Intégration des employés - Guide rapide

L'intégration est un processus complet pour intégrer les employés nouvellement nommés dans une organisation et les familiariser avec la culture organisationnelle et l'environnement de travail. Il fait partie intégrante de la Direction des Ressources Humaines (DRH). L'absence de mécanisme d'intégration approprié peut avoir un impact négatif sur la productivité globale de l'organisation.

Employee onboarding is essential to retain skilled and dedicated workforce. Un programme d'intégration des employés aide à l'orientation des nouveaux employés. Il façonne la relation entre le nouvel employé et l'organisation. En mettant en œuvre un bon programme d'intégration des employés, nous construirons une culture organisationnelle solide et assurera l'avenir avec un bassin de ressources humaines qualifié.

Employee onboarding is a composite process;c'est plus que l'orientation des nouveaux employés. L'orientation des employés est la première étape du processus d'intégration. Dans un sens plus large, le processus d'intégration vise à développer une relation heureuse et constructive entre l'employé et l'employeur. Il représente les valeurs organisationnelles, la marque et explique également la culture professionnelle et l'environnement de travail.

L'intégration des employés aligne les attentes des employés et les objectifs de l'organisation et fournit une phase au cours de laquelle les nouveaux employés se familiarisent avec succès avec l'organisation, les anciens employés et l'environnement de travail. Cela se traduira par une productivité plus rapide dans le court laps de temps.

Qu'est-ce que l'intégration des employés?

L'intégration des employés peut être définie comme un processus qui aide les ressources humaines nouvellement recrutées à s'acclimater à la culture organisationnelle, à l'environnement de travail et aux objectifs. Cela aide à apprendre les attitudes, à acquérir des connaissances et des compétences ainsi que les comportements requis pour le fonctionnement efficace du travail au sein de l'organisation.

En ce qui concerne la satisfaction au travail, les récompenses financières peuvent être inférieures à ce que la plupart des gens pensent. Être satisfait de son travail semble dépendre davantage des immatériels: se sentir membre d'une équipe et être valorisé et apprécié surpassent systématiquement l'argent lorsque les employés sont interrogés sur la satisfaction au travail. Le processus d'intégration des employés est la première étape vers le développement de tels sentiments et valeurs.

L'intégration des employés peut également être définie comme suit -

  • L'intégration est un processus stratégique qui consiste à attirer un nouvel employé dans l'organisation et à fournir des informations, de la formation, du mentorat et du coaching tout au long de la transition. Le processus commence à l'acceptation d'une offre et tout au long des six à douze premiers mois d'emploi. »

  • Onboarding, également connu sous le nom de organizational socialization, fait référence au mécanisme par lequel les nouveaux employés acquièrent les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour devenir des membres de l'organisation et des initiés efficaces.

En bref, l'intégration des employés implique les processus, ce qui permet de garantir que les nouvelles ressources humaines démarrent du bon pied. Comment un étranger peut-il connaître notre maison à moins que nous ne le laissions poliment entrer?

Intégration formelle

L'onboarding formel comprend des affectations et des stratégies sélectives qui aident un nouvel employé à changer en fonction de son nouveau poste. Dans le cadre de l'intégration formelle, les nouveaux employés sont souvent isolés des représentants existants pour faire face à des exercices facilités d'introduction, de préparation en classe et de socialisation.

Intégration informelle

L'onboarding informel fait allusion aux exercices spécialement désignés et semi-triés par lesquels le nouvel employé découvre son nouvel emploi. L'onboarding occasionnel peut inclure l'observation de l'emploi et des instructions individuelles non répétées ou des réunions avec l'administration et les nouveaux associés, et en plus les détails du début d'une organisation, par exemple, l'acceptation des identifications et de l'équipement.

Note- Monster.com rapporte 30% du chiffre d'affaires des nouvelles recrues externes au cours des deux premières années d'emploi. Les statistiques de rétention d'autres organisations, dont la Society for Human Resources Management (SHRM), montrent que le chiffre d'affaires peut atteindre 50% au cours des 18 premiers mois d'emploi.

L'intégration est un processus d'orientation dans lequel de nouvelles ressources obtiennent les informations, aptitudes et pratiques importantes pour devenir des personnes et des initiés faisant autorité et clairement viables. L'intégration entraîne des résultats positifs pour les nouveaux travailleurs, par exemple, une plus grande satisfaction au travail, une meilleure performance au travail et la longévité de leurs postes.

Grâce à un processus d'intégration bien structuré, les employés rassemblent les connaissances requises, un niveau de rétention élevé dans l'intérêt plus large de l'organisation.

Un processus d'intégration positif permet d'atteindre les objectifs suivants -

  • Faciliter la capacité du nouvel employé à contribuer à son nouveau rôle.
  • Augmentez le niveau de confort du nouvel employé dans le nouveau rôle.
  • Renforcez sa décision de rejoindre l'organisation.
  • Améliorez la productivité.
  • Encouragez l'engagement et l'engagement des employés.

L'intégration commence avant même que quelqu'un de nouveau soit embauché. Cela se poursuit lorsqu'une personne est embauchée et lorsqu'elle commence à travailler. Une intégration bien conçue se poursuit pendant un certain temps après que le nouvel employé commence à travailler dans l'organisation. En d'autres termes, l'intégration commence avant que l'organisation s'assure que l'environnement physique de la nouvelle recrue commence.

Objectif de l'intégration des employés

À moins que les nouvelles recrues développent un sentiment de connaissance de l'organisation, elles ne peuvent pas donner la productivité souhaitée. Par conséquent, l'intégration est de la plus haute importance dans le bon fonctionnement de l'organisation.

Le but d'un programme d'intégration est de développer chez les nouvelles recrues les compétences, les connaissances et les comportements nécessaires pour devenir une contribution efficace à l'organisation avec laquelle il travaille.

Voici les principaux objectifs de l'intégration:

  • Attirer et retenir les bons talents.

  • Renforcer l'engagement des employés et ainsi stimuler la croissance de l'entreprise.

  • Faites en sorte que les employés se sentent les bienvenus et appréciés.

  • Créez un alignement avec la tâche, la mission, la culture, les valeurs et les processus.

  • Diminuez la courbe d'apprentissage.

  • Encouragez la socialisation et créez un sentiment d'appartenance.

  • Ensemble d'attentes de performance.

  • Aidez les employés à apprendre rapidement la culture d'entreprise.

  • Permettre à l'employé de comprendre les valeurs et les priorités de l'entreprise.

  • Réduisez l'anxiété des nouveaux employés.

Un programme d'intégration efficace éduque et informe les nouveaux employés sur les pratiques organisationnelles. La mise en œuvre d'un programme d'intégration cimente la relation entre l'employé et l'employeur dès le début et ouvre des voies de communication et maintient l'engagement des employés sur le long terme.

Faire en sorte que les employés se sentent les bienvenus

Si l'on met de côté les ambitions pécuniaires des employés, il existe de nombreux actifs incorporels qui rendent les gens satisfaits de leur travail. Le fait de faire partie d'une équipe, de vivre dans un environnement de travail agréable et d'obtenir une reconnaissance rapide et juste contribue grandement à assurer la satisfaction professionnelle des employés.

Des études menées par le Corporate Leadership Council montrent qu'il est essentiel pour les nouveaux employés de s'adapter rapidement à leur nouveau lieu de travail. Il est également essentiel pour ces nouveaux employés de commencer à établir des relations avec les associés et les collègues afin qu'ils puissent commencer à s'intégrer dans les groupes de travail existants.

L'intégration peut être solitaire, mais il n'est pas nécessaire que ce soit une entreprise en solo, et les professionnels des ressources humaines ne sont pas les seuls à avoir le pouvoir de mettre à l'aise le nouvel enfant du quartier. Les employés existants peuvent faire leur part pour aider les nouveaux employés à se sentir les bienvenus dans leur nouvel environnement de travail.

Voici une liste de quelques façons créatives d'impliquer l'équipe dans le processus d'intégration -

  • Créer des traditions d'accueil
  • Faire une visite en équipe
  • Utilisation du système de jumelage

Il est essentiel d'impliquer l'équipe dans le processus d'intégration, car cela rapproche les employés, nouveaux et anciens, et les amitiés de bureau génèrent un meilleur travail et des employés plus heureux. Selon une étude et un rapport, les employés ayant des amis au travail sont 47% plus susceptibles d'aimer leur entreprise.

Importance de l'intégration des employés

Un programme d'intégration peut certainement améliorer l'état de préparation, l'adéquation et les performances de chaque employé qui assume un nouveau rôle dans l'organisation. Un programme d'intégration efficace offre les avantages suivants:

  • Améliore le moral des employés actuels
  • Réduit le temps de productivité
  • Augmente l'engagement des employés
  • Réduit le roulement des nouveaux employés
  • Empêche les dépenses futures de réembauche et de recyclage
  • Intègre les nouvelles recrues dans la culture d'entreprise, améliorant ainsi cette culture

L'intégration aide à constituer et à maintenir des équipes hautement performantes et conduit l'organisation à avoir des avantages concurrentiels sur le marché.

Pourquoi l'intégration des employés?

Éviter le programme d'intégration pour les nouveaux employés peut être rentable car cela évite à l'organisation de dépenser un certain montant dessus. Cependant, un bon programme d'intégration pour les nouvelles recrues peut jeter une base solide sur le comportement et la productivité des employés.

Une question se pose cependant de savoir pourquoi une intégration appropriée est nécessaire. L'absence de programme d'intégration empêche la direction de comprendre plus tôt les compétences et le comportement des employés. Il faut plus de temps pour connaître les nouvelles recrues qui sont employées directement sans passer par les processus d'intégration.

Les recrues doivent entrer dans l'organisation grâce à un programme d'intégration complet et efficace. Sans cela, les nouvelles recrues pourraient prendre du temps pour se familiariser avec le nouvel environnement de travail. À ce moment-là, certaines des recrues peuvent avoir développé des aversions dans certains aspects liés à l'organisation, ce qui peut être dû à un manque de connaissances et de compréhension appropriées. Cela conduit à un départ inattendu de certains. Il est susceptible d'affecter non seulement la productivité mais aussi le moral des employés.

Employee engagement and employee onboarding go hand in hand. Des études montrent qu'environ 33% des employés décident de rester dans une entreprise ou de passer à une autre dans les 30 premiers jours suivant leur adhésion à l'organisation. L'étude montre que chaque organisation devrait œuvrer à l'établissement de l'engagement des employés par une intégration efficace.

Plus les employés nouvellement recrutés se familiarisent avec l'organisation et sa culture, plus la productivité et le profit sont élevés. Par conséquent, il est nécessaire de connaître les différents avantages de l'intégration des employés.

Inviting and welcoming the new hire into the companyest la première étape d'un programme d'intégration des employés. Pour la plupart des nouvelles recrues, le tout premier jour les rend excitées, un peu anxieuses et désireuses de faire une différence dans leur nouvelle organisation. Mais, ils ne peuvent pas faire de différence à moins de savoir ce qu'il faut pour réussir. À cet égard, il est essentiel de connaître les avantages ou les avantages d'un programme d'intégration efficace pour une organisation.

Pour rendre les nouvelles recrues productives dès le premier jour, l'équipe des ressources humaines doit s'assurer que les nouvelles recrues reçoivent une formation, des informations et les outils pour effectuer leur travail efficacement. Et la meilleure façon de rendre une nouvelle recrue efficace et efficiente est le programme complet d'intégration des employés.

Un programme complet d'intégration des employés éduque et engage les nouvelles recrues, afin qu'elles deviennent productives et bénéfiques pour l'organisation. Ce qui suit est le compte-rendu des divers avantages du programme d'intégration des employés.

Parlons maintenant de la major benefits d'un bon programme d'intégration des employés -

Fidéliser et attirer les meilleurs talents

Avec un bon programme d'intégration des employés efficace, on peut construire une base solide pour les éléments intangibles qui créent un lieu de travail incroyable et une culture de travail, ce qui aide à maintenir la rétention des meilleurs talents à un niveau élevé.

Engagement précoce des employés

L'engagement des employés est une condition préalable nécessaire pour retenir les employés dans l'organisation pendant un temps considérable. L'engagement commence dès le premier jour et à cet égard, le programme d'intégration intégré joue un rôle important.

Plus le programme d'intégration est efficace et structuré, plus il y a de chances de faire un long chemin pour favoriser un engagement efficace des employés à l'avenir.

Stimuler la croissance de l'entreprise

Le programme d'intégration génère l'engagement des employés sur une note positive. Il développe non seulement un environnement de travail aimable ou agréable et établit des relations, mais donne également l'impulsion souhaitée à la croissance de l'entreprise.

Renforcement de la confiance et alignement

Un bon programme d'intégration des employés éduquera et informera les nouveaux employés sur la culture organisationnelle, la croissance et les meilleures pratiques. Au cours du programme d'intégration, les nouveaux employés devraient rencontrer la haute direction et se familiariser directement avec les principales initiatives et objectifs organisationnels. De cette manière, le programme d'intégration renforce la confiance entre les travailleurs et la direction et aligne les objectifs individuels sur ceux de l'organisation.

Bonnes relations avec les employés

Les employés sont dits engagés lorsqu'ils entretiennent de bonnes relations avec les patrons et leurs collègues. Afin de leur inculquer un sentiment de solidarité et de leur permettre de travailler à leur plein potentiel, la plupart des organisations ont mis en place un programme d'intégration complet. La direction travaille avec prudence pour accueillir et former les nouvelles recrues.

Encouragement à la communication ouverte

Un programme d'intégration des employés fournira une structure et un cadre permettant aux nouveaux employés d'obtenir des réponses aux questions sur leur nouveau lieu de travail sans problème ni pression. Fournir ce forum lors de l'intégration aidera les nouveaux employés à un lieu de travail libre et à mieux comprendre l'environnement de travail. Cela contribuera grandement à favoriser le type d'environnement dans lequel les nouveaux employés pourront s'épanouir.

Aucune augmentation significative n'est observée dans la productivité globale de l'organisation à moins qu'il y ait un roulement de personnel bien équilibré dans une organisation. Les gestionnaires choisissent de manière critique les meilleurs modèles de recrutement, le système d'évaluation des performances, les pratiques administratives efficaces et la méthodologie d'engagement pour maintenir l'équilibre du niveau de rétention.

Dans ce chapitre, nous verrons à quel point l'intégration d'une nouvelle ressource est vraiment essentielle.

Chiffre d'affaires de rétention

  • Les nouveaux employés qui ont suivi un programme d'intégration structuré étaient 58% plus susceptibles de faire partie de l'organisation après trois ans.

  • Les organisations dotées d'un processus d'intégration standard enregistrent une rétention des nouveaux employés 50% supérieure

  • Jusqu'à 20% du roulement du personnel se produit dans les 45 premiers jours

  • 69% des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s'ils ont connu une bonne intégration

Rotation des coûts

  • Les coûts d'organisation du roulement du personnel sont estimés entre 100% et 300% du salaire de l'employé remplacé

  • 23% du chiffre d'affaires des nouvelles recrues avant leur premier anniversaire

  • Près de 33% des nouveaux employés recherchent un nouvel emploi au cours de leurs six premiers mois de travail

  • Le coût moyen de remplacement d'un employé est compris entre 16 et 20% du salaire de cet employé

Chiffre d'affaires de performance et de productivité

  • Les entreprises de premier ordre sont 35% plus susceptibles de commencer les processus d'intégration avant le premier jour.

  • Les employés dont les entreprises ont des programmes d'intégration plus longs acquièrent des compétences complètes 34% plus rapidement que ceux des programmes les plus courts

  • 60% des entreprises ne parviennent pas à fixer des jalons ou des objectifs pour les nouvelles recrues

  • Les entreprises les plus performantes sont 2,5 fois plus susceptibles de voir leurs nouvelles recrues progresser dans le processus d'intégration

  • La satisfaction des managers augmente de 20% lorsque leurs employés reçoivent une formation officielle d'intégration

  • Seulement 37% des entreprises prolongent leurs programmes d'intégration au-delà du premier mois

  • 22% des entreprises n'ont pas de programme officiel d'intégration

  • Il faut généralement huit mois à un employé nouvellement embauché pour atteindre sa pleine productivité

  • Les organisations dotées d'un processus d'intégration standard bénéficient d'une productivité des nouveaux employés 50% supérieure

Même si les programmes d'intégration sont coûteux à payer pour une organisation, il est essentiel d'avoir un programme d'intégration efficace dans l'intérêt plus large de l'organisation. À moins que les nouvelles recrues ne soient remodelées selon les exigences de l'organisation, aucun objectif organisationnel ne sera matérialisé.

L'intégration des employés est un processus stratégique consistant à inviter / introduire une nouvelle ressource dans l'organisation et à fournir une formation, des informations, un encadrement et un mentorat tout au long de la phase de transition. Un processus d'intégration efficace transforme les nouvelles recrues en atouts pour l'organisation.

Le processus d'intégration commence à la réception d'une offre et se poursuit tout au long des six à douze premiers mois d'emploi dans l'organisation.

Étapes du processus

Voici les différentes étapes du processus d'intégration des employés -

  • Preparation - Activités préalables à l'arrivée, du premier jour au premier mois, qui permettent d'acclimater le nouvel employé à la culture, à l'équipe, à l'environnement de travail et à présenter les politiques et procédures et les modules en ligne.

  • Orientation - Orientation RH des nouveaux employés en ligne, en classe, formation sur les avantages sociaux et orientation spécifique au service.

  • Integration - Planification du développement des employés par le superviseur et participation des employés à la formation de développement du personnel RH.

  • Engagement - Développer la conscience de la culture organisationnelle, établir des relations, répondre aux attentes de performance et contribuer au succès de l'organisation.

  • Follow-up - Suivi et mesure de l'efficacité du processus d'intégration.

Note- Il y a deux décennies, selon le Bureau of Labor Statistics, le nombre moyen d'emplois occupés dans la carrière d'une personne était de six. Aujourd'hui, le nombre moyen d'emplois occupés est de 11. Et selon le Bureau of Labor Statistics, le coût de remplacement d'un employé est supérieur à 25% de son salaire annuel (certains disent 50%), il est donc très coûteux lorsque vous ne le faites pas. t faire les choses correctement.

Dans les organisations modernes affûtées par la technologie et la concurrence rude, le DRH de chaque entreprise ne néglige aucun effort pour recruter et fidéliser des employés talentueux. Avec cette intention à l'esprit, ils veulent tous avoir un plan d'intégration réussi pour la nouvelle race qui rejoint l'organisation. Le plan d'intégration donne donc un bon départ vers la réalisation des objectifs de l'organisation.

Les partisans de l'intégration la décrivent comme une approche globale pour recruter de nouveaux employés qui va au-delà de la simple orientation. Les gestionnaires sont souvent tellement obsédés par le recrutement de travailleurs talentueux qu'ils négligent de penser à ce qui se passera une fois que le nouvel employé sera prêt à travailler. Il s'agit en fait de calculer le coût d'embauche de nouveaux travailleurs pour l'entreprise. Les entreprises ont besoin de nouvelles recrues pour être productives et dans une petite entreprise en particulier, chaque employé compte.

Think onboarding begins on an employee's first day? Wrong. Un programme d'intégration réussi commence en fait pendant le processus de recrutement et d'embauche. Un processus d'intégration est lié et, à certains égards, commence par la marque employeur que vous créez pour attirer les personnes qui correspondent parfaitement aux objectifs généraux de votre entreprise. Les experts vous suggèrent de commencer le processus d'orientation avant qu'un candidat ne soit officiellement embauché en incluant de nombreuses informations sur votre lieu de travail et votre culture dans la section Carrières de votre site Web.

Une nouvelle recrue sera sûrement required do a lot of paperwork,alors pourquoi ne pas prendre une longueur d'avance? De nombreuses entreprises choisissent d'envoyer les formulaires juridiques nécessaires accompagnés d'une lettre d'offre officielle. Vous pouvez également envoyer un manuel de l'employé à l'avance, afin que les nouveaux membres du personnel ne soient pas submergés d'informations le premier jour.

Sur l'intranet d'une entreprise, vous pouvez mettre à la disposition d'un nouvel embauché multimedia such as videos and podcasts that state your company's overall strategic goals,parlez des valeurs de votre entreprise et fournissez des témoignages d'employés. En prime, ces vidéos peuvent présenter des chefs d'entreprise, ce qui aidera à présenter les joueurs clés, réduisant ainsi le jeu de noms sans fin qui se produit généralement le premier jour d'un employé.

Voici une liste de choses que vous devriez avoir prêt au moment où vos nouveaux employés franchiront la porte -

  • Envoi d'un mail de bienvenue à tout le monde dans l'entreprise

  • Configurer un poste de travail

  • Obtenez le nouveau travailleur un badge de sécurité s'il en a besoin

  • Création du compte de messagerie du nouvel employé

  • Avoir une pile de cartes de visite en attente

  • Fournir une plaque signalétique sur son bureau ou la porte de son bureau

  • Configurer son système téléphonique et fournir des instructions sur l'utilisation de la messagerie vocale

  • Fournir des guides pour tout logiciel nécessaire qu'il utilisera

Le supérieur immédiat d'un nouvel employé doit également être présent le premier jour. La pire chose que vous puissiez faire est de faire venir les nouveaux employés lorsque leur supérieur immédiat n'est pas là pendant trois ou quatre jours. C'est comme se marier et ne pas avoir votre conjoint en lune de miel.

Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi les nouveaux employés sont au départ un peu confus et ont peur de parler à leur supérieur immédiat pour des choses générales comme l'emplacement du scanner et comment ils peuvent l'utiliser. Il est donc essentiel de familiariser les nouveaux employés avec chaque minute liée au lieu de travail. Cela permettra non seulement d'économiser le temps précieux de l'organisation à l'avenir, mais également d'augmenter son niveau d'énergie.

Avec l'aide d'un programme d'intégration des employés efficace, on devrait viser à présenter les informations essentielles dans une conception simple à traiter, afin que le nouvel employé puisse se tourner vers les aspects les plus exigeants de son travail dans l'organisation.

Liste des préparatifs pour l'intégration des employés

L'équipe des ressources humaines doit inclure les points suivants dans sa liste, pendant qu'elle embauche un nouvel employé dans l'entreprise -

  • Attribution de l'espace de travail
  • Organisation des besoins en équipement informatique
  • Organiser le téléphone
  • Guidage vers les toilettes
  • Guider à la cafétéria
  • Donner accès aux systèmes de sécurité (si nécessaire)
  • Donner accès à l'immeuble de bureaux et au lieu de travail
  • Navigation vers l'entreprise
  • Transport vers l'entreprise
  • Aire de stationnement et allocation de stationnement

Tâches du poste et horaires des attentes

Le calendrier des tâches du poste et les attentes pour un nouvel employé sont les suivants:

  • Appelez et accueillez l'employé, une fois l'offre formelle acceptée

    • Passez en revue la date de début, l'heure d'arrivée, l'emplacement, les options de transport / stationnement, le code vestimentaire, les plans de repas et un aperçu de l'agenda du premier jour.

    • Fournissez une adresse e-mail et / ou un numéro de téléphone afin que les nouveaux employés puissent vous contacter, si nécessaire.

    • Informez l'employé s'il doit apporter quelque chose le premier jour.

  • Planifier l'horaire général de l'employé pour la première semaine environ

    • Événements de bienvenue tels que le déjeuner, le petit-déjeuner avec les membres de l'équipe ou les RH pendant la première semaine.

    • Agenda détaillé du premier jour

    • Il est temps d'explorer la passerelle des employés et d'autres sites importants

    • Présentations et réunions avec des personnes clés comme des collègues, des amis / mentors avec lesquels les nouveaux employés peuvent interagir régulièrement.

  • Désignez un ami pour encadrer le nouvel employé, idéalement un pair qui est enthousiaste à l'idée de travailler et qui est prêt à répondre aux questions pour les premières semaines du nouvel employé.

  • Rassemblez les informations à fournir le premier jour, telles que la description de poste, le plan / répertoire du département, l'organigramme, les informations relatives aux objectifs et aux priorités de l'unité, etc.

  • Planifiez une première mission pour qu'elle réussisse rapidement.

Environnement de travail

  • Procurez-vous un badge d'identification du bâtiment, une plaque signalétique et des cartes de visite, si nécessaire.

  • Arrangez-vous pour que quelques fournitures de bureau soient prêtes à son poste de travail, même si de nouvelles fournitures seront commandées plus tard.

  • Assurez-vous que l'espace de travail de l'employé est disponible, propre et organisé et que toutes les clés nécessaires sont en état de fonctionnement.

  • Si un employé a demandé des aménagements sur le lieu de travail, travaillez avec votre partenaire RH pour organiser à l'avance, si possible

  • Pensez à un petit cadeau de bienvenue, comme une tasse de café.

Informatique

  • Organisez l'installation et la configuration du téléphone. Organisez les autorisations et l'accès aux lecteurs communs.

  • Dans tous les cas, le dossier de l'employé doit d'abord être établi dans Workday, y compris la documentation appropriée autorisant l'offre d'emploi, le contrat et l'autorisation de travailler.

  • Vérifiez l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du nouvel employé, et assurez-vous qu'il est configuré avec les identifiants / mots de passe qui seront nécessaires

  • Déterminez quels systèmes les employés devront accéder et commencer le processus pour fournir les autorisations et / ou la formation nécessaires.

Apprentissage et développement

  • Identifiez les dates d'échéance pour la formation obligatoire.

  • Explorez et identifiez la formation optionnelle que vous souhaitez attribuer aux nouveaux employés.

Les nouveaux employés sont confus et hésitants quant à la façon dont ils vont s'adapter et se familiariser avec les gens du nouveau monde dans lequel ils viennent d'entrer. Au milieu de cette confusion et de ces hésitations, ils recherchent frénétiquement un allié ou un mentor fiable qui puisse les guider de manière aimable à travers toutes les probabilités apparentes auxquelles ils sont sur le point de faire face dans le nouvel environnement de travail.

Compte tenu de la situation délicate ci-dessus, certaines entreprises ont adopté une approche proactive en utilisant formal mentoring programslors de l'intégration des nouveaux employés et pour une bonne raison. Il a été démontré qu'un mentorat efficace augmente l'engagement des employés et contribue à la rétention.

Le rôle d'un mentor

Désigner un mentor pour les nouveaux employés est une tâche de la direction soigneusement choisie. La nature de la désignation d'un mentor varie en fonction de la politique interne de l'organisation.

Dans certaines organisations, un employé a appelé un buddy, est affecté à un nouvel employé pour l'orientation et l'intégration des nouveaux employés. Le copain joue un rôle qui ressemble à celui d'un mentor, mais le copain est généralement un collègue et un pair plus expérimenté du nouvel employé.

Le rôle d'un mentor est d'aider le nouvel employé à absorber rapidement les normes culturelles et sociales de l'organisation et à agir selon la nature de l'emploi. Le mentor peut aider l'employé permanent à s'habituer et à devenir plus efficace dans son travail actuel.

Mentorat d'un nouvel employé pendant l'intégration

Voici les six conseils utiles pour affecter des mentors à un employé lors de l'intégration des nouveaux employés:

  • Goal defining to the Mentoring Program- Il est important d'établir et d'articuler ce que vous espérez accomplir avec votre programme de mentorat. Avoir un objectif clair vous permettra d'obtenir l'adhésion des dirigeants, des mentors et des nouveaux employés.

  • Assigning a Qualified Employee as a Mentor- Il faut un mélange spécial d'expertise et d'expérience pour encadrer efficacement un collègue. Les mentors doivent non seulement posséder une expérience de leurs fonctions professionnelles et une connaissance approfondie de l'entreprise, mais ils doivent également avoir la capacité d'enseigner ou de former la nouvelle race.

  • Make the Mentors Participate in Onboarding- N'attendez pas que cette première semaine d'intégration des employés, toujours importante, soit terminée pour impliquer les mentors dans le processus. Même si votre collection de mentors n'a pas encore été affectée à de nouvelles recrues, ces employés peuvent aider les RH en menant des présentations ou des exercices d'intégration.

  • Practice with Patience while Assigning Mentors- Si vous êtes chargé de jouer le rôle d'entremetteur mentor-mentoré, ne vous précipitez pas nécessairement pour juger. Il est souhaitable d'attendre et de regarder jusqu'à ce que la première semaine du nouvel employé soit terminée pour désigner un mentor. À ce moment-là, vous aurez une meilleure perception du choix d'une personne digne qui conviendrait parfaitement au point de faire correspondre la chimie corporelle du mentor et du mentoré.

  • Assigning both a Buddy and a Mentor to the New Hire- Idéalement, chaque nouvel employé aura deux conseillers utiles. Alors qu'un «copain» montre au nouvel employé les tenants et les aboutissants du bureau, aide aux présentations et répond à des questions générales ne se rapportant pas à la fonction du poste, un «mentor» devrait être une personne du même service que le nouvel employé. Le mentor aide les nouveaux employés à construire leur carrière dans l'organisation en les guidant dans leurs performances professionnelles réelles.

  • Building a Good Mentor-Mentee Relationship- Une fois que chaque nouvelle recrue a reçu un mentor, il vaut la peine de lancer officiellement votre programme de manière amusante. Commencez par une activité de brise-glace et un déjeuner de groupe. Lorsque vous démarrez chaque nouvelle génération de votre programme de mentorat du bon pied, vous positionnez mieux les mentors pour aider à préparer leurs employés jumelés à réussir dans leurs nouveaux postes. Cela s'avère très bénéfique pour l'organisation car elle obtient une race - bien entraînée, soignée et bien informée.

Dans le meilleur des cas, les relations mentor-mentoré s'avèrent mutuellement avantageuses. Le mentoré (les nouveaux employés) reçoit des conseils pour grandir au sein de l'entreprise tandis que le mentor a l'occasion de perfectionner ses compétences en leadership.

Pour la mise en œuvre factuelle d'un plan d'intégration bien conçu, il est nécessaire de disposer d'une liste de contrôle d'intégration des employés. Cela fonctionnera comme un rappel pour faire de l'embarquement un employé efficace et efficient. Laissez-nous maintenant, en savoir plus sur la liste de contrôle d'intégration des employés.

Une liste de contrôle complète et bien présentée est une condition préalable nécessaire à la mise en œuvre réussie d'un programme d'intégration pour les nouveaux employés. Gardez à l'esprit que les listes de ce module fournissent un point de départ. Vous devrez adapter chaque liste de contrôle pour répondre aux besoins de votre propre organisation et à la nature du travail.

Employee Onboarding Checklist est divisé en deux types -

  • Liste de contrôle avant l'arrivée (avant le premier jour)
  • Liste de contrôle après l'arrivée (pendant et après le premier jour)

Maintenant, laissez-nous comprendre ce que les éléments de la liste de contrôle et leur pertinence.

Liste de contrôle avant l'arrivée

Une liste de contrôle avant l'arrivée est requise avant l'arrivée des nouveaux employés. Il s'assure que tout est organisé et préparé sur le lieu de travail avant une nouvelle arrivée.

La liste de pré-arrivée peut inclure les éléments suivants -

  • Envoi d'un e-mail ou d'une lettre de bienvenue ou appel à l'employé une fois l'offre acceptée; lui fournir des détails sur le salaire et les avantages.

  • Mettre en place l'équipement et les vêtements de travail nécessaires (si nécessaire).

  • Offre pour visiter le bâtiment du lieu de travail.

  • Mise en place de poste de travail et téléphone, messagerie vocale et accès Internet.

  • Information à la sécurité quant au nouvel arrivant.

  • Informez le personnel actuel de la date d'arrivée et des antécédents du nouveau personnel, etc.

  • Informez le personnel actuel de la date d'arrivée et des antécédents du nouveau personnel, etc.

Les listes de contrôle garantiront qu'aucune partie du processus d'intégration n'est ignorée.

Liste de contrôle après l'arrivée

La liste de contrôle d'arrivée contient tous les éléments nécessaires pour que les employés se sentent chez eux et apprennent à se mêler aux nouvelles personnes, au nouvel environnement de travail et, bien sûr, à une nouvelle culture organisationnelle.

Premier jour

Le premier jour laisse un impact durable sur les employés. Ainsi, chaque organisation déploie des efforts pour que ses nouveaux employés se sentent chez eux. Le nouvel employé est accueilli et mis à l'aise. L'employé se sent accueilli et prêt à commencer à travailler; commence à comprendre le poste et les attentes de rendement.

  • L'organisation ne devrait présenter que les informations de base d'une manière facile à digérer afin de permettre aux nouveaux employés de se tourner vers les aspects les plus exigeants de leur travail.

  • Les nouveaux employés ont accès aux informations, aux informations de sécurité et aux clés.

  • Le copain ou le mentor répond à toutes les questions immédiates de l'employé.

  • Les nouveaux employés peuvent visiter les installations immédiates du lieu de travail.

  • Ils ont le temps de s'installer et d'examiner toutes les informations fournies tout au long de la journée.

  • Ils sont tenus de faire un compte rendu de la journée, d'obtenir des réponses à toutes les questions en suspens et de leur fournir un calendrier et des activités pour les prochains jours.

Première semaine

Dès la première semaine, les employés reçoivent leur affectation initiale. Pendant ce temps, les employés acquièrent une meilleure compréhension de l'organisation et de leurs rôles professionnels. Les employés commencent à apprendre les bases de la culture organisationnelle et des normes. Ils apprennent et se familiarisent avec les procédures opérationnelles standard liées à leur travail.

Bien que les activités des employés au cours de la première semaine varient d'une entreprise à l'autre et d'un emploi à l'autre, la connaissance du nouvel environnement et des nouvelles personnes prend progressivement forme.

Premier mois

Au cours du premier mois, les employés se familiarisent avec l'horaire de travail, les tâches et les attentes. La socialisation prend forme et les employés entrent progressivement dans la culture organisationnelle.

Le nouvel employé prend connaissance de sa performance par rapport au poste et aux attentes. Il continue de se développer, de se renseigner sur l'organisation et de nouer des relations professionnelles.

Trois premiers mois

Au cours des trois premiers mois, les employés sont pleinement conscients de son rôle et de ses responsabilités dans l'organisation. Il commence à travailler de manière autonome et à produire un travail significatif. Le nouvel employé se sent désormais à l'aise avec le nouvel environnement, tant sur le plan fonctionnel que social.

Six premiers mois

Pendant ce temps, l'employé développe et acquiert l'élan nécessaire pour poursuivre son travail et produire des livrables. Il se prépare également à prendre des initiatives. Son niveau de confiance augmente et il est maintenant engagé dans le nouveau rôle tout en continuant à apprendre. Le nouvel employé est maintenant convaincu de discuter avec les autres employés et le patron de la façon dont les choses se sont passées et de ce qui pourrait lui être utile.

Première année

Le nouvel employé est désormais pleinement engagé dans son nouveau rôle. Il applique ses compétences et ses connaissances, prend de bonnes décisions, contribue aux objectifs de l'équipe, comprend comment ses affectations affectent les autres au sein de l'organisation et développe des relations de travail efficaces.

Pendant ce temps, il travaille avec un certain niveau d'autonomie. Il a développé une solide compréhension de la mission et de la culture de l'organisation. Il est confiant, prêt à accepter des missions supplémentaires. Surtout, l'employé se sent complètement à l'aise tout en travaillant dans l'organisation.

Le but du programme d'intégration étant de présenter aux nouvelles recrues leur travail, les collègues, l'organisation et sa culture de travail, chaque organisation, grande ou petite, prépare son propre plan d'intégration en fonction de ses besoins et de ses capacités. Cela ne se fait pas comme une formalité ou une tradition commerciale mais comme un élément essentiel de la gestion des ressources humaines.

Il existe de nombreuses façons d'orienter efficacement les nouveaux employés vers une entreprise et un poste, mais certains programmes formalisés sont plus avantageux car ils sont cohérents et standardisés. Ce qui suit est une discussion sur les différents types de programmes d'intégration adoptés par différentes organisations.

Types d'intégration

Il existe de nombreux types de programmes d'intégration qui sont mis en œuvre par différentes organisations pour atteindre le même objectif de présenter un nouvel employé à l'organisation concernée afin de le préparer à un rôle constructif dans la réalisation des objectifs organisationnels.

Le type de programme le plus courant comprend une brève séance d'orientation au cours de laquelle un nouvel employé remplit les documents nécessaires et reçoit des documents pertinents qui expliquent la mission, les politiques et les attentes de l'entreprise. D'autres programmes comprennentformal training sessions, mentorship programs, leadership involvement, et d'autres initiatives similaires visant à impliquer des employés de haut niveau performants dans le processus d'orientation.

En général, les petites entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour mettre en œuvre un programme d'intégration efficace et formel. Par conséquent, les nouveaux employés reçoivent souvent une brève présentation de l'entreprise et doivent ensuite apprendre à travers le processus bien connu d'essais et d'erreurs.

Comme il existe différents types d'intégration des employés, il existe également différents aspects de l'intégration. Laissez-nous comprendre en détail les différents visages de l'intégration des employés.

Intégration des employés réguliers

Souvent appelée socialisation organisationnelle, l'intégration des employés fait référence au processus par lequel les nouveaux employés rassemblent les connaissances, les compétences et le comportement nécessaires pour devenir une partie efficace de l'équipe existante.

Le marché des ressources humaines estimant que 50% des échecs de recrutement surviennent dans les 18 mois de travail pour des postes autres que les cadres supérieurs, les entreprises, grandes et petites, s'assurent que leurs employés ne font pas partie des 25% de la population qui recherche des transitions de carrière chaque année.

Intégration des utilisateurs / consommateurs

Le processus d'intégration utilisé pour augmenter la probabilité qu'un nouvel utilisateur adopte avec succès votre produit / service après l'achat est appelé intégration utilisateur. La rétention est la principale raison pour laquelle les entreprises en font un élément essentiel de leur stratégie marketing.

La fidélisation des utilisateurs est importante aujourd'hui car presque chaque produit / service a au moins une centaine d'alternatives avec des offres et des prix compétitifs. La plupart des entreprises perdent sur leurs utilisateurs au cours des deux premiers mois de l'achat, soit parce que l'expérience après-vente a été décevante pour le consommateur, soit parce que le consommateur n'a tout simplement pas compris comment tirer le meilleur parti de son achat.

Intégration du client

L'une des fonctions les plus critiques pour les entreprises B2C et B2B, l'intégration des clients a un impact direct sur l'expérience client, le service et les relations conduisant à une acceptation accrue. Chaque client a des attentes, des buts, des objectifs et une compréhension différents du produit ou du service que vous offrez; ce qui en fait un must pour inclure une auto-introduction lors de leur intégration.

Dans le chapitre précédent, nous avons compris les différents types d'intégration des employés. Dans ce chapitre, nous discuterons de l'intégration des employés pour différents cadres / désignations / grades / grades.

Voici les différents types d'intégration pour différentes désignations -

  • Onboarding pour les juniors
  • Onboarding pour les managers
  • Intégration des administrateurs

L'intégration des employés ne peut pas être la même pour tous les employés d'une organisation. Au fur et à mesure que l'expérience grandit, la responsabilité, le respect et le traitement changent et augmentent également. Par conséquent, l'intégration des employés sera différente pour les différents employés selon leurs désignations respectives.

Intégration des employés pour les juniors

Dans le passé, la responsabilité de transformer un étranger nouvellement recruté en un employé digne et bien informé était laissée au commis expérimenté du service du personnel dès le premier jour du programme d'orientation. De cette façon, l'employée a été laissée pour couler ou nager son chemin vers le succès d'ici.

Aujourd'hui, l'intégration est l'ajout le plus récent à la liste de contrôle d'un responsable. Les entreprises se rendent compte que cette période unique de lune de miel est très rentable en faisant en sorte que la nouvelle employée se sente la bienvenue et à l'aise dans son nouvel environnement, en assurant à la personne qu'elle a pris une bonne décision et en minimisant le temps nécessaire pour devenir des membres productifs de son nouveau groupe de travail.

L'intégration des employés pour un junior est la suivante -

  • Envoyez un e-mail à tous les employés du bureau pour qu'ils soient prêts à accueillir un nouvel employé.

  • Configurez l'ordinateur et configurez les comptes de messagerie du nouvel employé. Fournissez des guides pour tout logiciel nécessaire qu'il utilisera.

  • Configurer son système téléphonique et fournir des instructions pour utiliser la messagerie vocale et tout autre système de communication requis par le nouvel employé pour s'acquitter efficacement de ses responsabilités.

  • Ayez une pile de cartes de visite en attente.

  • Désignez un espace de travail et insérez une plaque signalétique sur son bureau ou la porte de son bureau comme signe tangible que vous avez préparé l'espace.

  • Aidez le débutant à apprendre les noms et les emplois. Créez un organigramme informel de votre département qui précise qui est responsable de quoi. Incluez également votre patron et son patron, ainsi que toute autre personne que votre nouveau venu est susceptible de rencontrer.

Enfin, expliquez au nouvel employé vos attentes en matière de performances. Un examen attentif du formulaire d'évaluation des performances de votre entreprise est l'une des tâches d'intégration les plus importantes et les plus négligées. Un bon travail d'intégration peut prendre des semaines sur la courbe d'apprentissage et permettre au nouvel employé de travailler rapidement et de manière pleinement productive.

Intégration des employés pour les gestionnaires

Les gestionnaires occupent des postes importants et stratégiques dans une organisation. Ils jouent un rôle décisif dans l'évolution du sort de l'organisation. Quand il s'agit d'embaucher des gestionnaires, vous avez deux options -

  • Location de l'extérieur
  • Promouvoir de l'intérieur

Si vous en êtes encore au tout début ou si votre équipe de service à la clientèle compte principalement des employés inexpérimentés, vous finirez probablement par embaucher à l'extérieur de votre entreprise.

Il y a quelques inconvénients à embaucher à l'extérieur de votre entreprise. Parmi eux, il y a des données qui montrent que c'est plus cher et que les embauches externes ont tendance à partir plus tôt.

Les embauches externes n'auront pas non plus la même connaissance des produits que quelqu'un qui a gravi les échelons. Il n'en va pas de même pour la promotion de l'intérieur. Mais cela dépend de la durée pendant laquelle le nouveau manager occupait son poste précédent; ils pourraient avoir plus de mal à affirmer leur autorité sur leurs anciens coéquipiers.

L'intégration des employés pour les gestionnaires est la suivante -

  • Send them a management handbook. Tout ce qui donnera au nouveau manager une idée de la culture et des politiques de l'entreprise l'aidera à se sentir moins mal à l'aise le premier jour.

  • Providing other supplementary materials to put them at ease. Les responsables nouvellement nommés peuvent recevoir des visuels montrant comment les choses sont gérées dans l'organisation.

  • Get the paperwork out of the way.Si vous le pouvez, envoyez tous les documents qui doivent être examinés et signés; cela peut gagner du temps le premier jour.

  • Give them a “day before” meeting or call.Une fois qu'ils ont eu l'occasion de consulter certains des documents que vous avez envoyés, prévoyez un moment pour discuter avant leur premier jour. Vous pouvez leur donner un aperçu de ce à quoi ils peuvent s'attendre et ils peuvent poser toutes les questions soulevées par le manuel de l'employé (ou les documents, etc.).

L'idée générale est de rendre le nouvel environnement moins encombrant, en familiarisant le nouveau manager avec des visages et des idées de l'intérieur de l'entreprise.

Intégration des employés pour les administrateurs

Les nouveaux administrateurs sont confrontés à une courbe d'apprentissage abrupte et la pression pour grimper rapidement est intense. Dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui, un nouveau directeur doit être informé dès que possible des questions liées à l'entreprise et à la culture du conseil d'administration pour commencer à ajouter de la valeur.

L'intégration du directeur est la suivante -

  • Les programmes d'intégration des directeurs sont généralement dirigés par des secrétaires d'entreprise, parfois avec la contribution du directeur des ressources humaines.

  • Si le nouveau membre du conseil a reçu une formation générale préalable au rôle d'administrateur, l'initiation peut se concentrer sur l'entreprise, ses produits, ses services et ses principaux acteurs, le contexte commercial plus large, la culture du conseil et son fonctionnement. .

  • Le nouveau directeur devrait idéalement passer du temps au siège de l'entreprise avec les cadres supérieurs.

  • Les nouveaux administrateurs devraient être encouragés à effectuer des visites sur place pour voir autant d'activités de l'entreprise sur le terrain.

  • Les conseils d'administration peuvent également envisager de mettre sur pied un programme de mentorat informel qui associe un nouveau directeur à un directeur plus expérimenté qui peut fournir une perspective sur les activités de la salle du conseil.

Idéalement, un nouvel administrateur sans expérience préalable au conseil participera à un programme de formation de directeur général. Cela lui donnera l'occasion de se familiariser davantage avec le rôle du conseil et des administrateurs individuels, les règlements importants en matière de gouvernance et les exigences d'inscription, ainsi que les problèmes de gouvernance qui touchent la salle du conseil aujourd'hui.

L'intégration et l'engagement des employés vont de pair. Tout programme que vous mettez en œuvre doit être engageant. Le but de l'intégration des employés est d'engager les employés dès le début. L'intégration est plus que de simples listes de contrôle; il engage les nouvelles recrues dans la culture d'entreprise et promeut une équipe performante. Lorsque l'intégration est effectuée correctement, les employés sont plus engagés et productifs.

L'intégration est un problème de gestion extrêmement sous-ciblé, peut-être parce que le retour n'est pas immédiat et que les gains de rétention ne sont généralement pas convaincants. Cependant, l'intégration est directement liée au talent de l'organisation, et si vous n'avez pas de personnel compétent, les choses s'effondrent.

L'engagement précoce de la nouvelle recrue est essentiel au succès du programme d'orientation des nouveaux employés. L'engagement des employés n'est plus seulement une question de motivation à contribuer en tant qu'individu, mais il est désormais aligné sur les objectifs commerciaux de l'employeur et les exigences des clients.

  • Impliquez la nouvelle recrue dans des activités de groupe avec des pairs.

  • Planifiez fréquemment des déjeuners d'équipe avec des membres seniors. Ce sont des méthodes informelles pour évaluer le niveau d'engagement des nouveaux employés.

  • Organisez également des activités de consolidation d'équipe impliquant d'autres membres de l'équipe.

Aligner la nouvelle recrue avec les objectifs de l'entreprise et les besoins des clients au plus tôt est essentiel pour leur performance.

Comment créer un programme engageant?

L'intégration consiste à engager de nouvelles recrues. Ceci est important car il y a une quantité alarmante de désengagement sur le lieu de travail.

L'équipe RH peut mettre en œuvre les méthodes suivantes pour intégrer l'engagement dans vos efforts d'intégration:

  • A Quick Survey for Employee - Cela aidera à fournir une bonne évaluation de base à utiliser à des fins de comparaison à la fin des efforts officiels d'intégration.

  • Creating Individual Career Growth Plans- L'engagement vient du fait que les employés se sentent respectés et participent au succès de l'entreprise. La création de plans de carrière / de croissance est utile car non seulement cela donne des repères de réussite aux nouvelles recrues, mais simplement leur demander comment vous pouvez les soutenir renforce la fidélité.

  • Leaders Accountability- Lorsqu'un employé se plaint du travail, le problème n'est souvent pas lié au travail; c'est avec le manager. La pénurie de bons mentors et de leaders de qualité sur le marché du travail aujourd'hui est directement proportionnelle au manque de fidélité des employés. C'est une relation de cause à effet.

  • Explaining the Future Plans- Les employés satisfaits reçoivent un chèque de paie, mais les employés engagés contribuent à votre mission. Pour s'engager, vos employés doivent connaître leurs objectifs de performance et la mission de l'entreprise au-delà de gagner de l'argent.

La vérité est que la plupart des employés ne sont pas intrinsèquement déloyaux; ils recherchent simplement un travail à la fois satisfaisant et engageant. Il est important de noter que la satisfaction au travail et l'engagement ne sont pas la même chose. Des employés satisfaits maintiendront l'entreprise à flot, mais des employés engagés aideront l'entreprise à se développer.

Différentes façons d'engager les employés

En tant que gestionnaire, maintenir l'engagement de vos employés est peut-être le plus grand défi auquel vous êtes confronté. C'est aussi une formidable opportunité d'obtenir un engagement à long terme et des efforts discrétionnaires de la part de votre équipe. Cet effort mènera finalement à une productivité plus élevée.

L'équipe RH peut recourir aux stratégies suivantes pour créer une expérience d'intégration plus efficace et plus engageante -

Partir de l'avant

Il n'y a pas grand-chose de moins engageant que de passer des heures à remplir de la paperasse. Accélérez le processus d'intégration en permettant aux nouvelles recrues de remplir les formalités administratives à l'avance afin que leur premier jour ou deux commence par se familiariser avec la culture d'entreprise et connaître leurs nouveaux collègues.

Étaler

Ne soyez pas dupe en pensant que c'est une bonne idée de réduire l'ensemble du processus d'intégration en une seule semaine afin que les employés puissent devenir des membres de l'équipe super productifs plus rapidement. L'intégration ne consiste pas seulement à rencontrer votre responsable et à apprendre où se trouve le photocopieur. C'est ainsi que les employés apprennent ce qu'il faut pour réussir au travail, et cela prendra du temps.

Offrir des opportunités de pratique

Les impliquer tôt dans une partie petite mais significative d'un projet contribuera à renforcer leurs compétences et leur confiance.

Personnaliser l'expérience

Il est nécessaire de connaître et de discuter des objectifs de carrière de l'employé et de les examiner pour voir comment leurs objectifs correspondent à ceux de l'organisation. Faire en sorte que vos employés se sentent appréciés et respectés, à la fois en tant qu'employés et en tant qu'individus, peut contribuer grandement à bâtir des employés heureux et productifs et une excellente culture d'entreprise.

Avantages de l'engagement des employés grâce à l'intégration

Un programme de formation engageant pour les nouveaux employés peut avoir de nombreux avantages pour votre entreprise et vos nouveaux employés.

Les avantages du programme d'intégration des employés sont les suivants:

  • More Productive Employees - Si un employé est correctement engagé lors de l'orientation des nouveaux employés, il est plus susceptible de porter une attention particulière à son travail et de s'assurer que toutes les procédures et processus sont correctement suivis et qu'ils fonctionnent au mieux de leurs capacités.

  • Loyal Employees- Investir dans vos employés en leur fournissant une formation appropriée et des rafraîchissements est extrêmement important lorsque vous essayez de construire une relation à long terme avec un nouvel employé. Si votre nouveau membre du personnel a l'impression d'avoir été correctement formé et soutenu, il est plus susceptible de se sentir émotionnellement investi dans votre entreprise. Cela augmente non seulement la fidélité des employés, mais peut également contribuer à réduire votre taux de roulement.

  • Better Information Retention- Lorsque les nouveaux employés sont réellement engagés dans leur formation, ils sont moins facilement distraits et conservent ainsi plus d'informations. Ceci est précieux car cela signifie que la reconversion est moins probable et que les nouvelles recrues qui sont plus investies dans leurs nouveaux postes sont également moins susceptibles d'augmenter votre taux de roulement.

Une expérience d'intégration engageante permettra à vos employés de réussir à long terme et de s'engager au travail. Investir dans l'amélioration de votre intégration est bon pour vos employés et c'est bon pour l'entreprise.

Pour une mise en œuvre efficace d'un programme, le suivi est une étape essentielle à suivre. L'intégration des employés n'y fait pas exception. Le suivi des nouveaux employés est essentiel pour une intégration efficace. Les gestionnaires doivent être impliqués avec leurs nouvelles recrues et déterminer si des changements doivent être apportés ou non à leur processus de formation. Rencontrez régulièrement les nouveaux employés et aidez-les à résoudre les problèmes en cours de route.

Ce n'est pas seulement non professionnel mais aussi impoli de demander à votre nouveau membre de l'équipe après son premier mois si «tout va bien pour lui». Un suivi constructif est nécessaire pour les nouveaux employés.

Les nouveaux membres du personnel sont encore assez vulnérables après un mois dans un nouveau rôle. En fait, beaucoup se décriraient comme se sentant «consciemment incompétents», c'est-à-dire qu'ils sont conscients de ce qu'ils ne savent toujours pas.

C'est pourquoi l'enregistrement de 30 jours après la location est crucial. Ce n'est pas seulement l'occasion pour vous de discuter de la satisfaction de vos attentes initiales. C'est l'occasion idéale pour votre nouveau membre de l'équipe de partager avec vous si ses attentes sont également satisfaites.

  • Put Time Aside- 30 jours dans n'importe quelle entreprise peuvent passer en un rien de temps. Le temps passe vite pour vous alors que vous êtes occupé à exécuter les tâches assignées. Mais pour un nouvel employé, cela peut sembler une éternité s'il n'a pas reçu de commentaires réguliers.

  • Preparation- Si une réunion est prévue, vous pouvez être assuré que votre nouveau membre de l'équipe se préparera pour la conversation. Donc pour éviter un "tout est cool?" scénario, passez également quelques minutes à préparer votre partie de l'enregistrement de 30 jours.

  • The Setting- Inutile de dire qu'un ascenseur en mouvement n'est pas le forum le plus approprié pour l'enregistrement de 30 jours. Un taxi n'est pas non plus sur le chemin d'une réunion ou d'une réunion. Ce n'est pas non plus de simplement s'asseoir au coin du bureau de votre nouveau membre de l'équipe avec une bière pour discuter un vendredi après-midi.

  • The 2-Way Conversation- N'oubliez pas que l'enregistrement de 30 jours n'est pas seulement votre chance de donner votre avis. Bien sûr, vous aurez l'occasion de parler, mais laissez-les lancer la conversation.

  • Listen Carefully- Tout comme vous l'avez fait lors de votre entretien initial avec eux, pendant les 30 jours d'enregistrement, vous devriez écouter deux fois plus que vous parlez. Bien sûr, lorsque vous fournissez vos commentaires, même si vous pouvez avoir quelques observations générales, essayez si possible de relier la conversation à vos attentes de réussite spécifiques.

  • Encourage Them- Pour la plupart, 30 jours est trop tôt pour prendre des décisions drastiques. Qu'il s'agisse d'une conversation fluide ou de quelques silences gênants ou de retours inattendus difficiles, le cas échéant, faites savoir aux nouveaux employés que vous êtes de leur côté et que vous ferez tout votre possible pour les aider à atteindre leurs objectifs.

  • Follow-up- Le suivi est l'une des étapes les plus importantes, même s'il se produit au-delà des 30 jours d'enregistrement. Si vous avez accepté d'apporter des modifications, d'enquêter sur quelque chose, de parler à un autre membre de l'équipe ou de revenir vers votre nouveau membre de l'équipe avec une réponse à une question particulière, assurez-vous de le faire. Et si possible, engagez-vous à le faire dans un laps de temps relativement court.

Personne ne respecte un gestionnaire «tout parler et aucune action». Et si c'est l'impression que vous créez au bout de 30 jours, il sera difficile de regagner le respect lorsqu'il s'agira de conversations futures liées aux performances.

Conseils pour un suivi efficace des employés

Un suivi efficace et cohérent montre que vous croyez en ce qui a été enseigné pendant la formation. En faisant le suivi, vous transmettez un message sérieux et important. Il s'agit d'une étape essentielle dans l'initiative globale de formation. Si la direction ne fait pas de suivi, les employés se demanderont pourquoi ils devraient se donner la peine de mettre en œuvre les nouvelles compétences ou procédures.

Une fois que vos employés ont suivi une formation ou appris quelque chose de nouveau, il est important de faire un suivi avec eux. Le suivi vous permet non seulement d'entendre ce que vos employés pensent vraiment de leurs compétences ou connaissances nouvellement acquises, mais il démontre également votre intérêt pour la réussite de vos employés.

Voici quelques conseils pour vous accompagner dans votre suivi -

  • Demandez à vos employés comment ils aimeraient que le suivi soit effectué.

  • Permettez à vos employés d'être créatifs avec leurs propres façons de renforcer la formation et les nouvelles compétences qu'ils ont acquises. Soyez solidaire et réceptif à leurs idées.

  • Attribuez des devoirs périodiques sur différents sujets de la formation.

  • Attribuer un «mentoré» à chaque employé qui a suivi la formation. Demandez à l'employé d'enseigner un sujet par semaine à son nouveau «mentoré».

  • Encouragez vos gestionnaires et superviseurs à mettre immédiatement en pratique les compétences acquises grâce à la formation. Ils peuvent donner l'exemple.

  • Vous voulez que la formation soit fraîche dans leur esprit.

  • Être attentif. Observez vos employés en action alors qu'ils mettent en pratique leurs nouvelles compétences.

  • Si vos employés ont élaboré des plans d'action dans le cadre de leur formation, rencontrez-les individuellement pour vérifier les progrès.

  • Préparez un court questionnaire et envoyez-le par e-mail à vos employés pour obtenir leurs commentaires.

Tout comme les efforts les plus valables, un apprentissage efficace demande du temps et de la pratique. Plus vous faites quelque chose, plus cela devient facile. C'est pourquoi il est si important de veiller à ce que vos collaborateurs bénéficient du suivi approprié de leur formation.

Pendant que vous effectuez le suivi de la formation de vos employés, planifiez des réunions avec vos employés individuellement. Demandez-leur d'être honnête avec vous et de partager à la fois les bonnes et les mauvaises expériences qu'ils ont vécues lors de la mise en œuvre des nouvelles compétences qu'ils ont acquises grâce à la formation. Cela donnera à vos employés le sentiment qu'ils ont leur mot à dire dans leur développement et que vous appréciez leur opinion.

Il est prouvé qu'un processus d'intégration clair augmente la confiance et la satisfaction, améliore la productivité et les performances, et réduit le stress et la confusion pour les nouveaux employés.

L'intégration est le système ou le processus de «démarrage» et de réalisation de toutes les tâches de lancement du projet, de mise à niveau des nouveaux employés afin que vous puissiez travailler ensemble efficacement, obtenir toutes les informations dont vous avez besoin et avoir une excellente relation avec le nouveau embauche.

Il est désormais établi que l'établissement et la clarification des attentes des employés constituent une partie importante du processus d'intégration. Les exigences et les attentes doivent être établies dès le début. Les nouveaux employés ne devraient pas être surpris une fois qu'ils ont commencé à travailler. Définissez des attentes et utilisez-les pour évaluer les progrès.

Fixer des attentes et des limites claires, et être franc sur ce que le nouvel employé devra faire les rendra plus à l'aise et plus compétents. Cela renforce le fait qu'ils travaillent avec un professionnel, pas avec leur copain. Cela leur montre également que vous prenez leur projet et la relation au sérieux.

Définition des attentes lors de l'intégration des employés

Embaucher une nouvelle personne pour rejoindre votre équipe est très excitant, surtout si vous essayez de pourvoir le poste depuis un certain temps maintenant. Bien que vous ayez des tas de travail empilés en attendant leur arrivée, assurez-vous de ne pas les submerger tout de suite. Cela minimisera les chances de les rendre aptes à l'emploi.

Faire une bonne première impression donne le ton pour la durée de leur emploi. Il est important de fournir une formation approfondie, de vous rendre facilement disponible et de leur permettre de s'acquitter de leur nouveau rôle. Si vous vous attendez trop tôt, il y a de fortes chances que vous effrayiez le nouvel employé et que le poste redevienne vacant.

Si les nouveaux embauchés se retrouvent confus et ont du mal à s'adapter à l'équipe et à répondre aux attentes, c'est le programme d'intégration à blâmer.

Suivez ces conseils pour mettre vos nouveaux employés à niveau -

  • Providing Immediate Training- Il est important de commencer à former vos nouveaux employés tout de suite, mais ne vous attendez pas à ce qu'ils se propagent immédiatement. L'apprentissage de nouveaux systèmes, processus et procédures prend du temps; alors, soyez patient et préparez-vous à répondre à de nombreuses questions.

  • Regular Offering of Feedback- Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les nouveaux employés sachent s'ils ont commis une erreur. Apprendre à faire un nouveau travail est un processus d'essais et d'erreurs. Donnez chaque jour des commentaires sur les choses que la personne fait bien et des conseils doux sur les moyens de s'améliorer.

  • Making Clear Expectations- Il n'est pas juste de placer de fortes attentes sur un nouvel employé avant qu'il n'ait eu la chance de se familiariser avec le poste. Créez un plan sur 30-60-90 jours détaillant ce que l'on attend d'eux à chaque étape. Rencontrez-les régulièrement pour discuter de leurs progrès et répondre à toutes leurs questions.

  • Including them in a Right Away- Assurez-vous que les nouvelles recrues se sentent comme faisant partie de l'équipe dès le premier jour. Invitez-les à des réunions d'équipe, donnez-leur une petite partie d'un projet sur lequel travailler et écoutez leurs idées. À mesure qu'ils deviennent plus à l'aise dans leur nouveau rôle, augmentez progressivement leur niveau de responsabilité.

Si des attentes réalistes ne sont pas établies entre vous et votre nouvel employé, cela peut conduire à un état dans lequel aucun de vous ne comprendra clairement à quoi s'attendre de l'autre.

Cela peut entraîner de la peur, de la confusion, de l'anxiété et de la frustration de la part de votre nouvel employé, ce qui peut entraîner un manque d'engagement et d'effort. Par conséquent, pour éliminer ce problème potentiel, vous devez vous assurer que votre nouvel employé a des attentes réalistes.

L'onboarding est un programme complet et utile pour les petites et les grandes organisations. Cependant, les méthodes de mise en œuvre du programme d'intégration varient généralement d'une organisation à l'autre en fonction de leur taille, de la nature du travail, etc.

L'intégration n'est pas un programme d'une journée ou ponctuelle. C'est un processus qui se poursuit pendant une période de temps considérable jusqu'à ce que les nouveaux employés soient pleinement acclimatés à la nouvelle culture de travail, aux personnes et aux procédures de travail. Les précurseurs de l'intégration sont le pré-embarquement et l'orientation.

Les activités de pré-embarquement préparent l'arrivée du nouvel employé. L'orientation des nouveaux employés accueille les nouveaux employés et les intègre dans l'entreprise. Ensuite, l'intégration engage les nouvelles recrues dans des activités de travail productives et les aide à les assimiler dans leur groupe de travail.

La façon dont vous attribuez le travail aux employés est importante pour le processus d'intégration. Parfois, il est possible d'impliquer les employés dans les projets qui leur sont confiés. Les nouveaux employés, cependant, auront moins d'expérience et auront besoin de plus de conseils. L'utilisation de la méthode la plus efficace facilitera la tâche d'attribution du travail pour vous et vos nouveaux employés.

L'attribution du travail lors de l'intégration des employés est globalement divisée en trois catégories -

  • L'approche dictatoriale
  • L'approche de la cueillette des pommes
  • L'approche collaborative

L'approche dictatoriale

Dans cette approche, le patron ou le manager agit comme un dictateur. Il joue un rôle central en décidant de quoi, où, quand, pourquoi, comment les choses sont faites et qui les fera. Les employés qui ne suivent pas les instructions font l'objet de mesures disciplinaires ou sont invités à donner des explications. Cela peut entraîner la retraite prématurée des employés.

  • The dictatorial leader traits are - tout pouvoir de décision leur appartient, des demandes irréalistes, utilise une discipline et des sanctions excessives, ne permet pas aux autres de remettre en question les décisions ou l'autorité

  • A more passive style of this is - tout pouvoir décisionnel leur appartient, demandes irréalistes assombries d'humour, formes subtiles de discipline et de punition, permet de poser des questions sur les décisions (en surface) mais les ignore, prétend être votre ami uniquement pour obtenir leur chemin

L'approche de la cueillette des pommes

L'approche de la cueillette des pommes donne aux membres de l'équipe la liberté requise pour choisir leurs missions. Ici, le membre de l'équipe choisit un projet dans une liste de tâches à accomplir.

Cette approche fonctionne bien lorsque la taille de l'équipe est petite et qu'il n'y a que quelques tâches à attribuer. Pour que cette approche soit efficace, les tâches doivent être égales en valeur et en charge de travail.

L'approche collaborative

Dans l'approche collaborative, toute l'équipe reçoit une liste de tâches et tous les membres de l'équipe sont invités à fixer des délais et des priorités pour chaque tâche. Une réunion d'équipe est organisée pour décider qui sera affecté à quelle tâche.

Cette approche est le moyen le plus efficace d'attribuer le travail lorsque les membres de l'équipe décident de la façon dont le travail est distribué. Les membres de l'équipe ont la possibilité de choisir une tâche qui leur est plus significative. Cependant, cette approche ne convient pas aux missions urgentes.

Comment savez-vous que tout le travail acharné que vous consacrez à l'intégration des nouvelles recrues porte ses fruits? L'intégration n'est pas ou ne peut pas être un flux d'informations à sens unique. Vous pouvez et devez donner aux nouveaux employés la possibilité de partager leurs commentaires sur l'entreprise en général et le processus d'intégration en particulier.

Vous pouvez utiliser les informations que vous collectez au cours du processus de rétroaction pour avoir une idée de ce qui fonctionne bien dans votre nouvelle expérience d'embauche, puis apporter des améliorations à votre programme si nécessaire.

Dans ce chapitre, nous discuterons de la manière dont l'équipe des ressources humaines peut recueillir des commentaires via des enquêtes pour améliorer un processus d'intégration existant.

Séances individuelles

Les séances individuelles sont idéales pour recueillir des commentaires qualitatifs sur la façon dont les employés pensent et ressentent. Vous pourrez peut-être condenser ces informations en extraits sonores rapides ou en anecdotes à partager avec les principales parties prenantes.

Il est souvent judicieux de demander au supérieur direct d'un employé de diriger la session. Mais, l'organisation peut avoir quelqu'un de niveau supérieur pour exécuter la session pour un résultat efficace.

Si vous prévoyez d'organiser des séances de collecte de commentaires en tête-à-tête, voici quelques idées de questions que vous pouvez utiliser -

  • Comment tout va-t-il si loin? Quels ont été les faits saillants de votre expérience? Quels défis avez-vous rencontrés?

  • Avez-vous assez, trop peu ou trop de temps pour accomplir votre travail?

  • Comment votre expérience jusqu'à présent se compare-t-elle à la façon dont l'entreprise et le poste vous ont été présentés lors du processus de candidature et d'entrevue?

  • Quels commentaires avez-vous sur votre expérience d'intégration?

  • Y a-t-il quelque chose qui n'est pas encore clair sur notre entreprise ou votre rôle?

  • Avez-vous tout ce dont vous avez besoin pour accomplir votre travail?

  • Qu'est-ce qui vous aiderait à mieux faire votre travail?

  • Y a-t-il eu quelque chose qui s'est produit pendant votre session de rétroaction qui n'a pas été couvert par les questions précédentes?

Commentaires / sondages quantitatifs

Si vous essayez d'avoir une vue d'ensemble de la façon dont vos nouveaux employés se sentent globalement, vous pouvez utiliser une enquête quantitative. Il est souvent utile d'envoyer ce type d'enquête à des moments clés du processus d'intégration, par exemple à la fin de la première semaine ou du premier mois d'un employé.

Voici un exemple de formulaire de rétroaction utilisé dans les entreprises.

Step 1 - J'ai reçu mon offre d'emploi et les informations associées en temps opportun -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 2 - Les informations que j'ai reçues avant mon arrivée m'ont aidé à m'installer -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 3 - Je savais où signaler, qui voir et je me suis senti accueilli à mon arrivée -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 4 - Après avoir terminé les modules 1 et 2 de l'intégration en entreprise, j'ai acquis une compréhension des objectifs, des valeurs et des exigences en matière de santé et de sécurité au travail de l'Université -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 5 - Mon intégration initiale à l'unité de travail a été utile et informative -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 6 - Les exigences locales en matière de santé et de sécurité au travail ont été expliquées et la liste de contrôle WHS a été remplie -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 7 - Mon nouveau rôle a été bien expliqué et j'ai pu commencer à travailler sans retard inutile -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 8 - Mon superviseur m'a informé de toute formation obligatoire que je dois suivre -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 9 - Je comprends mes obligations de probation et de gestion de la performance, de développement et d'examen -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Step 10 - Je me sens bien informé et à l'aise dans mon rôle -

Tout à fait d'accord Être en désaccord
Se mettre d'accord Pas du tout d'accord

Envoyer ce type de message aux nouveaux employés dès le début est essentiel. Vous voulez être sûr de les attraper pendant cette fenêtre cruciale lorsqu'ils prendront la décision de rester à long terme.

Avantages des commentaires des nouveaux employés

Le processus d'intégration est extrêmement important pour vos nouveaux employés ainsi que pour les futurs employés. Enquêter sur les nouveaux membres de votre équipe après avoir effectué une partie du processus d'intégration pour obtenir des commentaires sur leur expérience, les forces et les faiblesses de leur processus de formation peut améliorer votre entreprise dans son ensemble.

Les avantages du New Employee Feedback sont comme suit -

  • Recueillir les commentaires des employés révélera ce que les employés pensent du programme d'intégration en particulier et de l'entreprise qu'ils représentent en général.

  • Découvrez si le programme d'intégration des nouveaux employés de votre organisation est efficace. Le nouveau membre du personnel comprend-il les fonctions de son poste et apprend-il comment s'acquitter efficacement de son poste?

  • Découvrez pourquoi les nouveaux employés sont attirés par votre entreprise. Cela vous aide à comprendre quels sont les avantages perçus pour votre entreprise et vous donne des caractéristiques spécifiques à mettre en évidence lors de futurs recrutements.

  • Les enquêtes sur les nouveaux embauches donnent au membre du personnel la possibilité d'offrir des domaines à améliorer dans le processus de recrutement et de formation et de résoudre les problèmes qu'ils rencontrent.

  • Apprenez-en davantage sur la perception que le candidat a de l'expérience de recrutement et d'embauche. Se sont-ils sentis à l'aise pendant l'entrevue?

  • Lorsque vous sondez régulièrement les nouvelles recrues, vous compilez progressivement des données qui peuvent être analysées au fil du temps. Cela vous permet de voir si les changements apportés au processus de recrutement, d'embauche ou de formation améliorent la rétroaction des nouveaux employés ou, le cas échéant, un nouveau plan d'action devrait être mis en œuvre.

  • Les rapports de réponse regroupés par: satisfaction au travail, soutien des superviseurs, formation et orientation, politiques et processus de l'entreprise, vous aident à reconnaître rapidement les tendances des nouvelles expériences de recrutement.

Pour conclure, les commentaires des employés nouvellement embauchés après quelques jours de leur séjour dans l'organisation aident la direction à analyser l'utilité et la capacité du programme d'intégration en cours à obtenir une main-d'œuvre expérimentée et qualifiée comme souhaité. Si le programme d'intégration en cours s'avère insuffisant pour fournir les résultats attendus aux nouvelles recrues, la direction y apporte des modifications et le rafraîchit et le rénove pour répondre aux besoins d'intégration des nouveaux venus.