Réunion de lancement du projet
introduction
Une réunion de lancement de projet est la meilleure opportunité pour un chef de projet de dynamiser son équipe. Au cours de cette réunion, la direction du projet peut établir un sens de l'objectif commun et commencer à comprendre chaque individu.
Bien qu'une réunion de lancement de projet semble être une simple réunion avec toutes les parties prenantes du projet, une réunion de lancement de projet réussie nécessite une planification appropriée.
Les étapes suivantes sont quelques-uns des points de préparation importants pour une réunion de lancement de projet réussie. Ces étapes vous aident à rester concentré, à établir et à faire preuve de leadership, et à intégrer des membres individuels dans l'équipe de projet.
L'agenda
Un ordre du jour fort et clair est indispensable pour une réunion de lancement de projet. Si vous n'avez aucune idée de ce que devrait être l'ordre du jour, demandez à vos subordonnés expérimentés ou procurez-vous certains des ordres du jour utilisés pour les réunions de lancement précédentes par d'autres.
L'ordre du jour comprend généralement le but du projet, les produits livrables et les objectifs, les principaux facteurs de succès du projet, le plan de communication et le plan de projet.
Avant la réunion de lancement du projet, assurez-vous de diffuser l'ordre du jour de la réunion à tous les participants.
De cette façon, tous les participants sont conscients de la structure et de ce qu'il faut réaliser à la fin de la réunion.
Commencer
Lorsque la réunion commence, le chef de projet doit prendre en charge la réunion. Ensuite, tous les participants devraient être accueillis et un cycle d'auto-introduction devrait avoir lieu.
Bien que vous ayez déjà partagé l'ordre du jour de la réunion avec les participants, parcourez-les brièvement tout en présentant une brève introduction à chaque point de l'ordre du jour.
Accordez plus d'attention à l'introduction des rôles du projet et insistez sur les raisons pour lesquelles les membres du terme ont été affectés à des rôles respectifs.
S'il y a des gens qui jouent des rôles étendus, reconnaissez-le. Lorsque vous faites toutes ces choses, n'allez pas dans les détails. Le but de cette réunion est d'amener tout le monde sur la même plateforme.
Présentation du projet
Une fois le ton donné, présentez l'ordre du jour de manière structurée. Tout d'abord, parlez des hypothèses du projet et de la manière dont vous avez élaboré le plan de projet.
Présentez votre raisonnement derrière le plan et transmettez le message que vous êtes ouvert aux suggestions lorsque le projet progresse. Parcourez chaque tâche du plan de projet et élaborez suffisamment.
Insistez sur le fait que le plan de projet et le calendrier sont encore au stade initial et que vous attendez l'aide de tous pour le terminer.
Identifiez et reconnaissez les goulots d'étranglement potentiels ou les tâches difficiles dans le calendrier du projet.
Définition des attentes
Décidez d'un moment opportun pour tenir des réunions régulières pour parler de l'avancement du projet. Insistez sur la nécessité de la participation de tous aux réunions régulières.
Le travail d'équipe est l'une des attentes les plus importantes à définir. Vous devez développer davantage le travail d'équipe et planifier des activités de travail d'équipe juste après le lancement du projet.
Parlez de la nature sensible du temps du projet et de la façon dont les congés sont accordés pendant la durée du projet.
Si le projet nécessite de longues heures de travail, le faire savoir à l'avance et leur montrer comment vous pouvez les aider à maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une bonne stratégie.
Au cours de la réunion, habilitez les membres de l'équipe à effectuer certaines tâches et responsabilisez-les.
Plan de communication
La communication est l'un des principaux aspects d'un projet. Par conséquent, la réunion de lancement du projet devrait mettre davantage l'accent sur le plan de communication du projet.
Cela inclut généralement les réunions et les chemins d'escalade. Voici quelques-unes des réunions qui ont lieu pendant le cycle de vie du projet:
Réunion de statut hebdomadaire
Mises à jour du plan de projet
Séances de planification des tâches et des activités
Mises à jour de gestion
De plus, vous pouvez mettre l'accent sur les autres canaux de communication tels que les communications par courrier électronique, les forums, etc.
Rétroaction et clôture
À la fin de la réunion de lancement, ouvrez une session de questions-réponses qui permet aux membres de l'équipe de s'exprimer librement.
Si le temps n'est pas suffisant pour faciliter la tâche à tous les membres de l'équipe, demandez-leur d'envoyer leurs questions et leurs commentaires par e-mail. Une fois que vous avez jeté un œil à ces e-mails, vous pouvez mettre en place une autre discussion pour y répondre.
Ne traînez jamais trop une réunion planifiée, car cela pourrait être un mauvais exemple. Avant que tout le monde ne parte, résumez la réunion et indiquez les actions et les étapes suivantes.
Conclusion
Pour conclure, il y a quatre domaines principaux sur lesquels il convient de souligner la tenue de réunions de lancement de projet.
Soyez prêt pour la réunion de lancement. Démontrez votre capacité à organiser et à diriger.
Donnez du pouvoir aux membres de votre équipe. Attribuez-leur des responsabilités.
Développer et nourrir le travail d'équipe.
Démontrez vos qualités de leadership.