Intégration des employés - Préparation

Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi les nouveaux employés sont au départ un peu confus et ont peur de parler à leur supérieur immédiat pour des choses générales comme où se trouve le scanner et comment l'utiliser. Il est donc essentiel de familiariser les nouveaux employés avec chaque minute liée au lieu de travail. Cela permettra non seulement d'économiser le temps précieux de l'organisation à l'avenir, mais également d'augmenter son niveau d'énergie.

Avec l'aide d'un programme d'intégration des employés efficace, on devrait viser à présenter les informations essentielles dans une conception simple à traiter, afin que le nouvel employé puisse se tourner vers les aspects les plus exigeants de son travail dans l'organisation.

Liste des préparatifs pour l'intégration des employés

L'équipe des ressources humaines doit inclure les points suivants dans sa liste, pendant qu'elle embauche un nouvel employé dans l'entreprise -

  • Attribution de l'espace de travail
  • Organisation des besoins en équipement informatique
  • Organiser le téléphone
  • Guidage vers les toilettes
  • Guider à la cafétéria
  • Donner accès aux systèmes de sécurité (si nécessaire)
  • Donner accès à l'immeuble de bureaux et au lieu de travail
  • Navigation vers l'entreprise
  • Transport vers l'entreprise
  • Aire de stationnement et allocation de stationnement

Tâches du poste et horaires des attentes

Le calendrier des tâches du poste et les attentes pour un nouvel employé sont les suivants:

  • Appelez et accueillez l'employé, une fois l'offre formelle acceptée

    • Passez en revue la date de début, l'heure d'arrivée, l'emplacement, les options de transport / stationnement, le code vestimentaire, les plans de repas et un aperçu de l'agenda du premier jour.

    • Fournissez une adresse e-mail et / ou un numéro de téléphone afin que les nouveaux employés puissent vous contacter, si nécessaire.

    • Informez l'employé s'il doit apporter quelque chose le premier jour.

  • Planifier l'horaire général de l'employé pour la première semaine environ

    • Événements de bienvenue tels que le déjeuner, le petit-déjeuner avec les membres de l'équipe ou les RH pendant la première semaine.

    • Agenda détaillé du premier jour

    • Il est temps d'explorer la passerelle des employés et d'autres sites importants

    • Présentations et réunions avec des personnes clés comme des collègues, des amis / mentors avec lesquels les nouveaux employés peuvent interagir régulièrement.

  • Désignez un ami pour encadrer le nouvel employé, idéalement un pair qui est enthousiaste à l'idée de travailler et qui est prêt à répondre aux questions pour les premières semaines du nouvel employé.

  • Rassemblez les informations à fournir le premier jour telles que la description de poste, le plan / répertoire du service, l'organigramme, les informations relatives aux objectifs et priorités de l'unité, etc.

  • Planifiez une première mission pour qu'elle réussisse rapidement.

Environnement de travail

  • Procurez-vous un badge d'identification du bâtiment, une plaque signalétique et des cartes de visite, si nécessaire.

  • Prenez des dispositions pour que quelques fournitures de bureau soient prêtes à son poste de travail, même si de nouvelles fournitures seront commandées plus tard.

  • Assurez-vous que l'espace de travail de l'employé est disponible, propre et organisé et que toutes les clés nécessaires sont en état de fonctionnement.

  • Si un employé a demandé des aménagements en milieu de travail, travaillez avec votre partenaire RH pour organiser à l'avance, si possible

  • Pensez à un petit cadeau de bienvenue, comme une tasse de café.

Informatique

  • Organisez l'installation et la configuration du téléphone. Organisez les autorisations et l'accès aux lecteurs communs.

  • Dans tous les cas, le dossier de l'employé doit d'abord être établi dans Workday, y compris la documentation appropriée autorisant l'offre d'emploi, le contrat et l'autorisation de travailler.

  • Vérifiez l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du nouvel employé, et assurez-vous qu'il est configuré avec tous les identifiants / mots de passe nécessaires

  • Déterminez à quels systèmes les employés devront accéder et commencer le processus pour fournir les autorisations et / ou la formation nécessaires.

Apprentissage et développement

  • Identifiez les dates d'échéance pour la formation obligatoire.

  • Explorez et identifiez la formation optionnelle que vous souhaitez attribuer aux nouveaux employés.