Gestion de portefeuille de projets

introduction

Lorsqu'il existe de nombreux projets gérés par une organisation, il est vital pour l'organisation de gérer son portefeuille de projets. Cela aide l'organisation à classer les projets et à aligner les projets sur leurs objectifs organisationnels.

La gestion de portefeuille de projets (PPM) est un processus de gestion à l'aide de méthodes visant à aider l'organisation à acquérir des informations et à trier les projets selon un ensemble de critères.

Objectifs de la gestion de portefeuille de projets

Comme pour la gestion du portefeuille financier, la gestion du portefeuille de projets a également son propre ensemble d'objectifs. Ces objectifs sont conçus pour produire les résultats attendus grâce à des joueurs d'équipe cohérents.

En ce qui concerne les objectifs, les facteurs suivants doivent être soulignés.

  • La nécessité de créer un document descriptif, qui contient des informations vitales telles que le nom du projet, le calendrier estimé, le coût et les objectifs commerciaux.

  • Le projet doit être évalué régulièrement pour s'assurer que le projet atteint son objectif et reste dans son cours.

  • Sélection des joueurs de l'équipe, qui travailleront à l'atteinte des objectifs du projet.

Avantages de la gestion de portefeuille de projets

La gestion du portefeuille de projets garantit que les projets ont un ensemble d'objectifs qui, lorsqu'ils sont suivis, produisent les résultats attendus. En outre, PPM peut être utilisé pour apporter des changements à l'organisation qui créeront une structure flexible au sein de l'organisation en termes d'exécution de projet. De cette manière, le changement ne sera pas une menace pour l'organisation.

Les avantages suivants peuvent être obtenus grâce à une gestion efficace du portefeuille de projets:

  • Une plus grande adaptabilité au changement.

  • Un examen constant et une surveillance étroite entraînent un rendement plus élevé.

  • Les perspectives de la direction en ce qui concerne la gestion du portefeuille de projets sont considérées comme une «initiative vers un meilleur rendement». Par conséquent, cela ne sera pas considéré comme un facteur préjudiciable au travail.

  • L'identification des dépendances est plus facile à identifier. Cela éliminera certaines inefficacités.

  • Avantage par rapport aux autres concurrents (avantage concurrentiel).

  • Aide à se concentrer sur les stratégies, ce qui aidera à atteindre les objectifs plutôt que de se concentrer sur le projet lui-même.

  • Les responsabilités de l'informatique sont concentrées sur une partie de l'entreprise plutôt que sur plusieurs.

  • La combinaison de projets informatiques et commerciaux est considérée comme contribuant à la réalisation des objectifs organisationnels.

Outils de gestion de portefeuille de projets

De nombreux outils peuvent être utilisés pour la gestion de portefeuille de projets. Voici les caractéristiques essentielles de ces outils:

  • Une méthode systématique d'évaluation des projets.

  • Les ressources doivent être planifiées.

  • Les coûts et les avantages doivent être maintenus sur la bonne voie.

  • Entreprendre une analyse coûts-avantages.

  • Rapports d'étape de temps en temps.

  • Accès aux informations au fur et à mesure des besoins.

  • Mécanisme de communication, qui prendra à travers les informations nécessaires.

Techniques utilisées pour mesurer les PPM

Il existe diverses techniques, qui sont utilisées pour mesurer ou soutenir le processus PPM de temps en temps. Cependant, il existe trois types de techniques, qui sont largement utilisées:

  • Modèle heuristique.

  • Technique de notation.

  • Techniques visuelles ou cartographiques.

L'utilisation de ces techniques doit être faite en tenant compte du projet et des objectifs organisationnels, des compétences en ressources et de l'infrastructure de gestion de projet.

Pourquoi les chefs de projet se concentrer sur PPM?

La PPM est cruciale pour la réussite d'un projet ainsi que pour identifier les retards éventuels s'il devait se produire. Les chefs de projet sont souvent confrontés à une situation difficile due à un manque de planification et parfois cela peut conduire à un retrait du projet.

C'est la responsabilité principale des chefs de projet de s'assurer qu'il y a suffisamment de ressources disponibles pour les projets qu'une organisation entreprend. Des ressources appropriées garantiront que le projet est achevé dans les délais impartis et livré sans compromis sur la qualité.

Les chefs de projet peuvent également souhaiter travailler sur des projets, qui reçoivent leur plus grande priorité et valeur pour une organisation. Cela permettra aux chefs de projet de livrer et de recevoir un soutien pour les projets de qualité qu'ils ont entrepris. PPM s'assure que ces objectifs de gestion de projet seront atteints.

Le modèle des cinq questions

Le modèle à cinq questions de la gestion de portefeuille de projets montre que le chef de projet doit répondre à cinq questions essentielles avant le lancement ainsi que pendant l'exécution du projet.

Les réponses à ces questions détermineront le succès de la mise en œuvre du projet.

Conclusion

La gestion du portefeuille de projets vise à réduire les inefficacités qui surviennent lors de la réalisation d'un projet et à éliminer les risques potentiels, qui peuvent survenir en raison du manque d'informations ou de systèmes disponibles.

Il aide l'organisation à aligner son travail de projet pour répondre aux projets tout en utilisant ses ressources au maximum.

Par conséquent, tous les chefs de projet de l'organisation doivent avoir une connaissance de la gestion du portefeuille de projets organisationnels afin de contribuer aux objectifs organisationnels lors de l'exécution des projets respectifs.