Productivité personnelle - Guide rapide

La plupart des gens admettent avoir vécu des moments où ils se demandaient tous s'il ne valait pas mieux avoir plus de temps dans la journée. Cela pourrait ne pas être possible plus tôt, mais cela vaut vraiment la peine d'essayer une alternative. Le fait d'être un employé comporte diverses facettes dont un professionnel doit tenir compte lors de la planification de sa journée, et comment il peut organiser son travail de manière à ne pas ressentir le manque de temps.

Pour profiter des moments de plaisir cachés de la vie, il est essentiel que les gens apprennent à concevoir des routines, à se fixer des objectifs, à créer un environnement efficace et à utiliser des techniques d'organisation pour maximiser leur propre rendement. En utilisantpersonal productivitytechniques correctement, les professionnels atteignent efficacement leurs objectifs, et cela aussi sans manquer de délai. Cela les aide à garder un œil sur plusieurs affectations en cours simultanées, afin de s'assurer que leurs objectifs personnels sont atteints avec succès, ainsi que les objectifs de l'équipe.

Le Dr Aubrey Daniels avait utilisé le terme Personal Productivitypour expliquer la corrélation entre les conditions de travail et l'obtention des résultats attendus. Il avait proposé la théorie selon laquelle si le comportement d'une personne peut être modulé, cela aura une influence directe sur la qualité de sa production.

En utilisant cette compréhension dans un cadre formel, il a découvert que si la direction peut correctement moduler les conditions de travail sur son lieu de travail grâce à des politiques, des incitations et un système de récompense efficace, elle sera alors en mesure de tirer de bien meilleurs résultats de ses employés.

Évaluation de la productivité personnelle et du rendement

Beaucoup de gens ont tendance à se confondre Personal Productivity avec Performance Appraisal.

  • L'évaluation du rendement est le processus par lequel le rendement d'un employé au cours d'une période donnée est évalué et mesuré par rapport aux attentes de la direction de lui. Si sa performance est jugée satisfaisante, alors il est récompensé pour sa performance par des incitations, des augmentations, des indemnités, etc.

  • La Productivité Personnelle fait référence à l'ensemble des programmes, activités et processus qu'un collaborateur peut créer pour optimiser son efficacité et sa productivité, puis son équipe, ses services et son manager. Contrairement aux évaluations qui sont généralement un processus annuel, la productivité personnelle est un phénomène quotidien.

Chaque gestionnaire aime avoir un employé dans son équipe qui est compétent, travailleur, axé sur les objectifs et concentré. En d'autres termes, une bonne mise en œuvre de la productivité personnelle aidera les employés à obtenir de bonnes évaluations de performance.

Selon le Bureau de la gestion du personnel, situé à Washington, DC, la productivité personnelle consiste en un organigramme qui commence par la planification correcte de son affectation par l'employé et en définissant des attentes réalistes, puis en mettant en œuvre une auto-surveillance régulière pour voir si son travail est dans les délais, tout en vérifiant les performances et en évaluant la qualité de sa production, en recevant des commentaires constructifs et en finissant finalement par gagner des récompenses en tant qu'interprète méritant.

Il ne suffit pas d'introduire un système de productivité personnelle sur le lieu de travail. Les employés doivent être pris en compte et leurs commentaires doivent être pris en compte pour concevoir le système le plus productif et le plus efficace possible.

Pour mettre en œuvre la Productivité Personnelle avec succès, l'employé doit interagir avec la direction, apprendre les attentes de la direction d'elle, connaître les domaines dans lesquels il doit s'améliorer, ses forces et ses facteurs de motivation.

Directives importantes

Voici une liste de quelques directives importantes pour concevoir des systèmes de productivité personnelle efficaces -

  • Identifier clairement les types de travaux qui sont censés être effectués.

  • Diviser ces types de travail en profils avec des tâches clairement mentionnées.

  • Utilisation de l'expertise dans les profils après avoir reçu des instructions claires de la direction.

  • Comprendre l'ordre de classement et obtenir les attentes.

  • Comprendre le niveau de performance attendu des titulaires de position clés.

  • S'engager dans des rapports trimestriels sur les performances et les commentaires des employés.

  • Gardez une trace de vos performances personnelles et de votre productivité.

  • Gardez une trace de vos performances personnelles.

  • Créez un système de récompense personnel pour gagner en motivation.

Dans ce chapitre, nous prendrons une étude de cas pour comprendre la valeur de favoriser la productivité des employés.

Avant leur acquisition par JACOBS, Sinclair Knight Merz(SKM) était l'un des plus grands prestataires de services d'infrastructure et entreprises de construction. Dans ce secteur, les entreprises rivalisent principalement sur l'efficacité de leur main-d'œuvre avec leurs compétences, leur excellente relation avec les clients, la livraison dans les délais, etc. Il était donc très important pour leur personnel RH d'acquérir, de former et de retenir les meilleurs Talent. L'entreprise a encouragé un style de gestion ouvert et diversifié.

Les enjeux chez SKM

SKM craignait qu'un concurrent ne les batte un jour à leur propre match s'ils ne restent pas en tête de la courbe. Et curieusement, c'était leur style de gestion qui causait une situation. Leur façon de travailler conférait à chaque collaborateur une autonomie quasi totale dans le choix de son style, de son temps et de son rythme de travail, en partie parce que l'entreprise dépendait énormément de ses employés pour attirer des clients, entretenir des relations, développer des réseaux.

Cadre de développement du capital humain d'Accenture

Pour trouver un équilibre entre la liberté d'exploitation de ses employés et rester en tête de la concurrence afin que les compétences adéquates soient recrutées, développées et commercialisées auprès des clients, SKM a demandé à Accenture de mettre en œuvre un cadre de développement du capital humain. L'objectif de ce cadre était de permettre au personnel des RH d'évaluer et d'analyser efficacement les talents et de les recruter. Il leur a fourni des outils de pointe de développement des ressources humaines et toutes les méthodes d'évaluation compétitives.

Le résultat

Lorsque le cadre de développement du capital humain a été mis en œuvre, de nombreuses forces de SKM ont été confirmées et validées. Les processus, l'efficacité et les finances de l'entreprise ont tous obtenu des scores élevés. Cependant, il a également découvert des domaines dans lesquels des améliorations pourraient être apportées.

Le département des ressources humaines avait obtenu des scores très élevés dans les données collectées à partir du cadre, mais les domaines d'amélioration ont été identifiés comme «la planification des effectifs et le recrutement local». Fort de ce retour d'expérience, SKM a renouvelé sa politique centrale de recrutement et a commencé à placer du personnel de recrutement interne dans toutes ses unités mondiales. Cela a immédiatement réduit le temps de recrutement du personnel et maximisé la capacité de l'entreprise à effectuer des recrutements de masse en fonction des besoins et des demandes d'un projet.

Le cadre a également permis d'identifier qu'un développement efficace du leadership était un domaine d'amélioration de SKM. En raison du mode de fonctionnement, une personne était plus susceptible de se voir accorder un laissez-passer gratuit dans la façon dont elle traitait et interagissait avec ses clients, mais ces personnes étaient maintenant également invitées à préparer les personnes qui ont rejoint l'organisation afin que les intronisés puissent apprenez les ficelles de leurs collègues.

SKM a également apporté des modifications à sa politique de récompenses. Les préférences de l'employé ont été prises en compte lors de l'offre de récompense. Les efforts ont été mieux reconnus. Le cadre a réussi à déterminer les domaines sur lesquels la direction devait se concentrer le plus et le travail sur ces domaines a apporté de nouvelles améliorations qui ont donné à SKM un grand avantage concurrentiel par rapport à ses pairs.

L'amélioration réussie de la productivité personnelle d'un employé dépend de l'auto-évaluation. Un employé doit garder à l'esprit que son auto-évaluation doit fournir une image claire des normes de sa performance et de la qualité de la production. Pour atteindre cette clarté, il doit procéder à des évaluations périodiques de son propre travail, en plus des évaluations trimestrielles de la performance de la direction, auxquelles l'employé est censé assister et prendre comme une étape constructive vers l'amélioration de la performance.

Des étapes comme celles-ci aident l'employé à détecter les domaines dans lesquels il est censé apporter des changements et des améliorations. Cela l'aide également à identifier les domaines individuels sur lesquels il peut parler à la direction, afin qu'ils puissent lui fournir un moyen d'augmenter sa productivité.

L'évaluation ne détermine pas seulement les interprètes qui ont besoin d'améliorer leurs performances; cela aide également à identifier les personnes qui fonctionnent vraiment bien, afin que leur travail acharné puisse être reconnu et récompensé. Un système de récompense pertinent donne une impulsion énorme aux employés et les motive à donner le meilleur d'eux-mêmes au travail.

En gardant la façon dont les employés réagissent aux changements de leur environnement de travail, Kurt Lewin a introduit le “Three-phase Theory of Change”qui est étroitement liée à la gestion des performances. Cette théorie stipule que tout employé qui tente d'adopter le changement passe par trois phases -

Déblocage

Il s'agit d'une phase cruciale pour l'employé au cours de laquelle il a tenté de comprendre le changement et la raison pour laquelle il a lieu. Après cela, il commence à se préparer à accepter les changements et tente de s'y adapter.

Au cours de cette phase, la personne se rend compte que l'environnement dans lequel il était à l'aise de travailler va également changer. À ce stade, ils commencent à peser les avantages de s'adapter au changement par rapport aux inconvénients de perdre l'environnement de travail confortable. C'est ce qu'on appelle l'analyse du champ de force.

Changement

Lewin avait mentionné que le changement n'est pas un événement ponctuel, mais un processus qui dépend des transitions qui se produisent autour d'un système. En d'autres termes, les changements auxquels un système est confronté sont dus aux changements de l'environnement environnant. La raison pour laquelle cette phase est si difficile est que personne ne peut être certain de ce qui va se passer dans le futur, il est donc difficile d'apporter des changements qui seront bons pour durer longtemps dans une organisation.

C'est le même dilemme auquel les gens sont confrontés lors de la conception du programme pour les élèves à lire dans les écoles. Même si nous ne sommes pas sûrs de ce qui va se passer le lendemain, nous voulons concevoir pour eux un contenu et une éducation qui, nous l'espérons, resteront pertinents et les aideront à construire leur carrière des décennies plus tard.

Dans des situations comme celles-ci où les gens doivent prévoir des situations et prendre des décisions en fonction de celles-ci dans le présent, l'approche idéale est d'essayer de penser à des objectifs difficiles et d'essayer de les atteindre, plutôt que de garder des objectifs vraiment simples et bas.

Gelé

Cette phase est la mise en place des nouveaux changements et la stabilité du système. Cette étape pourrait prendre plus de temps que les deux autres phases pour être entièrement couverte, et de nombreux incidents de dégel se produisent souvent pendant cette étape, jusqu'à ce qu'elle devienne finalement stable pendant longtemps.

Les candidats se présentent pour des entretiens et des cycles d'évaluation ultérieurs au cours desquels la direction détermine leurs compétences, aptitudes, tempérament et connaissances. Selon l'entreprise, la direction administre également des évaluations annuelles, semestrielles, voire trimestrielles. Ces évaluations les aident également à déterminer dans quel processus un employé serait plus apte à travailler, en fonction de son profil.

Types d'évaluations

Un employé passe par deux types d'évaluations:

  • Pre-screening- ce type de présélection permet d'obtenir des informations sur un candidat, son expérience, ses compétences et son dossier avant de les embaucher. Cela aide les entreprises à éviter de recruter une personne à la réputation douteuse ou aux intentions douteuses.

  • Knowledge Screening- les candidats confondent souvent cette présélection dans le cadre du processus de recrutement lui-même, mais les personnes sont sélectionnées ici avant d'être interviewées par le personnel des RH. Cette présélection suit un format de questionnaire avec des questions spécifiques au processus ayant un ensemble d'options à choix multiples parmi lesquelles le candidat est censé sélectionner la bonne.

Les évaluations des performances en tant que politique d'auto-motivation

Les revues de performance sont définies comme «la tâche d'évaluer une performance sur une durée de travail spécifique, de la mesurer avec les attentes et de voir dans quelle mesure les objectifs ont été atteints».

Chaque employé a sa propre façon de gérer une évaluation des performances, cependant, ils s'attendent tous à ce qu'une liste de contrôle des domaines importants soit pris en compte lors de l'évaluation de leur performance. Certains de ces domaines importants sont abordés ci-dessous.

S'informer par la direction

L'employé et le personnel des RH doivent être mis au courant de l'examen, en particulier l'employé afin qu'il puisse venir préparé avec une liste de ses réalisations et contributions, ainsi que des données à l'appui de ses revendications. Cela peut inclure de nombreuses questions et réponses individuelles et de nombreuses discussions.

Concentrez-vous sur l'examen en priorité

Les performances sont ce qui motive une organisation, donc lors de l'examen des performances, les meilleures pratiques consistent à garder la priorité absolue afin qu'aucune autre tâche n'entre en conflit avec elle.

Partager des commentaires dans un environnement positif

Il ne faut pas faire croire à l'employé qu'il subit un interrogatoire. L'atmosphère doit être naturellement formelle, mais cela ne signifie pas que l'humour ne peut pas être utilisé avec goût. La personne doit sentir qu'elle a une bonne opportunité de présenter son point de vue.

Mettre l'accent sur les attentes

Tout en prenant des notes, il est important pour la direction de réitérer les attentes de la direction envers l'employé et la manière dont les objectifs donnés aux employés contribuent à la vue d'ensemble.

Clarté du discours

L'employé doit être clair sur l'objectif de la réunion dès le début. C'est là qu'une note de service rapide aide. Si l'employé dévie de sa trajectoire au cours de la discussion, c'est le travail du gestionnaire de remettre la discussion sur les rails.

Discuter objectivement des performances

Tout en discutant des performances de l'employé, il est toujours préférable d'être non seulement objectif et juste, mais aussi empathique. Les gens ont généralement tendance à considérer personnellement les commentaires comme une question sur leur talent ou leurs capacités, c'est pourquoi de telles situations doivent être évitées.

Rétroaction des employés

L'employé doit sentir qu'il a amplement le temps et la liberté de dire ce qu'il pense et de s'exprimer clairement. Cela l'aidera à mieux poser ses questions, ce qui améliorera la compréhension par les RH de la personne et de ses motivations.

Fixation d'objectifs

Dans un environnement concurrentiel, il y aura toujours de très bons interprètes qui seraient vraiment bons dans leur travail et qui dépasseraient les attentes. Ils n'ont peut-être pas de «domaines à améliorer» en soi », mais ces artistes peuvent se voir confier des objectifs personnels à atteindre afin qu'ils trouvent la motivation et le dynamisme de leur travail.

Suivre

L'employé doit être informé de la date de suivi, qui est l'heure à laquelle la réunion sera convoquée à nouveau pour vérifier les améliorations et les résultats de la réunion. Le RH expliquera l'ensemble des attentes / objectifs et mentionnera la durée pour les atteindre.

Clôture à l'amiable

La réunion devrait se terminer sur une note positive, où l'employé aura une perspective renouvelée sur ce que l'entreprise attend de lui, et un plan d'action sur la façon dont il peut arranger les choses. Il devrait également avoir l'assurance qu'il peut se sentir libre d'approcher le directeur chaque fois qu'il a des questions à l'esprit.

Les employés qui se concentrent clairement sur la productivité personnelle peuvent se motiver pour amener les employés ayant des différences irréconciliables à travailler en synchronisation les uns avec les autres, en gardant à l'esprit leurs propres objectifs d'augmentation de la productivité et de l'efficacité.

La raison pour laquelle cela fonctionne est que ces employés apprennent à voir au-delà des équations personnelles et tentent de franchir des étapes personnelles tout en faisant partie d'une équipe. Chaque employé travaille dans une organisation pour gagner son dû, mais si un employé voit que son entreprise est prête à apprécier son travail acharné sous la forme d'une récompense, alors il sera plus qu'heureux de supporter quelqu'un qu'il n'aime pas. t personnellement comme, tout cela obtient ce qu'il mérite.

Pour travailler avec des personnes ayant des opinions divergentes dans la réalisation d'un objectif commun, il est impératif qu'un employé obtienne une description de poste claire rédigée par la direction. Il est également important de connaître les responsabilités professionnelles, la portée du travail et le but.

La direction doit également vérifier si l'employé fonctionne selon les attentes, ou s'il a besoin d'une intervention et si le projet se déroule selon le calendrier ou si plus de ressources sont nécessaires. Au cas où plus de ressources seraient nécessaires, cela laissera suffisamment de temps aux gestionnaires pour embaucher et former de nouvelles recrues.

Le succès de chaque entreprise dépend de la bonne planification, de la définition des objectifs et du traitement des objectifs. Cependant, au niveau personnel, la planification d'un projet et la fixation des objectifs aident un employé à identifier ses forces et ses faiblesses, ainsi que les domaines de sa contribution possible dans la main-d'œuvre. C'est pourquoi les artistes qui réussissent se fixent toujours des objectifs à court terme, ainsi que des objectifs à long terme, afin de pouvoir vérifier la réalisabilité de ces objectifs à court terme et modifier leur stratégie.

Que fait un bon interprète?

Bien que de nombreuses entreprises emploient des gestionnaires pour encourager la productivité personnelle sur leur lieu de travail en partageant des graphiques de progression et des commentaires sur les performances, cela ne peut être fait qu'au niveau individuel. Le travail d'un employé est de s'assurer que ses performances individuelles rendent toutes justice à son potentiel.

La plupart des employés sont conscients que leur performance est évaluée plusieurs fois au cours d'une année. Cela comprend leur période d'essai, qui dure généralement 2 à 3 mois au cours desquels l'employé reçoit une formation sur le produit. Après la probation, on lui confie un projet et il continue à y travailler.

S'il est un bon interprète, alors il se rendra compte que pendant cette période, jusqu'à ce qu'il termine 12 mois d'emploi avec l'organisation, ses performances, son comportement, son attitude et bien d'autres choses seront observées. Même si une rétroaction sera fournie en temps opportun, un employé ambitieux veillera toujours à partir du bon pied. Pour y parvenir, il doit avoir une vision claire et constantetwo-way communication avec ses supérieurs pour leur faire comprendre à quelle étape du travail il se trouve, s'il y a des domaines dans lesquels il a besoin d'aide et s'il va bien.

En plus de cela, il pourrait également avoir un mot avec le reste des employés et leur offrir des contributions et des suggestions précieuses sur leur capacité à relever les défis auxquels ils sont confrontés. Un bon interprète améliorera non seulement ses performances, mais essaiera également d'améliorer les connaissances, les compétences et l'attitude de l'équipe vis-à-vis du travail en partageant ses connaissances, en les aidant et en les aidant à se fixer des objectifs personnels.

Dans ce chapitre, nous aurons une petite étude de cas pour analyser comment les incitations influencent la productivité personnelle.

Turnbuckle Fisheries a démarré avec 22 employés en 1982. Après la première année, il a été constaté que l'entreprise n'était pas en mesure de s'étendre au-delà de la liste actuelle de clients. Pensant que ce serait un problème lié aux ressources, il en a embauché 10 autres. Cependant, après le spectacle lamentable de la deuxième année, le propriétaire de l'entreprise, Jonas Allroy, a décidé de faire une évaluation des performances des employés. Il a été constaté que tous les employés étaient heureux de faire leur travail, mais personne ne se poussait à faire un meilleur travail pour lui-même.

Allroy a compris que même si ses employés étaient satisfaits de leur travail, ils n'avaient pas la volonté de dépasser leurs attentes en raison de l'absence de système d'incitation. Il a déclaré que tout employé qui obtient de nouveaux clients sera récompensé par des honoraires d'intermédiaire de 10% et 5% de toutes les affaires qui proviennent de ce client.

Au cours de la troisième année, Jonas Allroy était ravi de savoir que non seulement les performances des employés avaient éradiqué le déficit commercial des deux dernières années, mais lui avaient en fait gagné une prime de 10% pour investir davantage dans l'entreprise.

Les gens n'arrivent souvent pas à atteindre leurs objectifs, et l'une des principales raisons est qu'ils avaient commencé sur un mauvais objectif en premier lieu. Philosophiquement parlant, nul ne doit se faire dire qu'un objectif est inaccessible pour lui, mais lorsque vous êtes une ressource précieuse dans une organisation qui dépend de votre contribution saine pour son développement, il est impératif que vous commenciez sur la bonne note. En d'autres termes, vous devez vous assurer que votre objectif est SMART.

SMART signifie -

  • Specific

  • Measurable

  • Attainable

  • Realistic

  • Timely

Objectifs spécifiques

En tant qu'employé, il ne suffit pas de se faire dire d'améliorer les performances. L'employé doit demander des instructions spécifiques sur ce qu'il est censé faire pour améliorer ses performances. Chaque instruction doit être précise et l'employé doit avoir une compréhension claire de l'attente de lui. Sa description de poste doit lui être expliquée clairement sans laisser aucune marge d'ambiguïté.

Objectifs mesurables

Si les objectifs ne peuvent pas être mesurés, ils ne peuvent pas être surveillés. Même les auteurs divisent leurs articles en différentes sections pour indiquer aux éditeurs à quel stade ils se trouvent actuellement dans le processus de rédaction. Un employé doit concevoir ses objectifs de manière à ce qu'ils soient de nature empirique, afin qu'il puisse voir les chiffres et évaluer ses progrès.

Objectifs atteignables

Si un objectif est impossible à atteindre pour un employé, il commence alors sur un pied négatif, ce qui ne lui permet pas de fonctionner à son apogée. C'est parce qu'il se sent vaincu à l'intérieur et ne se sent pas convaincu qu'il peut atteindre cet objectif. Parce qu'il sait qu'il fera face à des réactions négatives lors de l'examen, peu importe les efforts qu'il a déployés, il renoncera probablement à tout effort sérieux. En conséquence, la qualité du travail se détériore et une négativité se répand sur tout le lieu de travail.

Objectifs réalistes

La différence entre des objectifs atteignables et des objectifs réalistes est que les objectifs réalisables décrivent les objectifs qu'un employé estime pouvoir atteindre tout en travaillant à son potentiel, tandis que les objectifs réalistes sont ceux qu'un employé croit pouvoir atteindre parce que c'est son domaine d'expertise.

La plupart du temps, on s'attend à ce que les employés soient du type «tout savoir, tout faire». Les gestionnaires l'appellent à tort «croissance de carrière», mais ils ont tendance à oublier qu'un homme à tout faire est souvent le maître de rien, et s'ils ont besoin de personnes possédant un ensemble spécifique de compétences pour travailler à leur apogée, alors ils devraient être invité à faire des travaux où leur talent est utilisé afin qu'ils aient confiance en leur performance et que la direction obtienne les meilleurs services.

Objectifs opportuns

Les objectifs doivent être atteints dans un laps de temps. La raison pour laquelle les gens créent des objectifs est qu'ils ont le sentiment que le travail accompli dans ce laps de temps leur rapportera des bénéfices à un stade ultérieur. Même dans la vie de tous les jours, un homme se fait un objectif mensuel d'économiser une somme d'argent fixe afin que cela puisse l'aider dans Medicaid et tout le reste plus tard. Cela nous aide à réaliser que si un objectif n'est pas atteint dans un laps de temps donné, il perd de son importance.

Une fois qu'une personne a décidé de ce qu'elle est censée faire dans son travail, il est temps de surveiller elle-même ses résultats. Ceci est efficace non seulement pour vérifier ses performances, mais aussi pour voir si une stratégie particulière produit réellement les résultats. Sinon, les gestionnaires peuvent apporter les changements qu'ils jugent nécessaires pour mettre la stratégie sur le bon pied.

Liste de contrôle des zones à surveiller par les employés

  • Les objectifs de l'équipe ont-ils été atteints?
  • Les objectifs personnels ont-ils été atteints?
  • Le temps a-t-il été nécessaire pour atteindre les objectifs dans les délais?
  • Quels ont été les retours des managers sur ce projet?
  • Quelle est la courbe Profit vs. Loss sur le projet?
  • La réponse de la direction a-t-elle été opportune et efficace?

La feuille de travail suivante est l'une des nombreuses que les gestionnaires utilisent pour évaluer la performance d'un employé. Cependant, un employé peut également l'utiliser pour surveiller ses propres performances et sa productivité. On s'attend à ce que l'employé soit honnête dans l'auto-évaluation, de sorte que cette feuille de travail lui donne une bonne idée de ce que la direction pense de lui.

Feuille de travail sur la productivité personnelle

Informations générales
Nom de l'employé: La désignation:
Département: Projet:
Avis de (mois / année): À (mois / année):

Facteurs de performance
Score - 0 Score - 1 Score - 2
Non lié au travail Lié à l'emploi Crucial pour le travail

Facteur Évaluation Attentes
Communication
Communication orale et écrite
Crée des canaux pour interagir
Aime l'échange d'idées
La coopération
Soucieux des résultats de l'équipe.
Fonctionne bien avec les collègues
Aime coopérer
Service Clients
S'efforce de résoudre les problèmes
Encourage l'esprit d'équipe
Bon auditeur
Empathie
Fiabilité
A un bon dossier de présence
Respecte les délais des projets
Accepte la responsabilité
La flexibilité
Assume de nouvelles responsabilités
Adaptable aux nouvelles conditions
Applique de nouvelles connaissances
Prendre l'initiative
Aime terminer les devoirs
Fonctionne sans assistance
Participe à la planification
Évolution de carrière
Sait comment fonctionnent les entreprises
Possède des connaissances pertinentes pour l'emploi
Cherche des connaissances professionnelles
La prise de décision
Prêt à faire des choix difficiles
A une approche «root-up»
Prend des décisions logiques.
Direction
Bon à déléguer le travail
Vision orientée objectifs
Bon motivateur
Compétences organisationnelles
Gérez bien plusieurs tâches
Utilise efficacement les ressources
Connaître la priorisation du travail
Productivité
Utilise bien le temps et les ressources
Fournit le travail selon le calendrier
Qualité de travail
Le travail est précis et minutieux
Fournit un travail de bonne qualité
Suit la politique / les procédures

Observation et rapport
Observation Facteurs liés à l'observation

Reconnaissance et signatures

Nous avons discuté et reconnaissons l'inclusion des facteurs d'évaluation du rendement, des attentes, des objectifs ou des normes ci-dessus pour la période indiquée.

Signature du superviseur: ____________ Date: ____________

Signature de l'employé: ____________ Date: ____________

David A. Kolb, le célèbre théoricien de l'éducation, qui est connu pour son Learning Style Inventory (LSI) a déjà proposé une théorie connue sous le nom de «cycle d'apprentissage de Kolb» qui déclare que l'apprentissage est un produit de l'expérience, et il est important d'être conscient des facteurs qui conduisent à apprendre à gérer les performances des gens.

Selon lui, learning cycle is based on four factors -

  • Experiencing
  • Observing
  • Conceptualizing
  • Experimenting

Vivre

L'expérience est la connaissance qu'une personne acquiert grâce à l'implication directe de ses sens, et pour cette raison, l'apprentissage expérientiel est l'une des meilleures méthodes pour enseigner de nouveaux concepts et processus aux gens, car la connaissance est câblée dans leur cerveau. La formation pratique est l'une de ces méthodes où les gens sont formés et ensuite invités à mettre en œuvre ce qu'ils ont appris simultanément.

Observer

L'observation est une méthode d'apprentissage secondaire où une personne regarde le résultat d'une action et, en fonction du résultat, elle choisit soit de faire la même action, soit la rejette et attend qu'une autre personne essaie autre chose. Kolb définit l'observation comme une observation réflexive.

Dans un exemple notable, un chimpanzé entraîné a été laissé dans une cage avec trois autres chimpanzés sauvages. Les chimpanzés sauvages creusaient des fourmilières pour se nourrir, mais le chimpanzé dressé a pris un bâton, l'a léché, l'a enfoncé dans la fourmilière, puis l'a sorti et a léché toutes les fourmis du bâton.

Quelques heures après avoir regardé cette nouvelle action, les chimpanzés sauvages avaient renoncé à casser les ruches et ont commencé à chercher des bâtons. L'un d'eux est allé chercher des bâtons plus gros que les bouches des cavernes sur les fourmilières et a cassé ce côté de la colline.

L'autre chimpanzé a immédiatement tiré le bâton de sa main et, après réflexion, a pris un bâton plus fin. Ce nouvel apprentissage s'est produit simplement en observant. Les chimpanzés avaient changé des années d'habitude en quelques heures d'apprentissage d'une meilleure méthode.

Conceptualiser

La conceptualisation est la méthode pour acquérir des connaissances sans aucune source directe. Dans ce processus d'apprentissage, la personne ne s'implique ni n'observe les autres, mais utilise les données présentées devant elle pour formuler de manière logique. Les enquêteurs utilisent cette méthode pour recréer des scènes de crime uniquement en étudiant les preuves. Des exemples alternatifs sont les manuels de formation.

Expérimenter

L'expérimentation est la méthode d'apprentissage où les gens mettent leurs connaissances en pratique et voient également si quelque chose de nouveau peut en être tiré. En revenant aux exemples précédents de chimpanzés, il a été constaté que les singes rhésus sont allés encore plus loin et ont commencé à expérimenter avec des bâtons de différentes plantes.

Leur éducation ne s'est pas seulement terminée par la recherche de la bonne longueur et de la bonne épaisseur de bâtons, mais ils étaient également intéressés par l'expérimentation du type de bois. Après quelques jours, les singes ont été trouvés en utilisant des brindilles d'un arbre infesté de pucerons. Les pucerons avaient rendu la sève des arbres, rendant les rameaux collants à leur tour. En utilisant cette brindille, les singes ont pu multiplier le nombre de fourmis qu'ils avaient l'habitude d'obtenir plus tôt avec un seul coup de langue. Cependant, une chose intéressante s'est produite en quelques jours. En raison de l'infestation de pucerons, les rameaux de la plante s'étaient infectés, entraînant la formation de sève. En léchant les bâtons, la sève est entrée dans le système des singes, provoquant des maux d'estomac massifs chez l'un d'entre eux.

Comprenant le risque, même s'ils n'en étaient pas eux-mêmes affligés, ils ont tous changé la brindille et sont allés chercher un autre bois. Semblable à ce cycle, les gens apprennent également à travers les mêmes étapes et méthodes. Cependant, contrairement au cas des chimpanzés qui n'ont souffert que sur le front de la santé, nos erreurs pourraient causer ou déclencher de nombreuses pertes liées. Malgré cela, les gens devraient être encouragés à expérimenter et à prendre des risques, afin qu'ils puissent apprendre par eux-mêmes les effets négatifs de leurs actions.

Exemple

Ratan a été embauché en tant que développeur de logiciels dans une société de logiciels. On lui a alloué un espace de travail et on lui a fait passer une brève interaction avec son manager qui lui a dit quels outils il peut utiliser pour concevoir le logiciel. Il y avait un manuel qui lui était remis pour chaque programme qu'il utiliserait.

Au départ, Ratan hésitait à utiliser les outils. Il avait peur de se tromper et de causer de gros inconvénients à l'ensemble du projet. Sa productivité était, au mieux, moyenne pour la première semaine. Puis il s'aventura lui-même et observa le fonctionnement de ses collègues. Lentement, sa performance a commencé à s'accélérer.

Frederick Herzberg, le célèbre psychologue américain et une autorité en matière de «gestion d'entreprise», avait déclaré qu'un employeur embauche un groupe de personnes pour travailler de manière à ce qu'elles parviennent à atteindre son objectif, alors la meilleure façon de les obtenir motivé, c'est s'ils s'identifient à l'objectif et voient leurs réalisations personnelles avec lui aussi.

La motivation ne se résume pas à être enthousiasmé par votre travail. Il s'agit d'être le meilleur dans votre travail ou de donner le meilleur résultat. La motivation est étroitement liée au salaire et aux conditions de travail, même si un salaire plus élevé et de meilleures conditions de travail ne motiveront pas nécessairement un employé.

Herzberg a découvert que quatre facteurs sont les plus importants pour motiver un employé. N'importe quel employé serait motivé s'il obtient ces éléments de motivation indispensables sur son lieu de travail -

  • Ownership - Les employés doivent avoir le sentiment de s'approprier leur travail.

  • Nature of the work - Le salarié doit occuper un poste digne de son talent.

  • Recognition - Un employé doit voir ses efforts loués et reconnus.

  • Achievement - Le résultat des efforts doit donner l'impression d'atteindre un objectif.

Théorie de Herzberg sur les facteurs d'hygiène

Herzberg avait déjà mentionné dans une interview que pour prouver sa théorie des «facteurs d'hygiène», ce qui signifiait que certaines choses sur le lieu de travail pouvaient ne pas motiver un employé à travailler plus dur, mais que leur absence pouvait le démotiver, il a pris le cas d'une imprimerie. .

Cette entreprise a démarré il y a deux ans et offrait les salaires les plus compétitifs à ses employés. Cependant, de nombreux employés se sont plaints du fait que l'emplacement de l'entreprise était trop éloigné de la ville principale, ce qui gênait les déplacements. L'autre problème était les installations de climatisation inadéquates dans le bureau.

La direction a pris note de ce fait et après un an, ils ont déménagé dans un autre endroit. Ils ont une bonne climatisation et le bureau se trouve à un endroit où tout le monde peut facilement arriver de l'autre côté de la ville. En plus de cela, ils ont également renforcé leur inventaire et opté pour une redécoration intérieure.

Il a été observé que la productivité des employés a augmenté au début et que les employés étaient enthousiastes à l'idée de travailler dans le nouvel environnement. Cependant, après quelques mois, ils étaient revenus aux mêmes chiffres. La direction a essayé de remodeler l'endroit et d'offrir un look différent, mais cela ne faisait aucune différence.

Les gestionnaires sont ensuite passés à augmenter la rémunération et à offrir de bonnes incitations basées sur la performance. Cela s'est traduit par une croissance de la productivité de certaines personnes, tandis que certains des plus performants ont continué à livrer bien en dessous de leur potentiel. C'est à ce moment-là que les RH sont intervenus et ont eu une discussion franche et en tête-à-tête avec les employés.

Il a été constaté que les employés avaient de nombreuses préoccupations différentes, allant des longues heures de travail, du temps passé dans les déplacements, de l'équilibre travail-vie personnelle, des horaires flexibles, etc. . Pour les motiver, chaque employé doit prendre en compte son facteur de motivation personnel. Ils ont introduit des politiques qui répondaient aux préoccupations de chaque employé et ont constaté que la productivité de l'entreprise avait augmenté de 35% depuis le moment où ils ont déménagé dans le nouveau bâtiment.

Les employés qui réussissent se rendent compte que les balises «désobéir, ne pas coopérer», etc. sont attachées à ceux d'une équipe qui ont été autrefois sélectionnés pour travailler pour eux par l'entreprise elle-même. En d'autres termes, ladite personne n'a jamais manqué de talent, ni n'a aucune attitude négative envers le travail. Quelque chose dans l'entreprise a dû le changer. Cela peut être l'environnement de travail, les collègues qui l'ont ignoré ou bien d'autres problèmes.

Une personne peut très vite être déçue des conditions de travail si elle n'a pas la vraie image sous les yeux. Cela ne veut pas dire que le talent en lui est mort. Ce qu'il faut pour faire ressortir ce talent et rajeunir ces employés, c'est essayer de comprendre leurs problèmes.

Raisons du manque d'intérêt

Il peut y avoir de nombreuses raisons derrière le manque de motivation dans la vie d'un employé. Les principales raisons sont discutées ci-dessous.

Manque de capacité requise

En cette période de repli et de récession, de nombreux aspirants acceptent l'offre d'emploi qui leur est faite, ce qui fait qu'ils finissent par travailler dans un secteur dans lequel ils n'ont jamais eu intérêt à travailler, ni aucun talent. Dans de tels cas, il est impossible de motiver davantage, à moins que l'employé ne reçoive une formation professionnelle dans le poste requis. Dans de telles situations, des programmes de formation après les heures de travail pourraient être organisés.

Aucun défi dans le travail

Beaucoup de bons candidats s'ennuient après les premières années dans une entreprise. C'est parce qu'ils ont le sentiment que leurs compétences ne sont pas mises à profit et que leur talent ne se voit pas offrir une opportunité. Les personnes aux multiples talents sont frustrées de travailler dans le même travail et cet ennui peut entraîner une mauvaise attitude et une faible motivation.

Pour améliorer cette situation, ces employés peuvent être chargés d'autres activités parascolaires comme la formation de nouveaux intronisés, les faire participer à des comités et prendre leurs suggestions dans différents projets d'équipe. Cela les gardera intéressés et motivés dans leur travail.

Les efforts ne sont pas appréciés

Aucun employé dans ce monde n'aime si son travail acharné est ignoré ou pris pour acquis. Chacun souhaite que ses efforts aient un impact sur le résultat de l'entreprise. Lorsqu'une personne a le sentiment que son travail ne contribue pas au succès de l'entreprise, elle perd la volonté de travailler dur et sa productivité commence à ralentir en conséquence. Cela rend l'employé jaloux des autres lorsque l'autre personne est félicitée ou promue. Au lieu d'être heureux de la réussite professionnelle d'un collègue, l'employé mécontent finit par leur en vouloir.

Il est de la responsabilité des gestionnaires de s'assurer que les gens se sentent valorisés et nécessaires dans une entreprise. Ils devraient être proactifs dans le partage des commentaires et faire savoir à une personne où elle va dans le bon sens et quels changements elle devrait apporter dans son approche pour de meilleurs résultats.

Lieu de travail hostile

La plupart des employés ne s'entendent pas avec leurs collègues, mais certains d'entre eux peuvent être vraiment ignorés de tous en raison de mauvaises compétences en communication ou de leur nature introvertie. Le responsable doit expliquer à l'équipe que l'objectif de l'équipe est de faire le travail en tant qu'unité cohérente et qu'il est impossible de travailler de manière disjointe.

En plus de ces discussions d'équipe, il est également important d'organiser des sorties d'équipe, des rassemblements, etc. pour que la communication au sein d'une équipe reste saine. Former de petites équipes et leur déléguer le travail y contribuera également.

Problèmes personnels

La vie est pleine d'incertitudes et on ne peut jamais vraiment se préparer aux situations qui peuvent survenir en cas de choses. Les situations sont souvent si difficiles qu'elles empiètent sur la vie personnelle et professionnelle.

Pour résoudre ces problèmes délicats, de nombreuses entreprises disposent de guides de conseil qui fournissent une assistance aux employés. La bonne nouvelle avec de tels problèmes est que c'est souvent temporaire et qu'il n'y a rien d'un peu de compréhension, d'empathie et de franchise ne va pas s'arranger.

Ils ont développé une attitude

Les gens développent une attitude négative à l'égard du travail lorsqu'ils ne réussissent pas bien dans leur travail ou qu'ils réussissent excessivement bien. Dans le premier cas, l'attitude négative est plus dommageable dans la mesure où elle affecte l'environnement de travail et entraîne également des tendances négatives chez le reste des employés. Le vieil adage «un œuf pourri gâte tous les œufs dans le panier» est valable ici.

Ce dernier cas n'est peut-être pas aussi responsable dans la création d'un environnement de travail négatif, mais il isole les individus et les rend trop confiants. Personne n'aime interagir avec quelqu'un qui agit comme s'il savait tout d'une bien meilleure manière qu'eux.

Dans le cas précédent, il est toujours préférable d'avoir une conversation franche avec eux et de vérifier les raisons qui le poussent à développer une approche pessimiste envers son travail. En ce qui concerne les gens trop confiants qui ont des attitudes, la meilleure façon de les traiter est de leur confier une tâche difficile, quelque chose qui mettra à l'épreuve leurs connaissances et leurs capacités.

Comment répondre à ces préoccupations?

La plupart du temps, l'attitude médiocre et l'approche désinvolte du travail peuvent être des comportements déviants pour certaines politiques générées par la direction. Dans d'autres cas, il peut s'agir de politiques de rémunération inappropriées ou même d'une mauvaise culture du travail.

Un bon motivateur n'est pas quelqu'un qui parcourt les meilleurs de son équipe et travaille avec eux, et ignore le reste. Le meilleur gestionnaire des ressources ne permettra pas aux personnes talentueuses de gaspiller leurs compétences. Ils aimeraient connaître la raison du ressentiment afin de savoir ce qui est le mieux pour tous à la fin.

Souvent, une mauvaise performance pourrait simplement être le résultat de ne pas avoir eu de discussions souvent franches, de ne pas apprécier le travail acharné, de ne pas accorder le crédit voulu et de donner l'exemple. Un bon motivateur comprend qu'il est important de gagner la confiance de la personne qu'il motive pour atteindre son potentiel.

Toutes les entreprises ont un système d'examen formel qu'elles mettent en œuvre chaque année pour tous les employés, mais il est toujours conseillé d'avoir de fréquents processus d'examen informel et de rétroaction pris en 2-3 mois.

La plupart des superviseurs aiment aller à une réunion d'équipe une fois par semaine, juste pour discuter de ce que l'équipe a accompli la semaine dernière et de l'ordre du jour de la prochaine. Les gestionnaires aiment généralement passer des examens mensuels ou trimestriels.

Voici un typique Performance Review Form pour suivre les progrès hebdomadaires -

Travail délégué par ordre de priorité Ratio de réussite
Date d'échéance du projet Probabilité de respecter les délais
L'opinion de l'employé sur l'emploi Date de la conversation
Commentaires précédents du superviseur Date de la rétroaction
Date d'examen

Le rôle d'un gestionnaire

En tant qu'artiste, il est très important de garder une trace des objectifs et des réalisations de votre équipe. De nombreuses entreprises mettent en œuvre un journal de performance où chaque réalisation, grande ou petite, est enregistrée. Ce graphique de progression est ensuite montré aux employés pour les motiver et les encourager. Comparer les objectifs et les performances les uns des autres rendra également les employés compétitifs et plus conscients de la force de leur propre équipe.

Pour que toutes les politiques visant à améliorer efficacement la performance des employés, le gestionnaire doit avoir une bonne relation de travail avec son équipe. La relation doit être professionnelle, éthique et transparente. Le gestionnaire doit informer les employés de tout changement important qui doit être fait et d'une explication logique derrière cela.

Si les employés ne font pas confiance à leur manager et vice versa, la productivité globale de l'entreprise en souffre. Il est donc important que les managers apprennent à voir les choses du point de vue de l'employé afin de pouvoir gérer correctement le processus d'évaluation des employés.

Les responsables de la performance agissent parfois comme des coachs de performance pour aider les gens à résoudre les problèmes qui retardent leur croissance et leur amélioration. Cela implique une communication ouverte, des encouragements et des suggestions de mesures correctives. Dans de tels cas, les gestionnaires de la performance ont également recours à une formation axée sur les compétences.

Comment obtenir les résultats souhaités

L'une des étapes les plus importantes pour atteindre des résultats cohérents consiste à prioriser les objectifs. Chaque employé doit choisir pour lui-même une liste prioritaire de buts et d'objectifs, où l'accent doit être mis au maximum sur les «3 premiers» buts. Cela l'aide à canaliser toute son énergie pour fournir le meilleur rendement, car il sait exactement sur quoi il est censé travailler et ce qu'il est censé faire.

Performances mesurables

Les performances doivent être mesurables. Sans données empiriques, il sera très difficile d'évaluer la productivité d'un employé. Cependant, les gens doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils mesurent les performances car il est souvent difficile de les chiffrer.

Des domaines tels que le codage logiciel peuvent avoir des indices de performance stricts et mesurables, car l'avancement du travail peut effectivement être retracé jusqu'à la sortie, mais dans des secteurs comme l'écriture, obliger les employés à fournir de grandes quantités peut entraîner une dilution des normes de sortie.

Dans ce chapitre, nous prendrons une étude de cas pour comprendre la valeur d'élargir vos horizons et comment cela joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la productivité personnelle.

DreamReads, une des principales chaînes de librairies, connaît une baisse constante de sa clientèle sur une période d'un an. La direction était perplexe quant à ce que pourrait être la raison. Ils avaient les meilleurs employés et étaient en affaires assez longtemps pour avoir une valeur de rappel. Ils détenaient presque tous les principaux titres du monde et avaient un facteur de fiabilité client en leur faveur. Cela les a seulement amenés à se demander ce qui pourrait bien se passer.

Traditionnellement, le personnel des librairies n'était pas nécessaire pour s'occuper de beaucoup de choses. La plupart du temps, la disponibilité d'un livre souhaité par le client était suffisante. Ajoutez un bon service à la clientèle, des relations courtoises et des petits entretiens appropriés dans l'équation, et rien d'autre n'était nécessaire de la part des gens d'une librairie. Cependant, il était clair pour la direction que cette méthode de négociation ne consiste plus à couper la glace avec les clients.

Aller chercher de l'aide

Afin de comprendre ce qui ne va pas et où, ils ont constitué un programme de productivité personnelle ciblé sur les demandes des clients et les ventes. Ils ont contactéUpsales, un fournisseur de services de premier plan dans les exercices de productivité personnelle, pour voir s'ils pouvaient savoir exactement où ils vont mal.

Identification des problèmes

L'équipe d'Upsales a commencé par observer la façon dont DreamReads faisait des affaires. Ils ont interrogé les personnes qui sont sorties du magasin au sujet de leur expérience. Ils ont recueilli des commentaires et pris des notes sur ce que les clients recherchaient lorsqu'ils visitaient DreamReads. Après une période d'observation de trois mois, l'équipe a remis son rapport.

On a découvert que les ventes avaient chuté parce que les clients n'étaient pas toujours conscients de ce qui était bon pour eux. Le personnel était habitué à ce que le client entre et demande un titre. Ces clients avaient un intérêt très particulier et avaient toujours un livre en tête avant de faire leurs achats. Cependant, cela constituait une fraction de la foule qui visitait les librairies. La plupart d'entre eux sont simplement entrés dans le magasin et se sont promenés en regardant les livres, indécis lesquels acheter. Ils cherchaient quelqu'un qui pourrait les aider avec quel genre de livres serait bon, mais ceci étant une question de préférence personnelle, ils étaient gênés de demander l'aide du personnel.

DreamReads s'est rendu compte que la façon dont ses employés traitaient avec les clients était passée de mode. Aujourd'hui, les clients ont l'habitude de se voir proposer l'aide d'assistants où qu'ils aillent et quoi qu'ils achètent. Ils peuvent même demander une recommandation aux serveurs des restaurants ou au personnel d'une boutique sur la robe qui leur ira bien, il est donc naturel qu'ils s'attendent à ce que quelqu'un leur offre des recommandations sur le type de livres qu'ils voudraient aime lire.

Une bonne formation augmente la productivité personnelle

En gardant ces problèmes à l'esprit, DreamReads a complètement repensé la façon dont ils envisageaient le service client. Pour la première fois depuis des années, les employés ont été invités à partager leurs idées. Certaines des bonnes idées étaient de former les gens sur les produits qu'ils vendaient et d'organiser les livres selon les genres et de les placer dans des allées séparées.

De cette façon, un gars intéressé à dire «Science Fiction» peut tout de suite aller dans son allée. En plus de cela, le personnel a commencé à être plus attentif tout en identifiant les clients qui semblaient pouvoir utiliser un peu de recommandation.

Les employés des magasins ont commencé à écrire les titres des meilleurs vendeurs dans les genres respectifs et les ont placés dans toutes les allées. Une brève note thématique a été donnée pour expliquer l'essentiel du livre. Ils ont commencé à partager des critiques des livres par les meilleurs critiques.

Le personnel a eu des conversations agréables et utiles avec les clients qui ont non seulement mis les clients à l'aise, mais ont également aidé le personnel à se concentrer sur le type de livres que le client aimerait lire. Cela les a aidés à se familiariser avec les clients, leurs goûts, leurs préférences, sur la base desquels le personnel pouvait déterminer ce que les clients aimeraient lire.

Les résultats des mesures correctives

Chaque membre du personnel a été chargé de réaliser une «attente mensuelle de ventes» pour le garder concentré et motivé par rapport à son travail. Ceux qui ont atteint ou dépassé leurs objectifs ont reçu de bonnes incitations.

Il a été observé que sur une période de six mois, les ventes des magasins avaient augmenté de 30%. Les clients visitaient de plus en plus les magasins et étaient fréquemment vus avoir des conversations avec le personnel. Beaucoup ont simplement demandé au personnel ce qui serait une bonne lecture pour le week-end. Ce service client et une aptitude accrue pour leur travail ont fait de DreamReads l'une des plus grandes chaînes de librairies aux États-Unis.