Gestion des bibliothèques publiques - Finances
La finance est l'épine dorsale de toute bibliothèque publique. Les directeurs de bibliothèque doivent contrôler les opérations ainsi que surveiller et gérer les finances de l'institution. Les activités financières des bibliothèques publiques impliquent la gestion des fonds, la budgétisation et le contrôle des coûts. Cela implique également la croissance des actifs.
Sources de financement de la bibliothèque publique
Les bibliothèques publiques peuvent obtenir des fonds des sources suivantes -
Fonds nationaux distribués aux États ou aux provinces.
La société municipale donne des fonds municipaux à la bibliothèque publique, qui ont été générés par le stationnement des voitures, les taxes et d'autres outils de génération de revenus. Les bibliothécaires doivent demander ces fonds.
Les dons privés, qui sont donnés par les services caritatifs et les personnes intéressées.
Parfois, des fonds sont collectés en interne en organisant des enchères pour la vente de ressources de connaissances.
Fonctions du Département des finances des bibliothèques publiques
Voici les fonctions gérées par le service des finances d'une bibliothèque publique -
Rapports financiers aux directeurs, aux gestionnaires et au personnel.
Préparation et allocation du budget
Gérer l'audit annuel
Gérer tous les reçus
Préparation des taxes et autres dépôts gouvernementaux
Rapports aux donateurs et aux organismes subventionnaires
Le cycle financier d'une bibliothèque publique
Le cycle de financement d'une bibliothèque publique comprend les étapes générales suivantes:
Planning- L'équipe de direction essaie de découvrir ce qui doit être fait dans la bibliothèque, qui sont des projets incomplets et de nouveaux projets. Il recommande ensuite les conclusions aux administrateurs. Évaluer les dépenses à venir sur ces projets. Les administrateurs et l'examinez et fixez des objectifs pour une période de temps spécifique, comme un an.
Budgeting- Tenez compte de tous les revenus et de tous les coûts, ainsi que des coûts requis pour les opérations en cours. Passez en revue et analysez les revenus et les coûts de l'année dernière en chiffres. Estimer les revenus et les coûts pour le nouvel exercice financier / fiscal.
Income Sources - Allocations du gouvernement, contribution des cercles d'amis, subventions, dons, vente de livres de collecte de fonds, amendes et frais.
Expenses - Carburant, matériel de bibliothèque, salaires du personnel.
Operating - Exécutez le plan programmé.
Reporting- Produire des rapports mensuels et annuels pour suivre l'avancement des activités financières. Il enregistre le solde d'ouverture, la transaction et le solde de clôture de chaque fonds. Un bilan donne une image financière globale de la bibliothèque.
Mobilisation des ressources dans la bibliothèque publique
Les gestionnaires des bibliothèques publiques peuvent mobiliser leurs ressources de diverses manières. Pour savoir comment les ressources sont mobilisées, il faut d'abord savoir -
Qu'est-ce que la mobilisation des ressources?
Il s'agit d'un terme collectif utilisé pour désigner le processus de génération de revenus à partir de différentes ressources ainsi que l'état de préparation de la bibliothèque à fournir les ressources de connaissances de manière efficace et économique à l'utilisateur.
Moyens de collecte de fonds
Les responsables de la bibliothèque doivent élaborer une stratégie efficace de mobilisation des ressources et l'exécuter de manière efficace pour collecter des fonds pour la bibliothèque. Voici quelques moyens de mobilisation des ressources -
Contacter une agence donatrice pour un soutien financier.
Organiser des programmes et des événements de collecte de fonds, inviter les invités à y assister et demander des dons pour la bibliothèque.
Garder les boîtes de dons dans les lieux tels que les banques, les rassemblements sociaux et autres lieux publics pour demander un don. Cette pratique génère une quantité moindre, mais elle est appréciable.
Mise en place de points de collecte pour les dons en nature tels que les meubles, les véhicules, la papeterie et les outils.
Demande de soutien bénévole pour la bibliothèque auprès des collèges et des écoles.
Collecte de fonds en vendant une publication et en proposant des plans d'achat.
Analyse de la rentabilité de la bibliothèque publique
Avec les fonds limités disponibles, une bibliothèque publique doit utiliser son budget à bon escient. L'analyse coût-efficacité (ACE) est une analyse comparative des coûts et de l'efficacité des services fournis par les bibliothèques publiques. Cet outil aide également la direction à prendre des décisions d'allocation de budget et à déterminer tous les services à fournir. Il est généré en termes de ratio.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Analyse coûts-avantages de la bibliothèque publique
L'analyse coûts-avantages (ACB) est effectuée pour déterminer dans quelle mesure l'exécution de tout plan s'est avérée médiocre ou excellente. Il mesure tous les résultats positifs et négatifs d'un programme en termes monétaires.
L'ABC est utile lorsqu'il s'agit de prendre des décisions sur l'investissement et de comparer deux ou plusieurs alternatives.
Une alternative est choisie par les gestionnaires de bibliothèque uniquement lorsque Avantages> Coûts.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Où,
si l'avantage net est + ve, alors l'avantage de coût est + ve.
si l'avantage net est de –ve, alors l'avantage de coût est de –ve.
Rapport annuel de la bibliothèque publique
Le rapport annuel d'une bibliothèque publique contient normalement les informations suivantes:
L'énoncé de mission de la bibliothèque
Lettre du président du conseil d'administration / fiduciaires
Une lettre du PDG de la bibliothèque
Quelques témoignages des mécènes
Quelques témoignages des abonnés
Chronologie illustrée illustrant les jalons atteints, accompagnée d'une brève description des réalisations
Les chiffres et graphiques illustrant les revenus générés et les fonds utilisés au cours d'un exercice
L'état consolidé des activités et de la situation financière
La liste des donateurs, directeurs et succursales de la bibliothèque