Procédure de dépôt au bureau - Introduction
La procédure de dépôt au bureau est un ensemble de pratiques clairement définies et suivies par l'ensemble de l'organisation pour le dépôt de documents et d'articles importants. En général, ce sont des instructions à tous les employés sur les mesures à prendre en cas de certaines situations, probables ou improbables. Les procédures de dépôt au bureau peuvent inclure les descriptions de travail des employés, l'étiquette en milieu de travail, ainsi que certains protocoles de confidentialité.
La responsabilité de rédiger les procédures de bureau et de les classer correctement incombe souvent aux directeurs de bureau ou aux propriétaires d'entreprise. Les chapitres suivants sont conçus pour les professionnels qui ont commencé à travailler dans des services dépendant des documents tels que la comptabilité, l'administration générale ou administrative et les ressources humaines. Ils peuvent apprendre à classer quel document de quelle manière.
En fonction de la grande accessibilité ou de l'application de la procédure, certains dépôts de procédure peuvent être effectués pour l'ensemble du bureau, tandis que d'autres peuvent être effectués pour des particuliers ou des services de co-working au sein du même bureau.
Définitions du dépôt officiel
Le plus souvent, un document mal conçu peut propager des problèmes de communication et des écarts massifs entre les services opérationnels d'une organisation. Parfois, de telles situations surviennent pour lesquelles aucune procédure claire n'a été mentionnée. Souvent, il n'y avait peut-être pas un ensemble d'instructions écrites sur la façon de gérer un client en colère qui entre dans un bureau et qui exprime sa colère sur le directeur. Cependant, ces scénarios sont censés être documentés plus tard et un classement y est effectué.
Par exemple, après avoir traité avec un client spécifique, le propriétaire de l'entreprise ou le responsable peut déposer un protocol qui comprend informing the immediate supervisor, offering a grievance form, et demander au client poliment mais avec assurance de rester calme, afin que le problème soit résolu.
De nombreux documents officiels suivent une certaine méthodologie pour déposer des documents qui est considérée comme une norme universelle dans le dépôt d'informations. Dans de tels cas, certains mots spéciaux sont utilisés qui ont une signification très spécifique qui leur est attachée. Certains de ces mots et leurs définitions sont donnés ci-dessous -
Annexe à la correspondance
Le terme «Annexe à la correspondance» fait référence aux longues pièces jointes à une communication écrite mentionnée ou mentionnée dans le dossier. Cette partie est normalement ajoutée à la fin du document en tant que partie de correspondance, afin qu'elle ne vienne pas gêner une lecture fluide du document.
Annexe aux notes
Le terme «Annexe aux notes» fait référence au long résumé de tous les détails des informations données dans le document sur les différents aspects de la question examinée. De tels détails pourraient banaliser le point principal ou rendre le message principal inutilement long.
Gestionnaire département
Le directeur du département (c'est-à-dire le directeur adjoint de rang équivalent) supervise le département et, à ce titre, il a le droit d'exercer son pouvoir et son contrôle concernant l'envoi de l'information et la maintenance des processus opérationnels. Le travail lui vient des départements dont il a la charge.
Cas
Un cas fait référence au dossier qui contient tous les documents importants actuellement examinés ou référés. Il mentionne également tous les différents articles et livres qui peuvent être utilisés en accompagnement du document original pour être utilisé comme étude complémentaire, lecture ou référence.
Cas de retour
Un cas de retour est utilisé pour définir un document ou un rapport qui doit être réexaminé et rédigé, car le document original a été jugé incomplet ou défectueux. C'est aussi un résumé de la question actuelle.
Correspondance
La correspondance est la collecte complète et détaillée de toutes les communications envoyées par l'organisation et reçues des différentes parties. La correspondance peut être utilisée pour inclure les trois styles de correspondance, à savoir la correspondance officielle, la correspondance semi-officielle et la correspondance non officielle.
Fichier actuel
Un fichier courant est un fichier en cours de saisie ou de modification de détails. Il diffère d'un cas de retour en ce qu'il s'agit d'un document nouvellement rédigé et non d'un document en cours de révision et de retravail.
Traiter la main
Une main de négociation peut signifier tout fonctionnaire tel que le commis subalterne, le greffier principal, l'adjoint exécutif, etc., qui peut être chargé d'examiner et de noter initialement les cas.
Correspondance semi-officielle
Une correspondance semi-officielle est celle qui a lieu entre deux managers ou entre une organisation et le public, qui ne suit pas les protocoles de communication habituels et est menée pour obtenir un avis du public sur un produit ou un service.
Directeur divisionnaire
Un Chef de Division est une personne qui peut exercer les pouvoirs de rang équivalent à un gestionnaire en son absence, et est responsable du bon fonctionnement du Département sous sa responsabilité.
Docketing
L'ancrage est l'action de faire des entrées de numéros de série sur la zone de prise de notes d'un fichier. Ceci est fait pour que le fichier puisse être ultérieurement facilement identifié à partir de la marque ou du numéro d'identification.
Brouillon
Un brouillon signifie une copie approximative du document en cours de préparation. Le mot «rédaction», lorsqu'il est utilisé dans une entreprise, signifie généralement la composition des communications officielles de toutes les notes ou ordres des dirigeants. Ces projets sont généralement conservés pour les commentaires et les révisions.
Fichier
Un dossier désigne une collection d'articles sur un sujet spécifique, qui est reconnu à partir d'un numéro de série spécifique ou d'un numéro de dossier, et comporte de nombreuses notes de correspondance et une annexe à la correspondance.
Dépôt
Le dépôt consiste à organiser certains documents importants de manière lisible et organisée afin de pouvoir y être référencés rapidement et localisés dans un court laps de temps sans trop de recherches.
Nouveau reçu
Un nouveau reçu fait référence aux nouvelles informations qui sont ajoutées à un document en cours d'examen afin que sa valeur et son quotient global puissent être augmentés.
Problème
Le terme «problème» désigne les différentes étapes d'action par lesquelles passe un projet après son approbation. Certaines de ces étapes pourraient être le dépôt sous «Confidentiel» ou son autorisation par la signature du gestionnaire.
Livre du messager
Un livre du messager fait référence à un livre qui est utilisé pour conserver un enregistrement des différents détails de la communication et pour marquer les plus importants avec les réponses qu'ils ont reçues.
Remarques
Les notes sont utilisées pour conserver un enregistrement des remarques faites sur une affaire une fois qu'elle a été déposée à l'organisme pour un retour rapide. Les notes comprennent un ensemble des documents originaux précédents, les questions soulevées sur des parties importantes de celui-ci, et l'analyse des changements nécessaires et des commandes finales qui ont été passées.
Correspondance officielle
La correspondance officielle est l'information partagée avec tout organisme public ou individu conformément à la structure et au mode de communication prescrits conformément à la procédure de l'entreprise.
Papier à l'étude
Le document à l'étude (PUC) est un récépissé du cas actuellement en discussion, de sorte qu'il puisse y avoir des changements et des modifications appropriés suggérés.
Reçus
Les reçus sont les enregistrements de toutes les communications qui ont pris à différents niveaux, tels que officiels, semi-officiels ou non officiels reçus dans la Société, ou par tout dirigeant de ladite société.
Enregistrement
L'enregistrement d'un fichier est le processus de fermeture d'un fichier une fois que toutes les actions ont été effectuées et que le processus de modification est terminé. Un enregistrement est l'inclusion de toutes les références, suppressions et révisions effectuées dans le document original.
Référencement
Le référencement est le processus de connexion avec les autres enregistrements associés pour obtenir des précédents, des décisions de différents pays et organisations, ou tout autre document pouvant avoir un lien quelconque avec l'affaire.
Correspondance interministérielle
Une correspondance interministérielle est celle dans laquelle un dossier ou un cas est transmis d'un département d'une organisation à un autre département pour obtenir leurs opinions, suggestions et remarques.