Procédure de dépôt au bureau - Guide rapide
La procédure de dépôt au bureau est un ensemble de pratiques clairement définies et suivies par l'ensemble de l'organisation pour le dépôt de documents et d'articles importants. En général, ce sont des instructions à tous les employés sur les mesures à prendre en cas de certaines situations, probables ou improbables. Les procédures de dépôt au bureau peuvent inclure les descriptions de travail des employés, l'étiquette du lieu de travail, ainsi que certains protocoles de confidentialité.
La responsabilité de rédiger les procédures de bureau et de les classer correctement incombe souvent aux directeurs de bureau ou aux propriétaires de l'entreprise. Les chapitres suivants sont conçus pour les professionnels qui ont commencé à travailler dans des services dépendant des documents tels que la comptabilité, l'administration générale ou de bureau et les ressources humaines. Ils peuvent apprendre à classer quel document de quelle manière.
En fonction de la grande accessibilité ou de l'application de la procédure, certains dépôts de procédure peuvent être effectués pour l'ensemble du bureau, tandis que d'autres peuvent être effectués pour des particuliers ou des services de co-working au sein du même bureau.
Définitions du dépôt officiel
Le plus souvent, un document mal conçu peut propager des problèmes de communication et des écarts massifs entre les services opérationnels d'une organisation. Parfois, de telles situations surviennent pour lesquelles aucune procédure claire n'a été mentionnée. Souvent, il n'y avait peut-être pas un ensemble d'instructions écrites sur la façon de gérer un client en colère qui entre dans un bureau et qui exprime sa colère sur le gestionnaire. Cependant, ces scénarios sont censés être documentés plus tard et un classement y est effectué.
Par exemple, après avoir traité avec un client spécifique, le propriétaire de l'entreprise ou le responsable peut déposer un protocol qui comprend informing the immediate supervisor, offering a grievance form, et demandez au client poliment mais avec assurance de rester calme, afin que le problème soit résolu.
De nombreux documents officiels suivent une certaine méthodologie pour déposer des documents qui est considérée comme une norme universelle dans le dépôt d'informations. Dans de tels cas, certains mots spéciaux sont utilisés qui ont une signification très spécifique qui leur est attachée. Certains de ces mots et leurs définitions sont donnés ci-dessous -
Annexe à la correspondance
Le terme «Annexe à la correspondance» fait référence aux longues pièces jointes à une communication écrite mentionnée ou mentionnée dans le dossier. Cette partie est normalement ajoutée à la fin du document en tant que partie de correspondance, afin qu'elle ne vienne pas gêner une lecture fluide du document.
Annexe aux notes
Le terme «Annexe aux Notes» fait référence au long résumé de tous les détails des informations données dans le document sur les différents aspects de la question examinée. De tels détails pourraient banaliser le point principal ou rendre le message principal inutilement long.
Gestionnaire département
Le directeur du département (c'est-à-dire le directeur adjoint de rang équivalent) supervise le département et, à ce titre, il a le droit d'exercer son pouvoir et son contrôle concernant l'envoi de l'information et la maintenance des processus opérationnels. Le travail lui vient des départements dont il a la charge.
Cas
Un cas fait référence au dossier qui contient tous les documents importants actuellement examinés ou référés. Il mentionne également tous les différents articles et livres qui peuvent être utilisés comme accompagnement du document original pour être utilisé comme étude complémentaire, lecture ou référence.
Cas de retour
Un cas de retour est utilisé pour définir un document ou un rapport qui doit être réexaminé et rédigé, car le document original a été jugé incomplet ou défectueux. C'est aussi un résumé du numéro actuel.
Correspondance
La correspondance est la collecte complète et détaillée de toutes les communications envoyées par l'organisation et reçues des différentes parties. La correspondance peut être utilisée pour inclure les trois styles de correspondance, à savoir la correspondance officielle, la correspondance semi-officielle et la correspondance non officielle.
Fichier actuel
Un fichier courant est un fichier actuellement en cours de saisie ou de modification de détails. Il diffère d'un cas de retour en ce qu'il s'agit d'un document nouvellement rédigé et non d'un document en cours de révision et de retravail.
Traiter la main
Une main de négociation peut signifier n'importe quel fonctionnaire tel que le commis subalterne, le commis principal, l'adjoint exécutif, etc., qui peut être chargé d'examiner et de noter initialement les cas.
Correspondance semi-officielle
Une correspondance semi-officielle est celle qui a lieu entre deux managers ou entre une organisation et le public, qui ne suit pas les protocoles de communication habituels et est menée pour obtenir un avis du public sur un produit ou un service.
Directeur divisionnaire
Un Chef de Division est une personne qui peut exercer les pouvoirs de rang équivalent à un gestionnaire en son absence, et est responsable du bon fonctionnement du Département sous sa responsabilité.
Docketing
L'ancrage est l'action de faire des entrées de numéros de série sur la zone de prise de notes d'un fichier. Ceci est fait pour que le fichier puisse plus tard être facilement identifié à partir de la marque ou du numéro d'identification.
Brouillon
Un brouillon signifie une copie approximative du document en cours de préparation. Le mot «rédaction», lorsqu'il est utilisé dans une entreprise, signifie généralement la composition des communications officielles de toutes les notes ou ordres des dirigeants. Ces projets sont généralement conservés pour les commentaires et les révisions.
Fichier
Un dossier désigne une collection d'articles sur un sujet spécifique, qui est reconnu à partir d'un numéro de série spécifique ou d'un numéro de dossier, et qui comporte de nombreuses notes de correspondance et une annexe à la correspondance.
Dépôt
Le dépôt consiste à organiser certains documents importants de manière lisible et organisée afin de pouvoir y être référencés rapidement et localisés dans un court laps de temps sans trop de recherches.
Nouveau reçu
Un nouveau reçu fait référence aux nouvelles informations qui sont ajoutées à un document en cours d'examen afin que sa valeur et son quotient global puissent être augmentés.
Problème
Le terme «problème» désigne les différentes étapes d'action par lesquelles passe un projet après son approbation. Certaines de ces étapes pourraient être le dépôt sous «Confidentiel» ou son autorisation par la signature du gestionnaire.
Livre du messager
Un livre du messager fait référence à un livre utilisé pour conserver un enregistrement des différents détails de la communication et marquer les plus importants avec les réponses qu'ils ont reçues.
Remarques
Les notes sont utilisées pour conserver un enregistrement des remarques faites sur une affaire une fois qu'elle a été déposée à l'organisme pour un retour rapide. Les notes comprennent un ensemble des documents originaux précédents, les questions soulevées sur des parties importantes de celui-ci, et l'analyse des changements nécessaires et des commandes finales qui ont été passées.
Correspondance officielle
La correspondance officielle est l'information partagée avec tout organisme public ou individu conformément à la structure et au mode de communication prescrits conformément à la procédure de l'entreprise.
Papier à l'étude
Le document à l'étude (PUC) est un récépissé du cas qui est actuellement discuté, de sorte qu'il puisse y avoir des changements et des modifications appropriés suggérés.
Reçus
Les reçus sont les enregistrements de toutes les communications qui ont pris à différents niveaux, tels que officiels, semi-officiels ou non officiels reçus dans la Société, ou par tout dirigeant de ladite société.
Enregistrement
L'enregistrement d'un fichier est le processus de fermeture d'un fichier une fois que toutes les actions ont été effectuées et que le processus de modification est terminé. Un enregistrement est l'inclusion de toutes les références, suppressions et révisions effectuées dans le document original.
Référencement
Le référencement est le processus de connexion avec les autres enregistrements associés pour obtenir des précédents, des décisions de différents pays et organisations, ou tout autre document pouvant avoir un lien quelconque avec l'affaire.
Correspondance interministérielle
Une correspondance interministérielle est celle dans laquelle un dossier ou un cas est transmis d'un département d'une organisation à un autre département pour obtenir leurs opinions, suggestions et remarques.
Un fichier peut être divisé en 2 parties, qui sont - Notes et Correspondence. Les deux sont placés dans un seul fichier; cependant, ils diffèrent en termes de placement. Les notes sont généralement placées du côté gauche et la correspondance du côté droit respectivement.
Les notes contiennent les enregistrements enregistrés sur un paper Under Consideration et fresh Receipt. De même, la correspondance contient tous les détails des communications officielles entrantes et sortantes.
Fichier pièce
La nécessité du fichier pièce survient dans les deux cas suivants.
Dans le cas où un nouveau reçu ou une note doit être traité en l'absence de non-disponibilité temporaire du fichier principal.
(Or)
Dans le cas où le fichier principal devient volumineux et une feuille de notes séparée est nécessaire d'externaliser uniquement les papiers essentiels pour l'élimination du point.
Il est essentiel de fusionner le fichier pièce avec les fichiers principaux le plus rapidement possible et de supprimer les papiers en double. En cas de fichiers de pièces multiples, chacun doit être numéroté séparément. La personne qui s'occupe de ces derniers devrait tenir à jour une liste de tous les fichiers ouverts par elle.
Couverture de collection
Il contient toutes les autres informations qui ne sont pas considérées comme faisant partie du fichier principal. Certains de ces cas sont -
Notes d'informations secondaires
Reminders
Acknowledgements
Suivre la correspondance occasionnelle échangée pour recueillir des informations supplémentaires provenant de diverses sources
Un fichier principal est constitué du matériel nécessaire collecté dans la couverture de collection. La plupart des objets présents sur la couverture de la collection ont une importance temporaire.
Au moment de l'enregistrement, il est du devoir du chef de service de supprimer tous les papiers qui ont perdu leurs valeurs. Plus important encore, la collection doit rester à l'intérieur du département auquel elle appartient.
Fonctions d'un fichier
Pour chaque département / section / unité, il est essentiel d'avoir un File Register. Il est généralement maintenu sous la forme deAppendix-Iet est utilisé par les départements du magasin général pour l'impression, le stock, la sortie, etc. Le besoin de chaque département peut ne pas être le même et par conséquent, le nombre de feuilles dans un fichier diffère également pour chaque département. Ils sont conservés comme un enregistrement permanent.
Le registre du dossier est rempli du numéro et du sujet qui lui ont été attribués lors de son ouverture. Le registre rassemblera les détails de tous les fichiers qui ont été ouverts tout au long de l'année. Si les pages sont allouées chaque année, les entrées pour l'année suivante seront faites en cela, sinon un nouveau registre de fichiers séparé sera ouvert.
Les entrées dans le fichier se font uniquement à l'encre bleue. Il est garanti que toutes les entrées ont été effectuées correctement et dans la mesure du possible, la suppression ou l'écrasement est évité. Pour éviter son utilisation abusive, le dossier est conservé par le commis subalterne de ce département ou de cette section respective.
Ouverture et numérotation de nouveaux fichiers
Pour chaque nouveau sujet, un fichier séparé est créé. Parfois, le fichier devient trop général ou volumineux. Dans ce cas, des documents traitant de différents aspects y sont infusés, de sorte que le fichier va maintenant devenir plus court, mais cela fait obstacle au bon déroulement du travail.
Dans le chapitre ci-dessus, nous avons discuté du fait que les nouveaux fichiers sont enregistrés individuellement pour chaque département pour une application générale, mais leur classification est basée sur le type de leur sujet. Si le sujet est le sujet principal, il sera appeléStandard Headings et une classification plus poussée de cela conduira à Sub-headings.
Au cours du processus d'enregistrement des fichiers, une liste alphabétique du contenu sera préparée. Cela indiquera leStandard Headings, Sub-headingset les pages qui leur sont allouées. Cela rend ces fichiers facilement traçables pendant la période de besoin.
Au début de chaque année, la liste est mise à jour avec une inspection appropriée. Les sujets principaux sont toujours essayés d'être gardés avec les mêmes normes - année après année. Si cela s'avère nécessaire, avec l'autorisation du chef du département, toute nouvelle rubrique peut être ajoutée à cette liste.
L'ouverture d'un nouveau fichier passe par une série de processus. Le travail initial commence par la sélection de l'en-tête standard sous lequel il sera ouvert. Ensuite, la main d'ouverture ajoutera un titre approprié pour le nouveau sujet et encodera un nombre. Ce numéro n'est rien d'autre que le numéro de série qui se trouve dans le registre de fichiers.
Titre d'un fichier
Le titre d'un fichier donne un aperçu du sujet du fichier et est tenté de se faire avec quelques combinaisons de mots. Le premier mot indique le nom du sujet sous lequel le fichier a été ouvert. Le reste des mots décrit la partie descriptive du titre.
Par exemple, si le nom du sujet principal est `` Règles des organisations (recrutement et conditions de service) '', le nom du fichier ouvert sous celui-ci peut être nommé `` Règles des organisations (recrutement et conditions de service) - Délégation de pouvoir d'imposer Châtiment'.
Enregistrement d'un fichier
Le but d'un titrage correct est nécessaire pour donner au lecteur une idée correcte du sujet et le rendre facilement traçable parmi les autres. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Le nombre de sujets est conservé exactement comme indiqué dans le registre de fichiers.
Un numéro attribué à un dossier est une combinaison de l'année d'ouverture, des lettres initiales utilisées pour identifier le département / section / unité, le numéro de «titre standard» et le numéro de série du fichier présent sous celui-ci.
Si le fichier que nous ouvrons est un fichier Policy, il doit porter une lettre «(P)» après «En-tête standard». Un fichier séparé contient les mesures de routine prises ou la question traitée en raison d'une décision politique.
Le traitement et le dépôt de ces documents sont indépendants de l'année à laquelle se rapporte la référence de ce dossier. Pour chaque fichier, le nombre de notes et de correspondance est limité à 150. Si le nombre dépasse cela, un nouveau fichier sera ouvert avec le même numéro, mais avec un numéro de volume différent. Le fichier précédent sera renommé enVol-I actuellement et la même chose doit être citée dans l'espace prévu pour les références précédentes et ultérieures.
Si le dossier est un dossier de session, il sera fermé après l'expiration de cette session et il en va de même pour un comité, où le dossier est fermé après la fin des mandats du comité. Dans tous les cas ci-dessus, la clôture du fichier est effectuée indépendamment du fait, que le fichier ait 150 pages ou moins.
Parfois, un gestionnaire peut passer une commande concernant n'importe quelle question du dossier. À ce stade, il est du devoir de la personne concernée d'exécuter la commande avant la date d'échéance, sinon l'importance de ces informations diminuera.
Si, toutefois, il se produit un retard dû à des situations indépendantes de la volonté et que l'intéressé se trouve dans l'incapacité d'accomplir la tâche avant la date d'échéance, il doit adresser au responsable concerné une demande de prolongation du délai avec raisons suffisantes.
Nombre de pages
Il est nécessaire de numéroter chaque page de notes et de correspondance désespérément avec des numéros de série dans le coin supérieur droit de bas en haut. Comme nous voulons distinguer le PUC du boîtier, chaque page vierge doit également être numérotée.
Généralement, l'enceinte se compose de plusieurs matériaux, qui sont également numérotés en conséquence. Pendant l'enregistrement du fichier, les numéros de page qui étaient marqués au crayon auparavant seront désormais encrés.
Numéro de série
Chaque communication d'une «correspondance» est marquée d'un numéro de série dans une encre rouge positionnée au centre de sa première page. Toute personne qui arrive en premier dans la liste des communications sera appelée «numéro de série 1» et le reste suivra en conséquence. Lorsqu'il s'agit d'assurer la complétion de tout dossier ou de se référer à tout document, ce numéro de série joue un rôle important.
L'ancrage est le processus de création d'entrées dans la partie `` Notes '' d'un fichier sur chaque Serial Number (Receipt or Issue)dans la «Correspondance» pour son identification. De la même manière, un accusé de réception sera consigné par écrit à l'encre rouge, sur toute la page, avec le numéro de série de la communication suivi de son numéro et de sa date et de la désignation / nom de l'expéditeur.
L'ancrage d'un «problème» se fait en entrant le numéro de série, la date de son émission, ainsi que le nom et la désignation du destinataire.
Ancrage des fichiers pièce
Pendant le processus d'ancrage, aucune des entrées temporaires au crayon ne doit rester dans le fichier principal et toutes les entrées révisées doivent être faites à l'encre rouge. L'ancrage dans les fichiers pièce doit êtredone in Pencil de la manière suivante -
- Numéro de série ............................................. (Reçu)
- Numéro de série ............................................. (Problème)
Référencement et utilisation des feuillets
Le référencement est la méthode de sélection et d'utilisation des enregistrements, des précédents, des règles, des règlements, etc., qui peuvent avoir une similitude ou une incidence sur un cas. Ces documents de référence sont rendus possibles par l'utilisation de fichiers appropriés, le numéro de fichier et en citant le bon numéro de page. Les feuillets sont utilisés comme dispositions temporaires pour identifier rapidement les pages. Ils ne devraient pas être entièrement dépendants à des fins de tenue de registres et, à ce titre, les numéros de page mentionnés dans une discussion devraient être consignés.
Références croisées de la correspondance
Les livres ou règles, etc., qui sont utilisés à titre de référence n'ont pas besoin d'être ajoutés au fichier original, si les copies de la même correspondance sont disponibles. La dernière référence doit toujours être utilisée par le gestionnaire qui fait référence à la source doit également mentionner les limites d'applicabilité tout en citant la source.
Pour tout PUC, le manager n'a pas besoin de parcourir toute la correspondance, mais plutôt de marquer toutes les références précédentes en marge avec un crayon.
Liaison de fichiers
Dans le cas où deux documents ou plus sont liés et sur lesquels une action est nécessaire simultanément, le feuillet imprimé `` veuillez consulter également le fichier lié '' doit être joint à la couverture des fichiers supérieurs et le numéro du fichier lié doit être donné sur le feuillet.
En général, les fichiers doivent être organisés en un seul fichier pratique par une sélection et une disposition logiques et structurées. La liaison de fichiers doit être assurée par nécessité et non pour impressionner les autres par le volume considérable d'informations connexes, c'est pourquoi les chefs de département doivent être prudents lors de la liaison des fichiers et le faire lorsque c'est une circonstance inévitable.
Épingler des papiers
Lorsque les papiers d'un fichier sont épinglés ensemble, il faut veiller à ce que la pointe acérée de l'épingle ne dépasse pas et ne pique pas les doigts de toute personne souhaitant accéder au fichier. Pour éviter les blessures causées par les épingles, la pointe acérée de l'épingle doit être maintenue sous la surface du papier.
Perforation de papiers
Chaque papier doit être perforé dans le coin supérieur gauche à la bonne jauge (3/4 de pouce de chaque côté) avant d'être étiqueté sur la correspondance ou les notes.
Marquage d'articles dans un fichier
Si un reçu est considéré, alors un drapeau portant les mots Paper Under Consideration(PUC) doit être joint. S'il y a un reçu qui a déjà été expédié, mais qu'il y a d'autres changements à venir, le bordereau PUC doit être retiré de l'ancien reçu et apposé sur le nouveau.
Les fichiers envoyés par le Head of the Departmentsdoit être remis aux chefs de service respectifs le même jour. Dans certaines organisations, il existe une procédure qui stipule: - Si un dossier ne parvient pas au responsable concerné le même jour, il doit le parvenir le lendemain matin à 10 heures.
Marquage prioritaire sur les fichiers
La cote de priorité d'un fichier peut être mesurée à partir des marques «ACTION CE JOUR» et «IMMÉDIATE». L'étiquette «ACTION CE JOUR» ne doit être utilisée qu'en cas d'urgence immédiate. Les délais d'élimination et de réception dans de tels cas sont toujours mentionnés dans la marge de la dernière note. L'étiquette «IMMÉDIATE» doit être utilisée dans les cas qui ont une priorité inférieure à l'autre cas qui est marqué sous «ACTION CE JOUR», mais qui doit être fait le même jour.
Les gestionnaires traitant les fichiers doivent vérifier le contenu et compter le marquage de priorité et voir si cela est justifiable. Si l'attribution de priorité n'est pas équitable, il peut modifier la note en conséquence. Aucun de ces fichiers ne peut être envoyé au domicile du gérant à moins que cela ne soit spécifiquement et clairement mentionné par une personne autorisée avec une autorisation plus élevée que le gérant.
It will be the duty of the Department to −
voir si tous les faits qui sont ouverts sont corrects ou non.
signaler toute erreur ou inexactitude des faits.
attirer l'attention, si nécessaire, sur la procédure statutaire ou coutumière.
indiquez la loi et les règles et où elles se trouvent.
fournir d'autres faits et chiffres pertinents disponibles dans la société.
mettre en place des précédents ou des documents contenant des décisions antérieures de la politique.
énoncez la ou les questions à examiner.
faire ressortir clairement les points nécessitant une décision.
suggérer une ligne de conduite, dans la mesure du possible.
Action du chef de service
Le chef de service vérifiera la note, car il a l'autorisation de transmettre son observation à ses services et services inférieurs. De tels cas seront souvent liés aux actions suivantes -
Publication des ordres de bureau, des ordres courants et des circulaires de nature éphémère.
Dans tout autre cas, le chef de service est autorisé à disposer de manière indépendante.
Octroi de congés occasionnels et de congés compensatoires.
Emission de rappels et de remerciements.
Enregistrement de fichiers.
Dans le chapitre suivant, nous discuterons des pouvoirs délégués aux chefs de département et de la manière de les authentifier.
Les pouvoirs délégués aux chefs de service leur permettent de disposer du plus grand nombre possible de dossiers sous leur propre responsabilité. En général, ces cas sont liés à des ordres naturels suffisamment importants ou sont des questions de politique. Dans les situations où le nombre de cas est trop élevé, il peut les envoyer aux directeurs adjoints du même service.
Même dans les cas où il devrait faire des recommandations ou passer des commandes importantes, il doit limiter sa note aux points réels à livrer, plutôt que de répéter les points qui figuraient déjà dans les notes précédentes. Une fois toutes les recommandations et suggestions faites, il apposera sa signature sur le document original et signera également l'accord sur la proposition.
Dans les cas où un gestionnaire a approuvé une note et l'a envoyée à un autre gestionnaire ou à un service pour commentaires ou examen, c'est le gestionnaire lui-même qui doit l'examiner et donner ses suggestions. Le responsable réviseur peut demander au service expéditeur de fournir toutes les informations factuelles dont il a besoin. Cela nécessite de suivre une routine de communication distincte, afin que le responsable du service puisse enregistrer cette note dans le fichier.
Notes et ordres donnés par le chef de division
Le chef de division devrait, en règle générale, disposer de la plupart des affaires qui lui reviennent sous sa propre responsabilité. Il devrait user de son pouvoir discrétionnaire pour prendre les ordres du co-secrétaire / secrétaire supplémentaire / secrétaire / secrétaire général sur les affaires les plus importantes, que ce soit oralement ou par présentation de documents.
La méthode orale doit être adoptée dans la mesure du possible. Les points de travail qui devraient normalement être envoyés au Secrétaire général ont été incorporés dans la brochure intitulée -Items of work to be submitted to Secretary-General.
Dans les cas où une note a été rédigée et approuvée par un gestionnaire et envoyée à un autre gestionnaire ou à un département pour commentaires ou examen de la proposition ou à des fins similaires, un gestionnaire à qui le dossier est marqué doit invariablement rédiger la note lui-même. Le responsable destinataire peut demander à son département d'examiner la question ou de fournir les informations factuelles.
Dans de tels cas, les ministères doivent soumettre une note de routine distincte à l’information du chef de service qui, en dernier ressort, consignera sa note dans le dossier. Les ministères ne devraient pas écrire de notes sur les fichiers éliminés au niveau des gestionnaires.
Chaque département a un scope of notingau-delà duquel ils ne seront pas autorisés à prendre une décision. Sur cette base, les instructions suivantes doivent être observées par les services en notant les cas -
Toutes les notes doivent être clairement comprises par tous et rédigées dans une langue simple; ils doivent être concis et précis.
Toutes les notes doivent être rédigées avec un point de vue objectif et doivent avoir des raisons justifiables derrière elles, par rapport à des opinions personnelles. Toutes les observations, critiques et réactions des autres départements doivent être prises avec un comportement courtois.
Le gestionnaire qui est responsable du traitement de l'affaire est censé passer en revue tout le «papier à l'étude» et les notes précédentes, afin que la reproduction nécessaire et les rapports in extenso puissent être générés selon les situations nécessaires.
UNE precis(résumé ou résumé) d'un seul article est souvent rédigé lorsque l'article original est de grande longueur et de grande complexité, ce qui le rend pratiquement impossible à manier et constitue une référence confortable. Comme une telle précision peut provoquer des erreurs de citation d'exemples hors contexte, une telle précision n'est pas préparée sans les instructions d'un responsable.
Si l'inclusion de toute information dans la note est susceptible de masquer le principal point en litige ou de rendre la note inutilement longue, une déclaration ou une annexe distincte donnant les informations doit être placée dans le dossier.
Lorsqu'il y a, dans un seul cas, plusieurs points ou ordres qui peuvent être traités plus facilement séparément que dans une note continue, chaque point doit être noté séparément Department Notes. Le chef de service et / ou les gestionnaires supérieurs enregistreront leurs commandes sur chaque `` note de service '' séparément et ces notes seront ensuite fusionnées pour former les notes du dossier aux fins de l'émission des commandes, etc.
La séquence de notation suit généralement la même séquence que celle du numéro de série dans la correspondance, et en cas d'interruption dans la continuité des notes, les documents doivent être fusionnés avec le fichier principal dans les plus brefs délais.
Aucune note ne doit être écrite sur le reçu, sauf s'il s'agit d'une question de routine. Si un gestionnaire a fait des remarques sur le PUC, ces remarques doivent d'abord être faites dans les notes et le ministère peut les utiliser comme instructions.
Un espace suffisant doit être prévu pour les signatures et les observations des cadres supérieurs. Les notes à soumettre au chef de service ou aux cadres supérieurs doivent être placées au bas de la page. Une nouvelle feuille vierge doit toujours être ajoutée aux notes au cas où il y aurait trop de contenu à corriger.
Chaque fois que des avis ou des demandes sont reçus des chefs de service ou d'autres sur de petits morceaux de papier, ils ne seront pas transmis tels quels. Ceci est fait en raison de la probabilité qu'ils soient perdus en transit. Le premier département destinataire collera ou agrafera le bout de papier ainsi reçu sur une feuille blanche de la taille d'un foolscap avant de le remettre dans une couverture de dossier au responsable ou au service concerné pour élimination.
Le service concerné soulèvera la demande puis émettra un avis. Après cela, ils enverront le message et attendront le reçu. La pratique d'écrire de longues notes dans la section latérale doit être réduite autant que possible.
La règle des 80/20
Un bureau sans liste de procédures correctement classée et traitée est un repaire de chaos. Emprunter au80/20Règle qui stipule que 80% de notre succès vient de seulement 20% de nos actions. En termes simples, il est important de se concentrer davantage sur les 20% qui exigent les actions à désosser pour le succès de 80%.
C'est pourquoi il est très important de planifier, d'établir des priorités et de commencer à travailler sur les 20%. Dans l'une des décisions d'entreprise les plus importantes jamais prises,BIM Manufacturingavaient empêché toutes les communications importantes d'être de nature orale, et même au prix élevé d'avoir à documenter chaque mot prononcé sur papier, ils l'ont fait pour que leurs futurs officiers puissent profiter de la richesse des discussions. Aujourd'hui, toutes les autres entreprises suivent leurs traces.
Le plus souvent, un document mal conçu peut propager des problèmes de communication et des écarts massifs entre les services opérationnels d'une organisation. J'espère que ce tutoriel, conçu pour les jeunes professionnels qui ont commencé à travailler dans un service largement lié à la documentation tel que l'administration, la comptabilité, les ressources humaines, etc., apprendra à classer des documents importants contenant des détails sensibles.