Processus de dépôt des informations

L'ancrage est le processus de création d'entrées dans la partie `` Notes '' d'un fichier sur chaque Serial Number (Receipt or Issue)dans la «Correspondance» pour son identification. De la même manière, un reçu sera enregistré par écrit à l'encre rouge, sur toute la page, avec le numéro de série de la communication suivi de son numéro et de sa date et de la désignation / nom de l'expéditeur.

L'ancrage d'un «problème» se fait en entrant le numéro de série, la date de son émission, ainsi que le nom et la désignation du destinataire.

Ancrage des fichiers pièce

Pendant le processus d'ancrage, aucune des entrées temporaires au crayon ne doit rester dans le fichier principal, et toutes les entrées révisées doivent être faites à l'encre rouge. L'ancrage dans les fichiers pièce doit êtredone in Pencil de la manière suivante -

• Numéro de série ............................................. (Reçu)
• Numéro de série ............................................. (Problème)

Référencement et utilisation des feuillets

Le référencement est la méthode de sélection et d'utilisation des enregistrements, des précédents, des règles, des règlements, etc., qui peuvent avoir une similitude ou une incidence sur un cas. Ces documents de référence sont rendus possibles par l'utilisation de fichiers appropriés, le numéro de fichier et en citant le bon numéro de page. Les feuillets sont utilisés comme dispositions temporaires pour identifier rapidement les pages. Ils ne devraient pas être entièrement dépendants à des fins de tenue de registres et, à ce titre, les numéros de page mentionnés dans une discussion devraient être consignés.

Références croisées de la correspondance

Les livres ou les règles, etc., qui sont utilisés à titre de référence n'ont pas besoin d'être ajoutés au fichier d'origine, si les copies de la même correspondance sont disponibles. La dernière référence doit toujours être utilisée par le gestionnaire qui fait référence à la source doit également mentionner les limites d'applicabilité tout en citant la source.

Pour tout PUC, le manager n'a pas besoin de parcourir toute la correspondance, mais plutôt de marquer toutes les références précédentes en marge avec un crayon.

Liaison de fichiers

Dans le cas où deux documents ou plus sont liés et sur lesquels une action est nécessaire simultanément, le feuillet imprimé `` veuillez consulter également le fichier lié '' doit être joint à la couverture des fichiers supérieurs et le numéro du fichier lié doit être donné sur le bordereau.

En général, les fichiers doivent être organisés en un seul fichier pratique par une sélection et une disposition logiques et structurées. La liaison des fichiers doit être assurée par nécessité et non pour impressionner les autres par le volume considérable d'informations connexes, c'est pourquoi les chefs de département doivent être prudents lors de la liaison des fichiers et le faire lorsque c'est une circonstance inévitable.

Épingler des papiers

Lorsque les papiers d'un fichier sont épinglés ensemble, il faut veiller à ce que la pointe acérée de l'épingle ne dépasse pas et ne pique pas les doigts de toute personne souhaitant accéder au fichier. Pour éviter les blessures causées par les épingles, la pointe acérée de l'épingle doit être maintenue sous la surface du papier.

Perforation de papiers

Chaque papier doit être perforé dans le coin supérieur gauche à la bonne jauge (3/4 de pouce de chaque côté) avant d'être étiqueté sur la correspondance ou les notes.

Marquage d'articles dans un fichier

Si un reçu est considéré, alors un drapeau portant les mots Paper Under Consideration(PUC) doit être joint. S'il y a un reçu qui a déjà été expédié, mais qu'il y a d'autres changements à venir, alors le bordereau PUC doit être retiré de l'ancien reçu et apposé sur le nouveau.