Etiquette des e-mails

Le courrier électronique est largement utilisé comme une forme d'outil de communication commerciale peu coûteux mais très efficace. Les impressions des e-mails sont rarement prises et des copies électroniques sont utilisées car l'archivage et la récupération des e-mails sont faciles. La raison de sa popularité est la facilité d'accès, que tout le monde dans une organisation, du PDG au concierge, peut utiliser.

Les e-mails sont un moyen efficace de communiquer des informations d'une manière bien présentée, facile à lire et professionnellement appropriée. De nombreuses personnes citent le manque de temps comme une raison de transmettre des e-mails non conformes aux normes allant d'incompréhensibles à incomplets.

De nombreuses personnes confondent les e-mails avec la messagerie texte, ou du moins leur approche de la rédaction d'e-mails le suggère. Laissez-nous discuter de la différence entre une conversation textuelle et la rédaction d'un e-mail. Dans une conversation par SMS, deux personnes peuvent échanger des informations, partager des détails, apporter des corrections et demander des éclaircissements par un moyen de communication rapide.

Par rapport à cela, les e-mails sont lus par des professionnels qui, en fonction de leur travail, peuvent recevoir entre 20 et 200 e-mails par jour. Ils ne veulent ni s'engager dans une conversation aller-retour, ni avoir le temps de demander des détails, plusieurs fois. Ils veulent juste comprendre le contenu de l'e-mail, lire les instructions, traiter les informations, terminer la tâche et vider la section "non lu" de la boîte de réception.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Planifiez votre message.
• Utilisez la ligne d'objet pour attirer l'attention du lecteur.
• Gardez votre message court et clair.
• Ne tapez pas l'intégralité de votre message en minuscules.
• Relisez votre message avant de l'envoyer et assumez la responsabilité.
• Prenez quelques minutes pour vous calmer avant d'envoyer un e-mail en colère.
• Ne tapez pas votre message en majuscules. Les majuscules sont considérées comme CRIER.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Vous devez discuter d'informations personnelles, sensibles ou confidentielles.
• Vous allez donner de mauvaises nouvelles.
• Votre message est complexe et le sens peut être perdu dans les libellés.
• vous avez besoin d'une réponse immédiate.

Risques juridiques des e-mails

Les e-mails sont le mode de communication privilégié dans de nombreux lieux de travail, ce qui signifie qu'ils contiennent beaucoup d'informations qui pourraient être confidentielles. De nombreuses entreprises forment de manière approfondie les gens sur la manière dont ils sont censés encadrer leurs e-mails et sur le type d'e-mails à qui ils sont censés transmettre.

La sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les e-mails relèvent de la responsabilité conjointe de l'expéditeur et des destinataires. Les entreprises ont des directives strictes pour protéger leurs documents et leur contenu. Laissez-nous discuter de certaines des directives les plus couramment suivies pour éviter toute utilisation abusive des e-mails.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Vous envoyez ou transférez des e-mails avec un contenu offensant.
• Vous envoyez une pièce jointe contenant un virus.
• Vous transférez l'e-mail de l'expéditeur à une autre personne sans autorisation.
• Vous essayez de falsifier les e-mails des autres ou d'envoyer des e-mails à partir des comptes des autres.
• Vous essayez de cacher votre identité aux destinataires lors de l'envoi d'e-mails.
• Vous copiez un message appartenant à une autre personne sans autorisation.

Éléments d'un e-mail formel

Alors que la plupart d'entre nous envoient des courriels informels à des amis qui peuvent contenir des erreurs grammaticales, il n'en va pas de même lorsque nous écrivons à des collègues, en particulier lorsque nous voulons faire bonne impression, car nous devons être plus prudents et diplomatiques cette fois. Voici quelques conseils généraux sur le bon format d'un e-mail -

Background- Le fond blanc par défaut doit être utilisé pour tous les e-mails. Les arrière-plans colorés ou les motifs de défilement semblent ne pas être professionnels et distrayants.

Font - Les polices préférées sont Times New Roman ou Arial, taille de police-12.

Font Color - La police doit être bleu marine ou noire uniquement.

Contact Details- Les coordonnées officielles telles que le nom, la désignation, l'identifiant de courrier électronique, le numéro de contact, le logo de l'entreprise et l'adresse de correspondance doivent être mentionnés dans la zone de signature. Il vaut mieux éviter les déclarations personnelles.

First Name and Surname- Ils doivent être mentionnés dans la même police que celle utilisée dans le corps de l'e-mail, seulement deux tailles de police plus grandes. Les polices cursives pour le nom ne sont pas recommandées.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nom et adresse de l'entreprise
• Point de repère et code postal
• Numéro de contact
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone de l'entreprise
• Numéro de fax de l'entreprise
• URL de l'entreprise
• Disclaimer

Exemple de courrier électronique