Gestion Front Office - Comptabilité

La section comptable de toute entreprise ou organisation suit, enregistre et gère les transactions financières de l'entreprise avec ses clients et clients. Le service comptable gère la santé financière et suit directement les performances de toute entreprise. Il est utile que la direction prenne les décisions appropriées.

Lorsqu'il s'agit d'une entreprise hôtelière, la comptabilité gère les dépenses et les revenus. Il fournit une information claire aux invités évitant ainsi toute mauvaise surprise aux invités. Faites-nous savoir plus sur la section des comptes du front office.

Qu'est-ce que la comptabilité du Front Office?

Il s'agit d'un processus systématique dans lequel le personnel comptable du front office identifie, enregistre, mesure, classe, vérifie, résume, interprète, organise et communique les informations financières d'une entreprise hôtelière.

Dans sa forme la plus simple, un compte de front office ressemble à l'alphabet anglais «Block-T».

Nom du compte
Des charges	Paiements

Dans le domaine de la comptabilité front office, les frais sont inscrits sur le côté gauche du «T». Ils augmentent le solde du compte. Les paiements sont inscrits sur le côté droit du «T». Ils diminuent le solde du compte.

Formule comptable de base pour le front office

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Où debit augmente le solde impayé et credit le diminue.

La plupart des entreprises hôtelières contemporaines utilisent un système de comptabilité automatisé.

Objectifs du système comptable Front Office

Les objectifs du système comptable sont -

• Traiter avec précision les transactions entre les clients et l'hôtel.
• Pour suivre les transactions tout au long de l'occupation du client.
• Pour surveiller la limite de crédit du client.
• Pour éviter toute possibilité de fraude.
• Pour organiser et rapporter les informations transactionnelles.

Types de comptes

Il existe des comptes types suivants dans l'hôtellerie traitant avec les clients -

• Compte d'invité
• Non-invité ou compte de la ville
• Compte de gestion

Différence entre le compte invité et le compte de la ville

Voici quelques différences importantes entre un client et un compte de ville -

Compte d'invité	Compte de la ville
C'est l'enregistrement des transactions financières entre les clients et l'hôtel.	C'est l'enregistrement des transactions financières entre les non-clients et l'hôtel.
Il est créé au moment de la réservation ou de l'inscription.	Il est créé lorsqu'un client ne parvient pas à régler complètement la facture au moment du départ.
Il est entièrement entretenu par le front office.	Il est géré par la section Comptes du back-office.
Il enregistre toutes les transactions financières d'un client de l'enregistrement au départ.	Il enregistre les cotisations financières non payées ou partiellement payées par les clients au moment du départ du front office au back office.
Le compte invité est établi quotidiennement.	Le compte de la ville est établi sur une base mensuelle.

Compte de gestion

Certains hôtels permettent aux gérants de répondre aux questions ou aux griefs des clients, ou à toute possibilité d'acquérir une affaire commerciale lors d'une brève interaction avec les clients. Par exemple, si un client a un problème avec la politique de l'hôtel, le gérant appelle l'invité pour une interaction autour d'un café ou d'un verre et essaie de résoudre le même problème. Les dépenses liées à cette interaction sont ensuite enregistrées sur le compte de gestion.

Folios et types

Un folio est un relevé de toutes les transactions qui ont eu lieu dans un seul compte.

Le personnel de la réception enregistre toutes les transactions entre le client et l'hôtel sur le folio. Le folio est ouvert avec un solde initial nul. Le solde du folio augmente ou diminue alors en fonction des transactions. Au moment du départ, le solde du folio doit revenir à zéro lors du règlement du paiement.

Types de folios

Il existe les principaux types de folios suivants:

• Guest - Assigné pour facturer les invités individuels.

• Master - Frais attribués pour groupe / organisation.

• Non-guest - Attribué pour les invités non-résidents.

• Employee - Affecté à l'employé de l'hôtel pour facturer les privilèges du café.

Annonces et types

Le processus d'enregistrement des entrées sur le folio est appelé ‘Posting’des transactions. Il existe deux types de publication de base:

• Credit- Ils réduisent le solde impayé du client. Ces entrées incluent un paiement complet ou partiel, ou des ajustements contre des jetons.

• Debit- Ils augmentent le solde impayé du compte invité. Les entrées de débit comprennent les frais de restaurant, de service d'étage, de centre de santé / spa, de blanchisserie, de téléphone et de transport.

Bons et types

Les bons sont des preuves documentaires détaillées d'une transaction. Il transfère la transaction de sa source au front office. Les bons sont utilisés pour informer la réception des achats des clients ou de l'utilisation de tout service de l'hôtel.

Les bons typiques suivants sont utilisés dans l'hôtel -

• Bon de caisse
• Bon de commission
• Bon de charge
• Bon de petite caisse
• Bon d'allocation
• Ordonnance de frais divers (MCO)
• Bon payant (VPO)
• Bon de transfert

Voici quelques bons typiques.

Bon de petite caisse

Bon de paiement

Grand livre et types

Les grands livres sont un groupe de comptes. Il y a deux registres que le front office gère -

• Guest ledger - Un ensemble de tous les comptes clients résidant actuellement dans l'hôtel.

• Non-guest ledger - Un ensemble de tous les comptes d'invités non réglés et non réglés.

Il existe deux autres types de registres utilisés dans l'hôtel. Les deux types de grands livres sont utilisés par la section de comptabilité du back-office comme indiqué -

• Receivable ledger - Le personnel comptable du back-office envoie les factures et les relevés aux clients après leur départ sans régler les factures et assure le paiement des prestations fournies.

• Payable ledger - Le personnel gère les sommes d'argent payées à l'avance au nom du client à l'hôtel pour la consommation future de biens et de services.

Règlements de compte

Il y a plusieurs problèmes concernant le règlement des comptes -

Orientation du règlement du compte

By Guest - Le client règle son propre compte en espèces / carte de crédit / chèque.

By Organization - L'organisation règle le compte client en transférant de l'argent sur le compte de l'hôtel.

Méthodes de règlement des comptes

Il existe des méthodes populaires de règlement de compte suivantes:

Account Settlement in Local Currency - Un client peut payer dans une devise locale où le paiement n'est pas facturé avec les frais de conversion.

Account Settlement in Foreign Currency - Si le client préfère payer en devise étrangère, le service de paiement par la banque est facturé environ 3% à 6% du montant total à payer.

Account Settlement Using Traveler Check - Les chèques de voyage, les chèques pré-imprimés dans les dénominations des principales devises mondiales sont une bonne option pour payer en espèces.

Debit Card- L'utilisation de cartes magnétiques pour le paiement contre compte est la plus courante aujourd'hui. Payer par carte de débit équivaut à payer en espèces car le montant d'argent est instantanément transféré du compte bancaire du client sur le compte bancaire de l'hôtel.

En cas de règlement par carte de crédit, le personnel comptable envoie par courrier les bons de paiement signés par les clients à la société de carte de crédit; de préférence dans un délai spécifié. La société de carte de crédit règle ensuite le compte invité en transférant de l'argent contre lui.

Credit Settlement by Organization- De nombreuses organisations nationales, internationales, privées ou publiques envoient leurs employés ou étudiants pour assister à des ateliers, séminaires ou réunions. Ces organisations s'associent à l'hôtel pour payer les factures de leurs employés à crédit. Les organisations réservent l'hébergement en fonction du nombre de nuitées (nombre de chambres × nombre de nuits que les représentants devraient occuper). Ceci est généralement connu sous le nom de règlement de compte à l'aide de la facturation directe.

Dans direct billing account settlement, le personnel de la réception vérifie les folios invités et transfère le compte invité sur un compte non-invité ou de la ville. La comptabilité back-office de l'hôtel vérifie les folios des clients et est responsable de collecter le montant de la facturation directe auprès d'une agence de facturation directe telle que l'ambassade, l'université ou des organisations.

La section de la comptabilité informe également les invités que si l'agence de facturation directe échoue ou refuse de payer les frais, les invités doivent régler le compte en les payant de leur poche.

Combined Account Settlement- Un client peut régler son compte en payant un montant partiel en espèces et le montant restant à crédit. Le personnel du front office doit préparer la pièce justificative pour ce type de paiement et la remet aux comptes back-office.