Facturation Télécom - Processus de recouvrement
Une fois la facture générée et envoyée au client, idéalement, tous les clients recevront leurs factures et paieront rapidement. Cependant, certains clients peuvent ne pas payer leurs factures et il peut y avoir un retard inacceptable dans le paiement de la facture et, par conséquent, les fournisseurs de services doivent prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation et recouvrer le solde impayé (appelé compte à recevoir, abrégé en A / R).
Le recouvrement est le processus de recherche des créances en souffrance sur le compte client. Cela implique généralement d'envoyer des notifications au client et de prendre les mesures appropriées en l'absence de paiements dus après la date d'échéance.
Les systèmes de facturation prennent en charge la relance (poursuite des créances) à la fois au niveau de la facture, où les créances sont chassées facture par facture, et au niveau du compte, de sorte que tous les montants en souffrance pour un compte, sur plusieurs factures, peuvent être traités par une seule action de relance.
Le modèle de relance à utiliser pour un compte sera attribué sur la base de sa classe de crédit. Un processus de collecte de base comprend les deux éléments suivants -
Collections Aging Tracking- Il s'agit du processus de suivi des factures client qui n'ont pas été payées dans le délai de paiement spécifié. Il traite de «l'âge des comptes débiteurs»; par exemple, les factures en retard de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, etc.
Collections Actions- L'action de recouvrement est l'action qui est effectuée lorsque le compte client atteint un âge particulier. Par exemple, les messages de rappel destinés au client à envoyer par la poste ou les messages audio enregistrés doivent être lus.
Calendriers des actions de collecte
Normalement, les actions de recouvrement sont effectuées dans les étapes suivantes -
Envoyer un mail de rappel et / ou appeler: Le service client contacte le client pour lui rappeler le paiement. Toujours s'il n'y a pas de paiement reçu, passez à l'action suivante.
Envoyer une lettre rouge - Par exemple, une lettre «Payer dans sept jours» est émise. Toujours si le paiement n'est pas reçu, passez à l'action suivante.
Déconnecter le service - Le service de gestion du réseau suspend le service.
Les calendriers de recouvrement définissent les actions de recouvrement, qui doivent être effectuées et les heures auxquelles elles doivent être effectuées lorsqu'un client ne paie pas.
Le calendrier des collectes spécifie la série d'étapes qui composent le processus de collecte. Pour chaque étape, il couvre -
L'âge effectif auquel les créances doivent être pour qu'une action ait lieu. L'âge effectif de la créance est calculé en prenant l'âge réel de la créance.
L'action à entreprendre. Il peut s'agir d'une action que le système de facturation doit effectuer, par exemple, l'envoi d'un avis de relance à une date particulière.
Si l'action est obligatoire ou non. Si une action est obligatoire, les actions suivantes ne peuvent pas avoir lieu tant que celle-ci n'a pas été effectuée.
Le montant minimum des créances en dessous duquel l'action n'aura pas lieu.
Actions de collecte logicielle - Avis de relance
Dans les premières étapes du processus de recouvrement, l'action de recouvrement progressif consistera généralement à envoyer un certain nombre d'avis de relance, qui sont de simples lettres de rappel et des demandes de paiement.
Après l'envoi d'un certain nombre d'avis de relance à différentes étapes, d'autres actions sont généralement planifiées. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'un représentant du service client (CSR) doit téléphoner au client pour lui demander pourquoi il n'a pas payé.
Actions de collection difficiles - Liste noire
Si les tentatives initiales échouent, des actions plus agressives peuvent être prises comme l'interdiction des services, ou la déconnexion des services ou hot-lining (la mise en ligne directe est le processus de redirection de tous les appels des clients délinquants vers l'opérateur de recouvrement).
Si toutes les tentatives de recouvrement des cotisations échouent, le fournisseur de services peut annuler le compte et marquer le montant dû comme une créance irrécouvrable ou peut remettre (vendre) le compte à une agence de recouvrement. Les agences de recouvrement travaillent sur un pourcentage des revenus perçus. Cependant, une fois que les factures de compte non encaissées sont vendues à une agence de recouvrement, le prestataire de services n'est pas autorisé à travailler avec le client concernant les paiements.
Ici, la radiation signifie que le fournisseur de services (opérateur) efface les cotisations au nom du client et ferme le compte pour toujours. Ceci est fait à des fins comptables, sinon c'est une perte pour l'opérateur.
Le fournisseur de services tient à jour l'historique des comptes radiés, également appelés clients de la liste noire afin qu'ils ne soient pas réactivés à nouveau et informe les agences de vérification / d'évaluation du crédit de ces comptes.
Quelle est la prochaine?
La plupart des clients effectuent leur paiement avant la date d'échéance. Il peut y avoir différents canaux, qui sont utilisés pour effectuer des paiements.
Dans le chapitre suivant, nous aborderons différents types de paiements et leur traitement de bout en bout pour régler les factures.