Système collaboratif

Un système collaboratif est un système d'information utilisé pour faciliter le partage efficace de données, documents, fichiers, informations et connaissances entre les équipes et les employés d'une organisation.

Gestion collaborative des risques

La probabilité qu'un incident indésirable se produise entraînant une perte quelconque pour une entreprise est connue sous le nom de risk. Dans la gestion collaborative des risques (CRM), les employés de l'entreprise collaborent de manière transparente pour déterminer et gérer les risques de manière régulière.

Les fonctions de base du CRM sont les suivantes -

  • Promouvoir le respect des normes et des meilleures pratiques (par le biais de conseils et d'examen) dans la mode.

  • Assurer un niveau de confiance dans l'approche technique énoncée de sorte que le temps et les coûts estimés ne soient pas compromis par des changements radicaux pendant la phase de livraison du projet.

  • S'assurer que des informations claires, spécifiques et appropriées sont disponibles pour permettre aux équipes d'exécution des affaires de terminer leur planification en fonction des délais et des coûts donnés.

CRM dans le cycle de vie d'un produit / solution

L'approche CRM implique que la fonction de gestion des risques est invoquée dans tout le cycle de vie du produit. Dans chacune de ces phases, la fonction de risque CRM est essentielle pour évaluer et traiter les risques.

Phase de génération d'idées

Dans cette phase, de nouvelles idées sont diverties et invitées par n'importe qui de l'entreprise et sont documentées dans une proposition commerciale prête à être évaluée.

  • Les idées sont filtrées et sélectionnées sur la base de l'alignement stratégique, de la valeur commerciale et du risque exécutif.

  • L'équipe de gestion des risques travaille avec les équipes de planification commerciale qui effectuent une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) pour le nouveau projet en tenant compte de l'alignement stratégique et de la valeur commerciale de l'idée.

  • Les principaux domaines abordés dans les sections sur les faiblesses et les menaces sont les différents risques posés à l'idée de produit / solution.

  • À la fin de cette phase, la proposition est examinée en profondeur au point de contrôle d'approbation des idées. Ce point de contrôle agit comme un filtre et ne transmet que les propositions qui ont été passées à poursuivre.

  • Le résultat de ce point de contrôle sera réussite / échec. Les risques pour le projet / produit ou solution qui sont identifiés et évalués sont des composants essentiels dans le processus décisionnel «go-no-go».

  • Une fois la proposition commerciale adoptée, une équipe de gestion collaborative est créée pour le projet et comprend des responsabilités de gestion des risques.

Phase de planification commerciale

Une fois la proposition approuvée et passée au point de contrôle d'approbation des idées (à la fin de la phase de génération d'idées), un propriétaire de produit / solution est chargé de concevoir le plan produit / solution, en le décrivant plus en détail.

  • Le résultat de cette phase est un plan produit / solution viable. Le plan est ensuite revu, suivi d'une acceptation ou d'un rejet au point de contrôle de lancement du projet.

  • Le but de ce point de contrôle est de confirmer que la proposition commerciale est toujours viable.

  • Au cours de cette phase, le rôle de l'équipe CRM est d'avoir une étude approfondie du paysage produit dans le contexte de l'environnement de l'organisation et de déterminer les différents risques auxquels le produit est confronté afin que ceux-ci puissent être pris en compte dans le plan.

Phase de définition

Au cours de cette phase, les livrables sont définis avec des détails approfondis concernant le produit afin qu'il puisse être développé davantage. Fondamentalement, un plan de projet est produit qui décrit le calendrier global et le chemin critique.

  • Dans cette phase, les propriétaires d'entreprise et l'équipe CRM travaillent en collaboration pour assurer le respect des politiques de gouvernance commerciale, technique et des services.

  • Au cours de cette phase, l'équipe CRM est responsable de la décision de «go-no-go» de «l'architecture du projet».

  • Pendant la phase de définition, le plan de produit est conçu avec les détails du plan de projet qui définit la façon dont le point de contrôle de l'engagement examine le travail pendant la phase de définition pour vérifier si le produit est prêt à passer à la phase de livraison avec tous les risques identifiés en consultation le long avec l'équipe CRM.

  • En outre, il confirme également que la proposition commerciale reste viable et faisable.

Phase de livraison

Au cours de cette phase du cycle de vie du produit, les principaux livrables sont produits et le produit est remis aux équipes de travail.

  • La fin de la phase de livraison est mise en évidence par un point de contrôle d'aptitude au lancement.

  • Il s'agit du point de contrôle lorsque le projet passe de la livraison au déploiement.

  • Au cours de cette phase, le CRM s'assure que les risques de tous les principaux livrables sont traités avant le lancement du produit. Ces livrables comprennent une variété d'éléments tels que le produit, l'infrastructure, le contenu, l'administration, les systèmes et les processus.

  • Un examen des risques d'aptitude au lancement est mis en place dans un cadre collaboratif, dont la sortie est enregistrée dans la carte de pointage CRM.

  • Ce tableau de bord indique les préoccupations ainsi que les requêtes liées aux normes technologiques non résolues, au désalignement ou à tout autre niveau de risque significatif.

  • La fonction de ce point de contrôle de la condition physique est de confirmer que la proposition est fonctionnelle, évolutive, stable et prête à être présentée aux clients et que tous les risques représentés par CRM Scorecard ont été traités efficacement.

Phase de déploiement

Au cours de cette phase, le produit est transféré des groupes opérationnels qui l'ont spécifié, développé et testé à ceux qui doivent le vendre, l'administrer, le soutenir, l'exploiter et le maintenir.

  • Cette phase comprend le point de contrôle Prêt pour la génération de revenus.

  • Au stade du point de contrôle Prêt pour la génération de revenus, l'équipe CRM donne l'approbation que le produit peut être vendu, administré et pris en charge dans une région cible sans mettre l'organisation en danger.

  • Il confirme que le produit est à la hauteur des performances convenues ciblées dans l'environnement de production, qu'il est exempt de tout risque connu significatif et qu'il est prêt à être pris en charge lors de la version générale.

Phase de surveillance

Dans cette phase, l'équipe CRM est chargée d'examiner les risques associés au produit de manière continue.

Phase d'obsolescence

Au cours de cette phase, les produits qui ne sont plus réalisables ou viables sont retirés ou remplacés par des produits qui soutiennent mieux la stratégie organisationnelle.

  • Il comprend le point de contrôle de fermeture.

  • Le but du point de contrôle de fermeture est de confirmer formellement que le produit a atteint sa fin de vie. Il confirme que tous les vestiges du produit ont été éliminés et qu'aucune ressource d'entreprise ne reste allouée à son support, à sa maintenance ou à son amélioration.

L'illustration suivante représente les phases CRM -

Avantages de l'approche CRM

L'approche CRM offre plusieurs avantages qui sont discutés ci-dessous.

  • Shared ownership - Une plus grande appropriation est encouragée parmi les équipes pour comprendre et gérer les risques.

  • Decentralized implementation - La fonction d'évaluation et de gestion des risques travaille dans toute l'entreprise de manière décentralisée, les équipes de travail des principales fonctions de l'entreprise la mettant en œuvre en collaboration avec l'équipe CRM.

  • Optimal resource utilization- Étant donné que l'équipe CRM travaille avec des équipes de travail actives depuis le début, les risques sont identifiés et traités avant qu'ils n'apparaissent réellement. Par conséquent, les ressources sont utilisées de manière optimale.

  • Leveraging of consumer’s understanding of the domain- Dans cette approche, la direction est assurée que les risques sont examinés à partir des diverses perspectives requises et que la plupart des risques clés sont traités au moment où le produit est lancé. Une fois éradiqués, un examen périodique garantit que les nouveaux risques émergents sont identifiés suffisamment tôt pour être traités avant qu'ils ne se transforment en catastrophes

Façons de créer un programme CRM

Comment aborder les risques d'entreprise dans une entreprise où toutes les fonctions de gestion des risques sont dispersées dans une hiérarchie différentielle? Oui, la solution idéale est de créer une équipe de gestion collaborative des risques. Un CRM peut être créé des manières suivantes -

Être un leader dans les conversations bilatérales des partenaires de risque

Il y a un risque que le flux d'informations soit à sens unique, et c'est généralement le cas au début. Cependant, à mesure que la discussion se poursuit au fil du temps, le flux d'informations devient progressivement deux voies. Par exemple, vous pouvez commencer par une réunion mondiale hebdomadaire avec les installations, la continuité des activités et une réunion mensuelle avec la sécurité de l'information et la conformité.

Mener des programmes communs de sensibilisation

Dans le cadre de notre stratégie «faire plus avec moins», nous recherchons des occasions de travailler ensemble sur des programmes communs de sensibilisation. Par exemple, les clients d'une entreprise ne séparent pas la sécurité physique de la sécurité de l'information, car elles sont toutes deux également importantes. Ainsi, travailler conjointement sur un programme de sensibilisation à la sécurité conduit souvent à de plus grands points de collaboration.

Capitaliser sur le succès des fruits à portée de main

Contacter les responsables des fonctions de gestion des risques pour vérifier leur intérêt à participer à un groupe de travail informel pour partager des informations et établir des priorités sur une base mensuelle.

  • Des règles de base sont établies pour la participation autour de la confidentialité.

  • Une rapide enquête est réalisée auprès des responsables des fonctions sur les lacunes ou les menaces qui les préoccupent le plus.

  • Prendre l'initiative dans ce domaine renforcera le leader en tant qu'influence dans le groupe. De plus, le groupe est convaincu des avantages de l'officialiser autour d'un programme de gestion des risques d'entreprise.