Constituants et fonctions d'un fichier

Un fichier peut être divisé en 2 parties, qui sont - Notes et Correspondence. Les deux sont placés dans un seul fichier; cependant, ils diffèrent en termes de placement. Les notes sont généralement placées sur le côté gauche et la correspondance sur le côté droit respectivement.

Les notes contiennent les enregistrements enregistrés sur un paper Under Consideration et fresh Receipt. De même, la correspondance contient tous les détails des communications officielles entrantes et sortantes.

Fichier pièce

La nécessité du fichier pièce survient dans les deux cas suivants.

  • Dans le cas où un nouveau reçu ou une note doit être traité en l'absence de non-disponibilité temporaire du fichier principal.

    (Or)

  • Dans le cas où le fichier principal devient volumineux et une feuille de notes séparée est nécessaire d'externaliser uniquement les papiers essentiels pour l'élimination du point.

Il est essentiel de fusionner le fichier pièce avec les fichiers principaux le plus rapidement possible et de supprimer les papiers en double. Dans le cas de plusieurs fichiers pièce, chacun doit être numéroté séparément. La personne qui traite ces derniers devrait tenir à jour une liste de tous les fichiers ouverts par elle.

Couverture de collection

Il contient toutes les autres informations qui ne sont pas considérées comme faisant partie du fichier principal. Certains de ces cas sont -

  • Notes d'informations secondaires

  • Reminders

  • Acknowledgements

  • Suivre la correspondance occasionnelle échangée pour recueillir des informations supplémentaires provenant de diverses sources

Un fichier principal est constitué du matériel nécessaire collecté dans la couverture de collection. La plupart des objets présents sur la couverture de la collection ont une importance temporaire.

Au moment de l'enregistrement, il est du devoir du chef de service de supprimer tous les papiers qui ont perdu leurs valeurs. Plus important encore, la collection doit rester à l'intérieur du département auquel elle appartient.

Fonctions d'un fichier

Pour chaque département / section / unité, il est essentiel d'avoir un File Register. Il est généralement maintenu sous la forme deAppendix-Iet est utilisé par les départements du magasin général pour l'impression, le stock, la sortie, etc. Les besoins de chaque département peuvent ne pas être les mêmes et, par conséquent, le nombre de feuilles dans un fichier diffère également pour chaque département. Ils sont conservés comme un enregistrement permanent.

Le registre du dossier est rempli avec le numéro et le sujet qui lui sont attribués lors de son ouverture. Le registre rassemblera les détails de tous les dossiers qui ont été ouverts tout au long de l'année. Si les pages sont allouées chaque année, les entrées pour l'année suivante seront faites en cela, sinon un nouveau registre de fichiers séparé sera ouvert.

Les entrées dans le fichier se font uniquement à l'encre bleue. Il est garanti que toutes les entrées ont été effectuées correctement et dans la mesure du possible, la suppression ou l'écrasement est évité. Pour éviter son utilisation abusive, le dossier est conservé par le greffier subalterne de ce département ou section respectif.

Ouverture et numérotation de nouveaux fichiers

Pour chaque nouveau sujet, un fichier séparé est créé. Parfois, le fichier devient trop général ou volumineux. Dans ce cas, des documents traitant de différents aspects y sont infusés, de sorte que le fichier va maintenant devenir plus court, mais cela empêche le bon déroulement du travail.

Dans le chapitre ci-dessus, nous avons discuté du fait que les nouveaux fichiers sont enregistrés individuellement pour chaque département pour une application générale, mais leur classification est basée sur le type de leur sujet. Si le sujet est le sujet principal, il sera appeléStandard Headings et une classification plus poussée de cela conduira à Sub-headings.

Au cours du processus d'enregistrement des fichiers, une liste alphabétique des contenus sera préparée. Cela indiquera leStandard Headings, Sub-headingset les pages qui leur sont allouées. Cela rend ces fichiers facilement traçables pendant la période de besoin.

Au début de chaque année, la liste est mise à jour avec une inspection appropriée. Les principaux sujets sont toujours essayés d'être gardés avec les mêmes normes - année après année. Si cela s'avère nécessaire, avec l'autorisation du chef du département, toute nouvelle rubrique peut être ajoutée à cette liste.

L'ouverture d'un nouveau fichier passe par une série de processus. Le travail initial commence par la sélection du titre standard sous lequel il sera ouvert. Ensuite, la main d'ouverture ajoutera un titre approprié pour le nouveau sujet et encodera un nombre. Ce numéro n'est rien d'autre que le numéro de série qui se trouve dans le registre de fichiers.

Titre d'un fichier

Le titre d'un fichier donne un aperçu du sujet du fichier et est tenté de se faire avec quelques combinaisons de mots. Le premier mot indique le nom du sujet sous lequel le fichier a été ouvert. Le reste des mots décrit la partie descriptive du titre.

Par exemple, si le nom du sujet principal est `` Règles des organisations (recrutement et conditions de service) '', le nom du fichier ouvert sous celui-ci peut être nommé `` Règles des organisations (recrutement et conditions de service) - Délégation de pouvoir d'imposer Châtiment'.

Enregistrement d'un fichier

Le but d'un titrage correct est nécessaire pour donner au lecteur une idée correcte du sujet et le rendre facilement traçable parmi les autres. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Le nombre de sujets est conservé exactement comme indiqué dans le registre de fichiers.

Un numéro attribué à un dossier est une combinaison de l'année d'ouverture, des lettres initiales utilisées pour identifier le département / section / unité, le numéro de «titre standard» et le numéro de série du fichier présent sous celui-ci.

Si le fichier que nous ouvrons est un fichier de politique, il doit porter une lettre «(P)» après «en-tête standard». Un fichier séparé contient les mesures de routine prises ou la question traitée en raison d'une décision politique.

Le traitement et le dépôt de ces documents sont indépendants de l'année à laquelle la référence de ce dossier se rapporte. Pour chaque fichier, le nombre de notes et de correspondance est limité à 150. Si le nombre dépasse cela, un nouveau fichier sera ouvert avec le même numéro, mais avec un numéro de volume différent. Le fichier précédent sera renommé enVol-I actuellement et la même chose doit être citée dans l'espace prévu pour les références précédentes et ultérieures.

Si le dossier est de session, il sera fermé après l'expiration de cette session et il en va de même pour un comité, où le dossier est fermé après la fin des mandats du comité. Dans tous les cas ci-dessus, la résiliation du fichier est faite indépendamment du fait, que le fichier ait 150 pages ou moins.