Étiquette téléphonique
Les conversations téléphoniques remplacent rapidement les réunions traditionnelles «sur place», en raison de la logistique et du gain de temps. Il est beaucoup plus facile pour les gens d'avoir une conversation au téléphone de nos jours, comparativement à voyager dans un endroit éloigné pour faire de même.
Bien que les avantages évidents d'une conversation téléphonique soient nombreux - l'un étant que la personne n'a pas à être physiquement présente pendant l'entretien, cela pourrait également être l'un de ses inconvénients.
Dans une conversation en face à face, 70% des réponses de la personne sont non verbales et liées au langage corporel. Dans une conversation téléphonique, vous devez compenser ces 70% avec votre projection vocale, votre tonalité et votre modulation.
Some Important Points on Telephonic Etiquette -
Parlez assez fort pour être entendu clairement. Gardez votre bouche près de l'embout buccal. Il est conseillé d'utiliser un équipement mains libres, si possible, afin que vos mains soient libres de noter les points. De nombreuses personnes expriment leurs points de vue en utilisant leurs mains pour mettre l'accent sur des domaines de discussion spécifiques. L'utilisation d'un équipement mains libres améliorera également vos capacités d'expression.
Laissez l'autre personne faire la majeure partie de la conversation, car elle vous expliquera ce dont elle veut vous informer, pour que vous compreniez. Parler également hors de son tour pourrait irriter l'auditeur.
Souriez et parlez de manière conversationnelle. Sourire en parlant change la forme de votre bouche lorsque vous prononcez les mots et l'auditeur capte facilement ce changement de ton.
Placez un bloc-notes, un stylo et une copie du document dont il est question près de chez vous pour référence et pour noter les informations importantes.
Essayez de vous rendre dans un endroit qui a le moins de bruit de fond et d'interférences possible lorsque vous assistez à un entretien téléphonique.
Si vous êtes coincé dans un embouteillage ou dans un endroit bruyant quand quelqu'un du bureau vous appelle et vous demande si c'est le bon moment pour vous parler, excusez-vous poliment et proposez de rappeler dans 5 à 10 minutes. Cela vous donnera le temps d'aller dans un endroit silencieux pour préparer votre humeur et votre esprit pour la conversation.
Désactivez la fonction Appel en attente et les applications qui émettent des notifications sonores pendant les appels, afin que l'attention de l'autre personne ne soit pas détournée en raison du son distrayant.