différence entre une conversation textuelle et la rédaction d'un e-mail. Dans une conversation par SMS, deux personnes peuvent échanger des informations, partager des détails, apporter des corrections et demander des éclaircissements par un moyen de communication rapide.

Par rapport à cela, les e-mails sont lus par des professionnels qui, en fonction de leur travail, peuvent recevoir entre 20 et 200 e-mails par jour. Ils ne veulent ni s'engager dans une conversation aller-retour, ni avoir le temps de demander des détails, plusieurs fois. Ils veulent juste comprendre le contenu de l'e-mail, lire les instructions, traiter les informations, terminer la tâche et vider la section "non lu" de la boîte de réception.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Planifiez votre message.
• Utilisez la ligne d'objet pour attirer l'attention du lecteur.
• Gardez votre message court et clair.
• Ne tapez pas l'intégralité de votre message en minuscules.
• Relisez votre message avant de l'envoyer et assumez la responsabilité.
• Prenez quelques minutes pour vous calmer avant d'envoyer un e-mail en colère.
• Ne tapez pas votre message en majuscules. Les majuscules sont considérées comme CRIER.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Vous devez discuter d'informations personnelles, sensibles ou confidentielles.
• Vous allez donner de mauvaises nouvelles.
• Votre message est complexe et le sens peut être perdu dans les libellés.
• vous avez besoin d'une réponse immédiate.

Risques juridiques des e-mails

Les e-mails sont le mode de communication privilégié dans de nombreux lieux de travail, ce qui signifie qu'ils contiennent beaucoup d'informations qui pourraient être confidentielles. De nombreuses entreprises forment de manière approfondie les gens sur la manière dont ils sont censés encadrer leurs e-mails et sur le type d'e-mails à qui ils sont censés transmettre.

La sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les e-mails relèvent de la responsabilité conjointe de l'expéditeur et des destinataires. Les entreprises ont des directives strictes pour protéger leurs documents et leur contenu. Laissez-nous discuter de certaines des directives les plus couramment suivies pour éviter toute utilisation abusive des e-mails.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Vous envoyez ou transférez des e-mails avec un contenu offensant.
• Vous envoyez une pièce jointe contenant un virus.
• Vous transférez l'e-mail de l'expéditeur à une autre personne sans autorisation.
• Vous essayez de falsifier les e-mails des autres ou d'envoyer des e-mails à partir des comptes des autres.
• Vous essayez de cacher votre identité aux destinataires lors de l'envoi d'e-mails.
• Vous copiez un message appartenant à une autre personne sans autorisation.

Éléments d'un e-mail formel

Alors que la plupart d'entre nous envoient des courriels informels à des amis qui peuvent contenir des erreurs grammaticales, il n'en va pas de même lorsque nous écrivons à des collègues, en particulier lorsque nous voulons faire bonne impression, car nous devons être plus prudents et diplomatiques cette fois. Voici quelques conseils généraux sur le bon format d'un e-mail -

Background- Le fond blanc par défaut doit être utilisé pour tous les e-mails. Les arrière-plans colorés ou les motifs de défilement semblent ne pas être professionnels et distrayants.

Font - Les polices préférées sont Times New Roman ou Arial, taille de police-12.

Font Color - La police doit être bleu marine ou noire uniquement.

Contact Details- Les coordonnées officielles telles que le nom, la désignation, l'identifiant de courrier électronique, le numéro de contact, le logo de l'entreprise et l'adresse de correspondance doivent être mentionnés dans la zone de signature. Il vaut mieux éviter les déclarations personnelles.

First Name and Surname- Ils doivent être mentionnés dans la même police que celle utilisée dans le corps de l'e-mail, seulement deux tailles de police plus grandes. Les polices cursives pour le nom ne sont pas recommandées.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nom et adresse de l'entreprise
• Point de repère et code postal
• Numéro de contact
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone de l'entreprise
• Numéro de fax de l'entreprise
• URL de l'entreprise
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Exemple de courrier électronique

Les conversations téléphoniques remplacent rapidement les réunions traditionnelles «sur place», en raison de la logistique et du gain de temps. Il est beaucoup plus facile pour les gens d'avoir une conversation par téléphone de nos jours, par rapport à voyager dans un endroit éloigné pour faire de même.

Bien que les avantages évidents d'une conversation téléphonique soient nombreux - l'un étant que la personne n'a pas à être physiquement présente pendant l'entretien, cela pourrait également être l'un de ses inconvénients.

Dans une conversation en face-à-face, 70% des réponses de la personne sont non verbales et liées au langage corporel. Dans une conversation téléphonique, vous devez compenser ces 70% avec votre projection vocale, votre tonalité et votre modulation.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

• Parlez assez fort pour être entendu clairement. Gardez votre bouche près de l'embout buccal. Il est conseillé d'utiliser un équipement mains libres, si possible, afin que vos mains soient libres de noter les points. De nombreuses personnes expriment leurs points de vue en utilisant leurs mains pour mettre l'accent sur des domaines de discussion spécifiques. L'utilisation d'un équipement mains libres améliorera également vos capacités d'expression.

• Laissez l'autre personne faire la majeure partie de la conversation, car elle vous expliquera ce dont elle veut vous informer, pour que vous compreniez. Également parler hors de son tour pourrait irriter l'auditeur.

• Souriez et parlez de manière conversationnelle. Sourire en parlant change la forme de votre bouche lorsque vous prononcez les mots et l'auditeur capte facilement ce changement de ton.

• Placez un bloc-notes, un stylo et une copie du document dont il est question près de chez vous pour référence et pour noter les informations importantes.

• Essayez de vous rendre dans un endroit qui a le moins de bruit de fond et d'interférences possible lorsque vous assistez à un entretien téléphonique.

• Si vous êtes coincé dans un embouteillage ou dans un endroit bruyant quand quelqu'un du bureau vous appelle et vous demande si c'est le bon moment pour vous parler, excusez-vous poliment et proposez de rappeler dans 5 à 10 minutes. Cela vous donnera le temps d'aller dans un endroit silencieux pour préparer votre humeur et votre esprit pour la conversation.

• Désactivez la fonction Appel en attente et les applications qui émettent des notifications sonores pendant les appels, afin que l'attention de l'autre personne ne soit pas détournée en raison du son distrayant.

Les gens du monde entier ont différentes étiquettes qu'ils observent en fonction de leur culture et de leur nativité. Nous en avons compilé quelques-uns intéressants ici. Vous pourriez trouver certains d'entre eux amusants. Cependant, les personnes qui suivent ces étiquettes les prennent très au sérieux et doivent être respectées.

• Austria- Mettre les mains dans les poches est considéré comme impoli par les Autrichiens qui mettent l'accent sur le titre. Ils adorent utiliser les titres avec les noms de famille et s'en tenir à la manière formelle de s'adresser aux gens, plutôt que de se faire prénoms avec les gens lors de la première réunion.

• Brazil- Les Brésiliens sont des personnes expressives et n'observent pas de règles strictes sur l'espace personnel. Tout comme les Argentins, ils sont à l'aise debout près de vous tout en parlant et n'hésitent pas à caresser les gens et à se tenir la main. Leur façon de mener une discussion commerciale est également informelle, les gens coupant généreusement la conversation de quelqu'un d'autre sans que personne ne s'en soucie.

• Russia- Les baisers sur la joue échangés entre des personnes du même sexe sont acceptables et sont une coutume largement suivie. Cependant, cela ne doit pas vous donner l'impression que vous allez recevoir un accueil très chaleureux lors de votre première rencontre. Les Russes croient en la combustion lente et aiment faire connaissance avec quelqu'un à son rythme.

• France- Les Français adorent être des gens sophistiqués et les écouter parler, c'est comme écouter une longue conversation continue et pleine d'esprit. Ils accordent une grande importance à la vie privée; par conséquent, évitez de poser des questions personnelles.

• Germany- Les femmes allemandes s'attendent à ce que les hommes les protègent et il est considéré comme impoli de mâcher de la gomme en public et de se mettre en colère en public. Les Allemands aiment les conversations de nature intellectuelle et n'aiment généralement pas les blagues. Ils ont cependant un côté humoristique qu'ils ne dévoilent qu'après des rencontres répétées avec eux.

• Italy- Les Italiens aiment garder un contact visuel tout en ayant une conversation. Ce n'est pas seulement un signe de confiance pour eux, mais cela leur indique également que vous êtes authentique et que vous pensez ce que vous dites. Ils sont également coquettes par nature et peuvent se tenir assez près de vous tout en parlant.

• United Kingdom- L'utilisation d'adjectifs pour décrire les choses est généralement mal vue, donc les conversations ont tendance à être très soignées et même. Un contact visuel prolongé est considéré comme impoli et l'espace personnel prend beaucoup d'importance. Toucher la personne de quelqu'un n'est réservé qu'aux membres de la famille.

• United States- Les Américains aiment garder un contact visuel tout en parlant et ils sont très heureux de trouver leur prénom lors de la première rencontre elle-même. Ils ont tendance à être plus informels dans leur discours. Cependant, ils accordent une importance considérable à la ponctualité, alors ne surprenez jamais un Américain du mauvais côté de l'horloge.

• Argentina- Les Argentins sont très sensibles lorsque vous utilisez le signe «pouce levé» avec eux car ils le considèrent obscène et très offensant. En outre, ils ont tendance à frapper leur paume gauche lorsqu'ils pensent que ce que vous dites est incroyable d'être vrai.

• Australia- Les Australiens aiment acheter une tournée de boissons pour des amis et en général, n'aiment pas partager l'addition. Ils sont offensés par les gestes des doigts du signe «V» et du signe «pouce levé». Le bâillement en public est considéré comme grossier.

• China- Les Chinois, quant à eux, s'abstiennent de se toucher et de s'embrasser dans les lieux publics. Ils n'apprécient pas non plus les gens qui cliquent et se fendent des doigts et les pointent en parlant. Les vêtements bruyants et les sifflements ne sont pas vus sous un jour favorable. Les Chinois, eux aussi, n'aiment pas discuter d'affaires en dînant.

• Canada- Les Canadiens aiment le concept d'espace personnel. Par conséquent, ils évitent d'être très proches de la personne qu'ils rencontrent. Ils ont tendance à éviter d'étreindre et de toucher les gens. Il est très important de maintenir un langage corporel approprié tout en étant assis pour avoir une discussion d'affaires avec les Canadiens.

• Japan- Comparez cela au Japon, où un contact visuel de longue durée est considéré comme impoli et irrespectueux. En plus de cela, toucher quelqu'un en parlant et ne pas respecter son espace personnel est quelque chose que les Japonais n'apprécient pas.

L'étiquette des affaires est l'un des aspects les plus importants et pourtant les plus négligés de la vie d'un professionnel. Si vous ne connaissez pas les règles de base de l'étiquette lorsque vous rencontrez de nouvelles personnes et que vous traitez avec des clients, vous êtes plus susceptible de commettre de nombreuses erreurs qui pourraient vous être inconnues ou apparemment innocentes, mais qui pourraient facilement être interprétées à tort comme délibérées et offensantes par le personne qui vous écoute.

C'était un petit pas en avant pour vous faire prendre conscience des règles simples d'étiquette dont vous êtes censé être conscient et les suivre lorsque vous interagissez avec des gens.

Nous espérons que vous êtes maintenant prêt à utiliser ce que vous avez appris de cette lecture et que vous allez le mettre en œuvre dans votre vie. Tout ce dont vous avez besoin est un peu de confiance en vous et un peu de pratique! Bonne chance!