Déplacement rapide des fichiers
Les fichiers envoyés par le Head of the Departmentsdoit être remis aux chefs de service respectifs le même jour. Dans certaines organisations, il existe une procédure qui stipule: - Si un dossier ne parvient pas au responsable concerné le même jour, il doit le parvenir le lendemain matin à 10 heures.
Marquage prioritaire sur les fichiers
La cote de priorité d'un fichier peut être mesurée à partir des marques «ACTION CE JOUR» et «IMMÉDIATE». L'étiquette «ACTION CE JOUR» ne doit être utilisée qu'en cas d'urgence immédiate. Les délais d'élimination et de réception dans de tels cas sont toujours mentionnés dans la marge de la dernière note. L'étiquette «IMMÉDIATE» doit être utilisée dans les cas qui ont une priorité inférieure à l'autre cas qui est marqué sous «ACTION CE JOUR», mais qui doit être fait le même jour.
Les gestionnaires traitant les fichiers doivent vérifier le contenu et compter le marquage de priorité et voir si cela est justifiable. Si l'attribution de priorité n'est pas équitable, il peut modifier la note en conséquence. Aucun de ces fichiers ne peut être envoyé au domicile du gérant à moins que cela ne soit spécifiquement et clairement mentionné par une personne autorisée avec une autorisation plus élevée que le gérant.
It will be the duty of the Department to −
voir si tous les faits qui sont ouverts sont corrects ou non.
signaler toute erreur ou inexactitude des faits.
attirer l'attention, si nécessaire, sur la procédure statutaire ou coutumière.
indiquez la loi et les règles et où elles se trouvent.
fournir d'autres faits et chiffres pertinents disponibles dans la société.
mettre en place des précédents ou des documents contenant des décisions antérieures de la politique.
énoncez la ou les questions à examiner.
faire ressortir clairement les points nécessitant une décision.
suggérer une ligne de conduite, dans la mesure du possible.
Action du chef de service
Le chef de service vérifiera la note, car il a l'autorisation de transmettre son observation à ses services et services inférieurs. De tels cas seront souvent liés aux actions suivantes -
Publication des ordres de bureau, des ordres courants et des circulaires de nature éphémère.
Dans tout autre cas, le chef de service est autorisé à disposer de manière indépendante.
Octroi de congés occasionnels et de congés compensatoires.
Emission de rappels et de remerciements.
Enregistrement de fichiers.
Dans le chapitre suivant, nous discuterons des pouvoirs délégués aux chefs de département et de la manière de les authentifier.