Canaux de communication

introduction

Dans une organisation, les informations circulent en avant, en arrière et sur les côtés. Ce flux d'informations est appelé communication. Les canaux de communication font référence à la manière dont ces informations circulent au sein de l'organisation et avec d'autres organisations.

Dans ce web appelé communication, un gestionnaire devient un lien. Les décisions et les directions vont vers le haut, vers le bas ou sur le côté en fonction de la position du manager dans le web de communication.

Par exemple, les rapports du gestionnaire de niveau inférieur seront remontés. Un bon manager doit inspirer, diriger et organiser efficacement ses collaborateurs, et pour tout cela, les outils en sa possession sont des mots parlés et écrits.

Pour la circulation de l'information et pour qu'un manager gère ses employés, il est important qu'un canal de communication efficace soit en place.

Le fonctionnement d'un canal de communication

Par le biais d'un modem de communication, qu'il s'agisse de conversations en face à face ou d'une note interservices, les informations sont transmises d'un responsable à un subordonné ou vice versa.

Un élément important du processus de communication est le mécanisme de rétroaction entre la direction et les employés.

Dans ce mécanisme, les employés informent les gestionnaires qu'ils ont compris la tâche à accomplir tandis que les gestionnaires fournissent aux employés des commentaires et des orientations sur le travail des employés.

Importance d'un canal de communication

Une panne dans le canal de communication conduit à un flux d'informations inefficace. Les employés ne savent pas ce que l'entreprise attend d'eux. Ils ne sont pas informés de ce qui se passe dans l'entreprise.

Cela les amènera à se méfier des motifs et de tout changement dans l'entreprise. De plus, sans communication efficace, les employés deviennent plus soucieux du service que de l'entreprise, ce qui affecte leur prise de décision et leur productivité sur le lieu de travail.

Finalement, cela nuit également aux objectifs généraux de l'organisation. Par conséquent, pour qu'une organisation soit gérée efficacement, un bon gestionnaire doit être capable de communiquer à ses employés ce que l'on attend d'eux, s'assurer qu'ils sont pleinement conscients des politiques de l'entreprise et de tout changement à venir.

Par conséquent, un canal de communication efficace doit être mis en place par les gestionnaires pour optimiser la productivité des travailleurs et assurer le bon fonctionnement de l'organisation.

Types de canaux de communication

Le nombre de canaux de communication à la disposition d'un gestionnaire a augmenté au cours des 20 dernières années impaires. La vidéoconférence, la technologie mobile, les tableaux d'affichage électroniques et les télécopieurs sont quelques-unes des nouvelles possibilités.

À mesure que les organisations grandissent, les gestionnaires ne peuvent pas se fier uniquement à la communication en face à face pour faire passer leur message.

Un défi auquel les managers sont aujourd'hui confrontés est de déterminer quel type de canal de communication ils doivent opter pour une communication efficace.

Afin de faciliter la tâche d'un gestionnaire, les types de canaux de communication sont regroupés en trois groupes principaux: formel, informel et non officiel.

Canaux de communication formels

  • Un canal de communication formel transmet des informations telles que les objectifs, les politiques et les procédures d'une organisation. Les messages de ce type de canal de communication suivent une chaîne de commande. Cela signifie que les informations circulent d'un gestionnaire à ses subordonnés et qu'ils transmettent à leur tour les informations au niveau supérieur du personnel.

  • Un exemple de canal de communication formel est le bulletin d'information d'une entreprise, qui donne aux employés ainsi qu'aux clients une idée claire des objectifs et de la vision d'une entreprise. Cela comprend également le transfert d'informations concernant les mémorandums, les rapports, les instructions et les réunions prévues dans la chaîne de commandement.

  • Un plan d'affaires, une enquête de satisfaction client, des rapports annuels, un manuel de l'employeur, des réunions d'examen sont tous des canaux de communication formels.

Canaux de communication informels

  • Dans un environnement de travail formel, il existe toujours un réseau de communication informel. Le réseau hiérarchique strict de la communication ne peut pas fonctionner efficacement seul et il existe donc un canal de communication en dehors de ce réseau. Bien que ce type de canal de communication puisse perturber la chaîne de commandement, un bon gestionnaire doit trouver le juste équilibre entre le canal de communication formel et informel.

  • Un exemple de canal de communication informel est l'heure du déjeuner à la cafétéria / cantine de l'organisation. Ici, dans une ambiance détendue, les échanges entre collaborateurs sont encouragés. Les gestionnaires qui se promènent également et adoptent une approche pratique pour traiter les requêtes des employés est un exemple de canal de communication informel.

  • Les cercles de qualité, le travail d'équipe, les différents programmes de formation sont en dehors de la chaîne de commandement et relèvent donc de la catégorie des canaux de communication informels.

Canaux de communication non officiels

  • Les bons gestionnaires reconnaîtront le fait que parfois la communication qui a lieu au sein d'une organisation est interpersonnelle. Si les procès-verbaux d'une réunion peuvent être un sujet de discussion entre les employés, les sports, la politique et les émissions de télévision partagent également la parole.

  • Le canal de communication non officiel dans une organisation est la «vigne» de l'organisation. C'est à travers la vigne que les rumeurs circulent. De même, ceux qui s'engagent dans des discussions «vignes» forment souvent des groupes, qui se traduisent par des amitiés en dehors de l'organisation. Bien que la vigne puisse avoir des implications positives, le plus souvent, les informations qui circulent dans la vigne sont exagérées et peuvent provoquer une alarme inutile chez les employés. Un bon gestionnaire doit être au courant des informations qui circulent dans ce canal de communication non officiel et doit prendre des mesures positives pour empêcher le flux de fausses informations.

  • Les rassemblements sociaux entre employés sont un exemple de canal de communication non officiel.

Conclusion

Dans toute organisation, trois types de canaux de communication existent: formel, informel et non officiel.

Alors que le web de communication idéal est une structure formelle dans laquelle une communication informelle peut avoir lieu, des canaux de communication non officiels existent également dans une organisation.

À travers ces différents canaux, il est important pour un gestionnaire de faire passer ses idées et d'écouter, d'absorber, de glaner et de communiquer davantage avec les employés.