Architecture de gestion de projet
L'architecture de gestion de projet sert de vue d'ensemble du PM collaboratif -
- Entrées et sorties du système.
- Facteurs dont le système doit tenir compte.
- Services fournis par le système.
- Comment les services se coordonnent et s'intègrent les uns aux autres.
Jetons un coup d'œil à deux architectures précédentes qui influencent la réflexion, avant de passer à l'architecture de gestion de projet collaborative (CPMA).
Modèle intégré de Dixon pour PM
L'illustration suivante illustre le modèle de gestion collaborative de Dixon -
Le système prend en charge trois grands domaines de gestion:
Project Management implique la planification, l'estimation, la planification, le contrôle et l'évaluation des activités dans les limites des ressources pour répondre aux critères de performance du produit.
Resource management implique une identification et une allocation précises des ressources.
Cost management implique l'analyse et la mesure des informations concernant la consommation prévue et réelle des ressources au sein du projet et concerne le suivi du projet, l'évaluation et le contrôle.
Les entrées système sont les besoins à prendre en compte.
Le module Planification détaillée et planification gère et contrôle à la fois la gestion des projets et des ressources.
Les modules de développement technique et de gestion de la configuration exécutent les fonctions PM.
Le module de contrôle et de surveillance de la qualité facilite les services de surveillance et de contrôle.
Les extrants du système impliquent des rapports et des livrables.
Le modèle de Dixon n'inclut pas de référentiel de projet et n'a aucun aspect collaboratif. Le processus de gestion est de nature séquentielle et l'influence d'un module sur le suivant est à sens unique. Ce modèle est applicable uniquement à un environnement bien défini et répété.
Architecture de coordination de projet de Mauer
Les intrants du système comprennent le budget, les ressources et les objectifs. Les extrants du système comprennent des produits, des solutions, des processus et des mesures. Les métriques sont utilisées pour analyser et examiner les performances du projet.
Le module de gestion de la coordination de projet gère le côté le plus doux du PM, qui traite des interactions personnelles. Les quatre principaux composants du système de coordination de projet sont:
The project repository- Il fonctionne comme une mémoire de projet. Toutes les informations sur le projet sont stockées ici.
The project planning component - Il permet aux membres de l'équipe de mesurer les niveaux de dépendances entre les éléments d'information et de planifier le projet en termes de temps et de ressources.
The project execution component- Il soutient et encourage la gestion du flux de travail à l'aide d'un plan de projet. Il permet une nouvelle planification et une nouvelle planification.
The project control component - Il prend en charge le suivi du projet, permet aux membres de l'équipe d'évaluer l'état actuel et de collecter les métriques.
Ce modèle fait allusion à la collaboration et il met l'accent uniquement sur le niveau de coordination, et ne spécifie pas clairement les entrées et les sorties du système. Les spécifications d'entrée et de sortie encouragent les membres de l'équipe à envisager des entrées supplémentaires dans un système de gestion de projet et des sorties produites par le système.
Le modèle de Maurer est très complet et comprend à la fois les fonctions du système et le contexte de gestion de soutien dans lequel les fonctions fonctionnent. Il décrit les fonctions et services du système en tant que modules, mais ne précise pas comment ces modules sont interdépendants.
L'illustration suivante illustre le modèle de gestion collaborative de Mauer -
Architecture de gestion de projet collaborative
L'architecture PM collaborative comprend quatre composants de base -
- Présence du projet.
- Niveaux de support collaboratif.
- Gestion des connaissances de projet.
- Cycle de projet.
L'illustration suivante illustre la gestion de projet collaborative -
Présence du projet
La présence peut être décrite comme le sentiment d'être dans un environnement, et elle fait référence à la présence dans le monde réel. Les trois composants suivants aident les membres du projet distribués à construire une meilleure compréhension partagée du contexte du projet.
Project dictionary - Ici, les termes clés, les concepts, le processus et la méthodologie sont définis brièvement et clarifiés avec précision.
Business Rules and Policies- Les membres de l'équipe spécifient explicitement les règles et réglementations relatives au projet pour tous les sites. Ces règles et politiques permettent aux membres de l'équipe de suivre et de maintenir certaines normes pour les activités du projet et de documenter ces activités pour une récupération ultérieure.
Project Context Information- Les membres de l'équipe doivent être familiarisés avec le contexte du projet afin d'être productifs à long terme. Le contexte, les limites et les objectifs du projet doivent être correctement documentés et partagés avec tous les membres du projet.
Niveaux de support collaboratif
Lorsque les gens collaborent, il existe trois modes dans lesquels les gens peuvent travailler de manière collaborative:
- Œuvre collectée
- Travail coordonné
- Travail concerté
Travail collecté
A ce niveau, chaque membre de l'équipe fait un effort individuel.
La coordination entre les membres n'est pas nécessaire pour que chaque membre soit productif.
La productivité de l'équipe est essentiellement l'ensemble des efforts individuels.
Le mode de travail ici est analogue à une équipe de sprinteurs, chacun faisant le meilleur effort individuel possible.
La structure du processus et la structure des tâches sont faibles ou inexistantes. Le besoin d'indices de communication interactifs est également assez faible. Les applications informatiques typiques pour prendre en charge le travail collecté sont le traitement de texte, les feuilles de calcul et les applications graphiques.
Niveau collaboratif coordonné
À ce niveau, le succès de l'équipe dépend de sa capacité à coordonner ses efforts et à coopérer les uns avec les autres.
Ce niveau de collaboration implique la gestion des interdépendances entre les activités.
Les processus de collaboration coordonnés ont tendance à être ordonnés, structurés et caractérisés par des transferts et une intégration progressive.
Les applications informatiques typiques pour prendre en charge un travail coordonné comprennent le courrier électronique, le calendrier d'équipe, l'automatisation du flux de travail et bien d'autres.
Ce niveau diffère du niveau collectif, car il est plus structuré en termes de processus, de jalons spécifiques et de transferts.
Niveau collaboratif concerté
À ce niveau, tous les membres de l'équipe contribuent de concert à l'effort du groupe, et la performance de n'importe quel individu influence la capacité de tous les autres membres à jouer.
La structure des tâches et des processus est beaucoup plus élevée pour un travail concerté que pour un travail coordonné, car tout comportement d'un membre de l'équipe affecte simultanément la productivité des autres et le besoin d'une communication interactive devient continu.
La GP au niveau concerté nécessite une coordination et une coopération étroites entre les membres du projet.
L'outil PM prend en charge toutes les fonctions mentionnées au niveau collecté et coordonné.
À ce niveau, un employé peut rechercher, récupérer, mettre à jour et télécharger des documents en fonction du rôle d'utilisateur prédéfini.
Cycle de projet
Project Cycle met en évidence les contenus qui nécessitent un support collaboratif. Il comporte quatre étapes majeures. Nous identifions certaines activités générales qui doivent être accomplies à chaque étape - différents projets peuvent avoir des variations pour ces étapes.
Étape 1 - Avoir une compréhension claire du projet.
Tâches de prise de conscience et de prise de décision comme l'identification de la portée du projet, des objectifs, des principaux sponsors et de l'écart entre la situation actuelle et la situation idéale (l'écart entre «tel quel» et «être»).
Estimation des besoins en ressources pour le projet (comme le budget, le temps et le personnel).
L'analyse et l'évaluation des solutions alternatives et l'analyse des risques sont quelques-unes des fonctions typiques de cette étape.
Étape 2 - Faire un plan pour atteindre les objectifs du projet.
Les fonctions typiques comprennent les activités d'analyse et de prise de décision comme la distribution du projet en tâches et sous-tâches gérables.
Analyser l'interdépendance des tâches entre elles.
Former l'équipe de projet, affecter et allouer des ressources et des tâches aux membres de l'équipe.
Établissement du calendrier du projet, définition des mesures d'avancement, planification de la gestion des risques et de la gestion du changement, formation du plan de communication et mise en place du bloc-notes de projet qui comprend tous les documents liés au projet.
Étape 3 - Exécution du plan de projet
Collecte des informations sur l'avancement du projet.
Exécution de la gestion des risques et des changements, mise à jour et maintenance du bloc-notes de projet.
Cette étape est la partie la plus dynamique et cruciale de la gestion de projet. Un outil de gestion de projet collaboratif améliore grandement la capacité de suivi de projet.
Étape 4 - Identifier les critères d'approbation
Réfléchir au processus du projet, y compris ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, et comparer la planification initiale du projet avec le processus actuel du projet.
Identifier les améliorations possibles si le même projet sera réalisé à l'avenir.
Gestion collaborative des connaissances
La gestion des connaissances se concentre sur la gestion des données, des informations et des connaissances au niveau de l'entreprise. Les connaissances peuvent être divisées en deux catégories -
Tacit knowledge - savoir comment et quoi.
Explicit knowledge - connaître les faits, les chiffres et les théories.
La gestion des connaissances est le processus d'absorption, de création, de partage et d'utilisation des connaissances. La différence entre la gestion de projet et la gestion des connaissances est mise en évidence dans le tableau suivant -
| Gestion de projet (PM) | Gestion des connaissances (KM) |
|---|---|
| PM nécessite un effort limité pour une période de temps donnée | La GC est un processus continu où les connaissances sont maintenues aussi longtemps qu'elles sont essentielles. |
| PM est orienté objectif. | KM n'est pas nécessairement orienté objet; c'est une sorte de lui-même. |
Les connaissances sont créées et modifiées selon les besoins des activités du projet en cours, et le contexte de création et d'application des connaissances est important.
Les projets rendent le KM essentiel à travers le temps et les contextes.
Un outil de GC aide dans les activités de génération de connaissances comme le partage de connaissances et la conversion, l'échange de connaissances tacites, l'externalisation par la communication.
KM spécifie les règles, réglementations, politiques, etc., et fournit des fonctions pour la collecte d'informations, l'accès, la mise à jour, la récupération, l'entreprise et l'archivage.
Il facilite les fonctions d'intégration d'informations provenant de différentes sources. Les données et informations réelles sont stockées dans un référentiel de documents dans différents formats de documents.
La gestion collaborative des connaissances permet de transférer des données d'une source à une autre, par exemple, l'importation ou l'archivage d'importants échanges d'e-mails sous forme de fichiers texte. En collectant des données et des informations à partir de plusieurs projets, KM permet aux chefs de projet de comparer et de contraster les informations entre les projets pour dériver des modèles et ainsi créer des connaissances.