Comptabilité financière - Livres subsidiaires
Livre de caisse
Le livre de caisse est un enregistrement de toutes les transactions liées à la trésorerie. Les exemples incluent: les dépenses payées en espèces, les revenus perçus en espèces, les paiements effectués aux créanciers, les paiements reçus des débiteurs, les espèces déposées en banque, les retraits d'espèces pour l'usage du bureau, etc.
Dans le livre de caisse à deux colonnes, une colonne de remise est incluse du côté débit et du côté crédit pour enregistrer respectivement la remise accordée aux clients et la remise reçue des créanciers.
Dans le livre de caisse à trois colonnes, une colonne supplémentaire de banque est incluse pour enregistrer toutes les transactions relatives à la banque.
Note:Dans la comptabilité moderne, un simple livre de caisse est le moyen le plus populaire d'enregistrer les transactions en espèces. Le livre de caisse à deux colonnes ou le livre de caisse à trois colonnes est pratiquement à des fins académiques. Un livret bancaire séparé est utilisé pour enregistrer toutes les transactions bancaires car elles sont plus que des transactions en espèces. De nos jours, les espèces sont utilisées uniquement pour faire face aux dépenses mesquines et courantes d'une organisation. Dans la plupart des organisations, les salaires des employés sont payés par virement bancaire.
Note: Le livre de caisse montre toujours le solde débiteur, l'encaisse et une partie des actifs courants.
Livre de caisse à une seule colonne
Le livre de caisse est comme un compte de grand livre. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte de caisse séparé dans le grand livre. Le solde du livre de caisse est directement enregistré dans la balance de vérification. Puisque le compte de caisse est un compte réel, la décision est suivie, c'est-à-dire ce qui entre - débit et ce qui sort - crédit. Tout l'argent reçu est inscrit au débit et tous les paiements et dépenses sont inscrits au crédit du livre de caisse.
Format
| CASH BOOK (colonne unique) | |||||||
| Dr. | Cr. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Date | Détails | LF | Montant | Date | Détails | LF | Montant |
Livre de caisse double colonne
Ici, nous avons une colonne de remise supplémentaire de chaque côté du livre de caisse. La colonne de remise côté débit représente la remise aux débiteurs de la société et la colonne côté crédit de remise représente la remise reçue de nos fournisseurs ou créanciers lors des paiements.
Le total de la colonne d'escompte du côté débit du livre de caisse est enregistré dans le compte du grand livre de ‘Discount Allowed to Customers’ compte comme ‘To Total As Per Cash Book’. De même, la colonne crédit du livre de caisse est inscrite dans le compte du grand livre de‘Discount Received’ comme ‘By total of cash book’.
Format
| CASH BOOK (colonne unique) | |||||||||
| Dr. | Cr. | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Date | Détails | LF | Remise | Montant | Date | Détails | LF | Remise | Montant |
Livre de caisse triple colonne
Lorsqu'une colonne supplémentaire de Bank est ajoutée des deux côtés du livre de caisse à double colonne pour enregistrer toutes les transactions bancaires, on parle de livre de caisse à trois colonnes. Toutes les transactions bancaires sont acheminées via ce livre de caisse et il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte bancaire distinct dans le grand livre.
Livre de petite caisse
Dans toute organisation, il peut y avoir de nombreuses petites transactions pour lesquelles des paiements doivent être effectués. Par conséquent, l'argent liquide est conservé par un employé, qui s'en occupe et en fait des paiements réguliers. Pour le rendre simple et sécurisé, la plupart du temps, un équilibre constant est maintenu avec cet employé.
Supposons que le caissier paie 5 000 roupies à M. A, qui en paiera les frais d’organisation au jour le jour. Supposons que M. A en dépense 4 200 Rs en une journée, le caissier principal paie 4 200 Rs, de sorte que son solde de livre de petite caisse sera à nouveau de 5 000 Rs. C'est un système de comptabilité très utile, car il fait gagner du temps au caissier principal et offre un meilleur contrôle.
Nous discuterons bientôt de ‘Analytical or Columnar Petty Cash Book’ qui est le plus couramment utilisé dans la plupart des organisations.
Format
| CARNET DE TRÉSORERIE PETTY | |||||||||
| Montant reçu | CBF | Date | Détails | Le montant payé | Papeterie et impression | Camionnage | Chargement | Affranchissement | LF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Acheter un livre
Le livre d'achat est préparé pour enregistrer tous les achats à crédit d'une organisation. Le livre d'achat n'est pas un registre d'achat.
Format
| LIVRE D'ACHAT | ||||
| Date | Détails | Facture d'entrée n ° | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre de vente
Les caractéristiques d'un livre de vente sont les mêmes que celles d'un livre d'achat, à l'exception du fait qu'il enregistre toutes les ventes à crédit.
Format
| LIVRE DE VENTE | ||||
| Date | Détails | N ° de facture sortante | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre de retour d'achat
Parfois, les marchandises doivent être renvoyées au fournisseur, pour diverses raisons. La raison la plus courante étant les produits défectueux ou les produits de mauvaise qualité. Dans ce cas, une note de débit est émise.
Format
| ACHETER LE LIVRE DE RETOUR | ||||
| Date | Détails | Note de crédit No. | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre de retour de vente
La raison du retour de vente est la même que pour le retour d'achat. Parfois, les clients retournent les marchandises si elles ne répondent pas aux normes de qualité promises. Dans de tels cas, une note de crédit est émise au client.
Format
| LIVRE DE RETOUR DE VENTE | ||||
| Date | Détails | Note de débit No. | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre des effets à recevoir
Les factures sont émises par les créanciers auprès des débiteurs. Les débiteurs les acceptent et les restituent ensuite aux créanciers. Les factures acceptées par les débiteurs sont appelées‘Bills Receivables’ dans les livres des créanciers, et ‘Bills Payable’dans les livres des débiteurs. Nous les gardons dans notre dossier appelé‘Bills Receivable Books’ et ‘Bills Payable Book’.
Format
| LIVRE DES FACTURES À RECEVOIR | |||||
| Date | Reçu de | Terme | Date d'échéance | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
Livre des factures à payer
Les effets à payer sont émis au fournisseur de biens ou de services pour paiement, et l'enregistrement est conservé dans ce livre.
Format
| LIVRE DE FACTURES PAYABLES | |||||
| Date | À qui est donné | Terme | Date d'échéance | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
Principales caractéristiques des livres subsidiaires
Il y a une différence entre un livre d'achat et un registre d'achat. Un livre d'achat enregistre uniquement les achats à crédit et un registre des achats enregistre tous les achats en espèces par ordre chronologique. Le solde quotidien du livre d'achat est transféré au grand livre d'achat. Par conséquent, le registre des achats est un compte complet de tous les achats.
La même règle s'applique au livre de vente et aux registres de vente.
Il est tout à fait clair que la tenue d'un livre auxiliaire facilite les écritures de journal, il n'est pratiquement pas possible de comptabiliser chaque transaction via des écritures de journal, en particulier dans les grandes organisations car cela rend les enregistrements volumineux et peu pratiques.
La maintenance des livres subsidiaires nous donne une approche plus scientifique, pratique, spécialisée, contrôlée et facile du travail.
Il nous permet de répartir le travail entre différents départements comme le service des ventes, le service des achats, le service de caisse, le service bancaire, etc. Il rend chaque service plus responsable et fournit un moyen facile de vérifier et de détecter les erreurs.
De nos jours, les dernières technologies informatiques ont établi sa base partout dans le monde. De plus en plus de professionnels de la comptabilité compétents proposent leurs services. La précision, les résultats rapides et le respect de la loi sont les facteurs clés de toute organisation. Personne ne peut ignorer ces facteurs dans un marché concurrentiel.
Rapprochement bancaire
À une date donnée, le rapprochement de notre solde bancaire avec le solde du livret bancaire est appelé rapprochement bancaire. Le rapprochement bancaire est un relevé qui comprend:
- Solde selon notre livre de caisse / livret bancaire
- Solde selon le livret
- Raison de la différence dans les deux cas ci-dessus
Cette déclaration peut être préparée à tout moment selon la convenance et les exigences de l'entreprise, qui dépendent du volume et du nombre de transactions de la banque.
De nos jours, où la plupart des transactions bancaires sont effectuées par voie électronique, le client reçoit des alertes pour chaque transaction. Le temps de réconcilier la banque est plus réduit.
Format
| DÉCLARATION DE RÉCONCILIATION BANCAIRE | ||
| Détails | Débit du solde bancaire selon le livret bancaire | Crédit du solde bancaire selon le livret bancaire (découvert) |
|---|---|---|
| Solde selon le livret bancaire | 50 000 | -50 000 |
| 1. Ajouter: chèque émis aux parties mais non présenté en banque | 3,25 000 | 3,25 000 |
| 2. Moins: chèque déposé en banque mais pas encore compensé | -50 000 | -50 000 |
| 3. Moins: Frais bancaires débités par la banque mais non inscrits dans nos livres de comptes | -1 200 | -1 200 |
| 4. Moins: intérêts bancaires facturés par la banque mais non inscrits dans nos livres de comptes | -10 000 | -10 000 |
| 5. Ajouter: Paiement directement déposé par la partie sans nous en informer | 1,75 000 | 1,75 000 |
| Solde selon livret / relevé bancaire | 4,88 000 | 3,88 000 |
Balance de vérification
La balance de vérification est un résumé de tous les soldes débiteurs et créditeurs des comptes du grand livre. Le total du côté débit et du côté crédit de la balance de vérification doit être mis en correspondance. La balance de vérification est préparée le dernier jour du cycle comptable.
La balance de vérification nous fournit une liste complète des soldes. Avec l'aide de cela, nous pouvons dessiner les rapports financiers d'une organisation. Par exemple, le compte de trading peut être analysé pour déterminer le bénéfice brut, le compte de profits et pertes est analysé pour déterminer le profit ou la perte de cet exercice comptable particulier, et enfin, le bilan de l'entreprise est prêt à conclure la situation financière de l’entreprise.
Format
| ÉQUILIBRE D'ESSAI | ||||
| S.No. | Comptes du grand livre | LF | Débit (Rs.) | Crédit (Rs.) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | AVANCE DES CLIENTS | XX | ||
| 2 | AVANCE AU RIGIDE | XX | ||
| 3 | FRAIS D'AUDIT | XX | ||
| 4 | ÉQUILIBRE À LA BANQUE | XX | ||
| 5 | EMPRUNTS BANCAIRES | XX | ||
| 6 | INTÉRÊTS BANCAIRES PAYÉS | XX | ||
| sept | CAPITALE | XX | ||
| 8 | DU LIQUIDE EN MAIN | XX | ||
| 9 | COMMISSION SUR LA VENTE | XX | ||
| dix | FRAIS D'ÉLECTRICITÉ | XX | ||
| 11 | IMMOBILISATIONS FIXES | XX | ||
| 12 | FRET À L'EXTÉRIEUR | XX | ||
| 13 | INTÉRÊT REÇU | XX | ||
| 14 | FRAIS DE TRANSPORT INTÉRIEUR | XX | ||
| 15 | FRAIS DE BUREAU | XX | ||
| 16 | LOYER EXCEPTIONNEL | XX | ||
| 17 | ASSURANCE PRÉPAYÉE | XX | ||
| 18 | ACHATS | XX | ||
| 19 | LOCATION | XX | ||
| 20 | RÉPARATION ET RENOUVELLEMENT | XX | ||
| 21 | UN SALAIRE | XX | ||
| 22 | SALAIRE PAYABLE | XX | ||
| 23 | VENTE | XX | ||
| 24 | FRAIS DE BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL | XX | ||
| 25 | STOCK | XX | ||
| 26 | CRÉANCIERS SUNDRY | XX | ||
| 27 | DÉBITEURS SUNDRY | XX | ||
| TOTAL | XXXXX | XXXXX | ||
États financiers
Les états financiers sont préparés pour déterminer le profit ou la perte de l'entreprise et pour connaître la situation financière de l'entreprise.
Les comptes de négociation, de profits et pertes déterminent le bénéfice net d'une période comptable et le bilan reflète la situation de l'entreprise.
Tout ce qui précède a presque un format fixe, il suffit de mettre tous les soldes des comptes du grand livre dans le format donné ci-dessous à l'aide de la balance de vérification. Avec cela, nous pouvons obtenir les résultats souhaités sous la forme d'équations financières.
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Trading & Profit & Loss Account of M/s ABC Limited
Pour la période se terminant le 31-03-2014 |
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| Détails | Montant | Détails | Montant |
|---|---|---|---|
| Vers le stock d'ouverture | XX | Par ventes | XX |
| Aux achats | XX | En clôturant le stock | XX |
| Vers les frais de transport | XX | Par perte brute c / j | XXX |
| Pour diriger les dépenses | XX | ||
| Au profit brut c / j | XXX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Vers les salaires | XX | Par bénéfice brut b / j | XXX |
| Louer | XX | ||
| Aux frais de bureau | XX | Par intérêt bancaire reçu | XX |
| Aux frais bancaires | XX | Par remise | XX |
| À l'intérêt bancaire | XX | Par revenu de commission | XX |
| Aux dépenses d'électricité | XX | Par transfert de perte nette au bilan | XX |
| Aux dépenses de bien-être du personnel | XX | ||
| Pour vérifier les frais | XX | ||
| Pour réparer et renouveler | XX | ||
| À la Commission | XX | ||
| Aux dépenses diverses | XX | ||
| À l'amortissement | XX | ||
| Transfert du bénéfice net au bilan | XX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
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Balance sheet of M/s ABC Limited
au 31-03-2014 |
|||
| Passifs | Montant | Les atouts | Montant |
|---|---|---|---|
|
Capitale XX Ajouter: Bénéfice net XX |
XX |
Immobilisations XXXX Moins: Description XX |
XX |
| Emprunts bancaires | XX | Actifs courants - | |
| Emprunt à long terme | XX | Stock | XX |
| Passifs courants - | Débiteurs | XX | |
| Clients de forme anticipée | XX | Du liquide en main | XX |
| Créanciers divers | XXX | Argent à la banque | XX |
| Factures à payer | Effets à recevoir | XX | |
| Dépenses payables | |||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
Capitaux propres
L'équation des capitaux propres est la suivante:
Owner Equity = Assets – liabilityLe propriétaire ou le propriétaire unique d'une entreprise fait des investissements, en tire des bénéfices et en retire de l'argent pour son usage personnel appelé dessins. Nous pouvons écrire cette transaction comme suit:
Investment (capital) ± Profit or Loss – drawings = Owner’s EquityActifs actuels
Les actifs convertibles en trésorerie au cours du prochain exercice sont appelés actifs courants.
Encaisse, encaisse bancaire, récépissés de dépôts fixes (FDR), inventaire, débiteurs, factures à recevoir, placements à court terme, prêts et avances au personnel; tout cela relève des actifs courants. De plus, les frais payés d'avance font également partie des actifs courants.
Note: Les frais payés d'avance ne sont pas convertibles en espèces, mais ils permettent d'économiser de l'argent pour le prochain exercice financier ou comptable.
Passifs courants
Tout comme les actifs courants, les passifs courants sont des passifs immédiats de l'entreprise qui doivent être payés dans un délai d'un an à compter de la date du bilan.
Les passifs courants comprennent principalement les créanciers divers, les dépenses à payer, les factures à payer, les prêts à court terme, les avances de clients, etc.