Étiquette commerciale - Rédaction des documents

Une fois que vous avez identifié le public cible de votre rédaction, essayez d'anticiper les informations que votre lecteur pourrait juger nécessaires et incluez-les dans votre document au fur et à mesure que vous écrivez. Cela peut être fait en vous posant les «questions WH».

  • Answer the WH questions- Répondre «Qui? Quoi? Pourquoi? Où? Quand? Qui? Comment?" vous donnera une longueur d'avance sur le contenu de l'écriture.

  • Determine the Start and Finish- Après avoir rassemblé toutes les idées possibles que vous avez sur le sujet, vous pouvez les parcourir et en rejeter quelques-unes qui n'auront pas de sens dans cet article. Après cela, découvrez l'idée qui laissera le maximum d'impact sur la lecture et mettez-la au début de l'article. La fin devrait avoir l'idée qui résume toutes les idées d'une manière claire et nette.

  • Get a Second-Person Opinion- faites toujours vérifier votre texte écrit par quelqu'un avant de le soumettre. Cela donne une perspective objective à la deuxième personne à l'examen et empêche vos émotions et votre indulgence de vous gêner. Ne faites pas cela si le contenu est confidentiel et ne doit pas être partagé.

  • Discuss Suggestions and Include Improvements - Une fois que vos amis ont suggéré des changements, mettez en œuvre ceux que vous jugez pertinents.

Développer le flux

Beaucoup de gens ont des idées très intéressantes et parviennent même à les mettre sur papier. Malheureusement, leur lectorat ne dépasse pas une étape particulière. C'est parce que, bien que leur écriture soit bonne et que les pensées aient été correctement mentionnées, il se peut qu'il n'y ait pas eu une sélection appropriée de mots, ou peut-être un proverbe comme - «mordiller dans l'œuf» a été utilisé, que les lecteurs peuvent ne pas comprendre.

Laissez-nous discuter de 15 choses à retenir lors de la relecture et de la révision de votre écriture -

Clarté

  • Votre écriture doit être comprise en première lecture. Évitez le jargon technique, les mots inconnus ou le langage formel.

Vs formel. Moderne

  • Le paiement a été dûment noté et nous avons reçu votre chèque.
  • Ci-joint vs s'il vous plaît trouver ci-joint

Évitez l'ambiguïté

  • Les mots à double sens ou les phrases qui déroutent les lecteurs doivent être évités

  • Après avoir mangé le poisson, Kiran a parlé à Karan. (Qui avait le poisson?)

Évitez les expressions familières

  • En un mot vs en bref
  • De nos jours par rapport à aujourd'hui, actuellement

Évitez d'utiliser plusieurs mots

  • Avant l'événement vs avant
  • À ce stade par rapport à maintenant

Évitez les répétitions inutiles

  • Absolument essentiel
  • Combinez ensemble

Inclure uniquement les informations pertinentes

  • Omettez les informations de fond inutiles.
  • Gardez les phrases courtes et simples - 17 mots ou moins.

Complétude

Vérifiez que toutes les informations dont le lecteur aura besoin sont incluses -

  • Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment?

Exactitude

Vérifiez l'exactitude de la grammaire et de l'orthographe des noms de personnes et de lieux.

  • Il l'a fait contre il l'a fait.
  • Sa couleur s'est estompée par rapport à sa couleur s'est estompée.

Ne vous fiez pas à la vérification orthographique

  • Taper «no / on», «then / than», «pretty / quiet», «lost / loose» ne montrera pas d'erreur.

Concrétude

Donnez des détails spécifiques.

  • Votre plan d'investissement rapportera un intérêt élevé.
  • Votre plan d'investissement rapportera 8% d'intérêt.

Convaincant

Utilisez un langage crédible. Évitez les exagérations et les superlatifs.

  • Toujours vs habituellement
  • Jamais vs rarement

Courtoisie

Affichez de bonnes manières dans votre écriture. Utilisez la voix passive lorsque vous communiquez de mauvaises nouvelles pour éviter les connotations négatives. Par exemple,

  • Nous ne pouvons accepter les termes et conditions énoncés dans le contrat.
  • Certaines discussions concernant les termes et conditions doivent être faites.

Écrivez en pensant au lecteur

  • Sexiste - Président, homme d'affaires
  • Condescendance - `` bien sûr '', `` évidemment ''

Utilisation des puces

  • Communique votre message de manière simple et claire.
  • Met en évidence les informations les plus importantes.