Système d'Information

L'hôtellerie est d'un type qui doit fournir une myriade de services à ses clients tels que la nourriture, l'hébergement, le transport, les services de loisirs, etc. Étant donné que le front office contribue en grande partie à coordonner les services demandés par les clients, il a besoin d'un système qui puisse aider le personnel du front office à vendre des services et à les suivre de manière transparente et simultanée.

Le système d'information du front office comprend principalement le système de gestion immobilière. Voyons ce qu'est le PMS et à quel point il est utile pour gérer en douceur les fonctions de gestion hôtelière.

Qu'est-ce qu'un système de gestion immobilière?

Un système de gestion immobilière (PMS) est un système logiciel utilisé pour gérer les objectifs de base de tous les départements de l'hôtellerie et coordonner les fonctions entre eux pour des résultats commerciaux optimaux.

Pourquoi le PMS est-il requis?

Un PMS est requis pour le personnel de l'hôtel pour les raisons suivantes -

  • Il intègre toutes les opérations critiques de l'hôtel sur une seule plateforme.

  • Il fournit des informations en temps réel sur les hébergements, les réservations, les restaurants, les spas, les bars et sur tous les bras fonctionnels de l'hôtel.

  • Il fournit des informations très précises qui sont utiles à la direction pour planifier de nouveaux objectifs et mieux gérer les investissements.

  • Il augmente l'efficacité du personnel de la réception et maximise à son tour les performances de l'hôtellerie.

  • Il simplifie la prise de temps ou les opérations complexes effectuées autrement manuellement.

  • Il fonctionne pour la commodité du personnel de l'hôtel, de l'organe de gestion et des clients.

Types de PMS

Il existe deux types de base de PMS -

  • Local PMS - Ils ont des exigences techniques importantes telles qu'un poste de travail, un ordinateur / poste de travail, un serveur de données, des serveurs de terminaux, un système d'exploitation, des cartes réseau et des systèmes de sauvegarde amovibles.

  • Cloud-based PMS - Ils ont principalement besoin d'ordinateurs / poste de travail et d'une connexion Internet.

Différence entre PMS local et cloud

PMS local PMS basé sur le cloud

Utiliser le PMS

Le propriétaire doit acheter le matériel et les logiciels PMS.

Le propriétaire doit souscrire à un abonnement auprès d'un fournisseur PMS.

Exigence d'une connexion Internet

Non

Oui, une connexion haut débit fiable est obligatoire.

Système et accès

Le logiciel et les données PMS résident sur un serveur auquel plusieurs terminaux sont connectés.

Le PMS est accessible à partir d'un programme installé sur chaque terminal.

Le logiciel et les données PMS résident sur un serveur partagé au centre de données du fournisseur PMS.

Les utilisateurs accèdent au système via un navigateur Web de n'importe où et à tout moment.

Exigence d'une expertise informatique sur site

Oui

Non

Avantages

Ne repose pas sur une connexion Internet.

Réduit les inquiétudes concernant la sécurité des données en ligne.

Fonctionnalité robuste pour une grande quantité de données.

Moins de coûts de matériel ou informatique.

Aucune responsabilité technique et de sécurité des données du propriétaire.

Prix ​​d'abonnement abordable.

Installation simple et rapide.

Accès facile de n'importe où, n'importe quand.

Sauvegarde automatique des données.

Réservations Web intégrées.

Mises à jour gratuites du système.

Évolutif et adaptable.

Désavantages

Nécessite du matériel complexe et coûteux.

Inaccessible des régions éloignées.

Coûteux et compliqué à entretenir et à mettre à niveau.

Installation et formation de logiciels chronophages.

Coûts et matériel supplémentaires nécessaires pour activer les fonctionnalités Web

La responsabilité de la sécurité du système et des données est le casse-tête du propriétaire.

Une expertise informatique sur site est requise.

Ne convient pas aux propriétés sans connexion Internet fiable.

Grandes préoccupations concernant la sécurité en ligne.

Marquer sur la chronologie

C'est une solution traditionnelle.

C'est une solution contemporaine.

Tarification

Les dépenses en capital et les dépenses opérationnelles à la fois; pour le matériel, les logiciels et leurs mises à jour, et les frais d'expert en informatique.

Frais de fonctionnement pour le renouvellement de l'abonnement.

Systèmes de gestion immobilière populaires

Certains PMS populaires: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, pour n'en nommer que quelques-uns.

Options logicielles courantes dans un PMS

Un PMS s'occupe de chaque département de l'hôtel. Voici les fonctionnalités couramment disponibles dans PMS -

Fonctionnalités PMS pour la réception

  • Reservation
  • Registration
  • Statut de l'hébergement
  • Comptes invités et non-invités
  • Manipulation de l'argent
  • Audit de nuit
  • Reports

PMS pour les ventes et le marketing

  • Base de données d'invités pour la segmentation du marché
  • Histoire des invités
  • La gestion du rendement
  • Informations d'agents de voyages en tant que clients
  • Rapports d'objectifs
  • Évaluation des performances par analyse comparative

PMS pour le ménage

  • Perdu et trouvé
  • Statut de l'hébergement
  • Frais de blanchisserie

PMS pour les aliments et les boissons

  • Ventes au point de vente
  • Inventaire matériel
  • Rapports de ventes périodiques
  • Recettes standards

PMS pour le département HRM

Dossiers individuels des membres du personnel concernant les quarts de travail, la présence et les évaluations.

PMS pour les comptes

  • Comptes fournisseurs et créances
  • Payroll
  • Bilan
  • Rapports de profits / pertes

PMS pour la communication

Enregistrements d'appels sortants et entrants avec date, heure, lieu, durée et frais.

Préoccupations lors de la sélection du PMS approprié

Les préoccupations suivantes sont prises en compte lors de la sélection d'un PMS approprié -

Problèmes de propriété et de domaine commercial

  • Taille de la propriété: Le nombre d'hébergements
  • Nombre d'emplacements
  • Nombre d'employés
  • Politiques de service de propriété
  • Budget des ressources techniques et de la formation
  • Croissance future la plus proche

Problèmes de domaine PMS

  • Conception conviviale qui favorise une navigation intuitive grâce à l'ordre logique des tâches.
  • Expertise en formation et période de temps requise pour former le personnel.
  • Présence en ligne de l'hôtel.
  • Fonctionnalité orientée client.
  • Scalability.