Rédaction collaborative - Guide rapide

L'écriture collaborative est utilisée pour décrire les projets de travail écrit qui impliquent plusieurs écrivains participant à la rédaction et à l'achèvement du travail. Elle diffère de l'écriture partagée dans la manière de son exécution, c'est-à-dire que dans l'écriture partagée, les gens se partagent les domaines de travail respectifs entre eux et se concentrent sur ces domaines eux-mêmes.

Ce qui se passe dans l'écriture collaborative, cependant, c'est que plusieurs rédacteurs sont employés pour accomplir la tâche et que ces rédacteurs ont des domaines de responsabilités qui se chevauchent. Cela signifie que les rédacteurs ont le pouvoir de parcourir le contenu que vous avez écrit et de suggérer des changements que vous pouvez ou non mettre en œuvre.

Un exemple quotidien de ceci pourrait être les entrées de Wikipédia, qui sont écrites par des personnes, éditées par les administrateurs et des modifications sont suggérées par les lecteurs. Dans un environnement d'écriture véritablement collaboratif, chaque rédacteur a les mêmes capacités et autorité pour s'engager dans des tâches d'écriture, d'édition, de suggestion de modifications, de suppression de texte et d'en ajout.

Cela permet au meilleur produit de sortir à la fin car plusieurs processus récursifs s'exécutent sur un texte écrit avant sa publication. L'écriture collaborative encourage une série de changements dans le texte écrit, de sorte qu'un consensus émerge sur l'exactitude du texte.

Portée de l'écriture collaborative

La rédaction professionnelle est l'une de ces exigences qui peut être trouvée dans une variété de professions, d'organisations et de services. En raison de la disponibilité rapide de tâches de haute qualité, l'écriture collaborative est maintenant utilisée dans de nombreux domaines allant de l'éducation à l'apprentissage à distance, car il a été observé quepeople pay more attention to a text quand ils ont le pouvoir de modifier le texte s'ils ne l'acceptent pas.

Cela fait ressortir un débat sain car l'auteur original est amené à partager des sources fiables pour étayer son affirmation. Cette amélioration du contenu basée sur l'interaction mutuelle rend le produit final agréable à tous. Alors que certains de ces documents sont planifiés, rédigés, révisés et édités par un seul auteur, la plupart des rapports commerciaux et des communications plus courtes importantes sont soit formellement rédigés en groupes, soit examinés par les principaux lecteurs d'une entreprise.

Des experts de l'industrie auraient déclaré qu'environ 87% of workplace writers submitleur tâche par la collaboration au lieu de l'écriture isolée s'étire. Un écrivain collaboratif professionnel doit avoir les compétences linguistiques, les aptitudes et les connaissances sur le sujet qui lui permettent de s'engager dans l'écriture collaborative.

L'écriture collaborative et ses effets sont étudiés par des chercheurs et des experts en affaires depuis des années. En fonction de l'observation de ces chercheurs, de nombreuses théories et modèles de travail sont apparus. SelonPaul Benjamin Lowry, un vocabulaire commun doit être conceptualisé que différentes personnes travaillant dans une ou plusieurs équipes peuvent utiliser pour communiquer dans l'écriture collaborative.

Il dit qu'en l'absence de ce vocabulaire commun, les équipes engagées dans des processus collaboratifs et laissées à elles-mêmes pour faire le travail entraîneront un lourd gaspillage de ressources telles que du temps, des efforts et de l'argent. Gardant ces facteurs à l'esprit, il a proposé cinq stratégies d'écriture collaborative, qui sont -

  • Rédaction d'un seul auteur
  • Écriture unique séquentielle
  • Écriture parallèle
  • Écriture réactive
  • Écriture en mode mixte

Parlons maintenant de chacune de ces stratégies d'écriture collaborative en détail.

Rédaction d'un seul auteur

L'écriture d'un seul auteur se produit lorsqu'une personne représente une équipe entière écrivant en collaboration. Ce type d'écriture est généralement pratiqué dans les cabinets d'avocats, lorsque l'avocat emploie une équipe pour faire toutes ces recherches et documents, alors qu'il est lui-même responsable de l'exactitude ou de la faillibilité des faits mentionnés.

Écriture unique séquentielle

En écriture unique séquentielle, un groupe de travaux d'écrivain sur des domaines individuels d'un projet d'écriture, mais dans une séquence. Cela signifie que la responsabilité d'écrire est partagée par les membres d'une équipe dans une séquence numérique. L'écrivain qui est censé commencer par l'écriture terminera sa partie et passera ensuite le document au second dans l'ordre.

Écriture parallèle

Ressemblant étroitement à l'écriture partagée dans la méthode et la mise en œuvre, l'écriture parallèle consiste à employer un groupe de personnes qui reçoivent différentes parties du document et sont invitées à travailler sur leurs domaines en même temps. Il existe deux types d'écriture parallèle, l'un où le document est divisé en sections plus petites et différents membres se sont vu confier la responsabilité de rédiger ces sections.

L'autre est celui où les membres de l'équipe impliqués dans le processus d'écriture se voient attribuer des rôles différents. Par exemple, relecture, vérification des faits, correction de faute de frappe, etc.

Écriture réactive

L'écriture réactive implique différents membres de l'équipe ou différentes équipes qui passent en revue les résultats des uns et des autres et «réagissent» au contenu en suggérant des changements, une relecture, une vérification des faits, une révision, etc. Ceci est considéré comme une pratique saine et garantit un document écrit crédible .

Écriture en mode mixte

Dans le mode d'écriture mixte, certains ou tous les modes ci-dessus sont incorporés dans le processus d'écriture. Par exemple, une équipe peut avoir ses membres d'équipe disposés dans une séquence d'écriture, de sorte que pendant que le premier rédacteur rédigera sa partie du document, le reste pourrait s'engager dans une écriture réactive sur celui-ci. Lorsque les premiers écrivains ont terminé leurs tâches, ils peuvent devenir à leur tour des écrivains réactifs.

Javier Onrubia et Anna Engel ont mené une étude de recherche avec trois groupes d'étudiants engagés dans l'écriture collaborative sur quatre à huit produits écrits. Après avoir analysé les stratégies utilisées par ces équipes lors de la préparation du texte écrit, elles ont identifié quatre processus distincts mais interdépendants de construction des connaissances. Ces processus sont les suivants -

  • Construction parallèle
  • Construction sommative séquentielle
  • Construction d'intégration séquentielle
  • Intégrer la construction

Examinons maintenant ces quatre processus en détail.

Construction parallèle

Chaque membre du groupe est invité à travailler sur une partie différente du document et à la fin, le document final est formé en juxtaposant ces différentes parties. Dans un autre scénario, le document a été divisé en différentes parties et distribué à chaque coéquipier. Après que l'auteur eut soumis sa partie du document, de plus petites portions de texte ont été sélectionnées parmi celles-ci et juxtaposées pour former le document final.

Construction sommative séquentielle

Un membre de l'équipe, généralement un senior, présente un document partiellement terminé avec différentes sections rédigées et partiellement remplies selon le style, la technique, le verbiage et les spécifications requises. Le reste de l'équipe se voit alors confier la responsabilité de compléter la rédaction des différentes sections et de soumettre le document final complet.

Construction d'intégration séquentielle

Un membre de l'équipe présente un document partiellement complet ou complet à l'équipe, sur lequel le reste de l'équipe suggère des changements, apporte des modifications justifiées ou engage des discussions sur la partie qu'ils acceptent ou non dans le document. Il y a une contribution successive au document.

Intégrer la construction

La différence entre la construction intégrale séquentielle et la construction intégrale est que dans ce dernier cas, les changements et modifications sont suggérés lors de la rédaction du document, par opposition à l'attente de la soumission du document pour que le processus de contribution commence.

Stephen M. Ritchie et Dona Rigano ont interviewé un professeur de sciences qui, en tant que chef du département, souhaitait réformer le modèle éducatif de leurs écoles. En comparant son système de croyance aux consentements, concessions, négociations, compromis et refus que l'enseignant a reçus sur ses idées de la part du reste des professeurs de sciences, Ritchie et Rigano ont pu identifiertwo levels of engagemententre les membres de l'équipe lors de la mise en œuvre. Ils sont -

  • Tournez l'écriture
  • Rédaction principale

Tournez l'écriture

Cette forme d'écriture est plus coopérative où les auteurs contribuent à différentes sections, apportant des changements et des modifications supplémentaires, qui sont ensuite vérifiés, mis en œuvre et rassemblés par le rédacteur principal.

Rédaction principale

Deux ou plusieurs spécialistes d'un même sujet reçoivent un texte à composer, qui expriment ensuite leurs réflexions et d'autres y apportent des amendements qui peaufinent et affinent le texte. Le texte final est ensuite rédigé par un autre membre de l'équipe agissant en tant que scribe. Une fois le sujet terminé, l'un de ces spécialistes agira en tant que scribe et d'autres coéquipiers experts dans le sujet actuel exprimeront leurs réflexions.

Lisa Ede et Andrea Lunsford ont fait des recherches sur la signification du public du texte. Ils ont postulé une théorie appelée «Audience adressée vs Audience invoquée», qui débat de la possibilité qu'il y ait un public préexistant pour toute œuvre d'un écrivain, auquel il s'adressera à travers son travail et qu'il doit garder à l'esprit tout en l'écriture.

L'autre argument est que les écrivains créent leur propre public et qu'ils n'ont pas besoin de garder le public à l'esprit lors de la création de leur contenu. Sur la base de leurs observations et de leurs apprentissages, ils ont théorisé sept modèles d'organisation pour l'écriture collaborative, qui comprennent:

Premier modèle

Dans ce modèle, toute l'équipe décrit et divise la tâche entre les membres de l'équipe, que chaque membre prépare et soumet ensuite. L'ensemble de l'équipe compile ensuite les différentes parties et révise l'ensemble du document.

Deuxième modèle

L'équipe planifie et décrit la tâche de rédaction, mais un seul membre rédige partiellement le document et le reste de l'équipe le modifie, apporte des modifications, modifie le document et effectue également la révision finale.

Troisième modèle

Dans ce modèle de travail, un seul membre de l'équipe rédige le projet final, qui est ensuite révisé par le reste de l'équipe. La différence entre le troisième modèle et le deuxième modèle est que, ici, le membre écrit le brouillon complet et non partiel.

Quatrième modèle

Un coéquipier décrit et écrit le document. Une fois terminé, il soumettra le document à d'autres coéquipiers, qui pourront ou non consulter l'auteur original sur les changements ou modifications effectués.

Cinquième modèle

Dans le cinquième modèle, toute l'équipe décrit et rédige collectivement le brouillon, puis un ou plusieurs membres révisent le brouillon sans consulter le reste de l'équipe.

Sixième modèle

Le sixième modèle divise largement l'équipe en trois parties -

  • Un membre superviseur qui décrit, divise et attribue la tâche aux coéquipiers.
  • Un deuxième superviseur qui recueille les tâches terminées des coéquipiers et les compile.
  • Les autres coéquipiers se transforment en écrivains.

Septième motif

Le septième modèle divise également l'équipe en trois groupes, où la première partie dicte, la deuxième partie s'occupe de la transcription et la troisième partie édite le document résultant et soumet le projet final.

Ede et Lunsford ont constaté que les niveaux de satisfaction des membres de l'équipe travaillant selon des modèles différents changent. Beaucoup de gens avouent qu'ils aimeraient faire partie d'un processus d'écriture où les objectifs sont clairement articulés et partagés de manière transparente.

Ils ont également noté le degree of mutual respect parmi les membres de l'équipe, les rédacteurs contrôlent leur contenu, leur niveau d'engagement dans le processus d'édition, la manière dont le crédit est partagé, la gestion des conflits, les contraintes sur l'écrivain, et enfin l'importance du projet au sein de l'organisation.

Exemple

Les chercheurs ont constaté que les gens en apprenaient davantage sur les différentes cultures grâce à une interaction mutuelle, plutôt que de leur donner des cours interculturels dans des salles de formation. Par exemple, certaines des tâches de collaboration courantes données dans les cours de sensibilité culturelle espagnole sont:

Hispanic culture

Les coéquipiers préparent en collaboration un rapport culturel sur les Hispaniques, leur géographie, leur climat, leur économie, leurs coutumes populaires et leur cuisine régionale) à travers une discussion mutuelle.

Vacation in Spain

Les équipes collaborent et décrivent leur idée de vacances en Espagne et de lieux à explorer. Il est également demandé à l'équipe de concevoir un itinéraire complet pour le voyage, y compris les frais de transport, d'hébergement et de repas.

De nos jours, de nombreux travaux de rédaction sont impossibles à imaginer sans une équipe de rédaction collaborative. Par exemple, une grande maison d'édition désireuse de publier un livre sur la culture espagnole peut le faire rédiger par une équipe d'experts interculturels en Inde, mais le fera réviser également par une équipe d'écrivains en Espagne.

La rédaction collaborative et la révision par les pairs sont des activités différentes, car la révision par les pairs est essentiellement un processus correctionnel, basé sur la révision et axé sur la critique qui vient après l'effort d'écriture collaborative. cependant,both are related et sont souvent menées ensemble, de sorte que l'évaluation par les pairs fait partie de l'écriture collaborative.

Évaluation par les pairs

Lors du traitement d'une tâche d'écriture collaborative, il est important de définir les domaines dans lesquels un membre de l'équipe peut évaluer la sortie d'un autre coéquipier. Cette décision est normalement prise par le chef d'équipe après une consultation avec son équipe.

Certains des domaines d'évaluation les plus courants sont la vérification de l'achèvement, le degré de coopération et la fiabilité de l'écrivain, la quantité d'efforts que l'écrivain a mis dans son travail et la qualité de sa production. Le facteur le plus important de tous est son respect des délais.

En tant que chef d'équipe, la personne doit avoir la capacité de décrire rapidement un projet et de déléguer différentes responsabilités à différents membres de l'équipe ou de répartir les responsabilités de rédaction entre les différents rédacteurs de son équipe.

Il devrait être capable de motiver les rédacteurs à continuer d'écrire lorsque le processus devient monotone et devrait être capable de résoudre les conflits qui surviennent fréquemment pendant le processus d'évaluation par les pairs.

Dans l'écriture collaborative, la mission de groupe est conçue de manière à ce que toute l'équipe contribue par écrit. Cela améliore les compétences de leadership, de planification, de division du travail et de partage des responsabilités entre les membres de l'équipe.

Planning is especially importantcar les écrivains ont tendance à travailler de manière isolée, ce qui signifie qu'ils n'aiment peut-être pas s'engager dans des conversations fréquentes et le partage de mises à jour. Pour gérer efficacement les affectations d'écriture collaborative, il est important de tenir compte de quelques facteurs. Ces facteurs sont -

  • La description du projet
  • Critères de succès
  • Grandes lignes du projet
  • Attribution uniforme des tâches
  • Partage égal des responsabilités
  • Respecter les horaires
  • Une édition correcte et
  • Partage en temps opportun des commentaires

La compétence collaborative n'est pas seulement importante pour les apprenants, mais aussi pour les entreprises qui les emploient. L'idée derrière la gestion d'une entreprise est de s'assurer que le produit se vend. Les rédacteurs collaboratifs sont censés créer des opportunités de vente, de marketing, d'établissement de relations et de fiabilité grâce à leurs écrits.

En gardant cela à l'esprit, les rédacteurs en milieu de travail doivent perfectionner leurs compétences de communication sophistiquées à travers leur texte écrit. Les demandes d'écriture collaborative reposent également sur certains facteurs pratiques. Par exemple, une lettre commerciale remplie de conditions générales longues et complexes pourrait être assez difficile à rédiger pour un seul rédacteur.

Même si la personne est un militant expérimenté, elle ne pourra pas résumer tous les points absolus nécessaires à mettre dans le document et si elle le fait, alors elle prendra plus de temps pour considérer tous les facteurs et éléments. Pour éviter cette congestion d'idées et de temps, les entreprises recrutent aujourd'hui des équipes collaboratives pour faire face aux contraintes de manière économique et efficace.

C'est souvent le cas où l'environnement commercial dicte le processus de collaboration. Par exemple, les rédacteurs sont souvent chargés d'écrire en gardant à l'esprit l'humeur du grand public et les critiques générales qu'un produit a reçues.

Avantages de l'écriture collaborative

Le processus de collaboration est également utilisé dans les processus politiques, où deux pays concluent un accord et tout ce sur quoi ils décident et s'entendent parvient à un consensus. Dans des cas aussi délicats, aucune personne ni aucun pays ni aucun pays ne veut être seul responsable de la rédaction d'un document aussi important.

Dans de tels cas, le processus d'écriture collaborative implique les meilleures équipes de rédaction des deux pays. Cela garantit un terrain de jeu égal où aucun pays ne pourra exploiter ultérieurement une interprétation secondaire du texte. C'est la raison pour laquelle tous les traités d'aujourd'hui sont rédigés par un comité travaillant sur les principes d'écriture collaborative. Quelques autres avantages de l'écriture collaborative sont énumérés ci-dessous -

  • Sortie de meilleure qualité, car diverses perspectives, compétences et contributions de nombreux écrivains.
  • Il est très motivant de travailler dans une équipe où les participants essaient de se surpasser.
  • Les co-rédacteurs agissent en tant que critiques et fournissent des commentaires précieux pendant la rédaction.
  • Les écrivains moins expérimentés acquièrent une exposition industrielle et une expérience de travail avec des écrivains seniors.
  • Meilleures relations de travail et coordination entre les membres de l'équipe.
  • Acceptation unanime du projet final en raison de la collaboration et des commentaires des membres.

Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs scénarios dans lesquels l'écriture collaborative représente non seulement une efficacité et une fiabilité accrues, mais est également une nécessité indispensable.

Pièges de l'écriture collaborative

Comme pour tout processus créatif, il y a des moments où des personnes hautement qualifiées auront une divergence d'opinion. Lorsque de tels scénarios se présentent, une équipe collaborative se divise très rapidement en sous-équipes et les choses deviennent incontrôlables, si le chef d'équipe ne réagit pas rapidement à la situation. Certains des pièges de l'écriture collaborative sont donnés ci-dessous -

  • L'écriture collaborative lutte presque toujours en cas de défis politiques et sociaux.
  • La coordination du processus collaboratif est très complexe pour un manager en raison de nombreux rédacteurs.
  • La rédaction collaborative prend du temps lorsqu'elle porte sur des processus politiques et des documents logistiques.
  • Si tous les rédacteurs de l'équipe sont inexpérimentés, les documents ne seront pas nécessairement de meilleure qualité.
  • Les différences culturelles et les styles d'écriture contradictoires peuvent être difficiles à canaliser en une seule voix.
  • Les conflits personnels concernant l'autorité, les styles de travail et l'ancienneté sont parfois inévitables.

Certains most common reasonscar l'échec d'une équipe collaborative est la faiblesse des membres les plus juniors de l'équipe à saisir le concept et la bonne approche. Les gens peuvent se demander pourquoi ils emploient du personnel subalterne, s'ils peuvent s'avérer inefficaces, mais leur nomination est soumise à des considérations logistiques et budgétaires.

En plus de cela, des problèmes de communication tels que des briefings inappropriés et la distance physique entre les rédacteurs, des modifications fréquentes des équipes ralentissent également le processus et entraînent une défaillance de l'équipe.

Lorsque les employés travaillant dans des organisations réputées ont été interrogés, ils ont avoué que la plupart de leur travail individuel résultait également de leur collaboration fréquente avec leurs collègues. La recherche montre que les actions suivantes sont le plus menées par les auteurs collaboratifs -

  • Décrire le plan et sélectionner une seule personne pour rédiger le document.
  • Examiner, modifier et fournir des commentaires sur le travail des collègues
  • Participer à des équipes avec une paternité partagée
  • Ghostwriting pour les collègues seniors

Les experts mentionnent également les compétences nécessaires pour qu'un écrivain puisse collaborer correctement avec d'autres équipes. Les compétences les plus importantes sont l'écoute active et l'auto-réflexion, qui, dans ce contexte, seront interprétées comme une auto-évaluation.

D'autres compétences incluent la fiabilité, l'établissement de la confiance, la capacité à accepter les critiques sans être ouvertement sur la défensive, avoir une voix distincte tout en reconnaissant des perspectives différentes, une capacité à gérer les conflits et à gérer les fausses hypothèses et à les orienter vers la bonne.

Les chercheurs recommandent également aux rédacteurs de définir des stratégies pratiques pour gérer les différentes étapes du processus d'écriture, telles que la conceptualisation, la rédaction, la révision, etc. ou des activités spécifiques telles que la gestion des conflits, etc.

Comment l'écriture collaborative encourage le partage d'idées

L'écriture collaborative doit être utilisée comme une opportunité par les rédacteurs pour impliquer différents points de vue, objectifs et perceptions dans le processus de documentation. Ils peuvent le faire en utilisant des technologies telles que l'envoi d'e-mails ou le partage et la fusion de documents.

Par exemple, Microsoft Office Word a une très bonne fonctionnalité “Track Changes” qui conserve un enregistrement des modifications que les rédacteurs individuels apportent au document, ainsi que le nom de l'éditeur ou du réviseur.

La plupart des experts en rédaction collaborative reconnaissent que le modèle existant d'écriture collaborative a été construit en gardant à l'esprit la formation universitaire. Ainsi, pour modifier la technologie et l'infrastructure pour répondre aux besoins de l'entreprise et les aider, les rédacteurs en activité doivent rester en contact avec les communautés académiques, partager leurs besoins et leurs commentaires avec eux, afin que les développeurs puissent conserver toutes les différentes suggestions d'amélioration tout en proposant le meilleur outil interactif.

Trouver une voix collective

Les études des équipes de rédaction indiquent que les équipes accordent une grande importance à la description des applications pratiques de la collaboration et à la finalisation des meilleures pratiques comme l'écriture, la lecture, la gestion de groupe, etc. Le concept de s'adresser à un public est profondément ancré.

Le concept le plus important pour les futures pratiques collaboratives sera de comprendre l'audience que les articles vont obtenir. Il est important de comprendre comment les équipes perçoivent et s'adressent à leur public.

Désormais, le public peut être divisé en internal audiences (membres de l'équipe) et external audiences(personnes non membres de l'organisation qui vont lire le document). Les rédacteurs seront-ils tentés de s'adresser au public interne pour obtenir l'autorisation de leur document même si le public externe a des attentes différentes?

Ces questions seront posées plus fréquemment au fur et à mesure que le processus d'écriture collaborative se répandra et sera accepté. Les auteurs appellent ce phénomènefinding a consistent voice. Cette voix doit être cohérente avec le scénario commercial ou la conformité politique. Les organisations parviennent à faire entendre leur voix en distribuant des mémos, en organisant des réunions et en organisant des conférences.

Tout en travaillant sur une mission collaborative majeure, l'équipe de rédaction doit d'abord apprendre à coordonner ses tâches, en définissant un modèle de travail. La stratégie la plus courante consiste à attribuer au moins deux rôles à chaque coéquipier, l'un peut être lié à l'écriture et l'autre à la post-production, comme l'édition, la planification, le suivi, etc.

Cela nécessite un degré élevé de conduite professionnelle et une interconnectivité des pensées de la part de tout le monde dans l'équipe. La chose la plus importante à noter est que, même si les rôles d'écriture pouvaient être clairement définis, l'autre rôle pourrait être flexible et se chevaucher.

Dans une structure d'écriture collaborative, nul ne peut être l'unique partisan d'une quelconque responsabilité. Une équipe entière peut également être divisée en sous-équipes avec des rôles spécifiques tels que -

  • Writer - Tous les membres de cette équipe sont responsables de la rédaction et du remplissage du document.

  • Group Leader - Ce groupe est responsable de la coordination de l'équipe, de la programmation et de l'organisation des actions.

  • Editor - Ce groupe se chargera d'éditer, d'insérer le style et de relire les documents, soit par intervalles, soit après la soumission du document final.

  • Graphics Designer - Ce groupe est responsable de la conception des illustrations et de la mise en page sur papier et impression Web du document.

  • Subject Matter Specialist- Ce groupe se charge de faire des recherches sur un sujet et d'apporter des réponses aux requêtes de l'équipe. Ils relisent les parties techniques du document pour en vérifier l'exactitude.

  • Webmaster - Cette équipe met le contenu du document sur le site Web et le maintient.

Déterminer quel membre de l'équipe est apte pour quel travail est l'étape préliminaire de toute rédaction collaborative. Lors de la première réunion proprement dite, les membres de l'équipe se réunissent et discutent de leurs antécédents et des domaines dans lesquels ils seront le plus à l'aise de travailler. Le chef d'équipe prend note des compétences en rédaction technique des membres, des antécédents, du processus d'édition et de l'expérience.

Lors des réunions ultérieures, l'équipe décrit le projet, délègue les responsabilités et demande de soumettre des rapports d'étape informels hebdomadaires lors de la prochaine réunion. Les membres de l'équipe peuvent changer de rôle de prise de notes lors des réunions suivantes.

Lorsqu'il s'agit d'examiner et de réviser le projet final, l'équipe doit concevoir des stratégies qui les aident à évaluer et à modifier la rédaction de l'équipe, telles que la mise en œuvre de mesures de contrôle de la qualité, la tenue d'examens périodiques et le partage de commentaires. La rétroaction devrait être de savoir si l'écriture a -

  • Atteint son objectif principal de répondre aux usages des lecteurs.
  • Identifié et résolu tous les problèmes de droits d'auteur et d'édition.
  • Révisé et édité toutes les zones finales du document.

Comme ces réunions ont lieu après la conception de certaines parties du document, l'équipe devra anticiper de nombreux problèmes pouvant survenir au cours du processus d'écriture, tels que la révision, l'utilisation de la grammaire, la vérification du contenu, etc.

Après cela, ils devront mentionner le statut du projet, noter les écarts, le cas échéant, par rapport au plan initial et la liste des actions qui ont conduit à la différence entre le premier plan d'action et l'actuel. Ce processus est divisé en deux segments suivants -

  • Réviser le brouillon
  • Rapport d'étape informel

Faites-nous savoir discuter de ces deux segments en détail.

Réviser le brouillon

Dans ce segment, l'équipe présentera son document, reconnaissant les sections incomplètes, et leur fera de la place dans le projet.

Dans les dernières étapes de leur présentation, ils décriront ce qui sera mentionné dans ces espaces.

Chaque membre de l'équipe doit avoir le pouvoir d'examiner et d'évaluer les autres membres de l'équipe.

Les commentaires doivent être brefs, précis et spécifiques afin que les membres puissent agir de manière accélérée.

Le rapport d'étape informel

Le rapport d'avancement informel peut être structuré comme un mémo hebdomadaire qui donne une idée claire des progrès de l'équipe. Les membres de l'équipe doivent ensuite signer les rapports d'avancement de chacun.

La note doit répondre aux questions suivantes -

  • Qui a assisté à la réunion?
  • Qui a manqué la réunion et pourquoi?
  • La liste des points à l'ordre du jour a-t-elle été discutée?
  • Quelle a été la prochaine séquence de plans d'action?
  • Quel est le statut de l'implication et du progrès des participants?

Ces rapports d'étape devraient inclure les noms de tous les membres de l'équipe, leurs numéros de contact, c'est-à-dire les numéros de téléphone et les adresses e-mail pour un contact plus facile.

Tous les meilleurs écrivains du monde qui écrivent actuellement pour des éditoriaux utilisent aujourd'hui des logiciels d'écriture collaborative. Cela les aide à éditer leur travail à la volée et à exprimer leurs idées dans des mots beaucoup plus percutants que les leurs.

le constant refinement of their workgrâce à différents niveaux de processus d'édition, le processus de création est sans erreur et plus complet. Il ajoute également une valeur de charme et de divertissement. En gardant ce facteur à l'esprit, de nombreuses entreprises ont mis au point des plateformes en ligne innovantes telles queEditorially, pour l'écriture collaborative.

Il aide les rédacteurs à marquer des amis sur leurs documents, ce qui aide leurs amis à fournir des commentaires sur le document. Cependant, `` éditorialement '' avait un défaut béant: il ne permettait pas à deux rédacteurs collaboratifs de modifier le même document en même temps en ligne, ce qui a en fait vaincu le concept d'écriture collaborative, en particulier lorsqu'il s'agit d'articles techniques, où plusieurs chapitres seront dédié aux nombres et aux formules.

Une fois que les rédacteurs se sont remis de la rédaction, cela a suscité une demande pour un nouveau logiciel d'écriture collaborative. Les experts sur ce sujet ont identifié certaines préoccupations importantes qui doivent être abordées dans tout bon logiciel d'écriture collaborative, dont certaines sont:

  • Sans distraction
  • Support interactif
  • Annotation et discussion
  • Gestion des documents
  • Importer et exporter

Examinons maintenant chacune de ces stratégies de préoccupations en détail.

Sans distraction

L'écriture est difficile lorsque les écrivains perdent leur chaîne de pensée. Dans l'état actuel des choses, les écrivains sont tristement célèbres pour avoir glissé dans des périodes d'inactivité prolongées. Ainsi, quand un écrivain est passionné par une idée, il ne doit pas être dérangé par des pop-ups, notifications, annotations, etc. La règle d'or est de l'aider quand il la cherche.

Support interactif

Le logiciel doit rendre l'interaction d'un rédacteur avec l'interface utilisateur aussi minimale que possible. Cela signifie qu'il devrait y avoir beaucoup de raccourcis clavier et de commandes combinées à deux touches.

Par exemple, les mots pris en sandwich avec des traits d'union (-this-) peuvent faire apparaître le texte en italique gras comme this. Les polices devraient également être plus faciles à lire.

Annotation et discussion

Un véritable outil d'écriture collaborative doit non seulement aider pendant le processus d'écriture, mais également aider au partage et à l'édition du contenu, tout en permettant la discussion et la révision du texte. Les équipes de collaboration doivent avoir des dispositions pour mettre en évidence ou remplacer du texte et suivre ces changements. Lorsque vous travaillez avec plusieurs contributeurs, les remarques de chacun doivent être faciles à repérer.

Gestion des documents

Un document peut subir plusieurs révisions, de sorte que chaque modification doit être retracable dans le brouillon d'origine. La réintégration de texte, de mise en forme ou de modifications plus anciens est très importante lorsqu'un document est rédigé de manière collaborative.

Importer et exporter

Enfin, le logiciel doit être suffisamment polyvalent et compatible pour permettre aux rédacteurs d'importer toute extension supplémentaire qu'ils souhaitent y intégrer. Il devrait également permettre l'utilisation de logiciels de partage de fichiers comme Dropbox, etc.

Conclusion

Acquérir les compétences nécessaires pour rédiger un projet de manière collaborative en équipe est considéré comme un atout inestimable dans le monde d'aujourd'hui. De nombreux employeurs ont déjà commencé à accorder une importance prioritaire aux employés qui peuvent gérer des tâches d'écriture collaborative.

L'avenir des organisations réside dans la production de documents dont la paternité est partagée. Ils doivent se faire confiance avec des matériaux sensibles et exclusifs, afin de pouvoir travailler ensemble à l'avenir. La nature unique de l'écriture collaborative permettra de développer une plus grande sensibilité culturelle et des points de vue multiples sur la rédaction d'un document.

Tout ce qui est dit et fait, c'est dans le meilleur intérêt de chacun que chacun participe avec succès à un effort d'équipe collaboratif, car c'est là que se dirige l'avenir de l'écriture commerciale.