Grades et responsabilités

Laissez-nous discuter de quelques rangs importants dans le département du front office et de leurs responsabilités respectives -

Gestionnaire de réservation

Dans le contexte de l'hôtel, le terme réservation est utilisé pour réserver un hébergement particulier dans l'hôtel par un client pour une période de temps. La section de réservation ne traite pas directement avec les invités.

Certaines tâches importantes dont un gestionnaire de réservation est responsable sont:

• Avoir des connaissances sur les systèmes de réservation.
• Fournir et mettre à jour des informations sur les circuits, les prix et les itinéraires.
• Revoir les réservations d'hôtel quotidiennes.
• Préparation des prévisions d'occupation.
• Mise à jour des tarifs des agents de voyages dans le système.
• Traiter la correspondance avec les agences de voyages extérieures.
• Attribution des tâches quotidiennes au personnel de réservation.
• Assurer des offres spéciales avec des invités réguliers, des VIP ou des groupes d'invités.
• Formation du personnel sous la main.

Responsable réception

Voici quelques rôles et responsabilités importants du responsable de la réception -

• Traiter l'arrivée et le départ des invités.

• Accueillir les invités, les escorter dans la salle et les accueillir.

• Assurer l'accueil professionnel des clients, visiteurs et invités.

• Coordination avec le service d'entretien ménager pour le nettoyage des chambres.

• Remplir les cartes d'enregistrement pour les invités avec un logement réservé ou aider les invités à le remplir.

• Organiser un cadeau surprise pour les invités lors de leurs journées spéciales.

• Formation des réceptionnistes.

• Gestion des évaluations et des récompenses de performance du personnel.

• Examiner les normes actuelles des services et procédures du front office et mettre en œuvre de nouvelles pratiques si nécessaire.

• Assurer et planifier le personnel de la réception.

• Gérer les fonctions VIP et les événements se déroulant dans l'hôtel.

• Mise à jour du logiciel si nécessaire.

• Mise à jour régulière de la base de données de sauvegarde.

Responsable des services à la clientèle

Les responsabilités du responsable du service à la clientèle comprennent:

• Traitement des courriers, lettres et courriers des invités.
• Veiller à ce que les messages des clients soient livrés au bon moment.
• Former le personnel du service à la clientèle tel que les concierges, le personnel de la cloche, le personnel du parking et les porteurs.
• Tenir à jour les cartes de suggestions de service à la clientèle et les plaintes des clients.
• Planification et évaluation du personnel du service à la clientèle.
• S'assurer que le personnel fournit des services avec précision et en temps opportun.

Responsable Audit de nuit

Ce gestionnaire travaille pendant les heures de nuit. Les responsabilités typiques d'un responsable d'audit de nuit sont & mnus;

• Affichage précis des frais d'hébergement, des taxes et d'autres services payants tels que le restaurant, les frais Internet sur le compte de chaque client.

• Prendre la responsabilité en tant que chef de service pour l'équipe de nuit.

• Règlement des comptes clients si nécessaire.

• Création de la sécurité de l'hôtel pendant le quart de nuit.

Responsable de la communication

Le responsable de la communication est responsable de -

• Garder en échec toutes les installations de communication telles que PBX, télécopieur, Internet dans l'hôtel.
• Formation et planification des opérateurs téléphoniques dans le cas des grands hôtels.
• Assurer la livraison immédiate du fax aux invités, si nécessaire.
• Évaluation des opérateurs téléphoniques.
• Modification des systèmes de communication à la dernière technologie pour une utilisation facile.

Front Office - Qualités et compétences du personnel

Faisant partie du secteur des services, le personnel du front office doit posséder les qualités et compétences suivantes. Les membres du personnel du front office sont tenus de:

• Comprendre leurs rôles et responsabilités respectifs dans l'hôtel et le front office en tant qu'opération.
• Équipez-vous d'étiquettes et de maniérisme de base.
• Posséder une personnalité agréable, polie et cordiale.
• Portez un uniforme propre et soigné avec les mêmes accessoires et chaussures.
• Se conduire avec professionnalisme, attitude positive et nature coopérative.
• Posséder des compétences de communication extraordinaires.
• Soyez un joueur d'équipe.
• Posséder la capacité de faire face à des situations délicates.