Contrôle des coûts de projet

introduction

Presque tous les projets doivent être guidés tout au long afin de recevoir les résultats requis et attendus à la fin du projet. C'est l'équipe qui est responsable du projet et surtout le chef de projet qui doit être en mesure d'effectuer un contrôle efficace des coûts. Il existe cependant plusieurs techniques qui peuvent être utilisées à cet effet.

En plus des objectifs du projet que le chef de projet doit superviser, le contrôle des différents coûts est également une tâche très importante pour tout projet. La gestion de projet ne serait pas efficace du tout si un chef de projet échoue à cet égard, car elle déterminerait essentiellement si votre organisation ferait ou non un profit ou une perte.

Techniques de contrôle des coûts

Voici quelques-unes des techniques précieuses et essentielles utilisées pour un contrôle efficace des coûts de projet:

1 - Planification du budget du projet

Vous devrez idéalement faire un budget au début de la session de planification en fonction du projet en cours. C'est ce budget que vous auriez pour vous aider pour tous les paiements à effectuer et les coûts que vous devrez engager au cours du cycle de vie du projet. L'élaboration de ce budget implique donc beaucoup de recherche et de réflexion critique.

Comme tout autre budget, vous devrez toujours laisser de la place pour des ajustements car les coûts peuvent ne pas rester les mêmes tout au long de la période du projet. Le respect du budget du projet à tout moment est la clé du profit du projet.

2 - Garder une trace des coûts

Le suivi de tous les coûts réels est également tout aussi important que toute autre technique. Ici, il est préférable de préparer un budget en fonction du temps. Cela vous aidera à suivre le budget d'un projet dans chacune de ses phases. Les coûts réels devront être suivis par rapport aux objectifs périodiques qui ont été définis dans le budget. Ces objectifs peuvent être mensuels ou hebdomadaires ou même annuels si le projet se poursuit longtemps.

C'est beaucoup plus facile à travailler que d'avoir un budget complet pour toute la période du projet. Si de nouveaux travaux doivent être effectués, vous devrez faire des estimations pour cela et voir si cela peut être pris en charge avec le montant final du budget. Sinon, vous devrez peut-être travailler sur les dispositions nécessaires pour les «demandes de changement», où le client paiera pour le nouveau travail ou les changements.

3 - Gestion efficace du temps

Une autre technique efficace serait la gestion efficace du temps. Bien que cette technique s'applique à divers domaines de gestion, elle est très importante en ce qui concerne le contrôle des coûts du projet.

La raison en est que le coût de votre projet pourrait continuer d'augmenter si vous ne parvenez pas à respecter les délais du projet; plus le projet est traîné longtemps, plus les coûts encourus sont élevés, ce qui signifie effectivement que le budget sera dépassé.

Le chef de projet devra constamment rappeler à son équipe les échéances importantes du projet afin de s'assurer que le travail est terminé à temps.

4 - Contrôle des changements de projet

Le contrôle des changements de projet est encore une autre technique vitale. Les systèmes de contrôle des changements sont essentiels pour prendre en compte les changements potentiels qui pourraient survenir au cours du projet.

Cela est dû au fait que chaque changement de la portée du projet aura un impact sur les délais des livrables, de sorte que les changements peuvent augmenter le coût du projet en augmentant l'effort nécessaire pour le projet.

5 - Utilisation de la valeur acquise

De même, afin d'identifier la valeur du travail qui a été effectué jusqu'à présent, il est très utile d'utiliser la technique comptable communément appelée «valeur acquise».

Ceci est particulièrement utile pour les grands projets et vous aidera à faire les changements rapides qui sont absolument essentiels pour la réussite du projet.

Les étapes supplémentaires du contrôle des coûts de projet

Il est conseillé de revoir constamment le budget ainsi que les tendances et autres informations financières. Fournir des rapports sur les finances du projet à intervalles réguliers aidera également à suivre l'avancement du projet.

Cela garantira qu'il n'y aura pas de dépenses excessives, car vous ne voudriez pas savoir quand il est trop tard. Plus le problème est détecté tôt, plus il est facile et rapide de le résoudre.

Tous les documents devraient également être fournis à intervalles réguliers aux auditeurs, qui seraient également en mesure de vous signaler tout risque de coût potentiel.

Conclusion

Le simple fait de proposer un budget de projet n'est pas suffisant lors de vos sessions de planification de projet. Vous et votre équipe devrez veiller à ce que les coûts restent proches des chiffres du budget initial.

Vous devez toujours garder à l'esprit les risques associés à l'escalade des coûts et éviter cela du mieux que vous le pouvez. Pour cela, utilisez les techniques expliquées ci-dessus et surveillez en permanence les coûts du projet.