Outils collaboratifs

Les outils collaboratifs sont classés en fonction de leur niveau de fonctionnalité concernant la collaboration et la capacité de gestion de documents. Les outils peuvent être regroupés en fonction de leur capacité à gérer les quatre activités suivantes -

  • Gestion des groupes et des fichiers de documents
  • Conférence informatique
  • Système de réunion électronique
  • Espace de travail électronique

Gestion des groupes et des fichiers de documents

La fonctionnalité principale de cette catégorie consiste à travailler avec des documents et à gérer des fichiers.

  • Les employés n'ont qu'une vue partagée et un accès limité aux fichiers / documents, tandis qu'il existe également une possibilité d'édition individuelle, de documentation / gestion des fichiers et de stockage dans une base de données centrale, ainsi que de création et de révision collectives de documents.

  • Le travail synchrone sur les documents peut également faire partie d'un outil de gestion de documents de groupe en plus des capacités de communication de base telles que la notification par e-mail et les tweets.

Conférence informatique

Il est possible que les employés voient et travaillent sur des documents simultanément ou sur l'écran l'un de l'autre.

  • La conférence par ordinateur offre un espace pour les réunions asynchrones et threadées ainsi que pour les conversations textuelles en temps réel et les réunions en temps réel. Les fichiers et documents sont partagés.

  • Les conférences audio et vidéo sont des modes de communication assez courants.

Système de réunion électronique

La conduite de réunions est la fonctionnalité de base de toute organisation commerciale.

  • Les réunions peuvent être régulières (même heure, même adresse), synchrones (même heure, adresse différente) ou asynchrones (heure différente, adresse différente).

  • Les membres des réunions sont avertis par courrier, et ils peuvent discuter, mener des discussions en temps réel, en utilisant des installations de conférence audio et vidéo. Les membres peuvent également participer à des sondages (de manière anonyme si vous le souhaitez), organiser des discussions de groupe et partager des documents et des fichiers.

  • Les participants peuvent afficher et annoter des présentations Power Point, partager des applications logicielles en direct et même travailler simultanément sur des documents.

  • Enfin, les activités centrées sur la réunion soutiennent le processus de réunion, y compris sa mise en place, la mise à jour de l'ordre du jour et la distribution du procès-verbal après la réunion.

Espace de travail électronique

L'idée principale d'avoir un espace de travail électronique est de fournir aux membres de l'équipe un espace commun pour coordonner et organiser leur travail.

  • Les équipes peuvent stocker de manière centralisée des documents, travailler avec eux, résoudre des problèmes grâce à des discussions, conserver des listes de tâches et des carnets d'adresses contenant des informations sur les contacts du groupe, et même suivre les jalons et les interactions du projet.

  • Il existe des espaces de travail pour différentes équipes et les individus peuvent être membres de plusieurs espaces de travail.

Certes, la classification ci-dessus n'est pas limitée. Il existe plusieurs autres catégories fonctionnelles telles que le courrier électronique, l'agenda électronique, le travail personnel, l'aide à la décision de groupe, la rédaction collaborative et l'apprentissage électronique.