Authentification des commandes

Les pouvoirs délégués aux chefs de service leur permettent de disposer d'un maximum de dossiers sous sa propre responsabilité. En général, ces cas sont liés à des ordres naturels suffisamment importants ou sont des questions de politique. Dans les situations où le nombre de cas est trop élevé, il peut les envoyer aux directeurs adjoints du même service.

Même dans les cas où il devrait faire des recommandations ou passer des commandes importantes, il doit limiter sa note aux points réels à livrer, plutôt que de répéter les points qui figuraient déjà dans les notes précédentes. Une fois que toutes les recommandations et suggestions sont faites, il apposera sa signature sur le document original et signera également l'accord sur la proposition.

Dans les cas où un gestionnaire a approuvé une note et l'a envoyée à un autre gestionnaire ou à un service pour commentaires ou examen, c'est le gestionnaire lui-même qui doit l'examiner et donner ses suggestions. Le responsable réviseur peut demander au service expéditeur de fournir toutes les informations factuelles dont il a besoin. Cela nécessite de suivre une routine de communication distincte, afin que le responsable du service puisse enregistrer cette note dans le fichier.

Notes et ordres donnés par le chef de division

Le chef de division devrait, en règle générale, disposer de la plupart des affaires qui lui reviennent sous sa propre responsabilité. Il devrait user de son pouvoir discrétionnaire pour prendre les ordres du co-secrétaire / secrétaire supplémentaire / secrétaire / secrétaire général sur les affaires les plus importantes, que ce soit oralement ou par présentation de documents.

La méthode orale doit être adoptée dans la mesure du possible. Les éléments de travail qui devraient normalement être envoyés au Secrétaire général ont été incorporés dans la brochure intitulée -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Dans les cas où une note a été rédigée et approuvée par un gestionnaire et envoyée à un autre gestionnaire ou à un département pour commentaires ou examen de la proposition ou à des fins similaires, un gestionnaire à qui le dossier est marqué doit invariablement rédiger la note lui-même. Le responsable destinataire peut demander à son département d'examiner la question ou de fournir les informations factuelles.

Dans de tels cas, les départements doivent soumettre une note de routine distincte à l’information du chef de département qui, en dernier ressort, consignera sa note dans le dossier. Les ministères ne devraient pas écrire de notes sur les fichiers éliminés au niveau des gestionnaires.