Coordination et registres de travail
Le succès n'est pas créé par une seule personne mais par une équipe qui se rassemble .- Jillan Farrar, auteur-compositeur-interprète américain, auteur, éditeur et producteur de films .
Si divers services sont considérés comme des organes du corps, alors le service d'entretien ménager peut être vu comme un maillage des nerfs qui maintient la coordination avec divers organes pour atteindre ses objectifs.
Aucun travail dans l'industrie n'est complet sans coordination et documentation. Le service d'entretien ménager ne fait pas non plus exception. Il doit se coordonner au sein du département lui-même et avec les autres départements de l'hôtellerie tout en travaillant au quotidien et en accomplissant les formalités de documentation tout en travaillant.
Voyons plus sur la communication interne.
Importance du bureau de contrôle de l'entretien ménager
Le bureau de contrôle de l'entretien ménager est la plaque tournante ou un point de contact unique pour tout le personnel d'entretien de l'hôtel. Au pupitre de contrôle, les nouvelles informations sont récupérées et distribuées au personnel concerné.
Comme le travail de ménage est principalement orienté vers la fourniture du meilleur service aux clients, ce département doit travailler à partager des informations sans aucune lacune de communication. Ce bureau doit également s'assurer que la coordination entre le personnel d'entretien et avec tous les autres services de l'hôtel se déroule sans heurts.
Fonctions du bureau de contrôle de l'entretien ménager
Le service de ménage de l'hôtel remplit les fonctions suivantes -
Collecte de toutes les demandes faites par les invités.
Informer le personnel de la préparation de routine ou d'événements spéciaux avant que le personnel ne relève ses manches.
Attribuer les tâches courantes / les tâches modifiées au personnel d'entretien.
Collecte des rapports de travail du personnel.
Récupérer le numéro de chambre de départ et le mettre à jour au superviseur de l'étage.
Armoire à clés contenant les clés des clés principales de tous les étages et des clés du magasin d'entretien ménager.
Tenir à jour divers dossiers de formulaires et de registres.
Coordination de l'entretien ménager avec d'autres départements
Tout en travaillant, le service d'entretien ménager doit se coordonner avec les services suivants -
Coordination de l'entretien ménager-front office
Partager les informations d'occupation qui aident à estimer l'occupation future, le budget et le nombre d'employés requis.
Nettoyage des espaces publics des locaux de l'hôtel.
Besoins d'attention particulière comme les invités VIP, les groupes corporatifs ou familiaux ou les équipages des compagnies aériennes en tant qu'occupants.
Collecte des uniformes souillés et fourniture quotidienne d'uniformes prêts au personnel de la réception.
Entretien ménager - Coordination des aliments et des boissons
Prochains banquets et fêtes.
Lutte antiparasitaire dans la cuisine.
Collecte du linge et des uniformes souillés du département F&B et fourniture quotidienne de linge prêt et d'uniformes au personnel F&B.
Dégagement des plateaux des couloirs invités.
Placement de commodités spéciales pour les clients dans les chambres telles que des commodités VIP ou une boisson de bienvenue.
Coordination du service d'entretien ménager-ventes et marketing
Fourniture de brochures promotionnelles, de tableaux de tarifs ou d'autres articles tels que des stylos dans les chambres.
Collecte des uniformes souillés du département S&M et fourniture quotidienne d'uniformes prêts au personnel S&M.
Coordination du Département des ressources humaines et de l'entretien ménager
Acquisition de nouveau personnel pour le service d'entretien ménager.
Rémunération des membres du personnel d'entretien comme le salaire, au fil du temps, les traitements médicaux, etc.
Motivation pour la performance du personnel par évaluation ou récompense, programme d'intégration et de formation pour le nouveau personnel.
Collecte des uniformes souillés par le DRH et fourniture quotidienne d'uniformes prêts au personnel du DRH.
Coordination du département entretien-sécurité
Sécurité de la propriété de l'hôtel et des clés.
Prévention des incendies et des vols dans l'hôtel.
Prévention de toute activité antisociale telle que toute activité suspecte, jeu de hasard ou contrebande effectué par les clients dans les chambres ou les locaux de l'hôtel.
Collecte des uniformes souillés par le DRH et fourniture quotidienne d'uniformes prêts au personnel du DRH.
Coordination du service d'entretien ménager-en uniforme
Collecte des uniformes souillés des porteurs, portiers, chauffeurs et fourniture d'uniformes prêts à leur disposition tous les jours.
Coordination du Département de la comptabilité et de l'entretien ménager
Il a lieu concernant -
Les problèmes liés aux paiements du personnel d'entretien.
Collecte des uniformes souillés au service de la comptabilité et fourniture quotidienne d'uniformes prêts au personnel de la comptabilité.
Coordination du service d'entretien ménager-ingénierie
Les problèmes liés au fonctionnement erroné des équipements de nettoyage et de jardinage, aux points d'alimentation électrique défectueux, aux tuyaux inclinés, à l'entretien de la climatisation ou à tout autre travail de ce type.
Collecte des uniformes souillés du personnel d'ingénierie et de technologie et fourniture d'uniformes prêts à leur disposition tous les jours.
Coordination du service d'entretien ménager-entretien
- La réparation et l'entretien des meubles et des agencements cassés.
- La peinture de la zone requise dans l'hôtel.
- Réparation des tuyaux et des prises électriques dans les chambres.
- Collecte des uniformes souillés du personnel d'entretien et fourniture d'uniformes prêts à leur disposition quotidiennement.
Registres importants tenus par le service d'entretien
Les registres sont utilisés pour enregistrer des informations importantes. Ils sont très utiles lorsque les quarts de travail et le personnel en service changent, ainsi que lorsqu'ils travaillent. Les registres servent à conserver des registres clairs et opportuns, ce qui favorise une bonne communication. Voici quelques registres importants tenus par le bureau de contrôle de l'entretien ménager -
Registre de départ
Il est conservé pour suivre les changements d'état de la chambre, tels que V, VD ou VC après le départ du client. Il suit également la quantité de consommation de boissons du mini-bar dans les chambres du CO.
Registre des arrivées attendues
Il garde la trace des invités pré-enregistrés et de leur profil en tant que régulier / VIP / autre, état matrimonial, heure d'arrivée prévue et toute demande spéciale à satisfaire.
Registre de l'état des chambres
Ce registre enregistre la liste de toutes les pièces et leur état actuel tel que V, VC, OOO, OOS, etc.
Registre des appels invités
Il enregistre les instructions ou les notes concernant les chambres et la zone adjacente. Il est très utile pour garder une trace des activités et de leurs durées.
| REGISTRE D'APPEL INVITÉ | ||||||||
| N ° Sr. | Date | Chambre numéro. | Nom de l'invité | Appel / Demande | Il est temps de livrer | Transféré à | FU par | Statut |
Registre des prêts aux clients
Ce registre est tenu à jour pour enregistrer la livraison et la récupération des articles prêtés aux invités. Le format général de ce registre est le suivant -
| REGISTRE DE PRÊT INVITÉ | |||||||||
| N ° Sr. | Date | Chambre numéro. | Nom de l'invité | Demande | Il est temps de livrer | Il est temps de récupérer | Livré par | Récupéré par | Statut |
Registre d'articles manquant
Si un article appartenant à l'hôtel (autre que des articles consommables) est trouvé manquant dans une salle de Check-Out, il est alors enregistré dans ce registre.
Registre de contrôle des fournitures des clients
Ce registre est tenu à jour pour enregistrer les fournitures des clients. Le format général est comme indiqué ci-dessous -
| FOURNITURES INVITÉ | |||||||
| N ° Sr. | Plancher / article | Stylos / crayons | Sachets de boisson / sucre / crème | Bonnets de douche | ... | Ensembles de vanité | La description |
Registre des dommages / bris
Si une propriété d'hôtel placée dans la chambre est trouvée endommagée ou cassée, elle est enregistrée dans ce registre. Voici un exemple de registre -
| REGISTRE DES DOMMAGES / BRISAGES | |||||
| N ° Sr. | Date | Article endommagé | Chambre numéro. | Trouvé par | La description |
Registre des objets perdus / trouvés
Si un préposé à l'entretien ménager trouve un article appartenant à un client laissé dans la salle de départ, il est enregistré dans le registre des objets perdus / trouvés et envoyé à la même cellule du service d'entretien ménager. Il enregistre également tout article personnel trouvé dans les locaux de l'hôtel.
| REGISTRE PERDU ET TROUVÉ | |||||||||
| N ° Sr. | Date | Article | La description | Trouvé par | Trouvé à | Ramassé par | Adr | Numéro de contact | Signe |
Registre des clés
Il s'agit d'un registre pour noter les clés émises des chambres, les clés matérielles des chambres et les coffres-forts importants, et les clés de l'étage.
| REGISTRE CLÉ | ||||||
| N ° Sr. | Date | ID de clé | N ° étage | Chambre numéro. | Heure d'émission | Statut à la fin du tamis (retourné / manquant) |
Registre de contrôle du linge
Il enregistre le mouvement du linge entre la buanderie et les chambres ou la salle à manger. Cela permet au personnel d'entretien ménager de garder la trace du linge propre et sale.
Listes de contrôle et rapports dans l'entretien ménager
Il existe différentes listes de contrôle et rapports de gestion interne générés automatiquement par le logiciel de gestion de l'hôtel.
Listes de contrôle
Les listes de contrôle permettent de s'assurer que tout le travail est effectué de manière appropriée sans qu'il ne reste rien à terminer. Il existe différentes listes de contrôle référencées et remplies par le personnel d'entretien. Certains importants sont -
- Liste de contrôle des fournitures pour les invités
- Liste de contrôle du nettoyage des chambres
- Liste de contrôle pour le nettoyage de la salle de bain des invités
- Liste de contrôle du nettoyage de la plage
- Liste de contrôle du nettoyage de la piscine
- Liste de contrôle pour l'entretien du jardin
- Liste de contrôle des normes d'entretien ménager pour le SPA
- Liste de contrôle des normes d'entretien ménager pour le centre de remise en forme
Rapports
Les rapports sont utiles pour étudier les enregistrements passés d'occupation, les horaires de nettoyage et prédire l'état futur des chambres. Voyons les rapports générés pour le service d'entretien ménager -
Housekeeping Report
Cela peut être généré à la fin de chaque quart de travail pour signaler l'état de l'entretien ménager de chaque pièce.
| Rapport d'entretien ménager | ||||||
| Chambre numéro. | Type de chambre | Date de départ | Rotation | Occupation de la chambre | État H / K | Gouvernante |
Housekeeping Assignment Report
Il est nécessaire pour programmer les préposés aux chambres et enregistrer les inspections des salles.
Housekeeping Occupancy Report
Ce rapport affiche la liste des clients qui se sont enregistrés à l'hôtel avec des détails tels que le nombre d'adultes et d'enfants, le nombre de nuits et l'état du service de ménage. Ce rapport est généré pour les chambres occupées, les chambres devant être occupées, les chambres de départ et les chambres vacantes ou bloquées. Ce rapport est généré pour la planification des salles pour le nettoyage.
| RAPPORT D'OCCUPATION | |||||||
| Rm No. | Type de RM | Nom de l'invité | Adulte | Enfant | Nbre de nuits | Date de rotation | État H / K |