Inscription des invités
L'enregistrement des invités n'est rien d'autre que l'enregistrement des informations de l'invité à des fins officielles. Au moment de la réservation, le personnel de la réception demande aux clients de saisir leurs informations personnelles sur le GRC.
L'activité d'inscription est obligatoire pour les deux; l'hôte avec un logement réservé ainsi que pour l'hôte de plain-pied. Lors de l'inscription, le client est tenu de saisir des informations importantes sur le GRC telles que le nom du client, le numéro de contact, le but du séjour à l'hôtel et les détails du passeport et du visa en cas de client étranger. Il est de la responsabilité du personnel de la réception de ne pas révéler les informations des clients à des personnes non autorisées.
Apprenons-en plus sur l'inscription.
Procédure de pré-inscription
Cette procédure implique que les clients potentiels se renseignent sur la disponibilité du type d'hébergement souhaité. L'inscription peut également être effectuée à l'avance avant l'arrivée. Cela peut être fait via une conversation téléphonique en cas d'invités fréquents, de VIP ou d'invités de groupe.
En cas de nouveau client sans rendez-vous, la pré-inscription est absente car il n'y a pas d'interaction préalable entre le client et l'hôtel. L'activité de pré-inscription accélère le processus d'inscription proprement dit où l'hébergement souhaité est marqué comme réservé.
Vérification de l'identité de l'invité
Depuis les attentats terroristes du 11 septembre, les hôtels vérifient obligatoirement l'identité des clients. Le personnel vérifie d'abord l'identité du client en lui demandant poliment son nom. Le membre du personnel demande ensuite à montrer une pièce d'identité avec photo comme un permis de conduire ou une carte d'identité valide d'une organisation bien connue où le client travaille. Si les invités viennent d'un pays étranger, le personnel leur demande de montrer leur passeport. Le membre du personnel est autorisé à poser poliment toutes les questions de vérification.
Les copies conformes du passeport ou de la carte d'identité sont faites pour vérifier l'identité du client et pour préparer la base de données des clients.
Format typique de la carte d'enregistrement
Voici un format typique d'une carte d'enregistrement -
| Registration Card | ||
| Date: | ||
| Reservation Number: | ||
| Hotel Name: | ||
| Hotel Address: | ||
| Contact Number: | Email: Fax: |
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| Guest Name: | ||
| Address: | ||
| Mobile Number: | Landline Number: | |
| Organization: | ||
| Arrived from: | ||
| Passport Details: | Visa Details: | |
| Date d'Emission: | Date d'Emission: | |
| Date d'expiration: | Date d'expiration: | |
| Lieu de délivrance: | Lieu de délivrance: | |
| Type de visa: | ||
| Payment Option: Cash Card Cheque | ||
| Card Type: Visa Master Other | ||
Card Details: Numéro de carte: Date d'expiration: |
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| Hotel Policies: | ||
| Guest SignatureFront Office Signature |
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Création d'un enregistrement d'enregistrement
Lorsque les clients arrivent à l'hôtel, le personnel de la réception remet le GRC au client pour qu'il remplisse les informations. En cas de VIP, le personnel entre les informations sur la carte et reçoit la signature du client.
Le personnel crée ensuite un enregistrement d'enregistrement de l'invité, contresigne, joint les copies authentiques du passeport ou d'autres cartes d'identité et classe cet ensemble dans le fichier d'historique des invités. L'enregistrement de réservation d'invité est créé comme enregistrement d'enregistrement dans le système logiciel.
Établissement du mode de paiement
Vous pourrez payer à l'avance ou au moment du départ. Ceux qui ont payé à l'avance sont mis sous la liste des paiements à l'avance (PIA). Il existe différents modes de paiement parmi lesquels un mode que le client préfère est enregistré au moment de l'inscription. Les méthodes de paiement suivantes sont disponibles -
- Paiement en espèces (qui comprend également les mandats, les chèques de voyage).
- Paiement par carte de crédit / carte de débit (qui ne sont acceptés que si les cartes ne sont pas expirées).
- Paiement par chèque (où les chèques postdatés ne sont pas acceptés).
- Facturation directe.
- Paiement spécial tel que carte-cadeau et bon.
- Les invités doivent sélectionner l'une des options de paiement au moment de l'inscription.
Attribution d'un logement
Le personnel de la réception attribue un logement au client uniquement lorsque l'inscription est terminée. Le membre du personnel enregistre le numéro de logement dans le PMS et décrit brièvement ses attributs positifs.
Le personnel des réservations informe également le groom de prendre les bagages des invités.
Émission des clés de chambre ou du code d'accès
Une fois l'hébergement attribué, le personnel de la réception remet les clés ou les clés à code secret informatisées pour accéder à l'hébergement.
Il est de pratique générale de ne rien dire du numéro de la chambre ou de la clé informatisée à haute voix en le donnant au client. Le groom assiste ensuite le client pour la gestion des bagages jusqu'à l'hébergement et lui explique les caractéristiques de l'hébergement. Le préposé donne ensuite les clés au client, le salue pour le meilleur séjour et quitte le logement en fermant la porte.
Traitement des demandes spéciales
Si le client n'est pas satisfait de l'hébergement pour des raisons insatisfaisantes ou désagréables, le groom peut le signaler au personnel de la réception. En outre, si le client a des exigences particulières telles qu'un berceau pour bébé ou une poche à eau chaude ou un kit de rasage et autres, le personnel de la réception est obligé de répondre à la demande à temps.