Gestion Front Office - Audit de nuit

Auditing n'est rien d'autre que de la conduite financial inspectionde l’organisation. Pour une entreprise hôtelière, la gestion financière commence au front office. La comptabilisation précise des transactions sur les folios invités commence au front office, qui est ensuite transmise au service comptable du back-office. Les comptes clients sont contre-vérifiés quotidiennement lors de l'audit.

Les experts recommandent à l'équipe de direction de l'hôtel de passer quotidiennement en revue les rapports d'audit de nuit pour avoir un aperçu de l'occupation et des finances de l'hôtel.

Voyons ce qu'est l'audit de nuit et les détails à ce sujet.

Qu'est-ce que l'audit de nuit?

C'est le processus de vérification où le vérificateur de nuit examine toutes les activités financières de l'hôtel qui ont eu lieu en une journée.

Le processus d'audit de la journée se déroule généralement en fin de journée pendant la nuit suivante, d'où le nom «Audit de nuit». Elle peut être effectuée par la méthode conventionnelle consistant à utiliser des papiers, des reçus, des bons, des coupons et des fichiers. Mais réaliser un audit à l'aide de systèmes PMS modernes est simple, rapide et efficace.

Activités de base pendant l'audit de nuit

L'auditeur de nuit exécute les étapes suivantes pendant l'activité d'audit de nuit -

• Affichage de l'hébergement et de la taxe
• Accumulation des frais de service et des paiements des clients
• Règlement des activités financières de divers départements
• Règlement des comptes clients
• Exécution de la balance de vérification pour la journée
• Préparation du rapport d'audit de nuit

La nécessité d'un audit de nuit

L'objectif de l'audit de nuit est d'évaluer les activités financières de l'hôtel. L'audit de nuit examine non seulement les comptes des clients en vérifiant les crédits et les débits, mais suit également les limites de crédit des clients et comptabilise les ventes prévues et réelles des différents départements. L'audit de nuit examine les flux de trésorerie quotidiens entrant et sortant du compte de l'hôtel.

L'audit de nuit a une grande importance dans les opérations de l'hôtellerie. L'organe de direction renvoie le rapport d'audit de nuit pour planifier les objectifs futurs et contrôler les dépenses. Les managers peuvent réagir immédiatement sur les informations acquises.

Responsabilités d'un auditeur de nuit

Outre les activités d'audit de base énumérées ci-dessus, l'auditeur de nuit assume les responsabilités suivantes:

• Prendre le relais du dernier quart de travail.
• Enregistrement ou départ des invités après 23h00 la nuit.
• Enregistrement des invités.
• Attribution de l'hébergement aux clients nouvellement enregistrés.
• Règlement des transactions dans les comptes invités nouvellement créés.
• Vérification des folios invités.
• Vérification du rapport d'état de la chambre.
• Équilibrer tous les documents avec les comptes dans le PMS.
• Reste responsable de la sécurité des locaux.
• Gestion des clés de l'hébergement.
• Prise de sauvegarde des rapports générés par PMS.
• Préparer les listes des arrivées prévues pour le lendemain.
• Clôture des activités financières pour une journée.
• Début des activités financières pour le lendemain.
• Réception et enregistrement des dépôts bancaires.

Types de rapports d'audit de nuit

Aujourd'hui, le PMS aide les auditeurs de nuit dans une large mesure à auditer et à générer des rapports précis. Voici quelques rapports typiques générés pendant l'audit de nuit -

• Night Audit Accommodation Report- Il donne un aperçu des jours où les logements sont occupés, des jours où les logements sont disponibles, des arrivées, des départs, des non-présentations et des annulations. Ce rapport peut afficher des détails supplémentaires sur l'un des éléments répertoriés ci-dessus.

• Night Audit Counter Report - Il donne des détails sur les encaissements et retraits d'espèces et de cartes de crédit.

• Night Audit Revenue Report- Il fournit des informations sur les revenus d'hébergement, les revenus d'annulation et de non-présentation, ainsi que sur les autres revenus des points de vente. Revenus générés par diverses agences et organismes tels que les agences de voyages, les organisations corporatives, la réservation sur Internet. etc., figure également dans ce rapport.

• Night Audit Tax Report - Contient toutes les informations fiscales sur les revenus de réservation et autres revenus POS tels que la TVA, la taxe de luxe et la taxe de service.

• Cashier’s report- Il s'agit de la liste détaillée des activités de caisse des entrées et sorties de fonds, des cartes de crédit et des totaux PMS. Le rapport du caissier est une partie très importante du système de contrôle financier d'un hôtel. Le responsable du front office examine l'audit de nuit et recherche d'éventuelles divergences entre le montant réel reçu et le total du PMS.

• Manager’s Report- Il s'agit d'une liste statistique d'occupation de la veille. Il comprend des détails sur les logements disponibles, les logements occupés, les logements vendus et libérés, les tarifs affichés, le nombre de clients dans l'hôtel, le nombre de non-présentations, etc.

• General Manager’s Report- Chaque service de l'hôtel est tenu d'envoyer un rapport de ventes quotidien à la réception. À l'aide de leurs informations, un rapport total du département est généré pour l'évaluation du directeur général. Le directeur général détermine les départements générateurs de bénéfices et évalue le succès des ventes et du marketing.

• High Balance Report - Il s'agit d'un rapport détaillé sur les clients qui ont dépassé la limite de crédit fixée par la direction de l'hôtel.

• Ledger Balance Summary Report - Il affiche les soldes d'ouverture et de clôture pour le grand livre de dépôt anticipé, le grand livre invité et le grand livre de la ville.

• Room Rate Audit Report - Il répertorie tous les tarifs appliqués à chaque client et la différence par rapport au tarif du rack avec le code de rack prédéterminé.

Équilibrer les rapports de nuit

Voici quelques formules utilisées pour équilibrer l'audit de nuit -

Formule d'équilibrage des dépôts bancaires

La formule d'équilibrage des dépôts bancaires est -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Formule d'équilibrage du livre des invités

La formule pour équilibrer le grand livre des invités est -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Formule pour équilibrer le grand livre de la ville

La formule pour équilibrer le grand livre de la ville est -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R